Executando o rateio automático
Custos compartilhados que se repetem — seguro mensal, assinaturas de TI, aluguel da matriz — não deveriam precisar de uma pessoa para redistribuí-los todo mês. O lote de rateio automático monitora linhas de fatura contabilizadas que carregam uma lista de rateio e as rateia automaticamente, na sua programação.
Acesso necessário. Agendar o lote é uma tarefa de administrador (o console Operações). As listas de rateio que ele aplica são mantidas pelo conjunto de permissões Accounts Payable v2 (auxiliares e gerentes de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema); os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem consultar, mas não alterar essas listas.
Como o lote decide
A cada execução, ele seleciona as linhas de fatura que atendem às três condições:
- a fatura está sinalizada para Rateio Automático de Despesas com uma Lista de alocação de despesas atribuída (veja Configurando as regras de rateio),
- a fatura está Contabilizada, e
- a linha ainda não foi rateada automaticamente antes — cada linha processada recebe o carimbo de seu horário de conclusão, permanentemente, para que nada seja rateado em duplicidade.
Para cada linha localizada, ele monta um lote de rateio a partir das entidades e percentuais da lista, o contabiliza (criando o lançamento contábil entre empresas exatamente como um rateio manual faria) e segue em frente. As falhas são registradas e ignoradas — uma linha com problema nunca bloqueia a execução.
A lista de verificação de elegibilidade, em forma de tabela
Quando uma linha que você esperava ver rateada não foi, percorra estes itens em ordem — o lote precisa que todos sejam verdadeiros:
| Condição | Onde verificar | Se falhar |
|---|---|---|
| A linha da fatura carrega uma Lista de alocação de despesas | Os detalhes da linha na fatura | Anexe a lista — idealmente no modelo recorrente, para que toda fatura futura a herde |
| A fatura está Contabilizada | O status da fatura | Contabilize-a; o lote pegará a linha na sua próxima execução |
| A linha ainda não tem carimbo de conclusão | Se uma execução anterior já a processou | Já rateada — deliberadamente, uma vez, para sempre; mudanças adicionais são manuais |
Configurando
Anexe as listas onde elas pertencem
A configuração única: coloque a lista de rateio certa no custo recorrente. O lugar mais elegante é a linha do modelo recorrente — toda fatura gerada herda a lista, é contabilizada e recebe o rateio automático. Totalmente sem intervenção manual, da conta até o lançamento entre empresas.
Agende o lote
No console Operações do aplicativo Admin, encontre o cartão de rateio de despesas: escolha um horário de execução diário e salve — ou clique em Executar agora para uma passagem imediata. O cartão mostra a próxima execução agendada, o horário e o resultado da última execução.
Revise por exceção
Os lotes e lançamentos contábeis gerados são registros comuns — a guia Allocations da fatura os lista, e o resultado da execução (com quaisquer falhas e motivos) é registrado no cartão Operações. Revise o que falhou, não o que funcionou.
O que cada execução deixa como resultado
Nada do que o lote cria é um objeto especial e oculto — cada execução produz os mesmos registros que uma pessoa clicando em Alocar Despesas produziria:
- Um lote de rateio por fatura processada, contabilizado, construído a partir das entidades e percentuais da lista — na guia Allocations da fatura, como qualquer lote manual.
- Um lançamento contábil do sistema por lote (do tipo Rateio de Despesas): cada entidade recebedora é debitada com sua parte, as contas de origem são creditadas, e o par de contas a receber/pagar entre empresas é registrado (veja Entendendo o rateio de despesas para a anatomia completa).
- O carimbo de conclusão em cada linha processada — a marca de "concluído" do lote.
- Um resultado registrado para a execução — contagens de itens processados e quaisquer falhas com seus motivos, visível a partir do cartão Operações.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Anexar listas às faturas manualmente, todo mês | Alguém esquece uma linha no terceiro mês, e esse custo silenciosamente deixa de ser compartilhado | Anexe a lista na linha do modelo recorrente — toda fatura gerada a herda |
| Presumir que o lote reprocessa correções | O carimbo de conclusão é permanente — faturas corrigidas não são rateadas novamente de forma automática | Depois de reabrir e contabilizar novamente uma fatura, rateie manualmente via Alocar Despesas |
| Nunca ler o resultado da execução | As falhas são ignoradas por design — silenciosamente, até alguém verificar | Torne o resultado da última execução do cartão Operações parte da lista de verificação de fechamento mensal; revise o que falhou, não o que funcionou |
| Editar percentuais da lista no meio do mês esperando reajuste retroativo | As execuções leem a lista como ela está naquele dia — o histórico nunca é reajustado | Altere as proporções com vigência para frente, deliberadamente; documente quando e por quê |
- Configurando as regras de rateio — as listas que orientam o lote.
- Entendendo o rateio de despesas — o que cada lote gerado faz.
- Lote de rateio de despesas — a referência do cartão Operações.
O que vem a seguir
- Entendendo o rateio de despesas — a mecânica e a contabilização.
- Configurando as regras de rateio — as listas em que o lote é executado.
- Modelos recorrentes de PI e PO — combine faturas recorrentes com rateio.
- Liquidação de contas a pagar entre empresas — liquidando as partes entre entidades.
Perguntas frequentes
Reabrir a fatura desfaz seus rateios junto com tudo o mais. Depois de contabilizá-la novamente, observe que suas linhas ainda carregam o carimbo de conclusão — rateie manualmente (Alocar Despesas), o que respeita a capacidade restante.
Na prática, sim: qualquer linha de fatura contabilizada com uma lista anexada e sem carimbo de conclusão está no escopo. Um modo de exibição de lista nas linhas de fatura filtrada dessa forma é a sua prévia.
Cada execução lê a lista como ela está naquele dia — as novas proporções passam a valer a partir do próximo rateio em diante. O histórico nunca é reajustado automaticamente (e não deveria ser).
Não. As falhas são registradas e ignoradas; a execução continua por todas as outras linhas elegíveis. Corrija a causa (uma conta inativa, por exemplo) e a linha é retomada na próxima passagem — ela nunca recebeu seu carimbo de conclusão.
Sim — é um lote de rateio comum. Reabra-o para Rascunho (seu lançamento contábil é removido automaticamente), ajuste e contabilize novamente; ou cancele-o com um motivo. A fatura original permanece intocada em ambos os casos.
O agendamento fica no console Operações do aplicativo Admin, então é uma tarefa de administrador; as listas de rateio em si são mantidas pelos conjuntos de permissões Accounts Payable ou Accounting Admin (veja Configurando as regras de rateio).
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