Automação de E-mail para Fatura
O ápice da automação de faturas: os fornecedores enviam suas faturas por e-mail para um endereço dedicado, e rascunhos aparecem na REDA Financials — fornecedor identificado, linhas classificadas, os de alta confiança já criados — enquanto sua equipe revisa em vez de digitar. Veja aqui o pipeline e a configuração.
Acesso necessário. Trabalhar com itens de OCR exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (auxiliares e gerentes de Contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 permitem visualizar os itens, mas não agir sobre eles.
O pipeline, do início ao fim
Chega um e-mail com faturas em PDF anexadas
Cada anexo em PDF vira seu próprio item na Caixa de entrada de OCR (Pendente), com o remetente, o assunto e o arquivo preservados. E-mails sem PDF anexado recebem uma resposta cortês de rejeição: "Nenhum anexo em PDF foi encontrado no e-mail. Somente arquivos PDF são processados para extração de faturas." — e a recepção bem-sucedida confirma: "2 documento(s) PDF recebido(s) e enfileirado(s) para processamento."
O remetente é identificado — mesmo em encaminhamentos
Uma correspondência de e-mail com um contato vincula o fornecedor imediatamente. E-mails encaminhados são tratados com um cuidado especial: a IA lê o corpo do e-mail para encontrar o remetente original, de modo que o encaminhamento de faturas pela sua caixa de e-mail de Contas a pagar não confunda a identificação do fornecedor.
O loop de 15 minutos processa a fila
O loop OCR Document Processing (guia Operações) pega os itens Pendentes, executa a extração em duas fases e aplica a regra de confiança: no limite ou acima dele → rascunho de fatura de compra criado automaticamente; abaixo dele → Aguardando revisão para uma pessoa. As falhas ficam em Erros com o motivo.
Configurando o endereço (administrador, uma vez)
O endereço de recepção é um Email Service do Salesforce que o administrador cria no manipulador de e-mail de OCR do pacote — a Configuração gera um endereço de serviço longo, que a maioria das equipes coloca por trás de um alias amigável (por exemplo, ap-invoices@suaempresa.com, encaminhando para ele). Duas decisões merecem ser tomadas deliberadamente: se os fornecedores recebem o endereço diretamente ou se tudo passa pela sua caixa de e-mail de Contas a pagar (o encaminhamento funciona bem, graças ao tratamento do remetente original), e quem monitora as visualizações da fila diariamente.
O ciclo de controle para operar sem intervenção manual
- Comece de forma conservadora: um limite de criação automática alto encaminha quase tudo para revisão; reduza-o conforme as verificações pontuais se mostrarem consistentes.
- Revise os rascunhos criados automaticamente na contabilização — a automação eliminou a digitação, não a responsabilidade.
- Acompanhe o medidor — cada recepção conta para a cota mensal de documentos; a guia Assinatura mostra o consumo, e a recepção acima do limite é pausada com uma mensagem clara.
O que cada registro de recepção preserva
Cada PDF que chega vira um item de recepção totalmente documentado — a fila é uma trilha de auditoria, não apenas uma lista de tarefas. Para cada anexo, o registro na Caixa de entrada de OCR captura:
| O que é mantido | Detalhe |
|---|---|
| O documento em si | O PDF é armazenado como um arquivo no registro de recepção, para que os revisores sempre vejam exatamente o que o fornecedor enviou |
| E-mail do remetente | Quem enviou — substituído pelo remetente original quando a IA detecta uma fatura encaminhada |
| Conta do remetente e correspondência de fornecedor | Quando o e-mail do remetente corresponde a um contato nos seus registros, a conta desse contato é vinculada tanto como remetente quanto como fornecedor sugerido — antes mesmo de a extração começar |
| Assunto e corpo do e-mail | Preservados junto ao registro (textos longos são truncados para caber — assuntos até 255 caracteres, corpos até 32.768) |
| Arquivo de origem | O nome do arquivo do anexo, para que e-mails com vários anexos continuem distinguíveis |
| E-mail de recepção | Qual endereço de recepção o recebeu — útil quando você opera mais de um |
| Estado inicial | Status Pendente, marcado como uma recepção automatizada, tipo de documento Fatura de compra |
O que o remetente recebe de volta, na íntegra
O canal responde a todo e-mail que recebe — fornecedores e colegas que encaminham nunca ficam sem resposta:
| Situação | A resposta |
|---|---|
| PDFs recebidos e enfileirados | "{n} documento(s) PDF recebido(s) e enfileirado(s) para processamento." |
| Nenhum PDF anexado no e-mail | "Nenhum anexo em PDF foi encontrado no e-mail. Somente arquivos PDF são processados para extração de faturas." |
| Algo falhou durante a recepção | "Ocorreu um erro ao processar os anexos do seu e-mail: {reason}" — e um registro de recepção com status Erro ainda assim é criado, com o motivo capturado, de modo que nada desaparece silenciosamente |
Uma semana no endereço de recepção da Meridian
A Meridian Properties Group coloca à frente da sua recepção o endereço ap-invoices@meridianproperties.com. Uma semana típica:
| Resultado da recepção | Depois do loop de 15 minutos | |
|---|---|---|
| A MetroPower fatura a entidade nos EUA — um PDF, enviado diretamente pelo fornecedor | Um item Pendente; MetroPower identificada pelo endereço do remetente imediatamente | Alta confiança → rascunho de Fatura de compra criado automaticamente, classificado a partir do histórico da MetroPower |
| A gerente do escritório no Reino Unido encaminha uma fatura de limpeza da sua própria caixa de e-mail | Um item Pendente; a IA lê o encaminhamento e registra a empresa de limpeza como remetente | Fornecedor identificado apesar do encaminhamento; acima do limite → rascunho criado |
| Um PDF de extrato de fornecedor e um PDF de panfleto promocional no mesmo e-mail | Dois itens Pendentes — um por PDF, nomes de arquivo preservados | Nenhum dos dois é uma fatura: ambos ficam em Erros com o motivo, nenhuma fatura é criada |
| Uma fatura escaneada fotografada como JPG | Nada entra na fila; o remetente recebe a resposta "Nenhum anexo em PDF foi encontrado" | A equipe de Contas a pagar carrega a imagem no formulário de Nova fatura de compra em vez disso |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Publicar o endereço de recepção no seu site | PDFs irrelevantes consomem documentos do medidor e sobrecarregam a visualização de Erros | Compartilhe-o com os fornecedores de forma deliberada, como dados bancários — ou faça tudo passar pela sua caixa de e-mail de Contas a pagar |
| Contatos de fornecedores sem e-mail cadastrado nos seus registros | A identificação do remetente não tem com o que comparar — cada fatura precisa de identificação manual do fornecedor na revisão | Mantenha um contato com o e-mail de faturamento em cada conta de fornecedor; a identificação (e a classificação baseada em histórico) começa a funcionar imediatamente |
| Reencaminhar um e-mail porque nada aconteceu em cinco minutos | Cada chegada cria novos registros de recepção e consome o medidor de novo — a primeira cópia só estava esperando o loop | Verifique a fila primeiro: Pendente significa "recebido, aguardando o próximo ciclo de 15 minutos" |
| Ninguém é responsável pela fila | Faturas abaixo do limite e erros envelhecem silenciosamente enquanto os vencimentos passam | Atribua as visualizações Aguardando revisão e Erros à rotina diária de uma pessoa específica |
| Tratar a resposta de rejeição como spam | As respostas são o diagnóstico do canal — "Nenhum anexo em PDF" diz exatamente por que nada entrou na fila | Leia a resposta; ela indica o problema e a solução |
O que vem a seguir
- Caixa de entrada de OCR e fila de documentos — onde os e-mails chegam.
- Criando uma Fatura a partir do OCR — a metade de revisão.
- Programador de operações — os controles do loop.
Perguntas frequentes
Cinco itens na Caixa de entrada de OCR, cinco extrações, até cinco faturas em rascunho — uma por anexo em PDF. Faturas de várias páginas em um único PDF são processadas como um documento só.
O e-mail é o canal não supervisionado — aceitar apenas PDF mantém o fluxo automatizado no formato que os fornecedores realmente enviam e filtra imagens de assinatura e logotipos que costumam vir junto nos e-mails. Para um recibo fotografado, use o upload do formulário, onde há uma pessoa presente.
PDFs que não são faturas são recusados pela verificação de "isto é uma fatura?" e ficam em Erros/Rejeitados com o motivo; nenhuma fatura é criada a partir deles. Ainda assim vale tratar o endereço como qualquer caixa de e-mail financeira — compartilhado de forma deliberada, não publicado no site.
Sim — o medidor conta a recepção, um por PDF, resulte ou não em uma fatura no final. Esse é mais um motivo para manter o endereço bem curado e treinar os fornecedores para enviar apenas faturas. Quando o limite é atingido, a recepção para com "O limite mensal de processamento de documentos com IA foi atingido. Entre em contato com o administrador."
O endereço que enviou o e-mail. Se sua caixa de e-mail de Contas a pagar encaminha faturas para dentro, sua própria equipe vê as confirmações e mensagens de erro — quem envia diretamente, ou seja, os fornecedores, vê essas mensagens em vez disso. De um jeito ou de outro, sempre há uma resposta.
Não por enquanto — o pipeline cria Faturas de compra a partir de faturas de fornecedores. Outros tipos de documento estão reservados para fases futuras; enviá-los agora resulta na recusa de "não é uma fatura", em vez de um documento incorreto na sua contabilidade.
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