PDF da fatura de venda
A fatura que seu locatário recebe não é um registro do Salesforce — é um PDF limpo e com a marca da sua empresa: seu cabeçalho, o endereço de cobrança dele, as linhas, os impostos, o total. A REDA Financials gera esse documento a partir da fatura com um clique (ou automaticamente na contabilização), armazena-o no registro e pode fornecer um link compartilhável. Sem mala direta, sem lidar com modelos na hora de emitir a fatura.
Acesso necessário. Gerar o PDF de uma fatura exige o conjunto de permissões Accounts Receivable v2 (auxiliares e gerentes de AR) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema) — o mesmo acesso usado para trabalhar na fatura. Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 e Read Only v2 podem visualizar faturas e seus PDFs salvos. O layout do PDF em si é configurado separadamente por um administrador.
Gerando sob demanda
Clique em Gerar PDF na fatura
A tela Gerar PDF mostra o que está prestes a fazer — o registro, a entidade cuja marca se aplica e o modelo (Padrão, a menos que você tenha escolhido outro).
Revise a pré-visualização
O documento pronto é renderizado ali mesmo: cabeçalho, bloco BILL TO, linhas, totais. Está tudo certo? Abrir em nova guia para o PDF em tamanho completo ou Voltar ao registro — o arquivo já está salvo de qualquer forma.
Os seletores da tela merecem uma palavra: Modelo escolhe o layout, Entidade a marca, e Conta / Registro confirmam de quem é este documento. Numa fatura você raramente vai mexer em qualquer um deles — eles vêm pré-definidos a partir do registro — mas a mesma tela atende notas de crédito e recebimentos, então os seletores mantêm cada caso explícito. Se a geração encontrar um problema, a tela oferece Tentar novamente em vez de fazer você começar de novo.
O que o registro guarda
| Na fatura | O que informa |
|---|---|
| URL do PDF gerado | Onde fica o documento gerado mais recente — o caminho rápido até o arquivo. |
| Gerado em | A data e hora da última geração — útil para checar se o PDF é anterior a uma correção. |
| Erro | Se a última geração falhou, o motivo fica registrado aqui (a geração automática nunca bloqueia uma contabilização — ela falha silenciosamente neste campo, com Tentar novamente disponível). |
| Modelo de PDF | Qual layout este documento usa — um dos poucos campos editáveis mesmo depois de contabilizado, porque a apresentação nunca altera os valores. Os modelos são compatibilizados por tipo: um recebimento só aceita modelos do tipo Recebimento ("PDF Template must be of type \"Cash Receipt\"." é a validação nos recebimentos). |
| Arquivos | Cada versão gerada, acumulando-se — o registro exato do que existiu e quando. |
Gerando automaticamente
As entidades podem optar pela geração automática na contabilização — separadamente para faturas, notas de crédito e recebimentos. Contabilize o documento, e o PDF aparece nele momentos depois sem que ninguém clique em nada (a geração roda em segundo plano e nunca bloqueia a contabilização; qualquer erro fica anotado no registro, com Tentar novamente disponível). A Meridian ativa isso para suas entidades de aluguel — trinta faturas de locatários são contabilizadas no dia 1º, e trinta PDFs já estão prontos antes mesmo do café ficar pronto.
Armazenamento e compartilhamento
- Todo PDF gerado vai para os Arquivos do registro — o registro exato do que foi enviado, versão por versão.
- Um link público pode ser criado para compartilhamento ("Um link público foi criado…") — envie-o, ou anexe o próprio arquivo pelas ferramentas de e-mail que você já usa.
- O ciclo de vida acompanha o documento: descontabilizar revoga o link público (o arquivo permanece); cancelar exclui os arquivos — uma fatura cancelada não deve circular.
- Modelos: o Modelo de PDF da fatura pode ser trocado mesmo depois de contabilizada (isso só muda a apresentação, nunca os valores). O design dos modelos em si é um assunto de administrador — veja Modelos de PDF.
O PDF acompanha a vida do documento
O que acontece com os arquivos gerados não é acidental — cada evento do documento tem uma consequência deliberada para o PDF:
| Quando o documento… | O PDF… | Por quê |
|---|---|---|
| É contabilizado (com geração automática ativada) | É gerado em segundo plano momentos depois | O documento voltado ao cliente deve existir assim que o documento se torna real. |
| É gerado novamente | Uma nova versão é adicionada; os arquivos antigos permanecem | Você sempre pode provar o que foi produzido em cada momento. |
| É descontabilizado | O link público é revogado; o arquivo permanece no registro | Um documento em revisão não deve circular — mas o histórico é mantido. |
| É cancelado | Os arquivos são excluídos | Uma fatura cancelada não pode sobreviver em nenhum lugar onde possa ser confundida com uma cobrança válida. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Enviar o PDF antes de contabilizar | Um rascunho ainda pode mudar — o cliente pode ficar com um papel que seus livros nunca corresponderam | Contabilize primeiro (ou deixe a geração automática produzir o arquivo porque foi contabilizado), depois envie |
| Editar os dados de cabeçalho da entidade "só para uma fatura" | Os dados da entidade alimentam todo documento dessa entidade — um ajuste rebate a marca de toda a frota | Dados errados são da entidade (corrija uma vez, gere novamente) ou pertencem à própria fatura |
| Compartilhar um arquivo antigo depois de uma correção | O cliente paga o valor substituído e a diferença assombra os dois extratos | Confira Gerado em em relação à última alteração do documento; gere novamente na dúvida |
| Tratar um PDF automático ausente como uma contabilização falha | A contabilização foi bem-sucedida — a geração é independente e nunca a bloqueia | Leia o campo Erro, corrija a causa (geralmente a configuração do modelo) e clique em Tentar novamente |
| Excluir arquivos gerados para "organizar" | Você apaga a prova do que foi enviado, versão por versão | Mantenha o registro; armazenamento é mais barato do que uma discussão sobre o que o cliente recebeu |
O que vem a seguir
- Modelos de PDF — marca e layout, uma vez, por entidade.
- Contabilizando uma fatura de venda — onde a geração automática se encaixa.
- Livro Razão da Conta do Cliente — o PDF de extrato de conta para um cliente inteiro.
Perguntas frequentes
Gere novamente depois de recontabilizar para obter uma versão atual — os arquivos gerados se acumulam no registro, então o histórico do que foi produzido permanece. O arquivo mais recente reflete o documento como ele está agora.
A geração e o armazenamento são recursos nativos; o envio usa as ferramentas de e-mail da sua organização — anexe o arquivo a partir do registro ou compartilhe o link público. (Jurisdições com nota fiscal eletrônica têm seus próprios fluxos de transmissão — veja os recursos de nota fiscal eletrônica onde estiverem habilitados.)
O bloco de cabeçalho vem da entidade (nome, endereço, CNPJ/ID fiscal) e o layout vem do modelo. Corrija o registro da entidade ou o modelo — nunca a fatura; gere novamente depois.
Qualquer pessoa que consiga ver o registro pode gerar seu documento — a geração muda a apresentação, não os livros contábeis. Editar qual modelo uma entidade usa, ou suas configurações de geração automática, é território do administrador.
Sim — a geração é executada depois da contabilização, em segundo plano, e nunca a reverte. O motivo da falha aparece no campo Erro da fatura; corrija a causa (na maioria das vezes uma lacuna no modelo ou na personalização de marca da entidade) e use Tentar novamente ou o botão Gerar PDF.
É proposital — cancelar exclui os arquivos gerados para que uma cobrança cancelada não circule nem seja paga por engano. O motivo do cancelamento e o histórico de auditoria permanecem no registro; o documento voltado para o cliente, não.
O arquivo fica nos Arquivos do registro, visível para sua equipe. O link público ("Um link público foi criado…") é uma URL compartilhável para pessoas fora do Salesforce — e é a parte que é revogada se o documento for descontabilizado, então links obsoletos deixam de funcionar antes que documentos obsoletos circulem.
Isso foi útil?