Cancelamento em massa
Uma importação rodou duas vezes. Um lote de migração caiu na entidade errada. Um mês inteiro de documentos de teste precisa desaparecer dos livros — de forma correta, com motivos, não com exclusões. O cancelamento em massa é a mesma ferramenta de Atualização em Massa de Status apontada para Cancelado, mais um campo extra que importa mais do que todo o resto: o motivo.
Acesso que você vai precisar. Cancelar em massa exige o mesmo conjunto de permissões que cancelar um registro por vez: Accounts Payable v2 ou Accounting Admin v2 para Faturas de compra, Ordens de compra e Desembolsos; Accounts Receivable v2 ou Accounting Admin v2 para Faturas de venda; Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2 para Lançamentos contábeis. O conjunto Read Only v2 não pode cancelar.
A execução
Selecione com rigor e precisão
Cancelar desfaz contabilidade real — então faça a seleção provar seu próprio valor. Filtre o modo de exibição de lista até chegar exatamente ao conjunto incorreto (o carimbo de data da importação duplicada, a entidade errada) e confira cada linha visualmente antes de marcar.
Status de destino: Cancelado — e escreva um motivo real
Escolher Cancelado revela a caixa Motivo do Cancelamento nos documentos que registram um (faturas de venda e de compra, incluindo seus tipos de nota). Um único motivo se aplica a toda a execução — o que é exatamente correto, porque um cancelamento em massa deve ser um único evento: "Importação duplicada em 02/jul — lote estornado." Documentos de caixa e lançamentos contábeis são cancelados sem motivo armazenado; considere adicionar uma nota nos registros se o contexto não for óbvio.
Aplique e responda por cada registro
Para cada registro, toda a lógica de cancelamento é executada: lançamentos contábeis removidos, aplicações desfeitas (pagamentos e créditos voltam a ficar disponíveis), o documento congelado com motivo e data. O relatório de resultado mostra exatamente o que foi cancelado e o que foi recusado — com motivos para agir.
Lendo o resumo de uma execução de cancelamento — um exemplo da Meridian
A controller da Meridian Properties Group está limpando um lote que uma importação criou duas vezes. Ela filtra o modo de exibição de lista para o conjunto duplicado e inicia a ferramenta; o resumo mostra "12 selecionados: 8 Rascunho, 3 Contabilizado, 1 Cancelado". Essa única linha já revela três coisas:
- O registro 1 Cancelado já está onde ela está enviando tudo — ele será ignorado sem alterações e relatado como já no destino. Alguém chegou lá primeiro; nenhum problema.
- Os 3 Contabilizado registros terão cada um sua lógica completa de cancelamento executada: lançamentos contábeis removidos, aplicações desfeitas, motivo e data registrados.
- Os 8 Rascunho registros merecem uma pausa — um rascunho nunca chegou a afetar os livros, então um rascunho duplicado muitas vezes pode simplesmente ser excluído em vez de cancelado. Se eles devem mesmo entrar na execução, é nesta linha do resumo que ela decide.
Ela escreve o motivo — "Importação duplicada em 02/jul — lote estornado" — e aplica. Os blocos da tela de resultado (Atualizado / Já no Destino / Falhou) respondem por cada registro, e tudo que foi recusado volta vinculado, com seu motivo exato na tabela de falhas, duplicatas agrupadas.
O que Cancelado altera, documento por documento
| Documento | O que seu cancelamento faz |
|---|---|
| Faturas de venda (incl. notas de crédito) | Lançamentos contábeis removidos, aplicações desfeitas (pagamentos e créditos voltam a ficar disponíveis), motivo e data de cancelamento registrados. Depois disso fica congelada: "Faturas de venda anuladas não podem ser modificadas." |
| Faturas de compra (incl. notas de crédito de fornecedor e faturas de despesa) | O espelho do contas a pagar — lançamentos removidos, motivo e data registrados, depois "Faturas de compra anuladas não podem ser modificadas." |
| Desembolsos | A contabilidade do pagamento é estornada — mas os números de cheque consumidos na contabilização nunca são devolvidos; uma reemissão usa o próximo número. Veja Cancelando um Desembolso. |
| Lançamentos contábeis | Conforme a própria descrição da ação: "Anular este lançamento contábil. As Transações contábeis são removidas e o lançamento torna-se imutável até ser reaberto." |
| Ordens de compra | O cancelamento libera o comprometimento orçamentário da ordem — o valor que ela estava reservando no orçamento volta a ficar disponível. |
As recusas, na íntegra
Um registro que não pode ser cancelado informa exatamente o motivo — a mesma mensagem que daria se você o cancelasse individualmente:
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "Informe um motivo para anular esta fatura." | Faturas e notas registram um motivo de cancelamento — escreva um na caixa Motivo do Cancelamento antes de aplicar. |
| "Please provide a Void Date." | O cancelamento precisa saber a qual dia pertence — informe a data. |
| "Não é possível anular uma Fatura de venda com pagamentos ou créditos aplicados. Reverta as aplicações primeiro." | As dependências são desfeitas em ordem: remova as aplicações e depois execute novamente o cancelamento nesse registro. |
| "Cannot unpost or void this Sales Invoice because its auto-generated Cash Receipt could not be removed: {0}" | Uma fatura de venda à vista viaja com seu próprio recebimento; o que quer que bloqueie o recebimento (o motivo citado) bloqueia a fatura. Resolva isso primeiro. |
| "Este Recebimento não pode ser descontabilizado nem anulado porque está conciliado. Remova a conciliação primeiro." | Dinheiro conciliado com o banco é protegido — desfaça deliberadamente a correspondência na conciliação antes de mexer no recebimento. |
| "Posted entries dated on or before the closure date cannot be unposted." | Livros fechados protegem seu conteúdo também das limpezas em massa — reabra deliberadamente, ou deixe o histórico intocado. |
Voltar para Rascunho em vez de cancelar?
Se os documentos estão fundamentalmente corretos mas precisam de correção (período errado, conta errada), atualize-os em massa para Rascunho em vez de cancelar — lançamentos removidos, documentos editáveis, nada congelado. Reserve o Cancelamento para documentos que nunca deveriam ter existido; reserve o Rascunho para documentos que deveriam existir de forma diferente.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Cancelar a partir de uma seleção conferida por olho, sem filtro | Uma linha marcada por engano cancela um documento perfeitamente correto — contabilidade real, desfeita por acidente | Construa um filtro que seja o conjunto incorreto (carimbo de data da importação, entidade errada), verifique cada linha e só então selecione |
| Cancelar quando Rascunho era o destino certo | Documentos fundamentalmente corretos ficam congelados para sempre por causa de uma data ou conta corrigível | Cancele o que nunca deveria ter existido; envie de volta para Rascunho o que deveria existir de forma diferente |
| Executar o cancelamento sem plano para os pagamentos liberados | Cancelar faturas quitadas libera o caixa que as quitou — dinheiro sem aplicação que ninguém está esperando | Decida antes da execução para onde devem ir os pagamentos e créditos liberados; aplique-os ou reembolse-os logo em seguida |
| Um motivo de cancelamento vago ou vazio | As faturas exigem um ("Informe um motivo para anular esta fatura."), e um motivo vago é pouco melhor — as auditorias travam no "por quê?" | Uma frase específica nomeando o evento: o que aconteceu, quando, e o que esta execução faz a respeito |
| Tentar "cancelar" excluindo | Documentos contabilizados recusam a exclusão — e se não recusassem, sua trilha de auditoria teria buracos onde havia dinheiro | Cancele com um motivo; o documento permanece registrado como evidência da correção |
O que vem a seguir
- Visão Geral da Atualização em Massa — a ferramenta, com capturas de tela.
- Contabilização e cancelamento de uma fatura de compra — o que o cancelamento significa em um único documento.
- Cancelando um Desembolso — as especificidades do lado do pagamento (números de cheque!).
Perguntas frequentes
Não — uma execução, um motivo, por design: um cancelamento em massa deve ser um único evento explicável. Registros que precisam de explicações individuais merecem cancelamentos individuais.
As mesmas regras do cancelamento individual — o relatório cita cada motivo. Um clássico: um pagamento não pode simplesmente desaparecer enquanto algo depende dele; desfaça as dependências primeiro e depois execute novamente os registros pendentes.
Não existe exclusão em massa de documentos contabilizados — deliberadamente. Registros contabilizados permanecem para sempre, cancelados ou não; essa permanência é sua trilha de auditoria. Apenas rascunhos nunca contabilizados podem ser excluídos.
Faturas de venda e de compra, incluindo seus tipos de nota de crédito e nota de crédito de fornecedor — o motivo e a data do cancelamento são registrados em cada documento cancelado. Documentos de caixa e lançamentos contábeis são cancelados sem motivo armazenado, então registre o contexto em uma nota no registro quando não for óbvio.
Nada — ele é relatado como já no destino e deixado completamente intocado: seu motivo e data de cancelamento originais permanecem. Essa omissão é o que torna seguro executar novamente um cancelamento parcialmente falho.
Cada cancelamento é registrado no Log de Auditoria — a ação, quem a realizou, quando e qual registro — e cada fatura cancelada traz seu motivo e data de cancelamento em sua face. Um cancelamento em massa são muitos cancelamentos comuns, totalmente registrados.
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