Recebimento de Linhas de Ordem de Compra (Ativos)
O recebimento é a etapa intermediária da correspondência de três vias: confirmar que o que foi pedido realmente chegou. Leva um minuto por entrega, e é isso que depois permite verificar as faturas em relação à realidade. E quando os itens pedidos são equipamentos ou imóveis, o recebimento faz mais uma coisa — cria seus registros de ativos automaticamente. Este artigo aborda os dois casos.
Acesso necessário. Registrar recebimentos exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (escriturários e gerentes de AP) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 permitem visualizar uma ordem, mas não receber contra ela.
Registrando um recebimento
Abra a ordem contabilizada e clique em Receive Goods
A janela Receive Goods lista cada linha com três números: Ordered, Received até o momento e Remaining.
Informe o que realmente chegou
Clique no lápis de cada linha entregue e digite a quantidade. A Sterling concluiu a primeira das duas visitas de limpeza de fachada da Meridian, então: recebido 1 de 2. Se tudo chegou de uma vez, Receive All preenche todas as linhas.
Confirme com Receive Goods
A ordem é atualizada instantaneamente:
| Receipt Status | Significado |
|---|---|
| Not Received | Nada registrado ainda. |
| Partially Received | Algumas linhas (ou parte de uma linha) chegaram. |
| Fully Received | Tudo o que foi pedido chegou. |
Os controles da janela, em uma tabela
| Controle | O que faz |
|---|---|
| Ícone de lápis (por linha) | Edita a quantidade recebida daquela linha — a ferramenta precisa para entregas parciais. |
| Receive All | Preenche a quantidade restante de todas as linhas em um clique — para o caso em que tudo chegou. |
| Reset | Limpa as quantidades digitadas nesta sessão, voltando ao estado registrado. |
| Undo Receipt | Reverte um recebimento já registrado — a correção para um recebimento lançado por engano. |
| Receive Goods / Cancel | Confirma o que você informou, ou sai sem registrar nada. |
O que o recebimento muda — e o que não muda
O recebimento registra o andamento; ele não contabiliza nada. Concretamente, confirmar um recebimento:
- Atualiza a quantidade recebida da linha e os totais Total Received e Balance to Receive da ordem, e avança o Receipt Status em seu percurso.
- Libera o faturamento — cada unidade recebida se torna faturável; a correspondência permite no máximo recebido menos já faturado por linha.
- Cria ativos nas linhas sinalizadas com Create Asset (próxima seção).
- Não lança nada no livro razão — o custo chega à sua contabilidade quando a fatura de fornecedor correspondente é contabilizada, não quando as caixas chegam. É também por isso que o recebimento nunca altera o Balance to Invoice: na captura de tela acima ele permaneceu em US$ 9.600, enquanto o Balance to Receive caiu para US$ 4.800.
Quando o recebimento cria ativos
Linhas de ordem sinalizadas com Create Asset (com um Tipo de ativo) transformam o recebimento em registro de ativos: cada unidade recebida se torna um registro de Ativo imobilizado em status Under Construction, vinculado de volta à linha da ordem. Quando a Meridian recebeu as quatro unidades de equipamento de recepção da sua ordem de reforma do lobby, quatro registros de ativos apareceram na lista relacionada Ativos imobilizados da ordem — sem entrada de dados separada.
- Under Construction significa: registrado, mas ainda não depreciando. O custo é finalizado quando a fatura do fornecedor é contabilizada, e o ativo é então capitalizado e ativado — veja Capitalização de Ativos.
- O ativo herda os padrões do seu tipo (vida útil, método de depreciação) e seu custo a partir da linha da ordem. Veja Criando Ativos a partir de Ordens de Compra para o ciclo de vida completo.
Corrigindo um erro de recebimento
Registrou demais, ou na linha errada? Abra Receive Goods novamente e use Undo Receipt (ou corrija a quantidade com o lápis). Se uma fatura já foi correspondida com o recebimento errado, desfaça isso primeiro — a correspondência sempre verifica as quantidades recebidas atuais.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Acumular recebimentos para registrar no fim do mês | Toda fatura que chega nesse meio-tempo esbarra no teto de quantidade — o AP passa o mês inteiro atrás de problemas fantasmas | Registre cada entrega assim que ela ocorre; é um minuto por entrega |
| Clicar em Receive All por hábito | Uma entrega parcial é registrada como completa — as unidades faltantes parecem recebidas, e o fornecedor pode faturar por mercadorias que nunca chegaram | Use o lápis e informe o que realmente chegou; Receive All é para entregas genuinamente completas |
| Receber na linha errada | A quantidade faturável da linha errada é liberada, enquanto a linha certa continua bloqueada | Leia as descrições das linhas na janela — depois confirme |
| Receber equipamento em uma linha nunca sinalizada com Create Asset | Nenhum registro de Ativo imobilizado é criado; as unidades existem fisicamente, mas não no seu registro | Verifique a coluna Asset na janela antes de confirmar — as sinalizações são definidas nas linhas da OC |
| "Corrigir" um erro de recebimento mexendo no próximo recebimento | Dois recebimentos errados em vez de um — e uma trilha de auditoria que não explica nenhum dos dois | Use Undo Receipt no lançamento errado e depois registre a verdade |
O que vem a seguir
- Criar uma fatura de compra a partir de uma ordem de compra — fature a visita recebida.
- Criando Ativos a partir de Ordens de Compra — o caminho completo dos ativos.
- Entendendo as ordens de compra — onde o recebimento se encaixa.
Perguntas frequentes
Sim — o recebimento registra que o fornecedor entregou, seja caixas na doca ou uma visita de manutenção concluída. O exemplo da Meridian acima é um serviço: uma visita de limpeza de fachada concluída, faltando outra.
Não — a janela Receive Goods bloqueia com a mensagem "Received quantity (…) cannot exceed ordered quantity (…)", indicando a linha em questão. Se o fornecedor realmente entregou mais do que foi pedido, resolva isso fora do recebimento primeiro: devolva o excedente ou altere a ordem para que a quantidade pedida corresponda à realidade, e só então registre o recebimento.
Quem pode verificar a entrega — a equipe do local ou de instalações para mercadorias físicas, o solicitante no caso de serviços. Separar quem recebe de quem paga é um controle clássico; seus conjuntos de permissões oferecem suporte a isso.
Não. O recebimento atualiza as quantidades da ordem, libera o faturamento e cria registros de ativos nas linhas sinalizadas — mas o custo chega ao seu livro razão somente quando a fatura de fornecedor correspondente é contabilizada. Uma consequência: uma entrega que você esqueceu de receber não custa nada na contabilidade, mas bloqueia silenciosamente a fatura.
Na própria ordem — as quatro unidades de equipamento de recepção da Meridian aparecem na lista relacionada Ativos imobilizados da ordem de compra da reforma do lobby, cada uma em status Under Construction e vinculada de volta à sua linha de ordem.
Desfaça primeiro o lado da fatura — a correspondência sempre verifica as quantidades recebidas atuais, então um recebimento do qual uma fatura depende não pode simplesmente desaparecer. Reabra ou corrija a fatura, depois use Undo Receipt e, então, refaça os dois corretamente.
Isso foi útil?