Linhas de Fatura de Venda

Uma fatura tem duas partes. O cabeçalho informa quem e quando — o cliente, as datas, a empresa que a emite. As linhas informam o quê — cada linha é uma coisa sendo cobrada: um produto ou serviço, quantidade, a que preço. É nas linhas que o dinheiro efetivamente se origina; o total da fatura é simplesmente a soma das suas linhas. Este artigo explica cada campo de uma linha, como a REDA calcula o valor e o imposto da linha, e as poucas regras que mantêm suas linhas corretas. Nenhum conhecimento contábil prévio é necessário.

O que há em uma linha

Você preenche apenas os primeiros campos — escolhe um produto, define uma quantidade — e a REDA deriva o resto. Estes são os campos com os quais você trabalha em uma linha e de onde cada um vem:

Como o valor de uma linha é calculado

Cada linha produz duas cifras, ambas calculadas para você e nunca digitadas manualmente:

• Valor da Linha — a cifra líquida, antes do imposto. No caso normal, isso é simplesmente Quantidade × Preço Unitário − Desconto.
• Total — a cifra bruta: Valor da Linha + Imposto.

O Valor da Linha é o número mais importante: é o que alimenta o Subtotal da fatura, é a base sobre a qual o imposto é calculado, e é o que é contabilizado na sua conta de receita quando a fatura é contabilizada. Um exemplo rápido — dez horas de consultoria a £100, com 20% de IVA:

Essas cifras são atualizadas ao vivo enquanto você digita — altere a quantidade, o preço ou o desconto e a linha se retotaliza instantaneamente, com o imposto recalculado pelo motor.

Imposto por fora, ou imposto já embutido no preço?

Toda linha tem uma configuração de Base de Cálculo do Imposto com três opções. As duas primeiras respondem a uma pergunta — o preço informado é antes do imposto, ou já inclui o imposto? — e a terceira desliga o imposto para a linha por completo:

A maioria das empresas fatura de forma exclusiva de imposto (o padrão). O modo inclusivo é comum no varejo e em alguns países, onde o preço de prateleira já contém o imposto. Os mesmos £120 informados de cada forma mostram a diferença, com 20% de imposto:

Descontos em uma linha

O campo Desconto retira um valor em dinheiro de uma única linha — por exemplo £150 de desconto, não "15%". A REDA o subtrai antes de calcular o imposto, de modo que um desconto reduz tanto a receita quanto o imposto. Dez horas a £100 com um desconto de £150, 20% de IVA:

Linhas de crédito: a alternância Receita / Crédito

Cada linha tem uma pequena alternância que a marca como Receita (o caso normal — você está cobrando o cliente) ou Crédito (você está devolvendo dinheiro). Uma linha alternada para Crédito simplesmente inverte o seu sinal: em vez de somar ao que o cliente deve, ela o reduz. Uma linha de crédito de £100 contribui com −£100 para a fatura.

Você encontrará isso principalmente em uma Nota de Crédito — um documento cujo propósito inteiro é dar crédito ao cliente, portanto suas linhas são linhas de crédito. Em uma fatura normal a alternância permanece em Receita, que é o padrão — embora você possa alternar uma única linha para Crédito para um pequeno ajuste ao lado de novas cobranças, desde que o total da fatura permaneça positivo. O formulário exibe um pequeno selo Receita ou Crédito em cada linha, de modo que o sinal nunca fica ambíguo.

A conta de receita em uma linha

Toda linha contabiliza em uma Conta Contábil — a conta de receita que registra o rendimento desta venda (por exemplo "Receita de Consultoria" ou "Vendas de Produtos"). Você raramente a define manualmente: escolher o produto a preenche a partir da conta de receita padrão do produto. Você pode substituí-la em uma linha quando uma venda específica pertence a uma conta diferente.

Como a Conta Contábil decide onde a sua receita é registrada, a REDA verifica a que você escolhe. Ela precisa ser uma conta ativa, precisa estar no escopo da Entidade da fatura, e o seu território precisa corresponder ao da fatura — proteções que impedem a receita de ser contabilizada em uma conta errada ou desativada. Se uma escolha for inválida, você é avisado na hora, e não apenas no momento da contabilização.

Campos configuráveis em uma linha

Uma linha de Fatura de Venda carrega as mesmas duas listas de campos configuráveis do cabeçalho — listas nomeadas de campos que um administrador pode alterar sem código:

• Lista de campos em tela (linha) — as colunas extras que o formulário exibe em cada linha. As colunas padrão (Produto, Descrição, Quantidade, Preço Unitário, Valor da Linha, Perfil Fiscal, Valor do Imposto, Total, Conta Contábil) estão sempre lá; de fábrica a lista adiciona uma coluna Centro de custos. Adicione um campo aqui — digamos, um código de projeto por linha — e ele aparece em todas as linhas automaticamente.
• Mapa de contabilização (linha) — os campos da linha copiados para os lançamentos contábeis quando a fatura é contabilizada. De fábrica ele carrega Centro de custos, de modo que o centro de custos de cada linha chega ao livro razão.

As suas dimensões contábeis (Centro de custos, Projeto, Imóvel…) podem, portanto, ser definidas no cabeçalho — fluindo para os lançamentos contábeis de todo o documento — ou por linha, onde o valor próprio de uma linha substitui o do cabeçalho para os lançamentos dessa linha. Para o panorama completo dessas listas de campos, veja Entendendo a Fatura de Venda.

Impostos de Linha de Origem: a trilha de auditoria fiscal

Quando o motor de impostos calcula o imposto de uma linha, ele não apenas grava um número na linha — ele cria um registro de Imposto de Linha de Origem: um registro permanente e detalhado de um imposto, em uma linha. Você nunca cria ou edita esses registros manualmente. Eles são gravados quando a fatura é contabilizada — enquanto ainda é um Rascunho, o formulário mostra uma prévia ao vivo do imposto, mas os registros de Imposto de Linha de Origem propriamente ditos são criados na contabilização. São eles que tornam o seu imposto totalmente auditável — cada centavo de imposto pode ser rastreado até a linha, a alíquota e a regra que o produziram.

Cada registro de Imposto de Linha de Origem captura:

Uma fatura resolvida: três linhas, seus impostos, os totais

Vamos juntar toda a cadeia em uma fatura real — da Meridian Properties UK Ltd, faturada em GBP, exclusiva de imposto, com três linhas:

Cada Valor da Linha é apenas Quantidade × Preço Unitário − Desconto — a linha 2 é 2 × £800 − £100 = £1.500. Ao contabilizar, o motor de impostos grava um Imposto de Linha de Origem por linha (você vê exatamente essas mesmas cifras como uma prévia ao vivo enquanto a fatura ainda é um Rascunho) — aqui todas com IVA padrão de 20%:

E então cada total se constrói sozinho, de baixo para cima — nada é somado à mão:

Sempre edite as linhas a partir da fatura

Uma linha é parte de uma fatura, não um registro autônomo — então sempre adicione, altere ou remova linhas pelo formulário da Fatura de Venda, nunca abrindo uma linha isoladamente e a editando diretamente. Há dois bons motivos.

Primeiro, o formulário é a forma segura e suportada de trabalhar: ele valida o documento inteiro enquanto você o constrói — linha por linha — e exibe o imposto ao vivo e os totais correntes, de modo que você sempre vê exatamente como a fatura será contabilizada. Editar um registro de linha bruto isoladamente pula essa experiência guiada e a prévia ao vivo.

Segundo — e este é o firme — uma vez que uma fatura é contabilizada, suas linhas ficam bloqueadas: a REDA impede edições diretas de linha por completo. Você nunca mexe em uma linha contabilizada. Para alterar uma fatura contabilizada, você a reabre ou a cancela a partir da própria fatura (veja Editando, reabrindo e cancelando), corrige as linhas no Rascunho reaberto e contabiliza novamente — momento em que o imposto é recalculado do zero.

Erros comuns a evitar

Algumas armadilhas costumam pegar quem é novo na REDA. Cada uma é fácil de evitar assim que você a conhece:

As regras que mantêm as linhas corretas

Um punhado de verificações roda enquanto você constrói uma linha, de modo que uma linha com falha nunca chega às suas contas. Cada uma aparece imediatamente com uma mensagem em linguagem simples:

O que vem a seguir

1. Criando uma fatura de venda — inicie uma nova fatura.
2. Imposto em Faturas de Venda — como o imposto da linha é calculado.
3. Contabilizando uma fatura de venda — contabilize a fatura.
4. Criando Produtos — os produtos definem os valores padrão da linha.

Perguntas frequentes