Entendendo as notas de crédito de fornecedor
Às vezes um fornecedor deve algo a você. Uma mercadoria foi devolvida, uma fatura veio com valor a maior, ou um desconto foi acordado — e o fornecedor emite uma nota de crédito. Na REDA Financials, essa nota de crédito é uma Nota de Crédito de Fornecedor (Vendor Memo): uma Fatura de Compra cujo Tipo de Fatura é Vendor Memo e cujo total é negativo, porque ela reduz o que você deve. Este artigo explica como as notas de crédito de fornecedor funcionam, como o crédito delas é utilizado, e por que elas se comportam de forma diferente das faturas comuns.
Acesso necessário. Qualquer conjunto de permissões da REDA Financials permite visualizar Notas de Crédito de Fornecedor; criá-las, editá-las e contabilizá-las exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (analistas e gerentes de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 permitem visualizar, mas não criar nem contabilizar.
Um exemplo prático
A Meridian Properties US LLC recebeu uma fatura de manutenção de $3.600 da Summit HVAC Inc — mas $300 desse valor era uma cobrança indevida. A Summit emitiu a nota de crédito SH-CM-114. O contador de contas a pagar da Meridian lançou-a como uma Nota de Crédito de Fornecedor:
Por que o total precisa ser negativo
A função de uma nota é reduzir o que você deve, por isso a REDA Financials exige que seu total seja abaixo de zero — uma nota com total positivo será recusada na contabilização. Mas você não digita números negativos. Em cada linha da nota, você ativa a chave de alternância de linha de crédito (o rótulo ao lado do número da linha muda de Expense para Vendor Memo): quantidade e preço unitário permanecem positivos, e a chave de alternância inverte o sinal da linha para você.
Quando a nota é contabilizada, os lançamentos contábeis são a imagem espelhada de uma fatura — no caso do crédito de $300 da Meridian:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Accounts Payable — Trade (você deve $300 a menos) | $300,00 | |
| Repairs & Maintenance — Buildings (o custo original é revertido) | $300,00 |
Como o crédito é utilizado: aplicações
Uma nota contabilizada é um saldo de crédito à espera de ser utilizado. Você o utiliza aplicando a nota às faturas em aberto do fornecedor — clique em Aplicar Nota de Crédito de Fornecedor na nota (ou trabalhe a partir da fatura) e escolha quais faturas o crédito quita e quanto vai para cada uma. A Meridian aplicou os $300 inteiros à fatura original de $3.600, então apenas $3.300 foram pagos por cheque.
A nota mantém o controle do seu próprio crédito:
- Crédito Total — o valor total da nota.
- Aplicado a Faturas — quanto já foi utilizado até agora.
- Crédito Restante — o que ainda está disponível para aplicar. O painel Resumo da Nota de Crédito de Fornecedor mostra isso como uma barra de utilização.
Deixe a REDA Financials aplicar por você
Em vez de escolher as faturas manualmente, marque Aplicar Nota Automaticamente em uma nota contabilizada. A REDA Financials distribui o crédito automaticamente entre as faturas em aberto do fornecedor, das mais antigas para as mais recentes, até o crédito se esgotar — a mesma lógica primeiro a entrar, primeiro a sair usada em todo o restante do aplicativo. Veja Aplicação de notas de crédito de fornecedor para os caminhos manual e automático.
Duas formas de criar uma
- Do zero: Nova Fatura de Compra → Tipo de Fatura = Vendor Memo → adicione as linhas de crédito. Veja Criando uma Nota de Crédito de Fornecedor.
- A partir da fatura sendo corrigida: abra a fatura original e clique em Criar Nota de Crédito de Fornecedor — o fornecedor e o contexto são copiados automaticamente, então você só precisa lançar as linhas de crédito. Isso também vincula os dois documentos para fins de trilha de auditoria.
Onde a nota aparece em outros pontos de contas a pagar
Uma nota contabilizada altera silenciosamente várias coisas que você verá em outros lugares:
- Nas faturas que ela credita: cada aplicação reduz o saldo pendente da fatura, e aparece como Nota Aplicada no resumo dessa fatura — assim, uma fatura de $3.600 com $300 de crédito de nota solicita apenas $3.300 em dinheiro.
- No aging de contas a pagar: as notas mostram uma Faixa de Aging em branco — crédito não é uma fatura com vencimento futuro, então nunca fica "vencido". As faturas que ela quita, porém, saem de suas faixas conforme o crédito é aplicado.
- Nas execuções de pagamento: a execução seleciona as faturas pelos saldos já reduzidos — por isso aplicar as notas antes da execução é o hábito recomendado.
- No registro da fatura original: notas criadas a partir de uma fatura aparecem na sua lista relacionada Notas de Crédito de Fornecedor, mantendo a correção e a causa visivelmente vinculadas.
Ciclo de vida e correções
As Notas de Crédito de Fornecedor seguem o mesmo ciclo Rascunho → Contabilizado → Cancelado dos demais documentos de compra:
| Status | O que significa | O que você pode fazer |
|---|---|---|
| Rascunho | Em preparação — sem efeito contábil, sem crédito utilizável | Editar livremente, excluir se não deveria existir |
| Contabilizado | O crédito está registrado nos seus livros e disponível para aplicação | Aplicá-lo; reabrir para Rascunho para corrigir (os lançamentos e quaisquer aplicações são desfeitos automaticamente) |
| Cancelado | Cancelado, com um motivo obrigatório — seus lançamentos removidos, suas aplicações desfeitas | Nada — o registro fica congelado permanentemente: "Faturas de compra anuladas não podem ser modificadas." |
Duas observações específicas de notas de crédito:
- Reabrir ou cancelar uma nota desfaz automaticamente qualquer aplicação que ela tenha feito — as faturas creditadas recuperam seus saldos.
- Uma nota cancelada mantém seu motivo e data de cancelamento permanentemente e não pode ser editada nem excluída — e notas contabilizadas também não podem ser excluídas; a correção sempre passa por reabertura ou cancelamento.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Registrar o reembolso em dinheiro de um fornecedor como uma nota | A nota cria crédito para gastar em faturas futuras — mas o dinheiro já voltou; você contaria em duplicidade | Um reembolso é um evento bancário; uma nota é para crédito que compensa faturas |
| Deixar notas sem aplicar por meses | Os saldos pendentes ficam brutos, as execuções de pagamento pagam o valor bruto, e o crédito é esquecido | Aplique prontamente — ou marque Aplicar Nota Automaticamente e deixe que ela se utilize sozinha |
| Esperar que o crédito da nota transite entre suas empresas | As aplicações nunca cruzam entidades — o crédito fica preso onde foi registrado | Registre a nota na entidade que recebeu a nota de crédito originalmente |
| Corrigir uma nota contabilizada lançando uma segunda, de sinal oposto | Dois documentos errados agora explicam uma correção — confuso para sempre | Reabra a nota para Rascunho, corrija-a, recontabilize |
O que vem a seguir
- Criando uma Nota de Crédito de Fornecedor — o guia passo a passo.
- Aplicação de notas de crédito de fornecedor — aplicação manual e automática.
- Entendendo as faturas de compra — o conceito principal.
- Entendendo as notas de crédito — o equivalente do lado do cliente.
Perguntas frequentes
Pelo menos uma linha (normalmente todas) precisa ser uma linha de crédito — use a chave de alternância ao lado do número da linha para que o rótulo mude para Vendor Memo. Mantenha a quantidade e o preço unitário positivos; a chave de alternância cuida do sinal. Se o total geral da nota ainda estiver positivo, ela não será contabilizada.
Não por meio de uma Nota de Crédito de Fornecedor — o crédito da nota só pode ser aplicado às faturas do mesmo fornecedor. Se um fornecedor de fato reembolsar você em dinheiro, registre esse reembolso pelo seu fluxo bancário, e pergunte ao seu contador como ele quer que o lançamento seja classificado.
As aplicações de notas ficam restritas a documentos da mesma entidade. Cada empresa jurídica quita seus próprios valores a pagar; a liquidação entre empresas é feita pelo lado do caixa. Veja Liquidação de contas a pagar entre empresas.
Aplique o que couber — o restante permanece como Crédito Restante na nota, visível no Resumo da Nota de Crédito de Fornecedor. Use-o na próxima fatura do fornecedor, ou deixe que o Aplicar Nota Automaticamente o utilize automaticamente conforme novas faturas forem contabilizadas.
É proposital — as faixas de aging acompanham faturas com vencimento futuro, e uma nota é o oposto de uma fatura. As notas mostram uma faixa em branco e nunca aparecem como vencidas; seu efeito no aging é indireto, por meio dos saldos das faturas que elas reduzem.
Os conjuntos de permissões Accounts Payable ou Accounting Admin, como em todos os documentos de compra. O Accounting Controller tem acesso somente leitura às transações do razão auxiliar — revisa as notas, mas não as cria.
Isso foi útil?