Faturas de Compra do Tipo Despesa
Nem todo custo merece um processo em duas etapas. Serviços públicos em débito automático, despesas de cartão, tarifas bancárias, assinaturas — o dinheiro já saiu (ou sairá sem você levantar um dedo), então registrar um passivo e depois pagá-lo mais tarde seria só trabalho desnecessário. Para esses casos, a REDA Financials tem o tipo de fatura Despesa: um único documento que registra o custo e seu pagamento em uma única contabilização.
Acesso necessário. Criar, editar e contabilizar essas faturas exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (para agentes e gerentes de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar, mas não criar nem contabilizar.
Como uma fatura de Despesa é diferente
Uma Fatura de Compra do tipo Despesa se parece e funciona como uma fatura comum — mesmo formulário, mesmas linhas, mesmos impostos. A diferença está no que acontece ao contabilizar:
| Tipo Invoice | Tipo Expense | |
|---|---|---|
| O que a contabilização registra | O custo e um passivo em aberto | O custo e o pagamento, juntos |
| Etapa de pagamento | Separada — um Desembolso mais tarde | Nenhuma — a REDA Financials cria e contabiliza o pagamento para você |
| Campos obrigatórios extras | — | Método de pagamento e conta bancária (o pagamento automático precisa deles) |
| Aparece no aging de contas a pagar? | Sim, até ser paga | Não — ela já nasce quitada |
| Retenção na fonte (onde habilitada) | Retida quando você paga | Retida imediatamente na contabilização — não há pagamento posterior a aguardar |
A conta de energia da Meridian
A MetroPower Utilities cobra os encargos de energia elétrica da Meridian Properties US LLC por débito direto — o dinheiro sai do banco por conta própria. Então a Meridian registra cada conta mensal ($3.400) como uma fatura do tipo Expense: o contador escolhe o método de pagamento (ACH) e a conta bancária operacional, contabiliza e pronto. Sem execução de pagamento separada, nada pendente no aging de contas a pagar.
Nos bastidores, a contabilização deste único documento criou dois conjuntos de lançamentos balanceados:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| O custo (a fatura em si) | ||
| Utilidades — Edifícios | $3.400,00 | |
| Contas a Pagar — Comercial | $3.400,00 | |
| O pagamento (criado automaticamente): o dinheiro sai do banco… | ||
| Adiantamentos a Fornecedores | $3.400,00 | |
| Caixa e Equivalentes de Caixa | $3.400,00 | |
| …e sua aplicação quita o passivo | ||
| Contas a Pagar — Comercial | $3.400,00 | |
| Adiantamentos a Fornecedores | $3.400,00 | |
O resultado líquido: o custo é registrado, o caixa saiu, e nada fica devido — exatamente o que aconteceu no mundo real. (Os pagamentos na REDA Financials sempre passam por uma conta Adiantamentos a Fornecedores até serem conciliados com uma fatura — para uma fatura de Despesa, essa conciliação é instantânea e automática. Você pode ver a história completa em Entendendo os Desembolsos.)
Criando uma
Siga as etapas normais em Criando uma Fatura de Compra, com duas alterações:
Defina o Invoice Type como Expense
Faça isso primeiro — o formulário então revela a seção de detalhes de pagamento.
Escolha o método de pagamento e a conta bancária
Informe à REDA Financials como o dinheiro sai (ACH, cartão, cheque…) e de qual conta bancária. Ambos são obrigatórios — se você tentar contabilizar sem eles, o sistema o impede com: "Faturas de despesa exigem um Método de pagamento para criar o Desembolso."
Os campos que definem uma fatura de Despesa
Tudo o mais — entidade, fornecedor, datas, referência, linhas — funciona exatamente como em Criando uma Fatura de Compra. Estes são os campos que mudam o comportamento:
| Campo | Obrigatório? | O que faz |
|---|---|---|
| Tipo de fatura | Sim | Defina-o como Expense primeiro — o formulário então revela a seção de detalhes de pagamento. |
| Método de pagamento | Sim, para Expense | Como o dinheiro sai — ACH, cartão, cheque, transferência, dinheiro. Sem ele, a contabilização é interrompida (mensagem exata abaixo). |
| Conta bancária | Sim, para Expense | De qual banco o dinheiro sai. O pagamento criado automaticamente pega sua conta contábil de caixa a partir deste banco. Deixe em branco e a REDA Financials o preenche a partir da Default Bank Account – Expenses da entidade (ou, se essa não estiver definida, da Default Bank Account simples) — assim uma entidade que sempre paga despesas a partir de um banco não precisa repeti-lo em cada fatura. |
| Data de vencimento | Sim | Ainda é obrigatória, e nunca pode ser anterior à Invoice Date — para um débito automático, a data na conta do fornecedor funciona. |
A trava de aprovação se aplica como de costume: uma fatura de Despesa só é contabilizada quando seu Approval Status é Approved ou Not Required — e, como a contabilização também cria o pagamento, essa aprovação efetivamente cobre os dois.
Escolhendo entre Invoice e Expense
- Use Invoice quando o pagamento for uma decisão separada e posterior — você quer a conta no aging de contas a pagar, nas execuções de pagamento, e sob controle de fluxo de caixa.
- Use Expense quando o pagamento já estiver fora do seu controle — débitos automáticos, cartões, tarifas — e conciliar um pagamento depois adicionaria trabalho sem adicionar controle.
As mensagens que você pode encontrar
Contabilizar uma fatura de Despesa executa toda verificação comum de fatura, além das suas próprias. O texto exato, com a correção ao lado:
| A mensagem | O que significa |
|---|---|
| "Faturas de despesa exigem um Método de pagamento para criar o Desembolso." | A regra exclusiva do tipo Expense — preencha o método de pagamento (e a conta bancária) para que o sistema possa montar o pagamento. |
| "A Entidade está inativa e não pode receber novas transações. Selecione uma entidade ativa ou contate o administrador para reativá-la." | A empresa na fatura foi desativada — escolha uma ativa ou peça ao seu administrador. |
| "A Data da fatura deve estar dentro do intervalo de datas do Período contábil selecionado." | A data e o período não coincidem, geralmente depois de editar a data — corrija a data ou selecione o período novamente. |
| "A data de vencimento não pode ser anterior à data da fatura. Revise as condições de pagamento e a data de vencimento." | Uma conta não pode vencer antes de existir — corrija a data que estiver errada. |
| "A Conta contábil está inativa e não pode receber novas contabilizações. Selecione uma conta ativa ou reative esta." | Uma linha aponta para uma conta desativada — escolha uma conta ativa. |
| "A quantidade deve ser maior que zero quando informada." | Uma quantidade de linha zero ou negativa não explica nada — informe o que realmente foi fornecido. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Usar Expense para uma conta que você na verdade vai pagar depois | Os livros mostram o caixa saído no momento em que você contabiliza — mas nada saiu do banco, então a conciliação e os relatórios de caixa ficam errados | Use Invoice; pague com um Desembolso quando o dinheiro realmente se mover |
| Escolher a conta bancária errada | O pagamento automático credita a conta de caixa daquele banco, enquanto o débito real acontece em outro banco — nada bate na conciliação | Escolha a conta que o fornecedor realmente debita |
| Registrar uma conta relacionada a uma OC como Expense | A conciliação de PO foi projetada para documentos do tipo Invoice — os saldos da ordem nunca ficam sabendo que foram faturados | Registre-a como uma Invoice e concilie-a (Correspondência de Linhas entre OC e Fatura de Compra) |
| Lançar o débito automático duas vezes — uma vez agora, outra quando o extrato chegar | O custo dobra e um segundo pagamento fantasma é contabilizado junto | Registre-a uma vez, com o número da conta do fornecedor em Reference — a referência é sua proteção contra duplicidade |
Quem pode criar faturas de Despesa
Accounts Payable e Accounting Admin criam, contabilizam e cancelam essas faturas — os mesmos conjuntos de permissões que regem toda Fatura de Compra. Accounting Controller e Read Only podem abrir os documentos e inspecionar seus lançamentos, mas não alteram nada.
O que vem a seguir
- Entendendo as Faturas de Compra — os três tipos lado a lado.
- Criando uma Fatura de Compra — o passo a passo completo do formulário.
- Entendendo os Desembolsos — o que o pagamento criado automaticamente realmente é.
- Entendendo o rateio de despesas — compartilhando uma despesa contabilizada entre entidades.
Perguntas frequentes
Na fatura, abra Auto Disbursements nos Links Rápidos da Lista Relacionada — o pagamento criado automaticamente está bem ali, contabilizado, e vinculado de volta à sua fatura.
Na maioria das vezes faltam os dados de pagamento: uma fatura de Despesa precisa de um método de pagamento e uma conta bancária antes de poder ser contabilizada, porque a REDA Financials precisa criar o pagamento ao mesmo tempo. A mensagem de erro na tela diz exatamente isso.
A conciliação de PO foi projetada para documentos do tipo Invoice, em que um pagamento posterior liquida um pedido comprometido. Se um custo veio por meio de uma ordem de compra, registre-o como uma Invoice e pague-o pelo fluxo normal de pagamento.
Reabra o documento para Rascunho (isso remove seus lançamentos, incluindo o pagamento automático), altere o Invoice Type para Invoice e contabilize novamente. Ele se torna um passivo em aberto normal, que você pode pagar depois.
Não. Seu saldo pendente da fatura é $0,00 desde o momento em que a contabilização é concluída, portanto seu Aging Bucket é Paid e ela nunca aparece entre os passivos em aberto. O aging é para dinheiro ainda devido — uma fatura de Despesa já nasce quitada.
O formulário mostra uma prévia ao vivo enquanto você edita, mas os valores armazenados — imposto de linha, retenção e seus registros de suporte — são gravados na contabilização, como em qualquer fatura de compra. Onde a retenção se aplica, ela é retida imediatamente na contabilização, porque não há um pagamento posterior a aguardar.
Isso foi útil?