Configurando Regras de Rateio
Se o rateio é o mesmo todo mês, defina-o uma única vez. Uma Lista de alocação de despesas é uma receita de rateio salva — quais entidades compartilham um custo, e em que proporções — que qualquer pessoa pode aplicar a uma fatura com um clique, e que o lote de rateio automático pode aplicar sem nenhum clique.
Acesso necessário. Configurar e editar listas de alocação requer o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (auxiliares e gerentes de AP) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema) — as mesmas pessoas que contabilizam as faturas que as utilizam. Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar, mas não alterar.
Criando uma lista
Crie a lista
Na guia Listas de alocação de despesas, clique em Novo. Dê a ela um nome que diga para que serve — "Rateio do seguro do grupo", "Custos de TI da matriz" — escolha seu território e mantenha-a ativa.
Adicione os itens — um por entidade que recebe
Cada Item de alocação de despesas contém: a Entidade que recebe uma parcela, sua Porcentagem, se deve Incluir Imposto na parcela dessa entidade, e uma Ordem opcional que fixa a ordem em que os itens são aplicados.
Confira se as porcentagens fazem sentido
Para rateios que devem distribuir totalmente um custo, os itens devem somar 100%. Uma lista deliberadamente parcial (digamos, 40% para uma empresa irmã, o restante ficando na própria entidade) também é válida — o restante simplesmente permanece com a entidade pagadora.
Todos os campos, de relance
| Campo | Obrigatório? | O que faz |
|---|---|---|
| Lista: Nome | Sim | O que aparece no seletor de Modelo de Alocação — nomeie o padrão de rateio, não o mês |
| Lista: Território | Sim | A qual parte da sua organização a lista pertence |
| Lista: Ativo | Sim (mantenha ativado) | Listas descontinuadas são desativadas, não excluídas — o histórico permanece referenciado |
| Item: Entidade | Sim | A empresa que recebe essa parcela — um item por entidade que recebe |
| Item: Porcentagem | Sim | A parcela dessa entidade no custo |
| Item: Incluir Imposto | Não | Se a parcela dessa entidade também carrega sua proporção do imposto da linha |
| Item: Ordem | Não | Controla a ordem em que os itens aparecem e a ordem em que são aplicados. Números menores primeiro; em branco fica por último. |
Um exemplo prático — o rateio dos custos da matriz da Meridian, definido uma vez como três itens:
Deliberadamente não existe conta contábil em um item. A entidade recebedora sempre registra sua parte na mesma conta contábil da linha de fatura de onde ela veio — assim um custo continua classificado como o custo que ele é, seja quem for que acabe carregando-o. Quando o recebedor precisa de uma conta diferente, isso é definido no registro de alocação resultante, e não na lista reutilizável.
| Item | Entidade | Porcentagem | Incluir Imposto |
|---|---|---|---|
| 1 | Meridian Properties US LLC | 60% | Não |
| 2 | Meridian Properties UK Ltd | 25% | Não |
| 3 | Meridian Properties India Pvt Ltd | 15% | Não |
Toda conta da matriz agora se divide 60/25/15 com um clique — ou nenhum clique, assim que o lote de rateio automático estiver de olho. (O imposto de entrada recuperável costuma ficar com a entidade registrada para reivindicá-lo — daí Incluir Imposto estar desmarcado aqui; consulte seu consultor tributário.)
Usando uma lista
- Manualmente: na tela Alocar Despesas, escolha a lista na caixa Modelo de Alocação e clique em Aplicar — as linhas se preenchem com as entidades e porcentagens da lista, prontas para ajustar ou contabilizar.
- Automaticamente: anexe a lista à linha da fatura (seu campo Lista de alocação de despesas). O lote de rateio automático agendado encontra essas linhas em faturas contabilizadas e as aloca sem envolvimento humano — o recurso matador para custos recorrentes. Detalhes em Executando o rateio automático.
Mantendo as listas
- As proporções mudaram? Edite as porcentagens dos itens — aplicações futuras usam os novos números; lotes já contabilizados permanecem intocados.
- Uma entidade saiu do grupo? Remova o item dela e redistribua; desative em vez de excluir listas que você possa precisar como referência.
- Custos diferentes, rateios diferentes? São duas listas — anexe cada uma às linhas de fatura corretas ou aplique manualmente por fatura.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Nomear listas por período ("Rateio de junho") | Listas são receitas reutilizáveis — um nome datado fica desatualizado e gera duplicatas | Nomeie o padrão: "Rateio do seguro do grupo", "Custos da matriz 60/25/15" |
| Definir contas contábeis nos itens "para ser minucioso" | O mesmo custo acaba em contas diferentes por entidade e o relatório consolidado deixa de bater | Deixe a conta contábil em branco a menos que o receptor genuinamente classifique o custo de forma diferente |
| Uma lista parcial que ninguém sabe que é parcial | Itens que somam 85% silenciosamente deixam 15% na própria entidade — ótimo se intencional, um mistério se não for | Diga isso no nome ou na descrição ("40% para a PropCo, o restante fica") |
| Excluir uma lista descontinuada | Você perde a referência que explica rateios históricos | Desative-a — listas inativas param de ser oferecidas, mas mantêm o histórico legível |
| Marcar Incluir Imposto sem verificar a recuperabilidade | O imposto de entrada recuperável pode pertencer à entidade registrada que pode reivindicá-lo | Confirme o tratamento com seu consultor tributário por jurisdição e, então, marque a caixa deliberadamente |
O que vem a seguir
- Entendendo o rateio de despesas — a mecânica e a contabilização.
- Executando o rateio automático — colocando as listas no piloto automático.
Perguntas frequentes
Somente quando a entidade que recebe contabiliza esse tipo de custo de forma diferente — por exemplo, o pagador o trata como despesa de instalações, mas o receptor o classifica como custo de serviços gerenciados. Em branco significa "mesma conta do custo original", o que mantém o relatório consolidado limpo e é a escolha certa para a maioria dos grupos.
Sim — a lista apenas preenche previamente a tela de rateio. Ajuste qualquer linha antes de contabilizar; a lista em si permanece inalterada.
Elas são mantidas pelos conjuntos de permissões Accounts Payable ou Accounting Admin — as mesmas pessoas que contabilizam as faturas que as utilizam.
Não — uma lista deliberadamente parcial (40% para uma empresa irmã, o restante ficando na própria entidade) é válida e útil. A regra dos 100% se aplica em outro lugar: um rateio em nível de cabeçalho na tela da fatura deve distribuir totalmente a fatura, então listas parciais são adequadas para o trabalho em nível de linha.
Na linha da fatura — em seu campo Lista de alocação de despesas. Para custos compartilhados recorrentes, defina-o uma vez na linha do modelo recorrente para que toda fatura gerada o herde, e o lote de rateio automático assume a partir daí.
A parcela proporcional dessa entidade no imposto da linha alocada, além da sua parte do custo. Deixe desmarcado para manter todo o imposto com a entidade pagadora — a escolha usual quando o pagador é quem tem direito a recuperá-lo.
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