Concluindo uma conciliação
As filas estão quase vazias e resta uma linha teimosa: MONTHLY ACCOUNT SERVICE FEE, −$45,00. Nenhum documento jamais vai casar com ela — foi o banco que a inventou. A última etapa da conciliação é contabilizar exatamente essas linhas, provar que a diferença é zero e selar o mês com duas assinaturas. O fechamento de julho da Meridian, passo a passo.
Acesso necessário. Contabilizar ajustes, concluir e aprovar exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2 — e o aprovador precisa ser um usuário diferente de quem concluiu a conciliação. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar a conciliação, mas não alterá-la.
Ajustes: contabilizando o que só o banco sabia
Criar Ajuste → escolha as linhas
O botão abre um seletor das linhas de extrato ainda não conciliadas ("Selecione as linhas de extrato bancário não conciliadas para o lançamento de ajuste."). A Meridian marca a taxa de $45.
Revise o lançamento pré-montado
Um formulário de lançamento contábil abre já balanceado: a linha do lado do banco (crédito em Caixa de $45 — dinheiro que saiu do banco) vinculada à linha do extrato, e a linha de contrapartida pré-preenchida com a Conta Contábil de Ajuste da conta (a Despesas e Taxas Bancárias da Meridian). Defina a data, confirme e Contabilize.
A linha se concilia sozinha
Ao contabilizar, a linha do extrato é marcada como conciliada (Ajuste) e vinculada ao lançamento — "Lançamento de ajuste criado e conciliado com sucesso." Agora os livros sabem o que o banco já sabia; a barra Diferença fica verde: $0,00.
A prova de julho, em números
O mês inteiro se reduz a uma pequena tabela — antes e depois do ajuste de $45:
| Saldo | Antes do ajuste | Depois de contabilizá-lo |
|---|---|---|
| Saldo Bancário Final (digitado a partir do extrato) | $872.455,00 | $872.455,00 |
| Depósitos em Trânsito / Cheques Não Compensados | $0,00 / $0,00 — todo documento casou com sua linha | $0,00 / $0,00 |
| Saldo Bancário Ajustado | $872.455,00 | $872.455,00 |
| Saldo Contábil Final (os livros) | $872.500,00 — os livros ainda não sabiam da taxa | $872.455,00 — o crédito de $45 em caixa entra |
| Diferença | −$45,00 | $0,00 — o controle libera |
Repare no que o ajuste não fez: não forçou o número do banco, e não "baixou uma diferença." Ele registrou um evento real — o banco cobrou $45 — que faltava nos livros. Essa é a única forma honesta de passar pelo controle.
Concluir: o controle do zero
Concluir recalcula tudo do zero e aplica a única regra que importa: "Não é possível concluir a conciliação: a diferença de saldo não é zero." No zero, a conciliação passa a Concluída — marcada com quem e quando — e a Data da Última Conciliação e o Saldo Atual da conta bancária são atualizados. A conciliação de linhas congela (reabra deliberadamente se algo surgir).
Aprovar: a segunda assinatura
Aprovar é o sinal final — e precisa vir de outra pessoa: "O aprovador não pode ser o mesmo usuário que concluiu a conciliação. A segregação de funções exige que um usuário diferente faça a aprovação." A aprovação sela o período dentro da cadeia (o mês seguinte começa a partir deste saldo final), e — com a Criação Automática de Conciliações ativada — o rascunho do mês seguinte aparece sozinho.
O que o selamento protege
- Recebimentos, pagamentos e lançamentos conciliados recusam reabertura de contabilização/cancelamento até serem desconciliados — o histórico de caixa não pode ser reescrito silenciosamente.
- Os saldos do extrato e as linhas conciliadas ficam travados.
- Reabrir um período aprovado fica barrado assim que qualquer período posterior é aprovado — correções pertencem ao mês aberto, como ajustes documentados.
As regras que protegem a última etapa
Todo controle na saída do mês, na íntegra, com o que ele está dizendo:
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "Selecione pelo menos uma linha de extrato bancário não conciliada para criar um ajuste." | O criador de ajustes parte das linhas de extrato — marque as que estão sendo contabilizadas antes de continuar. |
| "A conciliação precisa estar Em andamento." | Concluir (assim como conciliar e ajustar) só funciona em uma conciliação aberta — um Rascunho precisa ser aberto, uma Concluída já passou. |
| "O Saldo Bancário e o Saldo Contábil são obrigatórios antes de concluir uma conciliação." | O Saldo Bancário Final nunca foi informado — digite o valor de fechamento do extrato na área de trabalho primeiro. |
| "Não é possível concluir a conciliação: a diferença de saldo não é zero." | O controle em si. Os saldos são recalculados do zero neste momento, então a diferença exibida é a verdade — algo continua não conciliado ou não contabilizado. |
| "A conciliação precisa estar Concluída antes da aprovação." | As assinaturas seguem uma ordem: prove o zero primeiro, depois assine. |
| "O aprovador não pode ser o mesmo usuário que concluiu a conciliação. A segregação de funções exige que um usuário diferente faça a aprovação." | Duas pessoas no caixa, aplicado — veja a FAQ para equipes pequenas. |
| "Não é possível editar uma conciliação concluída. Reabra-a primeiro para fazer alterações." | Concluída congela a conciliação de linhas e as edições; reabrir está disponível e é registrado ("Conciliação reaberta para edição."). |
| "Esta conciliação não pode ser reaberta porque um período posterior já foi aprovado para esta conta bancária." | O histórico atrás da cadeia está selado — corrija no período atual em vez disso. |
| "Este Recebimento não pode ser reaberto nem cancelado porque está conciliado. Remova a conciliação primeiro." | O selo alcançando os subrazões — a mesma mensagem protege os Desembolsos, e os lançamentos recusam reabertura enquanto tiverem linhas conciliadas. |
| "Não é possível excluir uma conciliação concluída ou aprovada." | Um mês comprovado é um registro, não um rascunho. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que isso prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Contabilizar um ajuste para uma linha que já tem um documento real | O evento entra nos livros duas vezes — uma como o documento, outra como seu ajuste — e a Diferença do mês seguinte herda a duplicidade | Ajustes são só para linhas geradas pelo banco (taxas, juros). Se existe ou deveria existir um documento, concilie-o ou contabilize-o |
| Varrer uma diferença inexplicada para um único "ajuste de conciliação" | O zero vira ficção e o erro real — um recebimento faltando, um pagamento duplicado — sobrevive, escondido sob um lançamento | Persiga a diferença até a sua linha. O próprio número é um termo de busca: procure esse valor exato nos dois painéis |
| Concluir com o Saldo Bancário Final ainda em branco ou estimado | Em branco é recusado de imediato; estimado é pior — um "zero" comprovado contra um palpite não prova nada | Digite o saldo de fechamento do extrato, até o centavo, antes de qualquer outra coisa |
| Tratar Reabrir como um botão de desfazer | Cada reabertura apaga os registros de conclusão — uma conciliação reaberta cinco vezes soa como um mês que ninguém assumiu de fato | Reabra por descobertas genuínas; segundas intenções casuais pertencem a antes de Concluir, não depois |
| Deixar meses em Concluída, nunca aprovados | O próximo período não consegue começar — seu controle exige um predecessor aprovado — e o controle de segregação de funções nunca chega a disparar de verdade | Torne a aprovação parte do ritmo mensal: conclua, entregue ao aprovador, pronto |
O que vem a seguir
- Regras de conta bancária — transforme o ajuste deste mês na automação do próximo mês.
- Entendendo a conciliação — a aritmética por trás do controle.
- Fechamento contábil — o fechamento de período que isso alimenta.
Perguntas frequentes
Divida para conquistar: (1) as duas filas estão realmente vazias? (2) o Saldo Bancário Final foi digitado exatamente como está impresso no extrato? (3) o valor da diferença — procure-o nos dois painéis; um único item não conciliado desse valor é o culpado nove em cada dez vezes. (4) Metade do valor conciliada na direção errada? Um depósito conciliado como saque dobra o erro.
Quem conclui a conciliação genuinamente não pode aprová-la — é o controle funcionando. Peça a um segundo usuário licenciado (o proprietário, o contador externo) que faça as aprovações; se isso for realmente impossível neste período, a conciliação parada em Concluída ainda é um zero comprovado — aprove quando a segunda pessoa existir.
Se nenhum período posterior estiver aprovado ainda: reabra, corrija, conclua novamente, aprove novamente — o rastro mostra tudo. Caso contrário: contabilize a correção no período atual com uma descrição clara referenciando a original. Nunca force o histórico; documente a descoberta.
Sim — o seletor permite múltipla seleção. Cada linha marcada recebe seu próprio par balanceado dentro de um único lançamento, cada linha do lado do banco vinculada à sua linha de extrato, e a contabilização marca todas como conciliadas de uma só vez. A taxa, os juros e as tarifas de cartão de um mês podem ser fechados em um único ajuste.
Os saldos são recalculados do zero (nenhum número desatualizado passa despercebido), o controle de zero verifica a Diferença, o status muda para Concluída com seu nome e a data/hora, e a Data da Última Conciliação e o Saldo Atual da conta bancária são atualizados. O aviso confirma: "Conciliação concluída com sucesso."
Duas coisas: registra o aprovador e a data/hora ("Conciliação aprovada."), tornando este mês a âncora de onde o próximo período parte — e, em contas com a Criação Automática de Conciliações ativada, cria sozinho o rascunho do próximo período.
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