Reembolso de nota de crédito
Às vezes o crédito não pode ser usado. Um locatário se muda com um crédito de US$ 1.500 registrado e sem faturas futuras para absorvê-lo — a única solução honesta é devolver o dinheiro. Na REDA Financials, um reembolso é iniciado a partir da nota de crédito e registrado como um Recebimento negativo especial, de modo que o crédito, o dinheiro que sai e o extrato bancário se conectam sem pontas soltas.
Acesso necessário. Iniciar e contabilizar o reembolso exige o conjunto de permissões Accounts Receivable v2 (auxiliares e gerentes de contas a receber) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 e Read Only v2 podem visualizar notas de crédito e recebimentos, mas não reembolsá-los.
Emitindo um reembolso
Comece pela nota de crédito contabilizada
Abra a nota com crédito não utilizado e escolha Iniciar reembolso (nas ações do registro). Os reembolsos só começam aqui — a partir de uma nota Contabilizada com saldo restante; as validações dizem isso textualmente: "O reembolso está disponível apenas para notas de crédito contabilizadas.", "Esta nota de crédito não tem saldo não aplicado para reembolsar."
Revise o recebimento de reembolso pré-preenchido
A REDA Financials abre um Recebimento com Type = Refund e tudo já definido de forma sensata: o Amount é negativo — o crédito restante da nota com sinal de menos (dinheiro saindo), o Original Invoice aponta para a nota de crédito, e a referência e a descrição citam a nota ("Refund for MCM001001"). Escolha como o dinheiro sai (forma de pagamento) e de qual conta bancária.
Contabilize
O reembolso é contabilizado como qualquer recebimento — só que espelhado: o caixa sai do banco, e a aplicação contra a nota de crédito consome seu crédito restante. O resumo da nota agora mostra o valor em Reembolsado e o Crédito restante cai a zero.
O que o pré-preenchimento define — a referência
O recebimento de reembolso chega quase todo preenchido para você. Saber exatamente o que foi definido (e por quê) torna a etapa de revisão rápida:
| Campo no recebimento de reembolso | Pré-preenchido com | Por quê |
|---|---|---|
| Tipo | Refund | Marca isso como dinheiro saindo, com as validações específicas de reembolso ativas. |
| Valor | O crédito não aplicado da nota, negativo (um crédito de US$ 1.500 pré-preenche −1.500,00) | Negativo = saída. A contabilização recusa um valor positivo em um recebimento do tipo Refund. |
| Fatura original | A nota de crédito | O vínculo inquebrável — todo reembolso remete ao crédito que ele paga. |
| Referência | "Refund for MCM001001" (o número da sua nota) | Substitua ou complemente com o identificador bancário real assim que a transferência sair — a conciliação faz a correspondência por ele. |
| Descrição | "Customer refund — Credit Memo MCM001001" | A nota legível para humanos; edite livremente. |
| Customer, Entity, Currency | A partir da nota | O reembolso paga o mesmo cliente a partir do banco da mesma empresa. |
Você ainda escolhe a forma de pagamento (como o dinheiro sai — cheque, transferência, ACH) e confirma a conta bancária da qual ele sai; o banco padrão da entidade é sugerido. Você também pode reduzir o valor para um reembolso parcial — digamos −500,00 de um crédito de US$ 1.500 — desde que permaneça negativo e dentro do crédito restante.
Como o reembolso consome o crédito
Aqui está a parte inteligente, e ela explica o que você verá nos registros depois. Quando o recebimento de reembolso é contabilizado e aplicado, ele cria uma aplicação negativa contra a própria nota de crédito — visível no atalho Aplicações de recebimentos da nota. Essa aplicação negativa é o que movimenta o resumo da nota: para o crédito de US$ 1.500 do locatário que se mudou —
| Resumo da Nota de Crédito | Antes do reembolso | Depois de contabilizado o reembolso |
|---|---|---|
| Total Credit | US$ 1.500,00 | US$ 1.500,00 |
| Aplicado a faturas | US$ 0,00 | US$ 0,00 |
| Reembolsado | US$ 0,00 | US$ 1.500,00 |
| Restante | US$ 1.500,00 | US$ 0,00 — TOTALMENTE UTILIZADO |
Aplicado e Reembolsado são rastreados separadamente de propósito: uma nota pode ser parcialmente aplicada e parcialmente reembolsada, e o resumo sempre mostra qual caminho cada valor seguiu.
O que os livros mostram
Um reembolso é um recebimento negativo, então os lançamentos do recebimento invertem os lados — dinheiro saindo em vez de entrando:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Contabilizando o recebimento de reembolso (o dinheiro sai) | ||
| Depósitos e adiantamentos recebidos de clientes | US$ 1.500,00 | |
| Caixa e equivalentes de caixa | US$ 1.500,00 | |
Combinado com a própria contabilização da nota de crédito (que já havia reduzido a receita e o valor a receber), o resultado final é exatamente correto: o cliente está quite, seu caixa tem US$ 1.500 a menos, e cada etapa tem seu próprio documento correspondendo a um evento real — nota emitida, dinheiro devolvido.
As validações
- Reembolsos sempre remetem a notas de crédito. "Um Recebimento de reembolso deve referenciar uma Fatura original. Reembolsos só podem ser emitidos contra uma Nota de crédito." — você não pode criar recebimentos negativos soltos, sem vínculo.
- O valor deve ser negativo ("Refund amount must be negative.") e não pode exceder o crédito restante da nota.
- Reembolsos parciais são permitidos — reembolse parte e mantenha o restante como crédito para faturas futuras; o resumo rastreia Aplicado / Reembolsado / Restante separadamente.
- Reembolso errado? Um reembolso é um Recebimento, então as ferramentas de correção são as mesmas do recebimento — reverta enquanto ainda é recente, ou cancele por estorno: Cancelamento e reembolso de recebimentos.
As mensagens exatas, e o que fazer
| A mensagem | O que fazer |
|---|---|
| "O reembolso está disponível apenas para notas de crédito contabilizadas." | Contabilize a nota primeiro — um rascunho não tem crédito para pagar. |
| "O reembolso está disponível apenas para registros do tipo Nota de crédito." | Você iniciou a ação a partir de uma fatura comum — reembolsos pagam créditos, não faturas. |
| "Esta nota de crédito não tem saldo não aplicado para reembolsar." | O crédito já está totalmente aplicado ou reembolsado — verifique o Restante do resumo. |
| "Refund amount must be negative." | Alguém inverteu o sinal — um reembolso é dinheiro saindo; mantenha o negativo. |
| "Um Recebimento de reembolso deve referenciar uma Fatura original. Reembolsos só podem ser emitidos contra uma Nota de crédito." | Recebimentos negativos soltos, sem vínculo, são recusados — comece pela nota para que o vínculo já venha definido. |
| "Recebimentos de reembolso só podem ser criados para Notas de crédito. A Fatura original selecionada não é uma Nota de crédito." | O vínculo Original Invoice aponta para uma fatura comum — aponte-o para a nota de crédito sendo reembolsada. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Registrar o reembolso como um lançamento manual para o caixa | Sem vínculo com o cliente, sem vínculo com a nota, o Restante da nota nunca cai — o crédito parece não gasto para sempre | Sempre use Iniciar reembolso a partir da nota; todo vínculo já vem definido |
| Contabilizar o reembolso mas nunca enviar o dinheiro | Os livros dizem que o cliente foi pago; o banco diz o contrário — a conciliação sinaliza um recebimento sem linha de extrato correspondente | Trate a contabilização e a transferência real como uma única tarefa; coloque a confirmação do banco na Reference |
| Reembolsar quando o cliente tem faturas em aberto | O dinheiro sai do seu banco enquanto o cliente ainda deve a você — você financiou as duas pontas | Aplique o crédito às faturas em aberto primeiro; reembolse apenas um excedente real |
| Deixar o valor positivo "porque é um recebimento" | A contabilização é recusada ("Refund amount must be negative.") — e mesmo que não fosse, os livros mostrariam dinheiro entrando | Mantenha o valor negativo pré-preenchido; o negativo é todo o ponto |
| Reembolsar o crédito inteiro quando só parte deveria voltar | O restante do crédito estava reservado para a fatura do mês seguinte — agora não há nada para aplicar | Reduza o valor pré-preenchido; reembolsos parciais são suportados e o resumo rastreia a divisão |
O que vem a seguir
- Entendendo as notas de crédito — de onde vem o crédito reembolsável.
- Aplicando notas de crédito — geralmente a melhor primeira escolha.
- Cancelamento e reembolso de recebimentos — corrigindo um reembolso registrado errado.
Perguntas frequentes
Aplique quando o relacionamento com o cliente continua — isso liquida o valor sem movimentar dinheiro, sem tarifas bancárias, sem flutuação de caixa. Reembolse quando não há nada para aplicar (o locatário se mudou, a conta está sendo encerrada) ou quando o cliente pede explicitamente o dinheiro de volta.
O fluxo de reembolso começa a partir de uma nota de crédito, o que mantém todo pagamento de saída documentado. Para um pagamento a maior puro registrado como Caixa não aplicado, o caminho mais limpo é deixá-lo na conta para a próxima fatura; se precisar ser devolvido, seu contador pode emitir um documento de crédito conforme sua política e reembolsar a partir dele.
O Resumo da Nota de Crédito separa os dois: "Aplicado a faturas" vs. "Reembolsado". O próprio recebimento de reembolso fica nos registros relacionados da nota, vinculado pelo campo Original Invoice.
Sim — reduza o valor pré-preenchido para a parte que está sendo reembolsada (mantendo-o negativo). O restante permanece como Crédito restante, pronto para ser aplicado a faturas futuras. O resumo mostra a divisão: Aplicado a faturas, Reembolsado e Restante, cada um rastreado separadamente.
Não — recebimentos contabilizados nunca são excluídos ("Recebimentos contabilizados ou anulados não podem ser excluídos. Anule o recibo em vez disso."). Reverta-o para Rascunho se ainda não tiver sido conciliado, ou cancele-o — o estorno restaura o Restante da nota. Veja Cancelamento e reembolso de recebimentos.
Os Recebimentos medem dinheiro entrando — então dinheiro saindo é registrado como um valor negativo. O sinal comanda tudo: a contabilização inverte os lados (o caixa é creditado, não debitado), e a validação "Refund amount must be negative." garante que nenhum reembolso seja contabilizado como receita.
As mesmas funções que trabalham com recebimentos: Accounts Receivable e Accounting Admin. Accounting Controller e Read Only podem visualizar recebimentos de reembolso, mas não podem criá-los nem contabilizá-los.
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