Aprovações de Documentos Contábeis
Toda equipe de contabilidade tem uma versão da mesma regra: alguém sênior valida antes que o dinheiro se movimente. Como a REDA Financials é construída nativamente sobre o Salesforce, você não compra nem acopla um mecanismo de aprovação — os próprios Processos de aprovação da plataforma conduzem a validação dos documentos contábeis, com o roteamento, a delegação, as notificações por e-mail e o histórico de auditoria que o resto da sua empresa já utiliza. Este artigo explica como as duas metades se encontram: o que a REDA Financials aplica e o que o Salesforce permite que você projete.
A barreira de contabilização
Cinco documentos da REDA Financials possuem um campo Status de aprovação, que atua como uma barreira rígida: o documento só pode passar de Rascunho para Contabilizado quando o Status de aprovação está Aprovado ou Não obrigatório. Nada chega ao seu livro razão enquanto uma validação estiver pendente.
| Documento | Status de aprovação padrão | O que isso significa no primeiro dia |
|---|---|---|
| Ordem de compra | Não obrigatório | Contabiliza imediatamente até que você ative as aprovações |
| Fatura de compra (tipos Fatura e Despesa) | Não obrigatório | Contabiliza imediatamente até que você ative as aprovações |
| Fatura de compra (tipo Nota de crédito de fornecedor) | Pendente | Exige aprovação antes da contabilização, desde a configuração inicial — créditos de fornecedor são um vetor clássico de fraude, então o padrão cauteloso é deliberado |
| Fatura de venda | Não obrigatório | Contabiliza imediatamente até que você ative as aprovações |
| Orçamento | Não obrigatório | Contabiliza imediatamente até que você ative as aprovações |
| Lançamento orçamentário | Não obrigatório | Contabiliza imediatamente — mas, uma vez aprovado, o lançamento é congelado (somente o Status de aprovação pode mudar), e reabri-lo reverte o status para Pendente |
Tente contabilizar antes da validação e o sistema o impede, com o motivo exato:
| A mensagem | Onde você a vê |
|---|---|
| "O Pedido de compra exige aprovação antes da contabilização. O Status de aprovação deve ser Aprovado ou Não exigido." | Ao contabilizar uma ordem de compra que está Pendente ou Rejeitada |
| "Esta fatura de compra exige aprovação antes da contabilização. O Status de aprovação deve ser Aprovado ou Não exigido." | Ao contabilizar uma fatura de compra — inclusive uma Nota de crédito de fornecedor ainda no padrão Pendente |
| "Este documento exige aprovação antes da contabilização. O Status de aprovação deve ser Aprovado ou Não exigido." | Ao contabilizar uma fatura de venda aguardando validação |
| "Lançamento de orçamento reaberto para edição. Status de aprovação redefinido para Pendente." | Ao reabrir um lançamento orçamentário aprovado — a validação precisa ser obtida novamente |
Projetando a aprovação em si
A REDA Financials aplica a barreira; os Processos de aprovação do Salesforce fornecem o fluxo de trabalho. Um administrador constrói o processo uma vez na Configuração — sem código — e decide:
| Escolha de projeto | Exemplos contábeis |
|---|---|
| Critérios de entrada — quais documentos precisam de validação | Faturas de compra acima de 10.000 · toda nota de crédito de fornecedor · orçamentos do novo ano fiscal |
| Etapas de aprovação — quem assina, em que ordem | Primeiro o gerente, depois o controller para valores elevados; validação em paralelo de dois chefes de departamento |
| Atualizações de campo — o que acontece ao aprovar/rejeitar | Define o Status de aprovação como Aprovado na aprovação final; como Rejeitado na rejeição — essa é a ligação que abre ou mantém fechada a barreira de contabilização |
| Notificações — quem é avisado | Envia e-mail ao solicitante na rejeição com os comentários do aprovador; alerta o gerente de contas a pagar quando um documento espera mais de dois dias |
Uma vez que o processo está ativo, o botão padrão Enviar para aprovação aparece no documento, os aprovadores trabalham a partir do e-mail, da lista de aprovações ou do celular, e cada decisão é registrada permanentemente no histórico de aprovação do documento — quem, quando e quaisquer comentários.
Um exemplo prático: a regra de nota de crédito de fornecedor da Meridian
A Meridian Properties Group quer que todo crédito de fornecedor seja revisado pelo gerente de contas a pagar antes de poder compensar uma fatura. A configuração envolve quatro decisões:
Nada a configurar no documento
As Notas de crédito de fornecedor já têm como padrão o Status de aprovação Pendente — a barreira está fechada desde o momento em que a nota é salva.
Construir o processo
Um administrador cria um Processo de aprovação na fatura de compra para documentos do tipo Nota de crédito de fornecedor, com uma etapa: o gerente de contas a pagar aprova.
Ligar as atualizações de campo
A aprovação final define o Status de aprovação como Aprovado; a rejeição define Rejeitado. É toda a integração — sem código de nenhum dos lados.
Trabalhar o fluxo
O funcionário clica em Enviar para aprovação em MVM001001 (o crédito de $300 da Apex Facilities). O gerente de contas a pagar aprova pelo e-mail. O Status de aprovação muda para Aprovado, e a contabilização agora é bem-sucedida — com a validação no histórico do registro para os auditores.
Onde a aprovação aparece em outras partes do sistema
| Área | O controle |
|---|---|
| Lançamentos contábeis | Deliberadamente sem campo de aprovação — o direito de contabilizar é o controle. As organizações restringem quem detém os conjuntos de permissões Controller/Admin; quem pode contabilizar é, por definição, quem é confiável para contabilizar. |
| Conciliação bancária | Uma regra codificada de quatro olhos: a pessoa que aprova uma conciliação deve ser diferente da que a concluiu. Esta não é configurável — é aplicada de forma fixa. |
| Execuções de pagamento | Barra os documentos que alimentam a execução: uma fatura não aprovada não pode ser contabilizada, e uma fatura não contabilizada não pode ser paga. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Editar o Status de aprovação manualmente para pular a fila | O campo é a evidência da barreira; edições manuais frustram a trilha de auditoria que seu processo existe para criar | Deixe o processo de aprovação ser o dono do campo; restrinja o acesso ao campo se as edições manuais continuarem acontecendo |
| Construir o processo, mas esquecer as atualizações de campo | Os aprovadores aprovam, mas o documento continua não contabilizável — o Status de aprovação nunca mudou | A ação de aprovar deve definir Aprovado, a ação de rejeitar deve definir Rejeitado; teste ambos os caminhos em um sandbox |
| Encaminhar tudo para uma única pessoa | Um período de férias paralisa todo o setor de contas a pagar | Use filas ou aprovadores delegados — recursos padrão do mecanismo de aprovação da plataforma |
| Tratar a rejeição como o fim | Documentos rejeitados se acumulam em Rascunho sem responsável | Notifique o solicitante com comentários na rejeição; corrigir e reenviar é o ciclo pretendido |
| Aprovar pelo e-mail sem ler as linhas | A conveniência de um clique que aprova um valor digitado errado de 48.000 | Abra o registro para documentos acima do seu limite de conforto — o e-mail leva direto a ele |
O que vem a seguir
- Automatizando a Contabilidade com Flow — a outra metade da automação de fluxo de trabalho.
- Segregação de funções — o lado dos conjuntos de permissões do controle.
- Contabilização e cancelamento de faturas de compra — o que a barreira protege.
Perguntas frequentes
Não. Todo documento, exceto a Nota de crédito de fornecedor, tem como padrão Não obrigatório, de modo que uma equipe pequena pode contabilizar tudo imediatamente e adicionar aprovações mais tarde — a barreira está lá quando você estiver pronto, invisível até então.
Uma nota de crédito de fornecedor reduz o quanto você deve a um fornecedor — o que torna créditos fabricados um padrão clássico de fraude. O padrão cauteloso garante que uma segunda pessoa sempre analise antes que um crédito entre em vigor. Você pode flexibilizar isso, mas a maioria dos controllers mantém a regra.
Sim — os critérios de entrada e os critérios de etapa no processo de aprovação podem ler qualquer campo, incluindo totais. Um padrão comum: faturas abaixo de 5.000 dispensam a aprovação totalmente (o processo define Aprovado automaticamente ou nunca as captura), de 5.000 a 50.000 vai para o gerente, acima disso soma-se o controller.
Um administrador do Salesforce, na Configuração — é configuração ponto-e-clique, não código. O trabalho da sua equipe de contabilidade é especificar as regras: quais documentos, quais limites, quem assina, em que ordem.
Sim — cada envio, aprovação, rejeição e reatribuição é registrado no documento com o responsável e o carimbo de data/hora, e não pode ser editado. Combinado com a barreira de contabilização, você pode demonstrar a um auditor que nenhum documento sujeito a aprovação chegou ao livro razão sem sua validação.
Ele permanece em Rascunho com Status de aprovação Rejeitado — a barreira de contabilização permanece fechada. O ciclo usual: o solicitante lê os comentários do aprovador, corrige o documento e reenvia. O Status de aprovação volta a Pendente enquanto a nova solicitação é analisada.
Lançamentos contábeis não têm campo Status de aprovação — o controle deles é quem pode contabilizar, gerenciado por meio de conjuntos de permissões. Se sua política exige revisão de lançamentos contábeis, restrinja os conjuntos de permissões de contabilização aos revisores, de modo que a elaboração e a contabilização se separem naturalmente.
Isso foi útil?