Faturas de venda recorrentes
A Corvus Consulting paga à Meridian o mesmo aluguel todo mês: $8.500 pela Suite 1201 mais duas vagas de estacionamento. Digitar essa fatura doze vezes ao ano são doze chances de errar. Um Modelo recorrente a digita em vez disso: defina a fatura uma vez, ajuste o ritmo, e a REDA Financials gera o rascunho (ou documento contabilizado) de cada mês conforme a programação.
Acesso necessário. Criar e editar Modelos recorrentes exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Receivable v2, Accounts Payable v2 e Read Only v2 podem visualizar os modelos, mas não alterá-los. As Faturas de venda que um modelo gera são documentos de AR comuns, com os quais sua equipe de AR trabalha normalmente.
Configurando um modelo
Crie o modelo como Rascunho
Na guia Modelos recorrentes, clique em Novo. Escolha Tipo de documento = Fatura de venda (os modelos também conduzem faturas de compra, pedidos de compra e lançamentos contábeis), a entidade e o cliente. Dê a ele um nome que um colega vai reconhecer — "Corvus aluguel mensal — Suite 1201".
Adicione as linhas
As linhas do modelo espelham as linhas da fatura: produto, quantidade, preço, perfil fiscal. O modelo da Corvus tem duas — aluguel do escritório $8.500 e estacionamento $500. Um modelo precisa ter linhas antes de poder entrar em operação.
Defina a programação
Frequência (mensal, neste caso), Data de início (o primeiro dia de geração) e como ela termina: uma Data de término, um número fixo de Ocorrências, ou nenhum dos dois — rodando até que alguém a interrompa. A Data da próxima execução sempre mostra quando o próximo documento deve aparecer, e Execuções concluídas soma as execuções realizadas até agora.
Decida sobre a Contabilização automática
Desativada (a escolha da Meridian): cada execução cria uma fatura Rascunho para uma pessoa dar uma olhada e contabilizar. Ativada: os documentos se contabilizam sozinhos — automação total para cobranças fixas totalmente confiáveis. Comece com ela desativada até que o modelo tenha conquistado confiança.
Ative
Mude o Status de Rascunho para Ativo. (A ordem importa — um modelo só pode ser ativado depois de ter linhas.) A partir daí, o agendador o assume em cada data de execução.
O modelo, campo a campo
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Name | Seu rótulo para o padrão — "Corvus aluguel mensal — Suite 1201" diz tudo a um colega. |
| Tipo de documento | Fatura de venda para cobrança de AR (o mesmo objeto também serve de modelo para Faturas de compra, Pedidos de compra e Lançamentos contábeis). |
| Tipo de fatura de venda | Invoice (fatura agora, recebe depois) ou Receipt (uma venda à vista recorrente que se liquida sozinha ao ser contabilizada). A Nota de crédito não é oferecida de propósito. |
| Entity / Account | De que livros o documento é emitido, e qual único cliente o recebe — um modelo atende um cliente; um segundo locatário recebe um segundo modelo. |
| Frequência (Frequência) | O ritmo — mensal, no caso do aluguel. |
| Data inicial (Data de início) | O primeiro dia de geração; a Data da próxima execução começa aqui. |
| End Date / Occurrences (Data de término / Ocorrências) | Duas formas de dizer quando parar — uma data do calendário, ou um número fixo de execuções. Deixe ambos vazios para "até que alguém interrompa". |
| Data da próxima execução (Data da próxima execução) | Sempre mostra quando o próximo documento deve aparecer — o campo a consultar quando você se pergunta "o de julho já foi gerado?" |
| Número de concluídos (Execuções concluídas) | Execuções até agora; junto com Occurrences (Ocorrências) mostra o quanto já foi percorrido de uma série fixa. |
| Status | Draft (Rascunho — em construção, ou pausado) / Active (Ativo — o agendador gera a partir dele). |
| Contabilizar automaticamente (Contabilização automática) | Desativado: cada execução cria um rascunho para revisão. Ativado: cada execução se contabiliza sozinha. |
Invoice ou Receipt — qual tipo recorrente?
A escolha do Sales Invoice Type molda o que cada execução produz. Invoice é o caso normal: o locatário é cobrado, a fatura envelhece, e o pagamento chega separadamente para ser aplicado. Receipt gera vendas à vista recorrentes — cada documento gerado, ao ser contabilizado, cria seu próprio Recebimento já nascido contabilizado e se liquida instantaneamente. Isso se encaixa em acordos genuinamente pagos na hora a cada ciclo; não se encaixa no aluguel comum, em que a cobrança e o recebimento são eventos separados. E a Nota de crédito está ausente de propósito — créditos são correções de erros específicos, e uma correção que se repete em uma programação é um problema de política, não um padrão de cobrança (um desconto recorrente pertence à fatura recorrente como uma linha com desconto).
O que cada execução produz
- Uma nova Fatura de venda com o cliente, as linhas e as dimensões do modelo; seu próprio número a partir da sequência da entidade; e sua data, data de vencimento e período contábil derivados para aquela execução.
- A fatura se vincula de volta ao modelo e aparece na lista Faturas de venda geradas do modelo — uma trilha de auditoria de todo documento que o modelo já criou.
- A Next Run Date do modelo avança um passo de frequência; Completed Count é incrementado; o modelo se desativa sozinho quando sua condição de término é atingida.
Um ano da Corvus, no piloto automático
Eis o que o modelo da Meridian faz silenciosamente ao longo de um ano de renovação, e onde as pessoas entram:
| Quando | O que acontece | Quem age |
|---|---|---|
| Dia 1º de cada mês | Uma fatura em rascunho aparece: aluguel $8.500 + estacionamento $500 = $9.000, com data e período daquele mês, numerada a partir da sequência | Ninguém — o agendador |
| Na mesma manhã | O responsável de AR dá uma olhada no rascunho e o contabiliza (o Auto Post está desativado na Meridian) | Responsável de AR, segundos |
| Meio do mês | A Corvus paga; o recebimento se aplica automaticamente à fatura do mês | Ninguém, na prática |
| Na renovação | O aluguel sobe: o responsável de AR edita a linha de aluguel do modelo — a próxima execução usa o novo valor; o histórico não é alterado | Responsável de AR, uma vez por ano |
| A qualquer momento | Faturas de venda geradas no modelo lista todo documento que ele já criou — a trilha de auditoria completa em um só lugar | Quem estiver auditando |
Doze faturas, uma edição de linha por ano, zero redigitação. É essa a forma de um bom modelo: os 90% recorrentes rodam sozinhos, e a atenção humana é gasta apenas onde algo realmente mudou.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Editar uma fatura gerada quando a mudança é permanente | A execução do próximo mês regenera os valores antigos — você vai corrigir a mesma coisa doze vezes | Mudanças permanentes vão no modelo; o rascunho gerado é só para ajustes válidos apenas naquele mês |
| Ativar o Auto Post desde o primeiro dia | Um erro de digitação no modelo se contabiliza sozinho todo mês, direto para os livros e para a caixa de entrada do cliente | Rode os primeiros ciclos com rascunhos; ative o Auto Post assim que o resultado tiver conquistado confiança |
| Excluir um modelo encerrado | A lista Faturas de venda geradas — o histórico do que ele produziu — vai junto | Desative e mantenha; modelos encerrados são documentação |
| Um modelo para "todos os locatários" | Um modelo tem um único cliente — você não pode disparar um documento para várias contas de uma vez | Um modelo por locatário; a modo de exibição de lista dos modelos vira seu mapa de aluguéis num relance |
| Supor que uma execução perdida vai se recuperar sozinha | Se o agendador não estava rodando, nada é gerado retroativamente sem intervenção | Fique de olho na Next Run Date; se estiver no passado, verifique o agendador (abaixo) e gere a lacuna deliberadamente |
Nos bastidores
A geração é executada pelo agendador de documentos recorrentes que seu administrador configura — a cadência, o tamanho do lote e um registro de execuções ficam no Console de administração. Se a Next Run Date de um modelo já passou e nada foi gerado, esse agendador é o primeiro lugar a verificar: Lotes de documentos recorrentes.
O que vem a seguir
- Clonar uma fatura de venda — para repetição sem uma programação.
- Contabilizando uma fatura de venda — o que acontece com cada rascunho gerado.
- Lotes de documentos recorrentes — o agendador que faz a geração.
Perguntas frequentes
Não — os modelos recorrentes de Fatura de venda oferecem apenas os tipos Invoice e Receipt. Créditos são correções, e correções não deveriam rodar em uma programação.
A geração simplesmente para; as faturas já existentes não são afetadas. Reative depois e ela retoma a partir da programação. Modelos não são excluídos quando terminam — a lista de documentos gerados é um histórico útil.
Modele a parte fixa com Auto Post desativado, e adicione/ajuste a linha variável em cada rascunho gerado no mês antes de contabilizar. Você mantém a automação para os 90% e o toque humano para os 10%.
Somente se o Auto Post do modelo estiver ativado. Caso contrário, elas ficam como rascunhos — localizáveis na lista de Faturas de venda (ou na lista de gerados do modelo) para revisão e contabilização, individualmente ou por contabilização em massa.
Completamente — é uma fatura em rascunho comum. Adicione a cobrança variável do mês, ajuste uma descrição, mude a data. Só lembre da divisão: mudanças válidas só para este mês vão no rascunho, mudanças permanentes vão no modelo.
As suas próprias, a cada execução: a data da fatura da execução, a data de vencimento das condições de pagamento, e o período contábil derivado da data — exatamente como se você a tivesse digitado naquele dia. O modelo nunca carrega datas antigas adiante.
Duas opções limpas: defina a End Date do modelo para a última data de cobrança (ele se desativa sozinho depois dessa execução), ou mude o Status para Draft assim que a última fatura sair. De qualquer forma, o histórico gerado permanece no modelo.
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