Criar uma fatura de compra a partir de uma ordem de compra
Quando a fatura do fornecedor corresponde a uma ordem que você já lançou, não a digite de novo — gere-a. O botão Nova Fatura em uma Ordem de Compra contabilizada monta a fatura a partir da própria ordem: fornecedor, referência, linhas, preços e a correspondência, tudo já preenchido. Você revisa contra a fatura em papel e contabiliza.
Acesso necessário. Criar, editar e contabilizar exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (auxiliares e gerentes de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar, mas não criar nem contabilizar.
O fluxo
Na Ordem de Compra contabilizada, clique em Nova Fatura
O formulário de fatura já conhecido é aberto — já preenchido a partir da ordem:
Ajuste para o que o fornecedor realmente faturou
Fornecedores raramente faturam uma ordem toda de uma vez. Ajuste a Quantidade de cada linha para corresponder à fatura em suas mãos — a correspondência permite no máximo o que foi recebido e ainda não faturado. A Sterling concluiu uma de duas visitas, então sua primeira fatura é quantidade 1 ($4.800), não 2. Remova linhas que a fatura não inclui de forma alguma.
Informe as datas e os detalhes de referência da fatura e contabilize
Defina a data da fatura do fornecedor, confirme a data de vencimento e substitua a Referência pré-preenchida pelo número da fatura do próprio fornecedor, se for diferente. Contabilizar — a fatura é lançada como qualquer outra, e o Saldo a Faturar da ordem diminui pelo valor faturado.
O que o gerador preenche — e o que fica com você
| Campo | De onde vem | Sua tarefa |
|---|---|---|
| Entidade / Fornecedor | Da ordem — sempre a mesma empresa, o mesmo fornecedor | Nada; esses campos não podem diferir da ordem de forma sensata |
| Ordem de Compra | Definida como a ordem de origem — esse vínculo é a correspondência | Deixe como está |
| Referência / Descrição | Copiadas da ordem | Substitua a Referência pelo número da fatura do próprio fornecedor |
| Linhas | Cada linha faturável da ordem: produto, conta contábil, descrição, quantidade | Ajuste as quantidades para a fatura em papel; remova linhas que ela não inclui |
| Preço Unitário | O preço acordado na ordem — em cinza | Nada; um preço faturado diferente é motivo de contestação ou de alteração da ordem, não uma edição aqui |
| Data da Fatura / Data de Vencimento | Em branco — só a fatura em papel as conhece | Preencha ambas; a data da fatura determina o período contábil, e a data de vencimento nunca pode ser anterior a ela |
As verificações que continuam sendo aplicadas
Gerar a fatura não relaxa nada — as mesmas regras de correspondência de três vias se aplicam na contabilização:
- Teto de quantidade — cada linha pode faturar no máximo o que foi recebido e ainda não faturado na sua linha da ordem. Ultrapasse esse limite e a contabilização é interrompida com: "A quantidade da fatura excede a quantidade restante na Linha do pedido de compra."
- Concordância de preço — o preço unitário bloqueado mantém a fatura no preço da ordem; a Tolerância de Excesso de Fatura sobre a OC da sua entidade absorve apenas pequenos excessos.
- Mesma moeda — a ordem e a fatura precisam coincidir.
- O orçamento acompanha — a fatura gerada herda o Orçamento da ordem, e cada linha correspondida herda a linha orçamentária da sua linha de ordem, de modo que a contabilização converte orçamento comprometido em real sem contar em duplicidade.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Contabilizar as quantidades pré-preenchidas sem ler a fatura em papel | Você lança a ordem inteira quando o fornecedor faturou uma visita — o passivo fica superestimado e a próxima fatura real fica bloqueada | Ajuste cada linha para o que a fatura em suas mãos realmente diz |
| Manter a Referência copiada | A fatura carrega o nome da ordem em vez do número da fatura do fornecedor — tanto a verificação de duplicidade quanto as consultas com o fornecedor sofrem | Substitua pelo número impresso na fatura do fornecedor |
| Gerar a fatura antes de o recebimento ser registrado | A contabilização é bloqueada pelo teto de quantidade e a fatura fica em suspenso | Registre a entrega na ordem primeiro e só depois gere a fatura |
| Adicionar custos relacionados à ordem como linhas extras sem correspondência | Eles escapam de toda verificação de correspondência e os saldos da ordem nunca fecham corretamente | Deixe sem correspondência apenas itens realmente incidentais (como frete); tudo que foi pedido permanece correspondido |
Quem pode gerar faturas a partir de ordens
Accounts Payable e Accounting Admin — os conjuntos de permissões que criam Faturas de Compra de forma geral. Accounting Controller e Read Only podem visualizar ambos os documentos e o vínculo entre eles, mas não podem criar nem contabilizar.
Qual caminho usar, e quando?
| Caminho | Melhor para |
|---|---|
| Nova Fatura (este artigo) | Você parte da ordem — a opção mais limpa quando as faturas seguem as ordens fielmente. |
| Corresponder Ordem de Compra em uma fatura já existente | A fatura foi lançada primeiro (ou chegou via OCR) e precisa ser vinculada. |
| Caixa de seleção Correspondência Automática de OC | Alto volume; o sistema encontra e faz a correspondência com a ordem sozinho. |
O que vem a seguir
- Correspondência de linhas entre OC e fatura de compra — as regras por trás da correspondência.
- Recebimento de linhas da ordem de compra (ativos) — a etapa pré-requisito.
- Contabilização e cancelamento de uma fatura de compra — depois que a fatura existe.
Perguntas frequentes
Porque é o preço acordado na ordem — esse é o objetivo da correspondência. Se o fornecedor realmente cobrou um preço diferente, conteste a fatura ou altere conscientemente a ordem (reabrir, alterar, reaprovar, recontabilizar) antes de faturar.
O gerador oferece as quantidades faturáveis da ordem; você ajusta conforme a fatura. Se a contabilização reclamar que a quantidade excede o saldo restante, verifique se o recebimento está em dia — você só pode faturar o que foi recebido.
Sim — faturas geradas são editáveis, e uma linha adicionada simplesmente não fica correspondida a nenhuma linha da ordem. Os custos relacionados à ordem permanecem correspondidos; itens incidentais seguem sem correspondência na mesma fatura.
Esse é o padrão normal — clique em Nova Fatura novamente para cada fatura parcial. Cada fatura gerada consome mais uma parte do saldo faturável da ordem, e o Total Faturado e o Saldo a Faturar da OC acompanham o total corrente. O programa de duas visitas da Sterling se torna duas faturas de $4.800.
O Total Faturado aumenta e o Saldo a Faturar diminui pelo valor faturado, a fatura aparece nas listas relacionadas da ordem, e qualquer compromisso orçamentário por trás das linhas correspondidas é convertido de comprometido para real.
Sim — depois de criada, é uma Fatura de Compra comum, então a mesma regra se aplica: ela só é contabilizada quando o Status de Aprovação é Aprovado ou Não obrigatório. Ter sido gerada a partir de uma ordem aprovada não isenta a fatura em si.
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