Visão geral da atualização em massa de status
O fechamento mensal raramente é um único documento — significa quarenta rascunhos para contabilizar, uma dúzia de cotações vencidas para cancelar, um lote de lançamentos para liberar. A Atualização em Massa de Status é a ferramenta única da REDA Financials para tudo isso: selecione os registros em qualquer visualização de lista, escolha o status de destino e deixe cada registro se processar sozinho — com um relatório honesto, registro a registro, do que aconteceu.
Acesso que você vai precisar. Não há uma permissão separada para a atualização em massa — você precisa do mesmo conjunto que já permite fazer essa alteração no documento um de cada vez: Accounts Payable v2 ou Accounting Admin v2 para Faturas de compra, Ordens de compra e Desembolsos; Accounts Receivable v2 ou Accounting Admin v2 para Faturas de venda e Recebimentos; Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2 para Lançamentos contábeis e lançamentos da Razão de ativos. Se você não pode contabilizar um registro, a execução recusa todos eles da mesma forma.
O fluxo, do início ao fim
Selecione registros em uma visualização de lista
Funciona com qualquer visualização de lista de um documento compatível. As visualizações filtradas são suas aliadas: as visualizações Rascunho que já vêm incluídas dão exatamente o trabalho não contabilizado do mês, pronto para marcar.
Revise o resumo e escolha o status de destino
A ferramenta abre com um recuento em linguagem simples do que você selecionou e onde isso está atualmente:
Aplicar — e ler os resultados
A tela de resultados totaliza tudo — atualizados · já no destino · com falha — com uma tabela das falhas, se houver: cada registro vinculado, cada mensagem de erro literal. Corrija a causa, reselecione apenas as falhas, execute novamente.
A tela, controle por controle
A tela de Atualização em Massa de Status é deliberadamente pequena — quatro coisas para ler, uma decisão para tomar:
| Controle | O que faz |
|---|---|
| Linha de resumo | Um recuento em linguagem simples da seleção e de onde ela está atualmente — "12 selecionados: 8 Rascunho, 3 Contabilizado, 1 Cancelado". Leia-a antes de tudo: se os números surpreenderem você, o filtro da sua visualização de lista (ou a sua marcação) precisa de outra olhada. |
| Status de destino (obrigatório) | Uma lista suspensa dos status que esse tipo de documento admite — cada objeto tem seu próprio ciclo de vida, então uma lista de Lançamentos contábeis mostra status de lançamento, e uma lista da Razão de ativos mostra status de lançamento de ativo. Aplicar permanece desabilitado até você escolher. |
| Motivo do Cancelamento | Uma caixa de texto que aparece apenas quando o destino é Cancelado, em documentos que registram um — faturas de venda e de compra, incluindo seus tipos de nota de crédito e nota de crédito de fornecedor. Um único motivo para toda a execução, registrado em cada documento que ela cancela, junto com a data do cancelamento. |
| Aplicar | Inicia a execução. A partir daqui, cada registro é processado de forma independente — não existe "interromper na metade" porque não há uma metade: cada registro completa sua própria alteração ou informa por que não conseguiu. |
| Cancelar | Fecha a tela; nada muda. A seleção na visualização de lista é preservada, então você pode ajustá-la e executar novamente. |
Como ler a tela de resultados
Quando a execução termina, você recebe um título — "{X} atualizados · {Y} já no destino · {Z} com falha" — apoiado por três blocos (Atualizados, Já no Destino, Com Falha) e, quando algo falha, uma tabela de falhas listando cada registro como um link com sua mensagem de erro exata, com duplicatas agrupadas para que vinte falhas idênticas de período fechado apareçam como uma única linha, não vinte. O próprio texto de ajuda da tela resume a filosofia em uma frase: "Each record is processed independently; partial success is possible."
Uma execução real do setor de contas a pagar da Meridian Properties Group: três Faturas de compra selecionadas — o resumo lê "3 Faturas de compra selecionadas — 1 Rascunho, 2 Contabilizado" — com Status de destino definido como Contabilizado. O rascunho é contabilizado; as duas faturas já contabilizadas são omitidas sem serem tocadas; o resultado lê 1 atualizado · 2 já no destino · 0 com falha. Nada foi contabilizado duas vezes, nada deu erro, e executar a mesma seleção novamente simplesmente informaria 0 atualizados · 3 já no destino.
As mensagens que você vai encontrar na tabela de falhas
As falhas citam as mesmas mensagens que o documento daria a você um de cada vez — a ferramenta em massa não adiciona nada nem esconde nada. As mais comuns, com suas correções:
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "Este documento exige aprovação antes da contabilização. O Status de aprovação deve ser Aprovado ou Não exigido." | O controle de aprovação aplica-se em massa exatamente como se aplica individualmente — resolva a aprovação e execute novamente sobre esse registro. |
| "Invoice Date must fall within the selected Accounting Period." | A data e o período não coincidem nesse documento — abra-o, corrija a data ou o período, execute novamente. |
| "A Conta contábil está inativa e não pode receber novas contabilizações. Selecione uma conta ativa ou reative esta." | Uma linha faz referência a uma conta desativada — recodifique a linha ou reative a conta. |
| "Credit Memo/Vendor Memo must have a negative total." | Um documento do tipo nota dentro da seleção não tem a forma de uma nota — complete-o como seu tipo exige. |
| "Não é possível anular uma Fatura de venda com pagamentos ou créditos aplicados. Reverta as aplicações primeiro." | O cancelamento respeita as dependências: desfaça as aplicações e execute novamente o cancelamento sobre esse registro. |
| "Informe um motivo para anular esta fatura." | A execução tinha como destino Cancelado em documentos que registram um motivo, mas a caixa Motivo do Cancelamento ficou vazia — escreva um e execute novamente. |
Toda alteração deixa um rastro de auditoria
Uma execução em massa não é um tipo especial de alteração — são muitas alterações comuns, então cada uma é registrada da forma comum. Toda contabilização e cancelamento chega ao Log de Auditoria como sua própria entrada (o log registra a ação, quem a realizou, quando e o registro envolvido), e o próprio histórico de cada documento mostra a mudança de status exatamente como se você tivesse clicado nela ali. Um auditor que revisa uma fatura vê sua contabilização; um administrador que revisa a sua tarde vê as quarenta.
O princípio de design: cada registro se sustenta sozinho
A atualização em massa não é um atalho para contornar as regras. Cada registro selecionado executa sua lógica completa e normal de ciclo de vida — as mesmas validações, os mesmos lançamentos contábeis, os mesmos bloqueios de uma alteração de um de cada vez:
- Um rascunho que falharia ao ser contabilizado sozinho (período fechado, aprovação ausente, conta inativa) também falha em massa — com a mesma mensagem.
- A falha de um registro nunca bloqueia os outros: o sucesso parcial é proposital. Trinta e oito são contabilizados; dois voltam com motivos; nada fica pela metade.
- Registros já no destino são omitidos sem serem tocados — executar o mesmo lote duas vezes é inofensivo.
Onde funciona
O botão aparece nas visualizações de lista de todos os documentos principais: Faturas de venda (incluindo notas de crédito), Faturas de compra (incluindo notas de crédito de fornecedor e faturas de despesa), Recebimentos, Desembolsos, Lançamentos contábeis, Ordens de compra, Lotes de alocação de faturas de compra e lançamentos da Razão de ativos. Detalhes por objeto: Objetos Suportados.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Pular a linha de resumo e clicar direto em Aplicar | O recuento — "12 selecionados: 8 Rascunho, 3 Contabilizado, 1 Cancelado" — existe para detectar um filtro errado antes que ele se torne quarenta contabilizações erradas | Leia os números; se não corresponderem à sua intenção, Cancele e corrija a seleção |
| Tratar a tabela de falhas como más notícias a descartar | Cada falha é um registro que ainda precisa da alteração — fechar a tela perde sua lista de pendências | Trabalhe a tabela: cada linha está vinculada, cada motivo é a instrução de correção |
| Repetir execuções enormes sem filtro para "pegar tudo" | Os relatórios de resultado ficam ilegíveis, e a janela de processamento da plataforma é finita | Divida por entidade ou por mês — execuções menores, relatórios legíveis, a mesma velocidade total |
| Esperar que a atualização em massa edite campos | Ela muda o status (mais o motivo do cancelamento que pertence a um cancelamento) — nada mais | Use a edição padrão da visualização de lista para alterações de campos; ela respeita os mesmos bloqueios de registro contabilizado |
| Presumir que a operação em massa ignora as regras "porque é coisa de administrador" | Alguém planeja uma execução que as validações vão (corretamente) recusar, e o fechamento mensal atrasa | Planeje execuções sabendo que cada registro enfrenta seus controles normais completos — resolva aprovações e períodos primeiro |
O que vem a seguir
- Contabilização em Massa — a execução de contabilização de fechamento mensal, passo a passo.
- Cancelamento em Massa — cancelando muitos documentos, com motivos.
- Objetos Suportados — as especificidades por documento.
Perguntas frequentes
O limite prático é a sua seleção na visualização de lista e a janela de processamento da plataforma. Para execuções muito grandes (centenas ou mais), trabalhe em fatias filtradas — por entidade ou por mês —, o que também mantém os relatórios de resultado legíveis.
Não — eles simplesmente já estavam onde você pediu que fossem, então a ferramenta os deixou intocados e informou isso. É o que torna seguro executar novamente depois de uma falha parcial.
Nenhuma permissão separada — aplicam-se seus direitos normais sobre o documento. Se você pode contabilizar uma fatura de uma em uma, pode contabilizar quarenta; se não pode, a ferramenta em massa recusa todas da mesma forma, com um motivo por registro.
Nunca. Cada registro executa sua lógica completa de ciclo de vida — controles de aprovação, verificações de período, validações de conta, tudo. Um documento que se recusaria a contabilizar sozinho se recusa também em massa, com a mesma mensagem na tabela de falhas.
Nos mesmos lugares onde qualquer alteração aparece: cada contabilização ou cancelamento é registrado no Log de Auditoria como sua própria entrada, e o histórico de cada documento mostra sua mudança de status. A execução é simplesmente seus registros — consulte-os como consultaria qualquer contabilização ou cancelamento.
Nenhum Status de destino foi escolhido ainda — a lista suspensa ainda mostra "Selecionar status de destino...". Aplicar é habilitado assim que você escolhe um; se você escolheu Cancelado em faturas, escreva também o Motivo do Cancelamento antes de aplicar.
Não — uma execução, um status de destino para tudo o que foi selecionado. Intenções mistas significam duas execuções: filtre o conjunto que deve ser contabilizado, execute; filtre o conjunto que deve ser cancelado, execute novamente. Cada uma leva segundos.
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