Criando Depósitos Bancários
Sexta-feira no escritório da Meridian: os cheques de três locatários vão para um único envelope, uma única guia de depósito, uma única ida ao banco. O extrato de segunda-feira mostra uma linha para o total — mas os registros contábeis mantêm três recebimentos. O registro de Depósito Bancário resolve exatamente isso: agrupa os recebimentos no depósito que fisicamente aconteceu, e a conciliação corresponde o grupo à única linha de extrato.
Acesso necessário. Criar, editar e contabilizar depósitos exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 permitem visualizar depósitos, mas não criá-los ou contabilizá-los.
O que é (e o que não é) um depósito
- É um agrupamento, não um evento contábil. Os recebimentos já contabilizaram seus lançamentos de caixa; o depósito apenas diz "esses foram juntos ao banco". Contabilizar um depósito não movimenta saldos de conta contábil — apenas trava o agrupamento para a correspondência.
- Seu total é o total de seus membros — atualizado em tempo real conforme você adiciona e remove itens, para comparar com a guia de depósito em mãos.
- Ele corresponde como uma única unidade. Na conciliação, o depósito contabilizado é um único candidato para a única linha de extrato; os recebimentos membros saem do conjunto de correspondência ("concilie através do depósito, não individualmente").
O que compõe um depósito bancário
| Campo | O que contém |
|---|---|
| Conta bancária (obrigatório) | Para onde o dinheiro fisicamente foi. Deve pertencer à mesma entidade do depósito, e é ele que determina quais recebimentos são elegíveis. |
| Data do depósito (obrigatório) | O dia em que o dinheiro foi ao banco — a data que a linha de extrato carregará. |
| Status | Draft (rascunho, composição aberta) ou Posted (contabilizado, composição travada, depósito é candidato à correspondência). Novos depósitos começam em Draft. |
| Referência / Descrição | O número da guia de depósito e qualquer observação — a referência é o que uma linha de extrato pode usar para a correspondência. |
| Entidade | Preenchida automaticamente a partir da conta bancária. |
| Valor total / Quantidade de itens | Totalizadores em tempo real dos membros — os valores dos recebimentos mais os débitos de linhas de lançamento, e quantos itens há. Compare o Valor total com a guia de depósito antes de contabilizar. |
| Linha de extrato bancário / Conciliação bancária | Preenchido quando o depósito é correspondido durante a conciliação; um selo de Reconciled (Conciliado) aparece no depósito. Vazio até lá. |
Construindo um
Novo Depósito Bancário: conta + data
Escolha a Conta bancária e a Data do depósito (o dia em que foi ao banco); adicione o número da guia como Referência. O registro começa como Rascunho.
Adicionar itens
O seletor oferece o que é elegível: recebimentos contabilizados e não cancelados nesta conta bancária que não estejam em outro depósito nem já correspondidos — mais débitos de linha de lançamento na conta contábil do banco para os casos excepcionais. Itens não elegíveis informam o motivo ("já está em outro depósito", "já correspondido a uma Linha de extrato bancário"). Marque os três itens; observe o Valor total coincidir com a guia de depósito.
Contabilize
Contabilizar (que exige ao menos um item) trava a composição — "Bank Deposit posted successfully." Nenhuma movimentação de conta contábil, como prometido; o depósito agora é um candidato à correspondência, aguardando o extrato de segunda-feira.
Quem entra em um depósito
O seletor de Adicionar itens tem duas guias, cada uma com seu próprio teste de elegibilidade — com o motivo mostrado item a item para qualquer exclusão:
| Guia | Elegível quando… |
|---|---|
| Recebimentos | Contabilizado, um recebimento real de dinheiro (não um certificado de retenção na fonte), nesta mesma conta bancária, não cancelado, não já em outro depósito, não já correspondido a uma linha de extrato — e, em organizações multimoeda, na moeda da conta bancária. |
| Linhas de lançamentos | O lançamento contábil pai está contabilizado, a linha está na conta contábil deste banco, é um débito (dinheiro entrando), e ainda não foi depositada nem correspondida. Essa é a rota para dinheiro que entrou nos registros contábeis por um lançamento contábil em vez de um recebimento. |
Os estados vazios dizem isso claramente — "Nenhum Recebimento elegível encontrado para esta Conta bancária." / "Nenhuma Linha de lançamento contábil elegível encontrada para esta Conta bancária." — e um depósito novo mostra "Ainda não há itens neste depósito. Clique em Adicionar itens para associar Recebimentos ou Linhas de lançamento contábil." Itens excluídos também não são mistérios escondidos: o seletor retorna o motivo, como "already in another deposit" ou "already matched to a Bank Statement Line".
Alterando e desfazendo
- Editar a composição exige status Draft ("O Depósito bancário deve estar no status Rascunho para adicionar ou remover itens.") — Reabra um depósito contabilizado para ajustá-lo, a menos que já esteja correspondido em uma conciliação ("Remove the reconciliation association first.").
- Um recebimento é conciliado através do seu depósito ou diretamente, nunca ambos — a proteção é explícita: "A record cannot be linked to both a Bank Deposit and a Bank Statement Line."
- Disciplina de moeda como em toda a área bancária: o depósito, sua conta bancária e seus membros devem coincidir.
As regras que mantêm os depósitos organizados
O ciclo de vida do depósito é protegido de ponta a ponta. Literalmente, com o caminho a seguir:
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "O Depósito bancário deve estar no status Rascunho para adicionar ou remover itens." | Posted significa composição selada. Reabra para Draft primeiro se o agrupamento realmente precisar mudar. |
| "O Depósito bancário deve conter pelo menos um Recebimento ou uma Linha de lançamento contábil antes de poder ser contabilizado." | Um depósito vazio não agrupa nada — adicione os itens e depois contabilize. |
| "O Depósito bancário não pode ser editado no status Contabilizado. Reabra-o primeiro para o status Rascunho." | O mesmo selo, cobrindo os próprios campos do depósito. |
| "Depósitos bancários contabilizados não podem ser excluídos. Reabra-os primeiro para o status Rascunho." | A exclusão é um ato exclusivo de Draft — duas etapas deliberadas, nunca acidental. |
| "O Depósito bancário deve estar no status Contabilizado para ser reaberto." | Reabrir é o desfazer do depósito contabilizado; um Draft já está aberto. |
| "Não é possível reabrir este Depósito bancário porque ele está associado a uma Linha de extrato bancário ou Conciliação bancária. Remova primeiro a associação de conciliação." | Uma vez que o depósito está correspondido, a conciliação depende dele — desfaça a correspondência lá primeiro, deliberadamente. |
| "Um registro não pode ser vinculado a um Depósito bancário e a uma Linha de extrato bancário ao mesmo tempo. Pode ser conciliado por meio de um depósito ou diretamente, mas não de ambas as formas." | Uma rota por recebimento: pelo seu grupo, ou diretamente — nunca as duas ao mesmo tempo. |
| "A moeda do Depósito bancário deve corresponder à moeda da Conta bancária." | A moeda da conta é lei para tudo na área bancária; os depósitos não são exceção. |
| "A Conta bancária deve pertencer à mesma entidade do Depósito bancário." | Cada empresa deposita em suas próprias contas — escolha o banco desta entidade. |
| "A Conta bancária está inativa. Selecione uma conta bancária ativa ou contate o administrador para reativá-la." | Contas desativadas não recebem novos depósitos. |
As confirmações do caminho normal são igualmente explícitas: "Items added to deposit successfully.", "Item removed from deposit.", "Bank Deposit posted successfully.", "Bank Deposit reopened as Draft."
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Agrupar por conveniência em vez de por guia de depósito | O total do depósito não coincide com nenhuma linha de extrato — o banco mostra o que chegou fisicamente junto, não o que estava organizado nos seus registros | Uma guia de depósito física = um Depósito Bancário, exatamente com seus itens |
| Colocar recebimentos eletrônicos em depósitos | Transferências e ACH chegam um por linha de extrato — agrupados, o total do depósito não coincide com nada, e as linhas individuais não encontram candidatos (os membros saíram do conjunto) | Depósitos são para dinheiro fisicamente agrupado; deixe os recebimentos eletrônicos serem correspondidos diretamente |
| Contabilizar antes de conferir o Valor total com a guia de depósito | Um cheque faltando ou extra aparece semanas depois como uma linha de extrato "com um membro a menos" — o tipo mais difícil de discrepância de detectar | O totalizador existe exatamente para este momento: guia em mãos, totais conferem, então contabilize |
| Deixar depósitos em Draft indefinidamente | Um depósito em Draft não é candidato à correspondência — seus recebimentos ficam fora do conjunto e o depósito não pode casar; a linha de extrato não aguarda nada | Contabilize o depósito no dia em que ele vai ao banco |
| Corresponder um recebimento membro diretamente "porque era mais rápido" | Bloqueado ("…reconciled through a deposit or directly, but not both.") — e se o recebimento realmente pertence sozinho, seu depósito agora está incompleto | Decida a rota primeiro: recebimentos avulsos são correspondidos diretamente, recebimentos agrupados são correspondidos através do seu depósito |
O que vem a seguir
- Correspondência automática com IA — depósitos como candidatos à correspondência.
- Criando um recebimento — os membros.
- Entendendo a Conciliação Bancária — onde os depósitos justificam sua existência.
Perguntas frequentes
Não — recebimentos eletrônicos chegam um por linha de extrato e são correspondidos diretamente. Os depósitos existem para dinheiro fisicamente agrupado: cheques e dinheiro em uma única guia de depósito.
A linha do extrato chega com valor menor. Reabra o depósito (se ainda não estiver correspondido), remova o recebimento do cheque devolvido, contabilize novamente e faça a correspondência — depois trate a devolução em si cancelando esse recebimento (o fluxo de estorno), o que reabre a fatura do locatário.
O seletor informa o motivo item por item — mais comumente é um rascunho (contabilize-o), está em outra conta bancária, já está em outro depósito, ou já foi correspondido diretamente a uma linha de extrato.
Como uma única unidade: o depósito contabilizado é um único candidato para a única linha de extrato, enquanto seus membros ficam excluídos do conjunto disponível e dos Depósitos em Trânsito individualmente. Quando há correspondência, o depósito é vinculado à linha de extrato e à conciliação, e exibe seu selo de Reconciled.
Sim — a segunda guia do seletor oferece linhas de lançamento: contabilizadas, debitando a conta contábil deste banco, ainda não depositadas nem correspondidas. É exatamente assim que o dinheiro registrado por lançamento contábil é agrupado na mesma guia de depósito junto com os recebimentos.
Nunca a contabilização deles — os recebimentos contabilizaram seus próprios lançamentos e os mantêm de qualquer forma. Reabrir ou excluir um depósito só altera o agrupamento: os membros simplesmente voltam ao conjunto elegível, livres para serem reagrupados ou correspondidos diretamente.
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