Aplicação de orçamento em ordens de compra
Um orçamento sem dentes é uma sugestão. A REDA Financials dá a você a escolha entre dentadura e presas: no modo de aviso, um documento de compra acima do orçamento é contabilizado com uma advertência; no modo de aplicação, ele é recusado até que alguém encontre o dinheiro ou o anule manualmente. A mesma verificação roda nos dois lados da compra: uma ordem de compra, quando o gasto é prometido, e uma fatura de compra, quando a conta chega — assim nada escapa do teto, tenha começado como ordem ou não.
Acesso que você vai precisar. Configurar orçamentos e ativar a aplicação (uma configuração de entidade) exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 veem a verificação de orçamento e seu veredito nas suas ordens de compra, mas não podem alterar orçamentos nem a configuração de aplicação.
O que acontece quando uma OC é contabilizada
A OC encontra seu orçamento
O orçamento governante é um orçamento contabilizado da entidade da OC cujo período — de Data Inicial a Data Final — cobre a data da OC. (O lookup de Orçamento da OC até se preenche sozinho quando exatamente um orçamento contabilizado cobre a data da OC; você também pode escolhê-lo manualmente.) Cada linha da OC é então correspondida à linha orçamentária com a mesma Conta Contábil e as mesmas dimensões — o mesmo Centro de Custos (e quaisquer outras dimensões pelas quais sua organização orça). A correspondência é exata, inclusive para campos vazios: uma linha sem centro de custos só corresponde a uma linha orçamentária sem centro de custos; uma linha marcada para o escritório Norte só corresponde à linha orçamentária do escritório Norte. Uma linha orçamentária pode ser menos específica que a linha da transação, nunca mais.
Solicitado vs. Disponível, por linha correspondida
Os valores das linhas (convertidos para a moeda da entidade) são totalizados por linha orçamentária correspondida — ou seja, por combinação de conta contábil e dimensão — e comparados com o Disponível de cada linha orçamentária. Linhas cuja combinação de conta e dimensão não tem linha orçamentária apenas registram uma nota — "Nenhuma linha orçamentária encontrada para …. Verificação de orçamento ignorada." — combinações sem orçamento são propositalmente não controladas.
Veredito
Dentro do orçamento → a OC é contabilizada e o Comprometido sobe. Acima do orçamento → "Orçamento excedido para a conta contábil …: Disponível …, Solicitado …" — um aviso no modo de aviso, um bloqueio total no modo de aplicação. O campo Verificação de Orçamento da OC registra o resultado (Dentro do Orçamento / Acima do Orçamento / Sem Orçamento / Ignorado).
Os campos de orçamento em uma ordem de compra
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Orçamento (cabeçalho da OC) | Uma referência ao orçamento governante. Preenche-se sozinho quando exatamente um orçamento contabilizado da entidade da OC cobre a data da OC; com nenhum ou vários candidatos, permanece vazio para você escolher. Quatro regras policiam a escolha — veja a tabela abaixo. |
| Linha Orçamentária (linha da OC) | Correspondida automaticamente a partir do orçamento escolhido, da conta contábil da linha e de suas dimensões (Centro de Custos etc.) quando exatamente uma linha orçamentária se encaixa. Em um Rascunho, altere a conta da linha ou uma dimensão e ela se recorresponde na hora — chegando à nova linha orçamentária ou ficando vazia se nada corresponder. Esse vínculo é o que depois direciona a liquidação da fatura para a linha correta. |
| Verificação de Orçamento (cabeçalho da OC) | O veredito registrado após a contabilização: Dentro do Orçamento / Acima do Orçamento / Sem Orçamento / Ignorado. Histórico somente leitura, ótimo para modos de exibição de lista. |
| Ignorar Controles de Orçamento (cabeçalho da OC) | A anulação por documento — veja abaixo. Desativado por padrão; toda alteração é rastreada no histórico. |
A OC da Sterling, passo a passo
A OC de limpeza de $9.600 da Meridian contra Outras Despesas Operacionais (linha orçamentária: $60.000 vigentes, nada ainda comprometido):
Na contabilização: solicitado vs. disponível
$9.600 solicitados contra $60.000 disponíveis → dentro do orçamento. A OC é contabilizada, sua Verificação de Orçamento marca Dentro do Orçamento, e o Comprometido da linha sobe para $9.600 (Disponível: $50.400).
Quando chega a primeira fatura da Sterling
A fatura correspondida de $4.800 é contabilizada: o Comprometido cai para $4.800, o Real sobe para $4.800, o Disponível permanece em $50.400 — a promessa virou fato, sem novo gasto. O faturamento parcial move exatamente o valor faturado; os $4.800 restantes permanecem comprometidos para a próxima fatura da Sterling.
Se a linha estivesse apertada
Se o Disponível fosse menor que os $9.600 solicitados, o modo de aviso contabilizaria a OC com uma advertência, enquanto o modo de aplicação a recusaria — "Falha ao contabilizar a ordem de compra: orçamento excedido para a conta contábil …: Disponível …, Solicitado …" — informando a conta e os dois valores, para que a correção (reduzir, financiar ou anular) comece com fatos.
Faturas de compra também são controladas
A ordem de compra é onde o gasto é prometido, mas a fatura de compra é onde ele vira fato — e ambas são verificadas. Uma fatura de compra carrega seu próprio Orçamento (um orçamento contabilizado, selecionado exatamente como o de uma OC), e a forma como ela afeta os números depende de sua origem:
- Uma fatura correspondida a uma OC herda a linha orçamentária dessa OC e simplesmente converte o compromisso em real — o Comprometido cai, o Real sobe, o Disponível não se move. A ordem já reservou o dinheiro; a fatura apenas muda seu estado. Sem contagem dupla.
- Uma fatura de despesa direta (sem OC) — contas de serviços públicos, custos avulsos — fica por conta própria. Ela corresponde à sua própria linha orçamentária por Conta Contábil e dimensões (a mesma lógica de Centro de Custos de uma OC, com campos vazios correspondidos exatamente) e contabiliza o real diretamente. Com a aplicação ativada, uma fatura direta que levaria o saldo de uma linha a ficar negativo é recusada: "Não é possível contabilizar a fatura de compra: o saldo do orçamento ficaria negativo para a conta contábil …. Reduza o valor da fatura ou aumente a alocação do orçamento."
- Uma combinação de conta e dimensão sem linha orçamentária não tem orçamento e não é controlada, exatamente como no lado da OC.
Ligando os dentes
- Por entidade: a configuração de entidade Aplicar Controles de Orçamento muda essa entidade do modo de aviso (o padrão) para o modo de bloqueio. A Meridian aplica na entidade dos EUA; uma entidade nova e pequena pode rodar apenas com avisos no seu primeiro ano.
- Válvula de escape por OC: a caixa de seleção Ignorar Controles de Orçamento em uma ordem de compra pula a verificação por completo para aquele documento — ele é contabilizado de qualquer forma, sua Verificação de Orçamento marca Ignorado, e — o mais importante — seus valores nunca contam contra o orçamento. As alterações desse campo são rastreadas no histórico; trate-o como a anulação de emergência que é, com uma política sobre quem pode marcá-lo.
As regras, nas próprias palavras do sistema
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "A entidade do orçamento não corresponde à entidade da ordem de compra. Selecione um orçamento pertencente à mesma entidade." | Cada empresa gasta contra seus próprios orçamentos. |
| "O orçamento selecionado não está contabilizado. Ordens de compra só podem comprometer contra orçamentos contabilizados." | Rascunhos ainda não são promessas — contabilize o orçamento primeiro. |
| "A data da OC está fora do intervalo de datas do orçamento selecionado. Selecione um orçamento cujo período cubra a data da OC." | A OC pertence a um ano orçamentário diferente. |
| "The Budget cannot be changed once the Purchase Order is Posted — the committed amount is already rolled up to it. Void or unpost the PO to change its Budget." | A quarta regra, e a única que age depois da contabilização: o compromisso já está na linha do orçamento, então o vínculo fica congelado. Descontabilize ou cancele a OC primeiro. |
| "A linha orçamentária não pertence ao orçamento da ordem de compra. Selecione uma linha orçamentária do mesmo orçamento." | A linha e o cabeçalho precisam apontar para o mesmo orçamento. |
| "A conta contábil da linha orçamentária não corresponde à conta contábil da linha. O compromisso orçamentário deve rastrear a mesma conta contábil." | Compromissos são rastreados conta por conta — e dimensão por dimensão: a linha orçamentária de uma linha precisa compartilhar sua conta contábil e seu Centro de Custos, para que não haja repasse de gasto de um bucket para outro. |
| "Falha ao contabilizar a ordem de compra: orçamento excedido para a conta contábil …: Disponível …, Solicitado …" | O bloqueio (modo de aplicação) — reduza a OC, altere o orçamento ou ignore com autoridade. |
| "Nenhuma linha orçamentária encontrada para …. Verificação de orçamento ignorada." | Uma nota, nunca um bloqueio — aquela conta simplesmente não tem orçamento. |
| "Não é possível contabilizar a fatura de compra: o saldo do orçamento ficaria negativo para a conta contábil …. Reduza o valor da fatura ou aumente a alocação do orçamento." | A proteção do lado da fatura, para linhas já no teto ou além dele quando a conta chega. |
Depois da verificação: o livro de compromissos
- Contabilizar uma OC adiciona os valores de suas linhas ao Comprometido nas linhas orçamentárias correspondentes; cancelar ou reabrir a OC os subtrai de volta.
- Quando a fatura correspondida é contabilizada, o valor faturado converte Comprometido → Real (como funciona o fluxo de Comprometido para Real); com a aplicação ativada, uma fatura que levaria o saldo de uma linha a ficar negativo é recusada com uma mensagem clara.
- OCs ignoradas ficam totalmente fora desse livro — visíveis no registro da OC, ausentes da aritmética do orçamento.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Datas de orçamento que não cobrem todo o período em que você está gastando | Qualquer OC datada fora do intervalo Início–Fim do orçamento não encontra orçamento, então nada é aplicado a ela — a lacuna é silenciosa | Defina Data Inicial e Data Final para cobrir todo o período; são essas datas (não o rótulo Ano Fiscal) que as verificações usam para corresponder |
| Marcar Ignorar Controles de Orçamento como um desbloqueio de rotina | Gastos ignorados nunca são registrados como Comprometido ou Real — o orçamento fica cego a eles, permanentemente | Trate a anulação como a exceção auditada que é (suas alterações são rastreadas no histórico); financie necessidades reais por meio de lançamentos de ajuste |
| Assumir que uma OC em rascunho reservou seu dinheiro | Só a contabilização compromete — dois rascunhos podem parecer viáveis e colidir na hora da contabilização | Contabilize prontamente, ou rode novamente a Análise de Orçamento pouco antes de contabilizar |
| Esperar que o bloqueio fiscalize contas sem orçamento | "Nenhuma linha orçamentária encontrada … Verificação de orçamento ignorada." — sem orçamento significa sem controle, por design | Dê a cada conta relevante uma linha orçamentária, mesmo que modesta |
| Ler "Acima do Orçamento" na Verificação de Orçamento como um erro a corrigir | É histórico — o veredito registrado quando a OC foi contabilizada no modo de aviso | Use-o como a lista de trabalho do controller: filtre OCs por Verificação de Orçamento e faça o acompanhamento |
O que vem a seguir
- Modal de Análise de Orçamento — verifique antes de contabilizar, ainda ao redigir a OC.
- Lançamentos Orçamentários (Alterações) — a forma legítima de encontrar mais dinheiro.
- Análise de Orçamento da Ordem de Compra — a visão do lado de contas a pagar da mesma verificação.
Perguntas frequentes
Quatro, em ordem crescente de formalidade: reduza a OC; espere outros compromissos se liberarem; peça ao controller um suplemento ou transferência para financiar a linha; ou — com a autoridade que sua política exigir — marque Ignorar Controles de Orçamento. A mensagem de bloqueio informa a conta, o valor disponível e o valor solicitado, para que a conversa comece com fatos.
Verifique três coisas: o Aplicar Controles de Orçamento da entidade pode estar desativado (modo de aviso), a OC pode ter sido ignorada (Verificação de Orçamento = Ignorado), ou a conta simplesmente pode não ter linha orçamentária (Sem Orçamento).
Não — só a contabilização compromete o orçamento. É por isso que existe o modal de Análise de Orçamento: ele mostra o impacto do rascunho que você está escrevendo antes de qualquer compromisso acontecer.
Sim. Uma fatura de compra de despesa direta corresponde à sua própria linha orçamentária por conta contábil e dimensões (Centro de Custos) e contabiliza o valor real diretamente; com a aplicação ativada, uma fatura direta que levaria o saldo da linha a ficar negativo é recusada. Uma fatura gerada a partir de uma OC não reverifica do zero — ela liquida o compromisso que a ordem já havia feito. Assim, tanto a promessa (a OC) quanto a fatura avulsa são controladas.
Cancelar uma OC contabilizada — ou reabri-la para Rascunho — subtrai seus valores de volta do Comprometido, e o Disponível se recupera imediatamente. O orçamento sempre reflete promessas vivas, não mortas. (OCs ignoradas nunca adicionaram nada, então cancelá-las não muda nada.)
Não necessariamente. A seleção automática só preenche o campo quando exatamente um orçamento contabilizado da entidade da OC cobre a data da OC — com zero ou vários candidatos, a escolha fica com você. Escolha o orçamento correto manualmente; as três regras de seleção (mesma entidade, contabilizado, data dentro do intervalo) vão te manter no caminho certo.
O valor na moeda da entidade: os valores das linhas são convertidos pela taxa de câmbio da OC antes da comparação, porque o orçamento sempre existe na moeda funcional da entidade. O que é comprometido é o valor convertido.
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