Sequências de Documentos
Toda fatura, conta, pagamento e lançamento precisa de um número de referência único — do tipo que você informa quando um cliente liga perguntando sobre "a fatura SI-2026-000123". Uma Sequência de Documentos é a regra que constrói esses números automaticamente: ela define o prefixo, o contador em execução e o formato. Você as configura uma vez por empresa e, a partir daí, a REDA numera cada documento para você no momento em que é criado, sem duplicatas. Isso importa mais do que parece à primeira vista — em muitos países, a numeração sequencial limpa é uma exigência legal.
Acesso necessário. Criar e editar sequências de documentos requer o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizá-las, mas não alterá-las.
Uma sequência por empresa, por tipo de documento
Cada entidade mantém seus próprios contadores separados, e um contador separado para cada tipo
de documento. Assim, a Fatura de venda SI-2026-000123 na Meridian Properties UK Ltd
conta de forma completamente independente da mesma série na Meridian Properties US LLC —
seus números nunca colidem. As sequências podem ser configuradas para nove tipos de documento:
Fatura de venda, Fatura de compra, Recebimento, Desembolso, Lançamento contábil, Nota de
crédito, Nota de crédito de fornecedor, Ordem de compra e Lote de
desembolsos — cada um com seu próprio número em execução.
Uma regra mantém isso inequívoco: uma empresa pode ter apenas uma sequência ativa por tipo de documento. Tente adicionar uma segunda e a REDA recusa — "An active Document Sequence already exists for this Entity and Document Type. Deactivate the existing sequence before creating a new one." Dois contadores ativos para a mesma série tornariam "o próximo número" sem sentido.
Como um número é construído
O número renderizado vem de um pequeno modelo composto por quatro blocos de construção (chamados de tokens). Você os organiza da forma que seu país ou negócio preferir:
| Token | Vira | Vem de |
|---|---|---|
{PREFIX} | um rótulo inicial, ex.: SI- | o campo Prefix |
{YEAR} | o ano atual com 4 dígitos (renderizado apenas quando Include Year está ativo) | o ano em que o número é emitido |
{SEQ} / {SEQ:N} | o contador em execução, preenchido com zeros — {SEQ:4} preenche até 4 dígitos; {SEQ} simples preenche até 6 | o Next Number |
{SUFFIX} | um rótulo final, ex.: -UK | o campo Suffix |
Assim, o modelo {PREFIX}{YEAR}-{SEQ:6} com o prefixo SI- produz SI-2026-000123. (O :6 significa "preencher o contador até 6 dígitos", por isso ele fica 000123 em vez de 123.) Deixe Number Format em branco e a REDA usa o modelo padrão {PREFIX}{YEAR}{SEQ:6}{SUFFIX} — por isso uma sequência com apenas o prefixo "MSI" produz números como MSI001001 logo de início.
Erros de digitação não passam despercebidos: o modelo é validado no momento em que você salva. As três verificações, na íntegra:
| A mensagem | O que deu errado |
|---|---|
| "O Formato de número deve incluir o token {SEQ} (ex.: {SEQ} ou {SEQ:6}). Sem ele, todos os números de documento gerados seriam idênticos." | O modelo não tem contador — adicione um token {SEQ}. |
| "{SEQ:N} pad width must be between 1 and 10. Found: …" | A largura do preenchimento está fora do intervalo — escolha entre 1 e 10. |
| "Unknown token in Number Format: …. Allowed tokens: {PREFIX}, {YEAR}, {SEQ}, {SEQ:N}, {SUFFIX}." | Um erro de digitação como {YR} — só existem os quatro tokens acima. |
Configurando uma sequência
| Campo | O que informar |
|---|---|
| Entity | A empresa à qual esta sequência pertence. |
| Document Type | Qual documento ela numera (Sales Invoice, Journal Entry, …). |
| Prefix / Suffix | Texto inicial / final (SI-, -UK). |
| Number Format | O modelo de tokens — deve incluir um token {SEQ}. |
| Starting Number | O primeiro número a atribuir (e o valor para o qual o contador reinicia na virada de ano, se essa opção estiver ativa). |
| Next Number | O próximo valor a ser usado — o sistema o incrementa automaticamente para você. Não edite este campo manualmente em uma sequência ativa. |
| Include Year | Quando ativo, incorpora o ano ao número e reinicia o contador quando começa um novo ano. |
| Last Used Year | Mantido pelo sistema — o ano em que a sequência emitiu um número pela última vez. É assim que a REDA percebe que um novo ano começou. |
| Is Active | Quando desativado, esta sequência para de emitir números. Os documentos desse tipo então precisam de um número digitado manualmente (ou de uma nova sequência ativa). Lembre-se: apenas uma sequência por entidade e tipo pode estar ativa por vez. |
Virada de ano — reiniciar ou continuar contando?
Dois estilos comuns, e você escolhe aquele que sua jurisdição exigir:
| Include Year | Comportamento | Fica assim |
|---|---|---|
| Ativo | Quando o primeiro documento de um novo ano é criado, o contador reinicia para o Starting Number (a REDA compara o ano atual com o Last Used Year). | SI-2026-000001, depois em 2027 SI-2027-000001 |
| Inativo | O contador roda continuamente ao longo dos anos, e nenhum ano aparece no número. | SI-000123, SI-000124, … |
Por que os números nunca colidem
Os números são emitidos no momento em que um documento é criado — o número gerado se torna o nome do documento — e três salvaguardas mantêm a série confiável:
- Contagem um de cada vez. O contador fica bloqueado enquanto um número é distribuído, então mesmo quando várias pessoas (ou uma importação em massa) criam documentos no mesmo instante, dois documentos nunca podem pegar o mesmo número. O mecanismo é seguro para operações em massa — mil faturas importadas são numeradas com a mesma eficiência que uma só.
- Validação de formato ao salvar. Um modelo quebrado (sem
{SEQ}, uma largura de preenchimento inválida, um token desconhecido) é rejeitado quando você salva a sequência, não descoberto depois em um documento já ativo. - Números manuais também são fiscalizados. Onde não existe sequência e um número é digitado manualmente, a REDA ainda bloqueia duplicatas — "Já existe um documento com este número para esta entidade. Números de documento devem ser únicos por entidade." E onde uma sequência existe, o número não pode ser adulterado: "O número do documento é atribuído automaticamente pela sequência configurada e não pode ser alterado."
O que acontece sem nenhuma sequência?
As sequências são uma conveniência, não uma barreira — mas o comportamento alternativo é explícito. Se uma entidade não tem sequência ativa para um tipo de documento, a REDA ou aceita um número que você digita manualmente ou, onde um número é indispensável, para com: "Document number is required. Enter a number manually, or configure a Document Sequence for this entity and document type." Na prática, você vai configurar sequências para todo tipo de documento que a empresa realmente usa durante a configuração da entidade, e nunca mais verá essa mensagem. Um detalhe que vale saber: um documento de Fatura de venda usa a sequência de Nota de crédito quando é uma nota de crédito — cada registro numera a partir da série que corresponde ao que ele realmente é.
O plano de numeração da Meridian
Como um padrão concreto, veja como o grupo do exemplo numera os documentos de sua empresa americana. Toda sequência pertence à Meridian Properties US LLC; as letras iniciais "M" vêm do campo Prefix:
| Tipo de documento | Prefixo | Produz |
|---|---|---|
| Fatura de venda | MSI | MSI001001, MSI001002, … |
| Recebimento | MCR | MCR001001, MCR001002, … |
| Fatura de compra | MPI | MPI001001, MPI001002, … |
| Lançamento contábil | MJE | MJE001001, MJE001002, … |
Simples, legível e inequívoco à primeira vista — você vai reconhecer esses números nas capturas de tela ao longo deste Centro de ajuda. Um grupo que prefira números com carimbo de ano ativaria Include Year e usaria um formato como {PREFIX}-{YEAR}-{SEQ:6} em vez disso.
O que vem a seguir
- Criando uma Entidade — onde as sequências se encaixam na configuração.
- Referência de Campos da Entidade — os campos relacionados a sequências na entidade.
- Configurações de política em nível de entidade — outras políticas da organização que você define por entidade.
- Configuração REDA (CMDT) — configurações em todo o org que afetam a numeração.
Perguntas frequentes
Você vai querer uma para cada tipo de documento que a empresa realmente usa (Faturas de venda, Faturas de compra, Lançamentos contábeis, pagamentos). Onde faltar uma, a REDA pede um número manual em vez disso — funciona, mas não é o ideal para um tipo de documento com muito volume.
Podem, porque o contador de cada empresa é independente — mas a maioria dos grupos torna os prefixos específicos por empresa (ou adiciona um sufixo como -UK, -US) para que um número diga instantaneamente de qual empresa ele veio.
Sim — defina o Starting Number para continuar de onde seu sistema antigo parou, e faça o formato corresponder. Os novos documentos então continuam a mesma série.
Desative a sequência existente para aquele tipo de documento e crie uma nova sequência ativa com o novo formato (e um Starting Number que continua, ou reinicia, a série conforme as suas regras exigirem). A REDA não permite duas sequências ativas ao mesmo tempo.
Não — um número, uma vez emitido, nunca é distribuído novamente. Isso é um recurso: reutilizar números é exatamente o que os auditores não querem ver. Se sua jurisdição exigir a prestação de contas de todo número emitido, cancele os documentos em vez de excluir os rascunhos.
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