Conceitos-chave e terminologia

Este artigo explica os conceitos e a terminologia essenciais que você encontrará em todo o REDA Financials AI. Seja você um profissional de contabilidade ou um administrador de sistema configurando a plataforma pela primeira vez, entender essas ideias fundamentais ajudará você a navegar pela aplicação com confiança.

Estrutura organizacional

O REDA Financials organiza sua empresa em uma hierarquia de três níveis: os Territórios contêm Entidades, e as Entidades são donas de todas as transações financeiras. Entender essa hierarquia é o primeiro passo para configurar o sistema.

Território

Um Território representa uma região geográfica ou regulatória — tipicamente um país. Os territórios são organizados em uma hierarquia de dois níveis: um território pai (por exemplo, “Ásia-Pacífico”) pode conter territórios filhos (por exemplo, “Índia”, “Cingapura”). Cada território tem um Código de território único (por exemplo, IN, US) e um Código completo gerado pelo sistema que inclui o seu pai (por exemplo, APAC-IN).

Os territórios têm duas finalidades importantes:

• Delimitam os Períodos Contábeis — cada território tem seu próprio conjunto de períodos abertos e fechados, de modo que sua subsidiária na Índia pode fechar seus livros de forma independente das operações nos EUA.
• Carregam configurações de política de negócio regionais, como se a contabilização agrupada está habilitada, se instantâneos de vencimento (aging) são gerados e os limites de confiança do OCR.

Entidade

Uma Entidade representa uma empresa legal ou subsidiária. É o conceito mais importante do REDA Financials — toda transação financeira pertence a exatamente uma entidade.

Cada entidade carrega seus próprios:

• Moeda funcional — a moeda na qual a entidade reporta (por exemplo, INR para uma subsidiária na Índia, USD para uma subsidiária nos EUA)
• Regime contábil — Competência ou Caixa (veja Regime de Competência x Regime de Caixa abaixo)
• Contas contábeis padrão — um conjunto de aproximadamente 20 contas padrão (Controle de AR, Controle de AP, Caixa, Receita, Despesa, Desconto, Retenção na fonte, Entre empresas, Lucros Acumulados e mais) que são aplicadas automaticamente às transações quando nenhuma conta é especificada
• Território — o território ao qual esta entidade pertence, que determina seu calendário de períodos contábeis
• Mês de início do ano fiscal — as entidades podem ter anos fiscais diferentes (por exemplo,  abril a março na Índia, janeiro a dezembro nos EUA)

Dados mestres

Os registros de dados mestres são os blocos de construção que todas as transações referenciam. Você os configura uma vez e os reutiliza em cada fatura, recebimento, ordem de compra e lançamento contábil.

Produto

Um Produto representa um bem, serviço, assinatura, item digital ou ativo de capital que sua organização compra ou vende. Os produtos são o elo entre o que você comercializa e como isso é registrado em seus livros. Quando você seleciona um produto em uma linha de fatura ou ordem de compra, o sistema preenche automaticamente:

• Conta contábil de receita padrão — a conta contábil a creditar nas vendas (por exemplo,  “Receita de Produto”)
• Conta contábil de despesa padrão — a conta contábil a debitar nas compras (por exemplo,  “Custo das Mercadorias Vendidas”)
• Unidade de medida — como o produto é medido (Unidade, Hora, Dia, Mês, Quilograma etc.)
• Preço de lista — o preço unitário padrão (pode ser substituído por linha)
• Descrição — preenche previamente a descrição da linha nos documentos

Cada produto tem um Tipo:

• Bens — itens físicos
• Serviço — mão de obra, consultoria, suporte
• Assinatura — acesso recorrente baseado em tempo
• Digital — software, licenças, conteúdo para download
• Ativo — itens de investimento de capital que criam um Ativo Imobilizado quando recebidos em uma Ordem de Compra
• Outro

Os produtos podem ser restritos a um Território ou Entidade específicos, de modo que produtos específicos de uma região ou subsidiária apareçam apenas nos documentos relevantes. Cada produto também tem um Código de produto exclusivo, usado para importações de dados e integrações.

Cliente e Fornecedor

Clientes e Fornecedores são armazenados como registros de Conta (Account) padrão do Salesforce. A mesma Conta pode atuar como cliente (você vende para ela) e como fornecedor (você compra dela). As contas carregam Perfis Fiscais e Regras de Retenção na Fonte que determinam o tratamento fiscal e de retenção em suas transações.

Condição de pagamento

Uma Condição de pagamento define quando o pagamento vence e se há desconto disponível por pagamento antecipado. Cada condição especifica:

• Dias líquidos (Net Days) — o número de dias após a data da fatura em que o pagamento vence (por exemplo, 30 para Net 30)
• Dias de desconto — a janela dentro da qual o desconto por pagamento antecipado se aplica (por exemplo, 10 dias)
• Percentual de desconto — o desconto oferecido para pagamento antecipado (por exemplo, 2%)

Por exemplo, uma condição “2/10 Net 30” significa que o cliente recebe 2% de desconto se pagar dentro de 10 dias; caso contrário, o valor integral vence em 30 dias. As Condições de pagamento são atribuídas a clientes e fornecedores e calculam automaticamente a data de vencimento em cada fatura.

Conceitos do Livro Razão

Conta contábil (GL)

Uma Conta contábil (GL Account, ou conta do Livro Razão) é uma categoria em seu plano de contas. Toda transação financeira no REDA Financials é registrada em uma ou mais contas contábeis.

Cada conta contábil tem três propriedades definidoras:

• Tipo — uma de cinco classificações: Ativo, Passivo, Patrimônio Líquido, Receita ou Despesa. Isso determina em qual demonstração financeira a conta aparece (Balanço Patrimonial ou Demonstração de Resultado).
• Subtipo — uma classificação mais específica dentro do tipo (por exemplo, Ativo Circulante, Ativo Imobilizado, Passivo de Longo Prazo). Os subtipos seguem os padrões de classificação do IFRS.
• Saldo normal — Devedor ou Credor. É definido automaticamente pelo sistema com base no tipo de conta. Contas de Ativo e Despesa têm saldo normal Devedor; contas de Passivo, Patrimônio Líquido e Receita têm saldo normal Credor.

Conta de controle

Uma Conta de controle é uma conta contábil marcada como conta resumo ou de cabeçalho. Não é possível contabilizar transações diretamente em uma conta de controle — ela existe puramente para fins de relatório. Subcontas dentro do mesmo grupo são usadas para as contabilizações reais, e seus saldos são consolidados na conta de controle nas demonstrações financeiras.

Exemplos comuns incluem “Controle de Contas a Receber” e “Controle de Contas a Pagar”. O sistema gerencia essas contas automaticamente quando faturas e pagamentos são contabilizados.

Saldo normal

Toda conta contábil tem um Saldo normal — o lado (Débito ou Crédito) em que o saldo da conta normalmente aumenta. Este é um conceito fundamental da contabilidade de partidas dobradas:

No REDA Financials, o Saldo normal é definido automaticamente quando você escolhe o tipo de conta — você nunca precisa defini-lo manualmente.

Débito e Crédito

Débito e Crédito são os dois lados de todo lançamento contábil. No REDA Financials, todo documento contabilizado produz um ou mais registros de Transação Contábil, cada um com um valor de Débito ou um valor de Crédito (nunca ambos). A regra de ouro da contabilidade de partidas dobradas se aplica: o total de débitos deve sempre ser igual ao total de créditos para todo documento contabilizado.

Se você é novo em contabilidade, pense assim: quando sua empresa recebe caixa, a conta Caixa é debitada (aumenta), e outra conta é creditada (para equilibrar o lançamento). Quando sua empresa paga uma conta, a conta Caixa é creditada (diminui), e a conta de Despesa ou AP é debitada.

Período contábil

Um Período contábil é uma janela de tempo (tipicamente um mês) dentro de um ano fiscal. Cada período é definido por uma Data de início, Data de término e Número do período (1–12). Os períodos são delimitados por um Território, o que significa que regiões diferentes podem ter calendários fiscais diferentes.

Os Períodos contábeis não carregam seu próprio status de aberto/fechado. Em vez disso, o fechamento de período é gerenciado por meio de três campos de data “Closed Through” (Fechado até) em cada Entidade:

• AP Closed Through — bloqueia a contabilização de documentos de AP (Faturas de Compra, Desembolsos, Notas de Crédito de Fornecedor) nessa data ou antes dela
• AR Closed Through — bloqueia a contabilização de documentos de AR (Faturas de Venda, Recebimentos, Notas de Crédito) nessa data ou antes dela
• GL Closed Through — bloqueia a contabilização de Lançamentos Contábeis nessa data ou antes dela

O fechamento segue uma sequência específica: Contas a Pagar fecha primeiro, depois Contas a Receber, e por fim o Livro Razão. A data GL Closed Through só pode avançar depois que AP e AR já tiverem avançado até essa data.

Livro razão

Um Livro razão é um contêiner para Transações Contábeis. É onde seus lançamentos contabilizados residem. Toda organização tem um livro razão de Transação padrão, e as entidades podem, opcionalmente, ter seu próprio livro razão padrão.

Os livros razão são especialmente importantes para Ativos Imobilizados: cada ativo pode manter várias regras de depreciação, cada uma contabilizando em um livro razão diferente (por exemplo, depreciação contábil, depreciação fiscal, depreciação IFRS). Isso permite acompanhar diferentes cronogramas de depreciação lado a lado, sem que interfiram entre si.

Ano fiscal e Fechamento de fim de ano

Um Ano fiscal é o ciclo contábil de 12 meses da sua organização. Cada entidade pode iniciar seu ano fiscal em qualquer mês — por exemplo, abril na Índia ou janeiro nos EUA.

Ao final de um ano fiscal, o processo de Fechamento de fim de ano transporta os saldos do seu Balanço Patrimonial e zera as contas da Demonstração de Resultado (Receita e Despesa). O lucro ou prejuízo líquido do ano é transferido para a conta contábil de Lucros Acumulados. O REDA Financials automatiza esse processo, gerando os lançamentos contábeis de encerramento necessários.

Contabilização e transações

Ciclo de vida do status do documento

Quase todos os documentos financeiros no REDA Financials (faturas, lançamentos contábeis, ordens de compra, pagamentos) seguem o mesmo ciclo de vida de status — os recebimentos são a única exceção, explicada abaixo:

• Rascunho (Draft) — o documento está sendo preparado. Você pode editar livremente todos os campos e adicionar, alterar ou remover linhas. Sem impacto no Livro Razão.
• Contabilizado (Posted) — o documento foi finalizado. Transações Contábeis são criadas no Livro Razão. O documento fica bloqueado para a maioria das edições.
• Anulado (Void) — o documento foi cancelado. Todas as Transações Contábeis associadas são revertidas. O documento fica permanentemente bloqueado.

A transição de Rascunho para Contabilizado é chamada de Contabilização (Posting). A transição de Contabilizado para Anulado é chamada de Anulação (Voiding). Ambas as ações são acionadas ao alterar o campo Status do documento.

Contabilização

Contabilização (Posting) é o ato de finalizar um documento financeiro e registrar seu impacto no Livro Razão. Quando você contabiliza um documento (alterando seu status de Rascunho para Contabilizado), o sistema automaticamente:

1. Valida o documento (lançamentos balanceados, contas contábeis válidas, período contábil aberto e mais)
2. Cria um ou mais registros de Transação Contábil — os lançamentos imutáveis de débito e crédito que formam seu Livro Razão
3. Bloqueia o documento para impedir edições adicionais

Toda a contabilização no REDA Financials flui por um único Mecanismo de Contabilização (Posting Engine) centralizado. Independentemente do módulo em que você esteja trabalhando — AR, AP, Lançamentos Contábeis ou Ativos Imobilizados — o mesmo mecanismo cria as Transações Contábeis. Isso garante consistência em toda a plataforma.

Transação Contábil

Uma Transação Contábil (AT) é um lançamento individual de débito ou crédito no Livro Razão. Esses registros são a base dos seus dados financeiros — tudo na REDA Financials, em última instância, produz Transações Contábeis.

Características principais:

• Imutável — uma vez criada, uma Transação Contábil nunca pode ser editada ou excluída por nenhum usuário, independentemente do seu conjunto de permissões. Este é um controle de auditoria essencial.
• Sempre balanceada — para todo documento contabilizado, o total de débitos é igual ao total de créditos.
• Rastreável — toda AT se vincula de volta ao seu documento de origem (a fatura, o recebimento ou o lançamento contábil que a criou) e registra o tipo de origem, a entidade, a conta contábil, a data da transação e o usuário que a contabilizou.

Cada Transação Contábil tem um Tipo de Transação:

• Original — o lançamento primário criado quando um documento é contabilizado
• Estorno — um lançamento de igual valor e sentido oposto, criado quando um documento é anulado ou estornado

Anulação

A Anulação (Voiding) cancela um documento contabilizado. Quando você anula um documento, o sistema exclui suas Transações Contábeis originais — removendo efetivamente o impacto do documento no Livro Razão. O documento em si permanece no sistema com status Anulado para fins de auditoria, mas deixa de afetar qualquer saldo de conta.

A anulação só é permitida quando a data da transação é posterior à data Closed Through da entidade. Se o período já tiver sido fechado, você deve usar um Estorno em vez disso (que cria novos lançamentos de igual valor e sentido oposto, com data em um período ainda aberto).

Sequência de documentos

Uma Sequência de documentos fornece numeração automática e sequencial para seus documentos financeiros. Cada sequência é configurada por entidade e por tipo de documento, e pode incluir um prefixo, um formato de número e um componente opcional de ano.

Por exemplo, a Meridian Properties Group Índia pode numerar suas faturas de venda como MI-IN-SI-2026-0001, MI-IN-SI-2026-0002 e assim por diante. A sequência incrementa automaticamente toda vez que um novo documento é criado.

Documentos de origem

Os documentos de origem são os registros financeiros que você cria e usa diariamente. Cada tipo de documento de origem tem uma finalidade específica e, quando contabilizado, gera Transações Contábeis no Livro Razão.

Contas a Receber (AR)

Fatura de venda

Uma Fatura de venda registra a receita obtida de um cliente. Pode ser de um de dois tipos:

• Invoice — uma fatura de venda padrão (por exemplo, você entregou bens ou serviços e está faturando o cliente)
• Receipt — uma venda à vista, em que o pagamento é recebido no momento da transação

Quando contabilizada, uma Fatura de venda debita a conta de Controle de AR e credita a conta de Receita (no regime de competência). Pode carregar linhas de imposto, retenção na fonte e dimensões personalizadas.

Nota de crédito

Uma Nota de crédito reduz o valor que um cliente deve. No REDA Financials, uma Nota de crédito é um tipo especial de Fatura de venda (com o tipo definido como “Credit Memo”). Ela reverte os lançamentos contábeis de uma fatura — creditando AR e debitando Receita. As Notas de crédito podem ser aplicadas a Faturas de venda em aberto para reduzir seu saldo.

Recebimento

Um Recebimento registra o dinheiro recebido de um cliente. Quando contabilizado, debita a conta de Caixa/Banco e credita a conta de Controle de AR. Os Recebimentos podem ser aplicados a uma ou mais Faturas de venda para liquidar saldos em aberto.

Contas a Pagar (AP)

Ordem de compra

Uma Ordem de compra (PO) é um compromisso de compra de bens ou serviços de um fornecedor. Diferentemente de faturas e recebimentos, uma Ordem de compra contabilizada não cria Transações Contábeis no Livro Razão — em vez disso, ela compromete orçamento (se os controles de orçamento estiverem habilitados) e serve como base para o recebimento de mercadorias e a conciliação com Faturas de compra.

Fatura de compra

Uma Fatura de compra registra uma obrigação de pagamento a um fornecedor. Pode ser de um de três tipos:

• Invoice — uma conta de fornecedor conciliada com uma Ordem de compra
• Expense — uma despesa direta não vinculada a uma Ordem de compra (por exemplo, contas de consumo, material de escritório)
• Vendor Memo — uma nota de crédito de um fornecedor que reduz o valor que você deve

Quando contabilizada, uma Fatura de compra debita a conta de Despesa (ou estoque) e credita a conta de Controle de AP.

Desembolso

Um Desembolso registra um pagamento feito a um fornecedor. Quando contabilizado, debita a conta de Controle de AP e credita a conta de Caixa/Banco. Os Desembolsos podem ser criados individualmente ou como parte de uma Execução de lote de pagamento que processa vários pagamentos a fornecedores de uma só vez.

Nota de crédito de fornecedor

Uma Nota de crédito de fornecedor é uma nota de crédito de um fornecedor que reduz o valor que você deve. No REDA Financials, uma Nota de crédito de fornecedor é um tipo especial de Fatura de compra (com o tipo definido como “Vendor Memo”). Ela pode ser aplicada a Faturas de compra em aberto para reduzir seu saldo.

Lançamento contábil

Um Lançamento contábil (JE) é um ajuste contábil manual. Diferentemente de faturas e recebimentos, que geram seus lançamentos contábeis automaticamente, um lançamento contábil permite que você especifique as linhas exatas de débito e crédito. Usos comuns incluem competências de fim de período, reclassificações, transferências entre empresas e correções.

Cada Lançamento contábil contém uma ou mais Linhas de lançamento, cada uma com uma conta contábil e um valor de débito ou crédito. O total de débitos deve ser igual ao total de créditos antes que o lançamento possa ser contabilizado.

Aplicações e liquidações

Aplicação

Uma Aplicação é o ato de vincular um pagamento ou crédito a uma fatura para liquidar (total ou parcialmente) o saldo em aberto. O REDA Financials acompanha quatro tipos de aplicação:

• Aplicação de Recebimento — aplicar o pagamento de um cliente a uma Fatura de venda
• Aplicação de Nota de Crédito — aplicar uma Nota de crédito a uma Fatura de venda
• Aplicação de Desembolso — aplicar o pagamento a um fornecedor a uma Fatura de compra
• Aplicação de Nota de Crédito de Fornecedor — aplicar uma Nota de crédito de fornecedor a uma Fatura de compra

Cada aplicação registra o valor aplicado e cria as Transações Contábeis apropriadas para refletir a liquidação no Livro Razão.

Saldo em aberto

O Saldo em aberto (também chamado de “Balance Due”) de uma fatura é o valor que permanece não pago. É calculado como o total da fatura menos todos os pagamentos e créditos que já foram aplicados. Quando o saldo em aberto chega a zero, a fatura está totalmente liquidada.

Multimoeda

Arquitetura de moeda em três camadas

Quando sua organização opera em várias moedas, a REDA Financials usa um modelo de três camadas:

1. Moeda do documento — a moeda em que a fatura ou transação é denominada (por exemplo, uma fatura de venda para um cliente no Reino Unido pode estar em GBP)
2. Moeda da entidade — a moeda funcional da entidade dona da transação (por exemplo,  INR para a Meridian Properties Group Índia)
3. Moeda corporativa — a moeda de relatório em nível de grupo, usada para relatórios consolidados (por exemplo, USD)

Quando a moeda do documento difere da moeda da entidade, o sistema converte automaticamente os valores usando taxas de câmbio. Isso garante que os livros da sua entidade estejam sempre em sua moeda funcional, enquanto os valores originais da transação são preservados para referência.

Taxa de câmbio

Uma Taxa de câmbio é o fator de conversão entre duas moedas em uma data específica. O REDA Financials usa taxas de câmbio datadas — ou seja, a taxa aplicada a uma transação depende da data da transação. As taxas podem ser mantidas manualmente ou sincronizadas automaticamente a partir de um provedor externo (por exemplo, Open Exchange Rates).

Conceitos fiscais

Motor de Impostos

O REDA Financials inclui um Motor de Impostos de três camadas que calcula impostos em faturas e ordens de compra:

1. Dados mestres fiscais — Jurisdições (países/regiões onde os impostos se aplicam), Tipos de Imposto (por exemplo, VAT padrão, VAT reduzido, GST) e Operações Fiscais (o tipo de transação que dispara a tributação)
2. Regras Fiscais — as regras de cálculo que combinam uma jurisdição, um tipo de imposto e uma alíquota para determinar quanto imposto aplicar. Uma única regra pode ter vários componentes (por exemplo, CGST + SGST na Índia).
3. Perfis Fiscais — atribuídos a clientes e fornecedores para determinar quais regras fiscais se aplicam às suas transações, com base na jurisdição e no tipo de bens ou serviços

Os valores de imposto são calculados no nível da linha e armazenados como registros de Imposto de Linha de Origem. Quando um documento é contabilizado, cada componente de imposto é registrado como uma linha de Transação Contábil separada, com sua própria conta contábil.

Retenção na fonte (WHT / TDS)

A Retenção na fonte (também conhecida como TDS — Tax Deducted at Source, na Índia e em regimes semelhantes) é o imposto deduzido de um pagamento antes que ele chegue ao beneficiário. No REDA Financials:

• Retenção na fonte do lado de compras — deduzida quando você paga um fornecedor (na Fatura de compra)
• Retenção na fonte do lado de vendas — deduzida pelo seu cliente quando ele lhe paga (no Recebimento)

As Regras de Retenção na Fonte definem as alíquotas e limites, e as Transações de Retenção na Fonte rastreiam cada dedução para fins de relatório e conformidade.

Regime de Competência x Regime de Caixa

O Regime contábil determina quando a receita é reconhecida em seus livros. O REDA Financials suporta dois métodos, configurados por entidade:

• Regime de Competência (padrão IFRS / GAAP) — a receita é reconhecida quando é obtida, independentemente de quando o pagamento é recebido. Contabilizar uma Fatura de venda registra a receita imediatamente.
• Regime de Caixa — a receita é diferida até o recebimento do pagamento. Contabilizar uma Fatura de venda aloca o valor em uma conta de Receita Diferida; a receita só é reconhecida quando um Recebimento é aplicado à fatura.

Conceitos de Ativo Imobilizado

Ativo Imobilizado

Um Ativo Imobilizado é um ativo tangível de longo prazo pertencente à empresa — como equipamentos, veículos, edifícios ou mobiliário. No REDA Financials, os ativos imobilizados são criados pelo processo de recebimento de Ordem de compra e seguem um ciclo de vida definido:

• Em Construção — o ativo foi recebido mas ainda não capitalizado (aguardando fatura final e confirmação de custo)
• Ativo — o ativo foi capitalizado e está depreciando
• Totalmente Depreciado — o ativo atingiu o fim de sua vida útil, mas ainda está em serviço
• Baixado ao Valor Recuperável (Impaired) — o ativo foi reduzido abaixo do seu valor contábil (conforme a IAS 36)
• Baixado (Disposed) — o ativo foi vendido, sucateado ou transferido para fora da empresa

Depreciação

A Depreciação é a alocação sistemática do custo de um ativo ao longo de sua vida útil. Cada ativo carrega um Método de Depreciação (padronizado a partir do seu Tipo de Ativo, substituível por ativo):

• Linear (Straight Line)
• Saldo Decrescente (Declining Balance)
• Saldo Duplamente Decrescente (Double Declining Balance)
• Valor Contábil Residual (Block)
• Imediata / Despesa Total
• Unidades de Produção (cronograma inserido manualmente)
• Manual (o contador monta o cronograma)
• Sem Depreciação (terrenos e outros itens não depreciáveis)

Quando um ativo é ativado, a REDA gera seu cronograma de depreciação como linhas do Razão de Ativos, usando o método, a convenção, a vida útil e o valor residual. Um lote diário então contabiliza cada linha no Livro Razão à medida que ela vence — de modo que a depreciação do período entra nos livros automaticamente.

Conceitos de Orçamento

Orçamento

Um Orçamento define os gastos planejados para uma entidade, um ano fiscal e um tipo de orçamento (Operacional, de Capital ou de Projeto). Cada orçamento contém Linhas Orçamentárias que alocam valores a contas contábeis específicas.

O REDA Financials acompanha quatro valores em cada Linha Orçamentária:

• Orçado — o valor planejado
• Comprometido — o valor comprometido por meio de Ordens de compra aprovadas (atualizado automaticamente quando uma PO é contabilizada)
• Real — o valor gasto por meio de Faturas de compra contabilizadas (atualizado automaticamente quando uma PI é contabilizada)
• Disponível — Orçado menos Comprometido menos Real — o valor ainda disponível para gastar

Quando a Aplicação de Orçamento está habilitada (configurada no nível da entidade), o sistema bloqueia Ordens de compra que excederiam o orçamento disponível.

Conceitos bancários

Conta bancária

Uma Conta bancária no REDA Financials representa uma conta bancária ou de cartão de crédito do mundo real. Ela está vinculada a uma conta contábil de Caixa e a uma entidade. As contas bancárias são usadas para conciliação, processamento de pagamentos e importação de extratos.

Conciliação bancária

A Conciliação bancária é o processo de casamento entre as transações do seu sistema contábil e os lançamentos do seu extrato bancário. O REDA Financials usa um mecanismo de correspondência automática em três passagens, alimentado por IA:

1. Por referência — corresponde com base nos números de referência de fatura ou recebimento
2. Por intervalo de datas — corresponde transações dentro de uma janela de datas
3. Por valor — corresponde com base nos valores da transação

Quaisquer itens não correspondidos podem ser revisados e casados manualmente. O sistema aprende com seus padrões de correspondência manual para melhorar a precisão da correspondência automática no futuro.

Transações entre empresas

Quando duas entidades dentro da sua organização transacionam entre si — por exemplo, a Entidade A paga uma fatura em nome da Entidade B — isso é chamado de Transação Entre Empresas (Intercompany). O REDA Financials gera automaticamente as Transações Contábeis de Contas a Receber e Contas a Pagar entre empresas compensatórias, para manter os livros de ambas as entidades balanceados.

A liquidação entre empresas exige consentimento bilateral — ambas as entidades devem ter o sinalizador de liquidação entre entidades habilitado no documento relevante. Em Lançamentos Contábeis, o sistema valida que os débitos e créditos se equilibram no nível da entidade, para cada entidade referenciada nas linhas.

Conceitos da plataforma

Conjuntos de permissões

O REDA Financials vem com cinco Conjuntos de permissões (Permission Sets) que controlam o que cada usuário pode ver e fazer. Em vez de criar perfis personalizados, você atribui um ou mais conjuntos de permissões a cada usuário:

• Accounting Admin — acesso total a todo objeto, campo e recurso do REDA Financials; configura entidades, GL, impostos, territórios, períodos e configurações do aplicativo
• Accounting Controller — acesso total ao livro razão, lançamentos, bancos, conciliação, orçamentos, ativos, vencimento (aging) e dados mestres; acesso de leitura a AR e AP
• Accounts Receivable — gerencia faturas de venda, notas de crédito, recebimentos e aplicações
• Accounts Payable — gerencia ordens de compra, faturas e notas de fornecedor, e pagamentos
• Read Only — acesso somente leitura a todos os dados; projetado para CFOs, diretores, auditores externos e responsáveis por conformidade

Segregação de Funções (SoD)

A Segregação de Funções é um controle interno que impede que uma única pessoa lide com os dois lados de uma transação. No REDA Financials, o acesso de gravação é dividido entre os conjuntos — Accounts Payable e Accounts Receivable são escopos separados, e bancos e conciliação pertencem ao Accounting Controller — de modo que a pessoa que concilia extratos bancários não precisa ser a mesma pessoa que cria faturas ou processa pagamentos. As Transações Contábeis contabilizadas são somente leitura para todos os conjuntos, de modo que ninguém pode alterar o razão diretamente.

Listas de campos configuráveis e dimensões

O REDA Financials usa listas de campos configuráveis extensivamente para extensibilidade — listas nomeadas que um administrador pode alterar sem código. Três tipos moldam um documento de origem:

• Lista de dimensões — dimensões contábeis personalizadas (por exemplo, Propriedade, Departamento, Centro de Custo) que fluem até as Transações Contábeis. Quando você adiciona um campo à lista de dimensões, ele aparece automaticamente nos lançamentos contabilizados do razão.
• Lista de campos em tela — campos adicionais que aparecem no formulário de Novo/Editar. Use-os para capturar dados específicos do cliente sem alterar o pacote instalado.
• Lista de colunas do PDF — colunas personalizadas adicionadas a documentos PDF por pacotes de extensão.

Dimensões de Contabilização

Uma Dimensão de Contabilização é qualquer campo adicionado à lista de dimensões em um documento de origem. Essas dimensões são copiadas automaticamente para as Transações Contábeis resultantes quando o documento é contabilizado. Isso significa que você pode segmentar e filtrar seu Livro Razão por qualquer dimensão personalizada — por exemplo, visualizando todas as transações de uma propriedade, centro de custo ou projeto específico — sem escrever código algum.

Contabilização Agrupada x por Linha

Quando um documento é contabilizado, o Mecanismo de Contabilização pode criar Transações Contábeis em dois modos:

• Por Linha (Line-Level) (padrão) — uma Transação Contábil por linha de fatura. Fornece o máximo de detalhe e rastreabilidade.
• Agrupada (Grouped) — linhas com a mesma conta contábil e dimensões são consolidadas em uma única Transação Contábil. Reduz o volume de lançamentos do razão para documentos com muitas linhas.

A contabilização agrupada é controlada no nível do território e se aplica somente a documentos de AR e AP. Os lançamentos contábeis sempre usam contabilização por linha, para preservar o detalhe elaborado pelo autor.

Modelos recorrentes

Um Modelo recorrente define uma transação que deve ser gerada automaticamente em um cronograma. O REDA Financials oferece suporte a modelos recorrentes para Lançamentos Contábeis, Faturas de Venda, Faturas de Compra e Ordens de Compra. Cada modelo especifica o conteúdo do documento, a frequência de recorrência e as datas de início/término. O sistema gera novos documentos automaticamente conforme programado.

Atualização em massa de status

Uma Atualização em massa de status permite alterar o status de vários documentos de uma só vez — por exemplo, contabilizar 50 faturas em rascunho em uma única ação. Esse recurso está disponível em todos os principais tipos de documento (Lançamentos Contábeis, Faturas de Venda, Faturas de Compra, Recebimentos, Desembolsos, Ordens de Compra e Lotes de Rateio de Despesas).

Referência rápida: abreviações

Você pode encontrar estas abreviações usadas em toda a aplicação, nos relatórios e na documentação:

Próximos passos

O que vem a seguir

1. Seu Roteiro de Configuração — transforme estes conceitos em uma sequência de configuração.
2. Conformidade e Padrões — os padrões por trás da terminologia.
3. Entendendo as Entidades — o conceito de entidade em profundidade.
4. Entendendo as Contas Contábeis — a base do plano de contas.
5. Como Funciona a Contabilização — a contabilização por partidas dobradas na REDA.

Perguntas frequentes