Aplicação de notas de crédito
Uma nota de crédito contabilizada é uma promessa: o cliente tem $1,200 de valor com você. Aplicá-la é como essa promessa encontra uma fatura específica — o crédito da NovaTech cai sobre sua fatura de março, o saldo da fatura cai $1,200, e as trilhas documentais de ambos os documentos dizem exatamente o que aconteceu. Veja como, e como o sistema mantém tudo consistente.
Acesso necessário. Aplicar notas de crédito requer o conjunto de permissões Accounts Receivable v2 (escriturários e gerentes de AR) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 e Read Only v2 podem visualizar notas de crédito e suas aplicações, mas não aplicá-las.
Aplicando um crédito
Abra a Nota de Crédito contabilizada e escolha Aplicar Nota de Crédito
(Nas ações do registro — verifique o menu suspenso ▼.) A tela de aplicação lista as faturas contabilizadas do cliente com saldos em aberto, com uma caixa de valor por linha — o mesmo padrão da aplicação de um recebimento.
Aloque o crédito
Informe quanto do crédito vai para qual fatura — tudo para uma só, ou distribuído entre várias. Você não pode alocar mais do que o Crédito restante da nota, e nenhuma fatura pode ficar com saldo negativo: "O valor aplicado … excede o crédito disponível" / "…excede o saldo devedor da fatura" são bloqueios rígidos.
Aplique — e confira o resultado em qualquer lugar
Cada alocação vira um registro de aplicação de crédito. O Crédito aplicado da fatura sobe e seu saldo devedor cai; o Aplicado a faturas da nota sobe e o Crédito restante cai. Ambos os registros se vinculam à aplicação em sua guia Aplicações — os auditores podem percorrer a cadeia em qualquer direção.
A aplicação da NovaTech, em números
O crédito de $1,200 da Meridian (MCM001001) encontrando a fatura de março de $9,800 da NovaTech (MSI001021) fica assim em ambos os lados:
| Antes de aplicar | Depois de aplicar $1,200 | |
|---|---|---|
| Fatura MSI001021 — Saldo devedor | $9,800.00 | $8,600.00 |
| Fatura MSI001021 — Crédito aplicado | $0.00 | $1,200.00 |
| Nota MCM001001 — Aplicado a faturas | $0.00 | $1,200.00 |
| Nota MCM001001 — Crédito restante | $1,200.00 | $0.00 — TOTALMENTE UTILIZADO |
O extrato da NovaTech agora conta toda a história em duas linhas: uma fatura de $9,800 e um crédito de $1,200 contra ela, deixando $8,600 a pagar. Essa é a versão profissional de "corrigimos a conta".
O que um registro de aplicação contém
Cada alocação é salva como seu próprio pequeno registro — bom saber ao auditar ou importar:
| Campo | O que é |
|---|---|
| Fatura da nota de crédito | A nota que concede o crédito. |
| Fatura de venda | A fatura que o recebe. |
| Valor aplicado (obrigatório) | Quanto do crédito essa alocação movimenta. |
| Data de aplicação (obrigatório) | Quando a alocação foi feita — para a trilha de registro. |
Note o que está faltando: diferente de uma aplicação de recebimento, não há campo de Período Contábil — porque uma aplicação de crédito não gera nenhum lançamento no livro razão, ela não tem período onde cair. A data de contabilização da nota já decidiu a qual período a contabilidade pertence.
Deixando o sistema aplicar sozinho
- Contabilizar e aplicar direto na tela de crédito: usar Salvar e Contabilizar ao criar a nota dispara uma aplicação automática, priorizando a Fatura Original.
- Sinalizador Aplicar Nota Automaticamente: marcá-lo em uma nota contabilizada aplica o crédito da fatura mais antiga em diante (um número de Prioridade de Aplicação em uma fatura fura a fila), somente na mesma entidade e cliente.
- Alocação por correspondência de produto: marcar Corresponder Linhas ao Aplicar restringe o crédito a faturas que contenham os mesmos produtos das linhas da nota — útil quando um serviço específico foi cobrado a mais em vários meses.
- Lote agendado: os administradores podem agendar uma varredura que aplica automaticamente todas as notas contabilizadas com crédito restante — veja Lotes de Aplicação Automática.
Vale conhecer a ordem da aplicação automática com precisão, porque é assim que o sistema decide onde um crédito grande vai parar: faturas com um número de Prioridade de Aplicação vêm primeiro (o menor número vence), depois o restante por data de fatura, da mais antiga para a mais recente. Se a nota carrega um vínculo de Fatura Original, essa fatura é quitada antes de qualquer outra. Somente faturas contabilizadas do mesmo cliente e entidade com saldo em aberto são candidatas — e marcar Correspondência de Dimensões restringe ainda mais o crédito às faturas na mesma fatia de centro de custos da nota. A varredura agendada (o cartão Lote de Aplicação Automática de Notas de Crédito nas Configurações da REDA) simplesmente encontra toda nota contabilizada com crédito não aplicado e executa essa mesma lógica em cada uma.
As regras de proteção
| Regra | Por quê |
|---|---|
| Mesmo cliente na nota e na fatura | O crédito pertence a quem foi emitido |
| Mesma entidade (aplicação entre entidades é recusada) | Cada empresa quita seus próprios documentos; a liquidação em grupo passa por caixa — veja Liquidação de AR entre Empresas |
| Ambos os documentos Contabilizados | Documento em rascunho não tem saldos para movimentar |
| Destino é do tipo Fatura ou Recebimento | Crédito não pode ser aplicado a outro crédito |
| Bloqueio de Fatura Original | Enquanto a nota estiver vinculada a uma fatura específica, ela só se aplica lá — "Limpe o campo Fatura Original na Nota de Crédito para aplicar a outras faturas." |
| Mesmo livro razão; dimensões correspondentes onde aplicável | A alocação permanece consistente com a forma como seus livros são segmentados |
As mensagens exatas, e o que fazer
As regras de proteção acima aparecem como estas mensagens — na tela de aplicação, e de forma idêntica para importações e integrações:
| A mensagem | O que fazer |
|---|---|
| "A Nota de Crédito deve estar em status Contabilizada para aplicar o crédito." | Contabilize a nota primeiro — rascunhos não têm crédito. |
| "A Fatura de destino deve estar em status Contabilizada para receber crédito." | Contabilize a fatura — faturas em rascunho não têm saldo a compensar. |
| "O crédito só pode ser aplicado a documentos do tipo Fatura ou Recebimento." | Você selecionou outra nota de crédito como destino — crédito compensa cobranças, não outros créditos. |
| "A Nota de Crédito e a Fatura devem ter o mesmo Cliente." | O crédito da NovaTech nunca pode quitar uma conta da Brightline — sem exceções. |
| "A Nota de Crédito e a Fatura devem pertencer à mesma Entidade. Aplicação de nota de crédito entre entidades não é suportada." | Notas nunca cruzam os limites entre empresas. Se for necessária uma liquidação em grupo, ela passa por recebimentos — veja Liquidação de AR entre Empresas. |
| "Esta Nota de Crédito está vinculada a uma fatura específica (Fatura Original). O crédito só pode ser aplicado a essa fatura. Limpe o campo Fatura Original na Nota de Crédito para aplicar a outras faturas." | A surpresa mais comum — limpe o bloqueio na nota se o crédito deveria estar livre. |
| "O Valor Aplicado ({0}) excede o crédito disponível na Nota de Crédito ({1})." | Você não pode alocar mais do que o Crédito restante — reduza o valor. |
| "O Valor Aplicado ({0}) excede o saldo devedor da Fatura ({1})." | Uma fatura não pode ficar com saldo negativo — aplique o saldo, guarde o restante para depois. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Procurar pelos lançamentos da aplicação no livro razão | Não há nenhum — a contabilização aconteceu quando a nota foi contabilizada; você vai concluir que algo está quebrado quando não está | Audite a contabilização da nota para o lado do livro razão; audite as aplicações para saber qual fatura absorveu o crédito |
| Aplicar uma nota de correção a uma fatura diferente "porque é mais antiga" | O cliente reconcilia seu crédito de março contra uma conta de janeiro — os extratos deixam de bater com os registros dele | Respeite o vínculo de Fatura Original em correções; use créditos livres (sem vínculo) para o trabalho da mais antiga em diante |
| Registrar a compensação como um lançamento contábil em vez de uma aplicação | O livro razão duplica a redução que a nota já fez — o AR fica errado no valor da nota | Use sempre a tela de aplicação; ela movimenta saldos sem tocar no livro razão duas vezes |
| Aplicar automaticamente uma nota destinada a uma fatura em disputa | A ordem da mais antiga em diante envia o crédito para a conta errada, e a disputa continua aberta | Mantenha Aplicar Nota Automaticamente desmarcado e aloque manualmente — ou defina a Prioridade de Aplicação da fatura deliberadamente |
| Buscar zerar até o último centavo — recusando-se a deixar Crédito restante | Forçar os últimos centavos em uma fatura que não os deve dispara a proteção de saldo devedor | Deixe o restante como Crédito restante para a próxima fatura, ou reembolse |
Mudando de ideia
Exclua a aplicação de crédito (da lista de Aplicações de qualquer um dos documentos) e a alocação é revertida: o saldo devedor da fatura volta, o Crédito restante da nota volta. Como as aplicações não carregam lançamentos próprios no livro razão, não há mais nada a limpar.
O que vem a seguir
- Reembolso de nota de crédito — quando não há mais nada a que aplicá-lo.
- Entendendo as notas de crédito — a contabilização que já aconteceu.
- Aplicar recebimentos a faturas — a gêmea em caixa desta tela.
Perguntas frequentes
Abra a nota: o Resumo da Nota de Crédito mostra Aplicado a faturas / Reembolsado / Crédito restante rapidamente, e a guia Aplicações (Aplicações de Notas de Crédito) lista cada fatura de destino com valor e data. A partir de uma fatura, a mesma guia responde a pergunta inversa.
Verifique as regras de proteção em ordem — na maioria das vezes a nota ainda tem um bloqueio de Fatura Original apontando para outra fatura. Limpe esse campo na nota e tente novamente.
Sim — uma fatura de $9,800 pode absorver um crédito de $1,200 e um pagamento de $8,600. O saldo da fatura simplesmente reflete ambos: Total − Recebido em Caixa − Crédito aplicado.
Aplique o que couber e deixe o restante como Crédito restante para faturas futuras — ou reembolse o restante em dinheiro (Reembolso de nota de crédito). Fazer os dois também é válido.
Nenhum — um registro de aplicação não tem campo de período contábil porque não gera lançamentos no livro razão. A contabilização da nota já levou a contabilidade, no período da própria nota. A Data de Aplicação no registro é uma data de documentação, não uma data contábil.
Primeiro a Fatura Original (se a nota tiver um vínculo), depois qualquer fatura com um número de Prioridade de Aplicação (menor primeiro), depois o restante por ordem de data da fatura, da mais antiga para a mais recente — sempre mesmo cliente, mesma entidade, contabilizada, com saldo em aberto.
Trate as aplicações como remover-e-refazer: exclua a aplicação (os saldos retornam instantaneamente em ambos os lados, e não há lançamentos no livro razão para limpar) e crie uma nova com o valor correto. Assim a trilha de auditoria permanece simples.
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