Clonar uma ordem de compra
Vai pedir o mesmo programa de manutenção do ano passado? Abra a ordem de compra do ano passado, clique em Clonar com linhas, atualize as datas e os preços, e contabilize. Este artigo explica o que é mantido e o que começa do zero.
Acesso necessário. Clonar cria uma nova ordem, então requer o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (auxiliares e gerentes de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem abrir e ler qualquer ordem, mas não cloná-la.
Como funciona
Abra a ordem que você quer repetir e clique em Clonar com linhas
O botão fica no cabeçalho do registro — disponível qualquer que seja o status, porque a clonagem lê o original sem alterá-lo. Até documentos cancelados podem ser clonados, que é exatamente como você reemite um que foi cancelado por engano.
Revise a cópia pré-preenchida
Um novo rascunho é aberto com tudo mantido — fornecedor, entidade, descrição e cada linha com seu produto, conta contábil, quantidades, preços e centros de custos — incluindo qualquer indicador Criar ativo — e as coisas que precisam ficar novas para você definir: as novas datas e uma nova referência. A cópia recebe seu próprio número de documento ao ser salva; nada a vincula aos pagamentos ou ao histórico do original.
Ajuste e depois Salve o rascunho ou Contabilize
Altere a data da ordem de compra e a entrega prevista, os preços acordados para este ano, e a referência — depois contabilize quando estiver pronto. A partir daqui é uma ordem comum com um ciclo de vida comum.
O que é mantido — e o que começa do zero
| Mantido do original | Novo na cópia |
|---|---|
| Entidade, fornecedor e descrição | Número do documento — atribuído pela sequência de numeração da entidade quando a cópia é salva |
| Cada linha: produto, conta contábil, descrição, quantidade, preço unitário, desconto, centro de custos | Status — sempre Rascunho, totalmente editável, qualquer que fosse o status do original |
| Os indicadores Criar ativo e os Tipos de ativo nas linhas | Datas — você define a nova Data da ordem de compra (que determina o período contábil e a verificação de orçamento) e a Entrega prevista |
| O texto da Referência — como um espaço reservado a ser substituído | Cumprimento — nada recebido, nada faturado: o Status de recebimento recomeça e ambos os saldos de acompanhamento partem do valor total da ordem |
| Mais nada | Compromisso — nenhum orçamento é afetado até a cópia ser contabilizada, e então contra os orçamentos atuais |
Uma renovação na prática em Meridian
A ordem do programa de fachadas da Meridian MPO001003 — duas visitas trimestrais a $4.800 da Sterling Facility Services — é a candidata natural. Quando o programa é renovado, o contador abre a MPO001003, clica em Clonar com linhas e, no rascunho recém-criado, atualiza quatro coisas: a Data da ordem de compra para o novo período, a Entrega prevista para a primeira visita nova, a Referência para nomear o novo período do programa e — o mais importante — o Preço unitário de cada linha para o que foi renegociado. Contabiliza, e a cópia executa sua própria verificação de orçamento contra os orçamentos em vigor agora, recebe seu próprio número e começa sua própria história de recebimento e faturamento do zero.
A cópia ainda passa por todos os controles
A clonagem economiza a digitação, não os controles. Quando a cópia é contabilizada:
- A verificação de orçamento é executada novamente — contra os orçamentos vigentes na nova Data da ordem de compra. Uma cópia acima do orçamento é bloqueada, a menos que Bypass Budget Controls seja usado deliberadamente, e um orçamento vinculado precisa pertencer à mesma entidade, com a Data da ordem de compra dentro do seu intervalo e dentro de um período contábil.
- A aprovação recomeça — a cópia só é contabilizada quando seu próprio Status de aprovação é Aprovado ou Não obrigatório.
- Depois ela se bloqueia como qualquer ordem — uma vez contabilizada, alterações nas linhas recebem a mensagem "Não é possível modificar linhas de uma ordem de compra que não está em Rascunho."; reabra como Rascunho para alterar.
Bons usos
- Renovações anuais — o mesmo programa de serviço, com as datas do próximo ano.
- Compras de capital repetidas — a ordem de equipamento que funcionou da última vez, para o próximo local.
- Reemissão após um cancelamento — uma ordem cancelada que volta a valer.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Contabilizar com a Referência copiada | Duas ordens respondem pelo mesmo nome em listas e nos PDFs do fornecedor | Renomeie-a para o novo período antes de contabilizar |
| Manter os preços unitários do ano passado | Toda fatura futura fica desalinhada em relação a uma referência desatualizada | Reconfirme o preço de cada linha com o fornecedor primeiro |
| Deixar a Data da ordem de compra antiga | A ordem cai em um período passado — e é verificada contra o ano orçamentário errado | Date a cópia quando o novo compromisso é de fato assumido |
| Clonar para uma propriedade diferente sem alterar os centros de custos | O compromisso e todo relatório de custos futuro ficam atribuídos à dimensão errada | Percorra as linhas e reetiquete cada centro de custos |
| Supor que a cópia herda a situação orçamentária do original | Não herda — o Dentro do orçamento do ano passado não diz nada sobre este ano | Execute a Análise de orçamento no rascunho antes de contabilizar |
O que vem a seguir
- Criando uma ordem de compra — o caminho do zero.
- Modelos recorrentes de PI e PO — para repetição de verdade.
Perguntas frequentes
Não — a cópia começa sua própria vida como rascunho e passa pela aprovação que sua organização exigir, como qualquer documento novo.
Nenhum — o clone é apenas um rascunho. Exclua-o. O original nunca é afetado pela clonagem.
Sim — quando você contabiliza a cópia, ela é verificada contra os orçamentos atuais, como qualquer ordem nova. O fato de a ordem do ano passado caber no orçamento do ano passado não diz nada sobre o deste ano.
Não — a cópia começa sem nada recebido e sem nada faturado. Apenas o conteúdo próprio da ordem é clonado, nunca seu histórico de cumprimento.
Sim — os indicadores e os tipos de ativo acompanham suas linhas, então uma ordem de equipamento repetida voltará a criar registros de Ativo imobilizado no recebimento. Confirme se o Tipo de ativo ainda é adequado antes de contabilizar; as classes de ativos são reorganizadas ao longo do tempo.
Somente quando é contabilizada — uma cópia em rascunho não compromete nada. Na contabilização, o valor comprometido da linha de orçamento correspondente aumenta, exatamente como em uma ordem criada do zero; o compromisso se converte em gasto real à medida que as faturas correspondentes são contabilizadas mais tarde.
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