Criando um Lote de Pagamento
Na hora de pagar todo mundo — a remessa semanal de cheques, o acerto de fim de mês — você não cria os pagamentos um a um. Um Lote de Pagamento agrupa vários pagamentos a fornecedores em uma unidade auditável, criada em uma única passagem guiada. Este artigo percorre o assistente do lote e mostra como fica o lote concluído.
Acesso necessário. Criar e contabilizar esses registros exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (auxiliares e gerentes de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar, mas não criar nem contabilizar.
O assistente, em três etapas
Etapa 1 — Escolha as contas a pagar
O assistente lista suas faturas contabilizadas em aberto, filtráveis por entidade, fornecedor e datas de vencimento. Marque o que este processamento deve quitar — no processamento de junho da Meridian: a conta de maio da CityClean e as contas de maio e junho da Hudson Elevator.
Etapa 2 — Revise os pagamentos propostos
O assistente agrupa sua seleção em pagamentos — um pagamento por fornecedor (ou por combinação de fornecedor e dimensão, se a correspondência de dimensões estiver ativada). As três contas da Meridian se tornaram dois pagamentos: CityClean $2.200 e Hudson $1.900 cobrindo duas contas. Descontos por pagamento antecipado são sugeridos automaticamente para faturas ainda dentro da janela de desconto — ajuste ou remova-os, e refine os valores, antes de continuar.
Etapa 3 — Crie o lote
Defina a data de pagamento, a conta bancária e a forma de pagamento do lote, e confirme. A REDA Financials cria o lote, gera cada pagamento já contabilizado, atribui números de cheque quando a forma é Check, aplica cada pagamento às suas faturas e relata os resultados — pagamentos criados, aplicações feitas e tudo que não pôde ser processado, com o motivo.
O que você obtém no final
- O registro do lote carrega a identidade do processamento — referência ("June 2026 payment run"), data, banco, forma, total e contagem.
- Cada pagamento dentro dele está vinculado ao lote e se comporta normalmente — você pode abri-lo, imprimir seu PDF de remessa, ver suas aplicações.
- As faturas pagas mostram saldos quitados, exatamente como se tivessem sido pagas uma a uma.
Lendo o registro do lote
| Campo | De onde vem | O que ele indica |
|---|---|---|
| Entidade | Seu filtro da etapa 1 | De qual contabilidade este processamento pagou — uma entidade por lote |
| Data do lote | Etapa 3 | A data de pagamento registrada em todo pagamento do processamento |
| Referência do lote | Etapa 3 | O nome legível do processamento — "June 2026 payment run" é mais útil que um número solto daqui a dezoito meses |
| Conta bancária / Conta de caixa | Etapa 3 | A única conta de onde saiu todo o dinheiro do processamento, e sua conta contábil correspondente |
| Método de pagamento | Etapa 3 | Uma forma de pagamento por lote — Check faz o processamento consumir números de cheque |
| Valor total | Calculado | A saída de caixa total do processamento — o valor para conferir contra o que você pretendia |
| Record Count / Draft Count | Calculado | Quantos pagamentos o lote contém, e quantos (se houver) ainda estão sem contabilizar |
| Status | Batch Actions | Draft · Posted · Void — o próprio ciclo de vida do lote (veja Contabilização e Cancelamento de Lote) |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Executar o lote antes de aplicar as notas de crédito de fornecedor | O processamento paga o valor bruto enquanto o crédito fica sem uso — sai caixa que você não devia | Limpe primeiro a lista Vendor Memos (Unapplied) (Aplicando Notas de Crédito de Fornecedor) |
| Passar por cima dos descontos sugeridos na etapa 2 | Aceitar um desconto fora da janela gera uma ligação do fornecedor; remover um desconto já ganho desperdiça dinheiro | Confira cada sugestão contra a data da fatura e a janela da condição antes de confirmar |
| Incluir uma conta contestada "para resolver depois" | O lote a contabiliza como paga instantaneamente — depois significa cancelar um pagamento | Desmarque-a na etapa 1; ela permanece honestamente no aging até ser resolvida |
| Confirmar sem verificar o total do lote | O valor total sai de uma conta bancária em uma data — descobertos são identificados pelo banco, não por você | Compare o total da etapa 2 com o saldo disponível da conta antes de criar o lote |
| Executar novamente toda a seleção após falhas parciais | Os pagamentos bem-sucedidos permanecem válidos — executar tudo de novo paga aquelas contas duas vezes | Leia o relatório de conclusão e execute um lote de acompanhamento apenas para o restante que falhou |
O que vem a seguir
- Execução do Lote de Pagamentos — executando o processo para muitos fornecedores, e as decisões na etapa 2.
- Contabilização e Cancelamento de Lote — mudanças de status em todo o lote e a cascata de cancelamento.
- Descontos de Pagamento Antecipado e Condições — os descontos que o assistente sugere.
Perguntas frequentes
Correspondência de dimensões. Quando Enforce Dimension Match está ativado, contas com dimensões de custo diferentes (por exemplo, centros de custo diferentes) são pagas separadamente para que as dimensões de cada pagamento fiquem limpas. Desative a opção na etapa 2 para agrupar em um pagamento por fornecedor.
Só aparecem faturas contabilizadas com saldo pendente. Rascunhos, faturas aguardando aprovação, contas totalmente quitadas e notas de crédito de fornecedor não se qualificam. Verifique também os filtros de entidade e de data.
O relatório de conclusão indica cada falha e o motivo (por exemplo, uma remessa de cheques que esgotou o estoque de cheques do banco no meio do lote). Corrija a causa e execute um novo lote apenas para o restante — os pagamentos bem-sucedidos permanecem válidos.
Sim — o assistente cria cada pagamento já contabilizado, com suas aplicações feitas e (nas remessas de cheque) seu número de cheque atribuído. É por isso que a etapa 2 é o momento de revisar. Existem lotes com pagamentos em rascunho retidos (o campo Draft Count os rastreia), liberados depois via Batch Actions — veja Contabilização e Cancelamento de Lote.
As mesmas pessoas que podem criar pagamentos: os conjuntos de permissões Accounts Payable ou Accounting Admin. Accounting Controller é somente leitura em transações do razão auxiliar — os controllers revisam o lote; eles não o disparam.
Nas aplicações de cada pagamento, como valores de desconto — a fatura é quitada integralmente, o caixa sai líquido, e o desconto vai para sua conta de Purchase Discounts. Os detalhes estão em Descontos de Pagamento Antecipado e Condições.
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