Faturamento eletrônico na fatura de venda
Nos países que exigem, uma fatura de venda só é legalmente uma fatura depois que o órgão fiscal a viu e emitiu um número oficial para ela. O REDA Financials cuida dessa transmissão para você como parte da contabilização. Este artigo é para quem emite e contabiliza faturas todos os dias: o que muda na sua tela, o que significam os campos novos, como excluir uma fatura que não deve ser transmitida e por que uma fatura já transmitida não pode mais ser descontabilizada.
O que muda para você — e o que não muda
Quase nada muda no seu jeito de trabalhar. Você emite a fatura como sempre e a contabiliza como sempre. A transmissão acontece em volta da contabilização, não por meio de etapas extras.
| Etapa | O que é diferente |
|---|---|
| Criar a fatura | Nada, a menos que você precise excluir esta fatura específica da transmissão — veja Ignorar fatura eletrônica. Essa é a única decisão que precisa ser tomada antes de contabilizar. |
| Contabilizar a fatura | Nada que você precise fazer. A contabilização se comporta exatamente como antes, na mesma velocidade. A transmissão é iniciada em separado, logo em seguida, para que um órgão fiscal lento nunca consiga atrasar ou derrubar a sua contabilização. |
| Depois de contabilizar | O Status de fatura eletrônica na fatura começa a dizer até onde a transmissão chegou. Este é o campo para acompanhar. |
| Corrigir um erro | Esta é a mudança de verdade. Depois que a fatura chegou ao órgão fiscal, você não pode mais descontabilizá-la nem editá-la — você a corrige com uma nota de crédito. Veja por quê. |
Os três campos novos na fatura
Eles ficam em uma seção Faturamento eletrônico da fatura de venda. Dois são preenchidos pelo sistema e não podem ser digitados; um é seu.
| Campo | Quem define | Para que serve |
|---|---|---|
| Status de fatura eletrônica | O sistema — somente leitura para todos, inclusive administradores | Até onde a transmissão desta fatura chegou. Em branco significa que ela nunca foi transmitida. Veja os status. |
| UUID de fatura eletrônica | O órgão fiscal — somente leitura para todos | O identificador fiscal único que o órgão emite quando aceita a fatura. É o número que torna o documento legalmente válido, e o que um auditor vai pedir. Fica em branco até a fatura ser aceita. |
| Ignorar fatura eletrônica | Você — se o seu administrador tiver habilitado | Exclui completamente esta fatura específica da transmissão. Veja abaixo. |
Lendo o Status de fatura eletrônica
A fatura espelha o status da transmissão dela, então você vê a situação sem abrir mais nada. Cinco dos valores significam que o sistema está trabalhando e você não precisa fazer nada; dois significam que a fatura precisa de você.
| O que você vê | O que significa | É com você? |
|---|---|---|
| (em branco) | Esta fatura nunca foi transmitida. Ou ela ainda não está contabilizada, ou está excluída por Ignorar fatura eletrônica, ou a entidade dela não transmite eletronicamente de jeito nenhum. | Não |
| Rascunho | A transmissão está preparada, mas retida, porque a sua organização confere as faturas antes de enviá-las ao órgão fiscal. | Não — mas alguém precisa liberar, então veja de quem é essa responsabilidade. |
| Pronto para enviar / Na fila | Liberada e na fila para ser transmitida. Normalmente dura segundos. | Não |
| Enviado | O órgão fiscal tem a fatura e está decidindo. Dependendo do país isso leva minutos ou horas, e é mais lento no fim do mês. | Não — a menos que fique assim por um dia útil. Aí avise o seu administrador. |
| Aceito | Aprovada. O UUID de fatura eletrônica já está preenchido e a fatura é legalmente válida. Você pode enviá-la ao seu cliente. | Não — esta é a linha de chegada. |
| Rejeitado | O órgão fiscal olhou a fatura, recusou e disse o motivo. | Sim. Veja abaixo. |
| Erro | A fatura nunca chegou ao órgão fiscal — um problema de configuração ou de conexão, não um problema da sua fatura. | Não — mas informe o seu administrador; isso não se resolve sozinho. |
| Cancelado | O documento foi retirado junto ao órgão fiscal. | Não |
Excluindo uma fatura com Ignorar fatura eletrônica
Algumas faturas nunca deveriam chegar ao órgão fiscal — uma cobrança interna entre as suas próprias entidades, um documento de teste ou uma transação fora do escopo da obrigatoriedade. Marcar Ignorar fatura eletrônica exclui aquela fatura por completo: nada é transmitido e nenhum Histórico é criado.
- Abra a fatura enquanto ela ainda está em Rascunho, antes de contabilizar.
- Marque Ignorar fatura eletrônica no formulário da fatura.
- Salve e contabilize normalmente.
- O que você deve ver: depois de contabilizar, o Status de fatura eletrônica fica em branco e a fatura não tem nenhum Histórico de fatura eletrônica. Essa é a confirmação de que ela foi excluída.
Por que uma fatura transmitida não pode ser descontabilizada nem editada
Depois que uma fatura chega a Enviado ou Aceito, o REDA Financials não deixa você descontabilizá-la nem alterá-la. Se tentar, você verá:
Esta não é uma restrição da REDA que possa ser desligada por configuração. O órgão fiscal já tem aquele documento; ele faz parte do registro fiscal público. Alterar a sua cópia deixaria os seus livros fora de sintonia com o registro do governo — que é exatamente o que a obrigatoriedade existe para impedir.
O remédio é o mesmo que os contadores sempre usaram, e deixa uma trilha de auditoria mais limpa do que uma edição jamais deixaria: emita uma nota de crédito para reverter a original e depois emita uma fatura corrigida.
Quando o órgão fiscal rejeita uma fatura
Rejeitado significa que o órgão fiscal examinou a fatura e a recusou. O sistema funcionou; o conteúdo é que não atendeu às regras. A maioria das rejeições se resume a um punhado de causas — com mais frequência, o número de identificação fiscal do cliente não bater com o cadastro do órgão.
- Abra a fatura e depois abra o registro dela na lista relacionada Históricos de fatura eletrônica.
- Leia a Mensagem de resposta — o motivo do órgão fiscal, com as palavras dele. Normalmente ela lista todos os problemas encontrados, não só o primeiro.
- Pergunte-se se a falha está nesta fatura ou nos dados por trás dela. Um número fiscal de cliente errado é dado mestre: a mesma rejeição vai atingir todas as faturas futuras daquele cliente até o cadastro dele ser corrigido.
- Corrija a causa.
- Reverta a fatura rejeitada com uma nota de crédito e emita uma corrigida. Ela é transmitida como um documento novo.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que dói | No lugar disso |
|---|---|---|
| Contabilizar primeiro e decidir sobre Ignorar fatura eletrônica depois | A marcação é lida na contabilização. Depois disso é tarde, e a fatura já está com o órgão fiscal. | Decida antes de contabilizar. Na dúvida, pergunte antes de contabilizar. |
| Enviar a fatura ao cliente assim que ela é contabilizada | Em um país com obrigatoriedade, a fatura não é legalmente válida até o órgão fiscal aceitá-la e emitir o identificador fiscal. | Espere por Aceito e pelo UUID de fatura eletrônica preenchido. |
| Tratar Erro como um problema seu para resolver | Erro significa que a fatura nunca chegou ao órgão fiscal — é questão de configuração ou de conexão. Reemitir a fatura não vai ajudar. | Informe o seu administrador. |
| Editar os dados do cliente na fatura para contornar uma rejeição | Pode fazer uma fatura passar, mas o cadastro do cliente continua errado e a próxima fatura falha do mesmo jeito. | Corrija o cadastro do cliente e depois reemita. |
Para onde ir depois
- Faturamento eletrônico: como funciona — o conceito e o fluxo de ponta a ponta.
- Ler um Histórico de fatura eletrônica — o detalhe por trás de um status, e o que uma rejeição realmente disse.
- Criando uma nota de crédito — o caminho de correção de uma fatura transmitida.
- Contabilizando uma fatura de venda — o que a contabilização faz com os seus livros.
- Configurar o faturamento eletrônico de uma entidade — para o seu administrador.
Perguntas frequentes
Normalmente não. Em branco significa que nada foi transmitido para esta fatura, o que é correto em três casos normais: a fatura está marcada como Ignorar fatura eletrônica; a entidade dela não está configurada para transmitir eletronicamente; ou aquele tipo de documento não está no escopo da transmissão. Se você esperava que ela fosse transmitida e nenhum desses casos se aplica, peça ao seu administrador para conferir a configuração da entidade.
Não — os dois são somente leitura para todo mundo, administradores incluídos. O status reflete o que de fato aconteceu com o órgão fiscal, e o identificador é emitido pelo órgão. Se pudessem ser digitados por cima, nenhum dos dois valeria nada como evidência.
Varia por país, mas se uma fatura continua em Enviado no dia útil seguinte enquanto outras contabilizadas ao mesmo tempo já foram aceitas, levante a questão. A causa costuma estar do lado do administrador, e não em algo relacionado à sua fatura.
Nem uma coisa nem outra. A transmissão só é iniciada depois que a fatura foi salva com segurança, propositalmente para que um órgão fiscal lento ou indisponível nunca consiga atrasar uma contabilização nem revertê-la.
Então ela foi marcada depois que a fatura foi contabilizada, o que é tarde demais — a marcação é lida uma única vez, na contabilização. Corrija a fatura transmitida com uma nota de crédito e, da próxima vez, marque a caixa antes de contabilizar.
Isso depende do que o seu administrador colocou no escopo da sua entidade e do que o órgão fiscal do seu país exige. Confira a configuração da entidade, ou pergunte ao seu administrador, em vez de supor uma coisa ou outra.