Contas contábeis padrão da entidade

Toda vez que a REDA registra uma transação, ele precisa decidir quais contas usar. Quando você emite uma fatura, para onde vai o valor devido? Quando um pagamento chega, em qual conta o dinheiro entra? Para as partes rotineiras e recorrentes da contabilidade, a REDA responde a essas perguntas a partir de um conjunto de contas contábeis padrão mantido na entidade. Configure-as uma vez e toda contabilização cai no lugar certo — automaticamente, da mesma forma, sempre.

Este artigo faz duas coisas: explica, em linguagem simples, os conceitos contábeis que você precisa conhecer e, em seguida, percorre cada conta padrão — o que ela é, quando a REDA a usa e um exemplo prático mostrando o lançamento contábil real.

Um resumo rápido (pule se você já conhece as partidas dobradas)

Contas de controle e caixa

Estas quatro são a espinha dorsal — são tocadas em praticamente toda venda, compra e pagamento.

Conta de contas a receber padrão — o que os clientes devem a você

A conta de controle de contas a receber. Debitada quando você emite uma Fatura de venda (o cliente agora deve a você) e creditada quando ele paga (a dívida é quitada).

Conta de contas a pagar padrão — o que você deve a fornecedores

A conta de controle de contas a pagar. Creditada quando você registra uma Fatura de compra (você agora deve ao fornecedor), debitada quando você a paga.

Caixa padrão e Conta bancária padrão — para onde o dinheiro se move

A Conta bancária padrão é o registro bancário selecionado automaticamente em novos recebimentos e desembolsos; sua conta contábil vinculada é onde o caixa é contabilizado. A Conta de caixa padrão é a conta contábil de caixa/banco usada como alternativa quando nenhum banco específico é escolhido. Essas são as linhas "Banco" nos exemplos acima e abaixo.

Alternativas de receita e despesa

A conta de uma linha normalmente vem do produto associado a ela. Essas contas padrão são a rede de segurança para quando uma linha não tem conta de produto.

Lucros acumulados padrão — para onde vai o lucro do ano

No fechamento do ano, a REDA "encerra" as contas de resultado e transfere o resultado líquido para Lucros acumulados — o total acumulado dos lucros que a empresa reteve. Um ano lucrativo:

Contas de reconhecimento e de retenção

Caixa não aplicado padrão — um pré-pagamento de cliente

Um cliente envia dinheiro antes de existir uma fatura para conciliá-lo. Ainda não pode ser receita — você deve a ele produtos/serviço — então ele fica em Caixa não aplicado (um passivo) até você aplicá-lo a uma fatura.

Pagamentos não aplicados padrão — um pré-pagamento a fornecedor

A imagem espelhada: você paga um fornecedor antes de a conta dele chegar. É dinheiro que lhe é devido (um ativo) até ser conciliado, então fica em Pagamentos não aplicados.

Receita diferida padrão — receita em regime de caixa

Em uma entidade de Regime de caixa, uma fatura não pode ser contada como receita até você ser pago. A receita fica em Receita diferida e é liberada quando o dinheiro chega.

Descontos

Desconto sobre vendas — um desconto que você concede

Uma conta retificadora de receita. Um desconto reduz o que o cliente deve e é registrado separadamente para que você veja a receita bruta versus a líquida.

Desconto sobre compras — um desconto que você obtém

Quando você paga uma conta antecipadamente e obtém um desconto por liquidação, a economia é receita (ou uma redução de custo) registrada aqui.

Câmbio (somente multi-moeda)

Quando você negocia em uma moeda diferente da moeda própria da empresa, as taxas de câmbio se movem entre a faturação e o pagamento. Essas variações geram ganhos e perdas que precisam ser registrados. (Novo nisso? Veja Arquitetura de moeda em 3 níveis.)

Câmbio realizado padrão — liquidado a uma taxa diferente

Você fatura um cliente americano em $1.000 quando £1 = $1,25, então é contabilizado a £800. Ele paga depois, quando £1 = $1,22, então os $1.000 agora valem £820 — um ganho real de £20.

Câmbio não realizado padrão — itens em aberto reavaliados no fim do período

A fatura ainda está em aberto no fim do mês. Se sua política contábil exige reavaliar os saldos em moeda estrangeira em aberto à taxa de fechamento — normalmente feito com um lançamento de ajuste no fim do período — os $1.000 em aberto (contabilizados a £800) são reavaliados a £1 = $1,27 → £787: uma perda contábil de £13, registrada aqui, mas ainda não realizada.

Ganho/Perda cambial padrão é a conta geral para diferenças de câmbio e é obrigatória em uma organização multi-moeda — a REDA não salva uma entidade multi-moeda sem ela. Realizado e Não realizado são as contas mais específicas para separar as diferenças entre itens liquidados e itens ainda em aberto.

Intercompanhia — quando suas próprias empresas negociam entre si

Se a empresa do Reino Unido da Meridian faz £500 de trabalho para sua coligada americana, ambas as empresas precisam registrar seu lado, e o grupo os compensa na consolidação. As contas Contas a receber intercompanhia e Contas a pagar intercompanhia (definidas em par) dão a essas transações o seu lugar.

Retenção na fonte

Em alguns países, o pagador precisa reter uma parte de um pagamento e repassá-la à autoridade fiscal em nome da outra parte. (Novo nisso? Veja Entendendo a retenção na fonte.)

Retenção a pagar padrão — você retém em um pagamento

Você deve £1.000 a um prestador de serviços, mas precisa reter 10%. Você paga £900 a ele e fica devendo £100 à autoridade fiscal.

Retenção a receber padrão — um cliente retém de você

Um cliente deve a você £1.000, mas retém £100 e paga £900. Os £100 são um crédito fiscal que você recuperará, registrado como uma conta a receber.

Três padrões que não são contas

Além das contas contábeis, a entidade carrega três companheiros que vale a pena conhecer:

Uma conta bancária separada para pagar despesas

Toda entidade tem uma Conta bancária padrão — a conta que a REDA usa quando precisa saber "por qual banco o dinheiro passou". Algumas organizações, porém, pagam suas despesas de uma conta diferente da que usam para tudo o mais: uma conta operacional ou de caixa pequeno dedicada, mantida separada da conta principal de recebimentos por controle.

O campo Conta bancária padrão – Despesas permite que uma entidade indique essa segunda conta. Quando ele está definido, a REDA a usa como o banco pagador para:

• Desembolsos,
• a execução de lote de pagamentos, e
• pagamentos automáticos em Faturas de compra do tipo Despesa.

Deixe em branco e nada muda — a REDA volta a usar a Conta bancária padrão comum da entidade, exatamente como antes. Como em qualquer conta bancária padrão, a Conta contábil própria da conta escolhida determina a Conta de caixa usada quando esses pagamentos são contabilizados.

O novo campo Conta bancária padrão – Despesas na Entity, na seção Default GL Accounts — deixe em branco para reutilizar a Conta bancária padrão da entidade.

O que vem a seguir

1. Referência de campos da entidade — onde ficam os campos de contas contábeis padrão.
2. Criando uma entidade — defina os padrões ao criar a empresa.
3. Configurações de política por entidade — outros comportamentos configuráveis por entidade.
4. Criando contas contábeis — construa as contas para as quais você aponta.
5. Como funciona a contabilização — como esses padrões conduzem as contabilizações.

Perguntas frequentes