Lista de verificação da entrada em produção

A entrada em produção de um novo sistema contábil é o momento que você só tem a chance de fazer uma vez por conjunto de livros. Esta lista de verificação percorre o processo em ordem — desde a instalação do pacote até a virada para produção — para que nada importante seja esquecido e os seus números de abertura estejam corretos desde o primeiro dia. Ela foi escrita para quem lidera a implementação: o administrador, o controller ou o parceiro de implementação.

Antes de começar — reúna e decida

Uma entrada em produção tranquila é, na maior parte, preparação. Reúna estes itens primeiro:

• Decida entre moeda única e multimoeda. Se alguma entidade for transacionar em uma moeda diferente da sua moeda local, você é multimoeda. Decida agora — essa é uma configuração feita uma única vez, logo no início.
• Monte o seu balancete de abertura. Exporte os saldos de fechamento do seu sistema atual na data de corte planejada. Isso é a espinha dorsal da Fase 3.
• Liste as suas entidades. Toda empresa legal que tem um conjunto de livros próprio — com sua moeda local, regime contábil (competência ou caixa) e mês de início do ano fiscal.
• Liste os seus territórios. Os países e regiões em que você opera. Toda entidade pertence a um território, então você precisa de pelo menos um, mesmo em uma operação de um único país.
• Liste os seus usuários e suas funções. Quem cuida de contas a receber, quem cuida de contas a pagar, quem é dono do livro razão, quem só revisa. Isso define licenças e conjuntos de permissões — e a sua segregação de funções.
• Identifique os seus países de operação. Eles determinam quais pacotes de impostos e retenções você vai semear.
• Nomeie o responsável pelos livros. Decida quem tem autoridade para fechar períodos e quem aprova o fechamento.

Fase 1 · Instalar e ativar

• Instale em um sandbox e depois em produção. A REDA nunca envia o pacote para a sua org de produção — você o instala, testa em um sandbox e o promove quando estiver pronto. Veja Instalação e atualizações.
• Ative a sua assinatura. Na guia Financial Admin Console → Subscription, cole a sua chave de licença e clique em Ativar. Veja Assinatura e planos.
• Atribua as licenças de usuário. Marque a caixa REDA Financials AI em cada usuário que for lançar transações. Veja Atribuição de licenças.
• Atribua os conjuntos de permissões por função. Dê a cada usuário o conjunto de permissões da sua função — e mantenha as funções separadas. Veja Atribuição de conjuntos de permissões e Segregação de funções e segurança.

Fase 2 · Configure a base

Esta é a maior parte do trabalho, e quase tudo acontece na Financial Admin Console e nas suas guias de dados mestres. O guia Configuração pós-instalação percorre cada um desses itens em detalhes — aqui eles aparecem como uma lista de verificação, na ordem que funciona.

• Defina o seu modo de moeda. Confirme moeda única ou multimoeda em REDA Application Settings antes de lançar qualquer transação.
• Semeie o plano de contas global. Isso monta um plano baseado em normas — e cria automaticamente os seus padrões contábeis globais.
• Semeie os pacotes de impostos e retenções do seu país. Semeie cada país em que você opera para carregar as suas jurisdições fiscais, regras fiscais e regras de retenção (WHT/TDS).
• Revise os seus padrões contábeis. Abra Global Accounting Defaults e confirme se cada conta contábil padrão é a correta segundo a sua política. O pacote garante que o mapeamento seja estruturalmente válido; escolher a conta certa é um julgamento profissional seu.

• Defina os seus territórios. Crie pelo menos um; adicione sub-regiões se precisar. Configure padrões contábeis em nível de território onde uma região precisar de contas diferentes.
• Crie as suas entidades. Para cada empresa legal, defina o seu território, a moeda local, as contas contábeis padrão, o regime contábil (competência ou caixa) e o mês de início do ano fiscal.
• Configure as sequências de documentos. Defina a numeração de cada entidade e tipo de documento (faturas, contas, recibos, pagamentos, lançamentos) — prefixo, sufixo, número inicial e se o ano é incluído. Faça isso antes de emitir o primeiro documento, para que a numeração fique limpa e auditável desde o início.

• Configure os seus produtos e serviços. Crie o seu catálogo e vincule os perfis fiscais para que o imposto seja calculado corretamente nas linhas de faturas e contas de venda e de compra.
• Configure as suas contas bancárias. Para cada conta, defina a conta contábil de caixa, a moeda, a entidade proprietária e os padrões de conciliação.
• Configure o talão de cheques e a numeração. Se você imprime cheques, defina o número inicial, final e o próximo número do cheque, além da descrição do talão em cada conta bancária — o número então flui automaticamente para cada desembolso.
• Configure os seus clientes e fornecedores. Crie as Contas (Accounts), vincule os seus perfis fiscais e defina padrões como as condições de pagamento.
• Configure as condições de pagamento. Defina os seus prazos de vencimento e eventuais descontos por pagamento antecipado.
• (Multimoeda) Configure as taxas de câmbio. Configure a sua fonte de taxas e a sincronização diária para que as conversões e os ganhos/perdas cambiais sejam contabilizados corretamente.
• Configure os modelos de PDF e a identidade visual. Configure modelos, logotipos e dados de pagamento por entidade para os documentos que você enviará a clientes e fornecedores.

Fase 3 · Períodos e saldos de abertura

• Gere os seus períodos contábeis. Crie um ano de períodos para cada território, alinhado ao início do ano fiscal de cada território. Gere todos os anos fiscais em que você pretende transacionar.
• Carregue os seus saldos de abertura do livro razão. Contabilize o balancete de fechamento do sistema antigo como um lançamento contábil de abertura, datado da sua data de corte. Os débitos devem ser iguais aos créditos.
• Carregue os itens em aberto de contas a receber e a pagar. Traga individualmente as faturas de clientes não pagas e as contas de fornecedores não pagas, para que o aging, os extratos e as aplicações fiquem corretos desde o primeiro dia.
• Migre os seus ativos imobilizados. Carregue os ativos já em uso com a data de migração, o custo original e a depreciação acumulada de abertura, para que o cronograma continue corretamente em vez de recomeçar do zero.
• Concilie o balancete de abertura. Confirme que cada saldo bate com o seu sistema antigo, conta por conta. Resolva qualquer diferença antes de seguir em frente.
• Defina as suas datas de fechamento dos livros. Trave os períodos antes da sua data de corte, para que nada seja contabilizado neles por engano.

Fase 4 · Valide em um sandbox

Comprove o sistema de ponta a ponta antes da produção. Rode uma transação real por todos os ciclos que você usa e confirme que a contabilização está correta. Veja Guia de testes em sandbox para saber como configurar isso.

• Rode um ciclo completo de contas a receber. Fatura de venda → contabilizar → recebimento → aplicar, mais uma nota de crédito. Confirme que o saldo do cliente e o aging estão corretos.
• Rode um ciclo completo de contas a pagar. Pedido de compra → fatura de compra → conciliar → contabilizar → desembolso → aplicar, mais uma nota de fornecedor.
• Contabilize lançamentos contábeis, incluindo um lançamento entre empresas (intercompany), e confirme as contrapartidas automáticas.
• Rode uma conciliação bancária de ponta a ponta com um extrato de exemplo.
• Rode um lote de depreciação e confirme que os lançamentos são contabilizados nas contas certas.
• Capture um instantâneo de aging de fim de período para contas a receber e a pagar.
• Verifique se toda contabilização atinge a conta contábil pretendida. Faça uma checagem amostral das transações contábeis subjacentes e do razão da conta contábil (GL Account Ledger).
• Verifique os impostos e as retenções. Confirme as alíquotas e contas corretas para cada país que você semeou.
• Verifique a multimoeda. Confira as conversões e os ganhos/perdas cambiais em uma transação em moeda estrangeira.
• Verifique as suas demonstrações financeiras. O Balancete de Verificação, a Demonstração do Resultado, o Balanço Patrimonial e a Demonstração dos Fluxos de Caixa devem estar corretos e batendo; os relatórios de aging devem conferir.
• Verifique os seus documentos. Gere faturas, cheques e extratos em PDF e confirme a identidade visual e os dados de pagamento.
• Faça um fechamento mensal de teste. Percorra toda a Lista de verificação do fechamento mensal uma vez no sandbox, para que o fechamento real não traga surpresas.

Fase 5 · Controles e automação

• Confirme a segregação de funções. Garanta que nenhuma pessoa sozinha possa registrar e ocultar ao mesmo tempo — separe contas a receber de contas a pagar, e mantenha quem concilia o banco separado de quem registra o caixa. Veja Segregação de funções e segurança.
• Agende as suas operações automatizadas. Na guia Operations, agende os jobs dos quais você depende — transações recorrentes, estorno automático de lançamentos, sincronização da taxa de câmbio, contabilização de depreciação, instantâneos de aging, aplicação automática e OCR. Deixe o restante para rodar sob demanda.
• Confirme que o log de auditoria e o histórico de campos estão capturando as alterações nos registros e campos que você precisa para conformidade.
• Documente a sua política de fechamento. Registre por escrito quem fecha o período, em que sequência e em que cronograma.

Fase 6 · Corte e entrada em produção

• Escolha uma data de corte — idealmente o primeiro dia de um período, para que os sistemas antigo e novo se separem de forma limpa em um limite de fechamento.
• Faça a conciliação final dos saldos de abertura na data de corte e confirme que ainda está batendo.
• Congele o sistema antigo para novas transações, para que nada seja registrado em dois lugares.
• Confirme que todo usuário tem a licença e o conjunto de permissões corretos, e consegue fazer login.
• Oriente e treine a sua equipe nos fluxos de trabalho que ela vai usar no primeiro dia.
• Comece a transacionar em produção. Você está em produção.

Depois da entrada em produção

• Execute com cuidado o seu primeiro fechamento mensal real, seguindo a Lista de verificação do fechamento mensal.
• Revise os resultados dos jobs em lote na guia Operations — fique atento a execuções parciais ou com falha.
• Concilie os extratos bancários do seu primeiro mês para confirmar que o caixa está limpo.
• Reúna feedback da sua equipe e ajuste padrões, modelos e agendamentos.

O que vem a seguir

1. Seu roteiro de configuração — a sequência completa de configuração por trás da entrada em produção.
2. Guia de testes em sandbox — valide tudo antes de fazer a virada.
3. Lista de verificação do fechamento mensal — o seu primeiro fechamento depois de entrar em produção.
4. Migração de saldos de abertura — carregue os saldos iniciais na entrada em produção.
5. Balancete de Verificação — confirme que os livros batem no primeiro dia.

Perguntas frequentes