Aplicação automática de recebimentos
A maioria dos pagamentos de clientes não exige julgamento — o locatário paga, o dinheiro deve liquidar suas faturas em aberto mais antigas, pronto. A aplicação automática faz exatamente isso: marque uma caixa de seleção e a REDA Financials associa o recebimento às faturas em aberto do cliente para você, da mais antiga para a mais recente, no momento em que ele é contabilizado. A auxiliar de contas a receber da Meridian usa esse recurso para todo pagamento de aluguel de rotina e reserva a tela de aplicação para as exceções.
Acesso necessário. Aplicar recebimentos automaticamente exige o conjunto de permissões Accounts Receivable v2 (auxiliares e gerentes de AR) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 e Read Only v2 podem visualizar recebimentos e suas aplicações, mas não aplicá-los. A execução programada para toda a frota é configurada por um administrador.
Como acioná-la
Ao criar o recebimento
Marque Aplicar recebimento automaticamente no formulário antes de contabilizar. O recebimento é contabilizado e aplicado em um único movimento.
Em um recebimento já contabilizado
Edite o recebimento e marque Aplicar recebimento automaticamente — é um dos poucos campos editáveis enquanto contabilizado, exatamente para esse fim. A correspondência roda imediatamente e a caixa de seleção se desmarca sozinha depois (é um botão de "fazer agora", não uma configuração).
Em uma programação, para tudo
Administradores podem programar uma execução noturna que varre todo recebimento contabilizado com Caixa não aplicado e aplica automaticamente cada um deles — a mesma lógica, para toda a frota. Veja Lotes de aplicação automática.
Quais faturas são pagas, e em que ordem
| Prioridade | Regra |
|---|---|
| 1 | A Fatura original do recebimento, se houver uma vinculada — essa fatura é liquidada primeiro, seja qual for sua data. |
| 2 | Faturas com um número de Prioridade de aplicação, do menor número primeiro — uma substituição por fatura que sua equipe pode definir em faturas estratégicas. |
| 3 | Todo o restante, da fatura mais antiga primeiro (pela data da fatura), até o dinheiro acabar. |
Os candidatos são os mesmos que a tela de aplicação manual mostra: as faturas contabilizadas deste cliente nesta entidade (mesmo livro razão, mesma moeda) com saldo devedor — apenas documentos do tipo Fatura e Recebimento, nunca notas de crédito — e somente aquelas cuja data de fatura já chegou. Uma fatura com data futura nunca é liquidada automaticamente: seu valor a receber ainda não existe na data da execução, então a execução a deixa em aberto e o recebimento permanece não aplicado até que uma passagem posterior a considere atual. Uma correspondência parcial no final é normal — a última fatura alcançada simplesmente recebe o que sobrar.
Uma execução na prática — os três meses da GreenLeaf
A locatária GreenLeaf da Meridian ficou atrasada: faturas de abril, maio e junho, $4.350 cada, todas não pagas. Chega um pagamento de $8.700 com Aplicar recebimento automaticamente marcado. A execução percorre da mais antiga para a mais recente:
| Fatura | Saldo devedor antes | Aplicado automaticamente | Saldo devedor depois |
|---|---|---|---|
| Aluguel de abril | $4.350,00 | $4.350,00 | $0,00 — liquidada |
| Aluguel de maio | $4.350,00 | $4.350,00 | $0,00 — liquidada |
| Aluguel de junho | $4.350,00 | $0,00 — o dinheiro acabou | $4.350,00 — ainda em aging |
O recebimento termina totalmente aplicado (Caixa não aplicado $0,00), dois registros de aplicação existem em sua guia Aplicações, e o relatório de aging agora diz a verdade: a GreenLeaf deve um mês, não três. Da mais antiga para a mais recente importa exatamente aqui — isso limpa primeiro as faixas mais antigas, para que os saldos vencidos diminuam antes dos correntes.
O que realmente acontece por baixo dos panos
A aplicação automática cria registros de aplicação comuns — exatamente o que você obteria na tela de aplicação manual, com a mesma contabilização (cada aplicação move o dinheiro da conta de retenção de depósitos para o valor a receber do cliente). A execução acontece de forma síncrona, no mesmo salvamento: quando o registro atualiza, as aplicações já existem. E ela é acionada da mesma forma a partir de toda entrada — o formulário, um Fluxo, a API ou uma importação do Data Loader — de modo que recebimentos migrados também podem se aplicar sozinhos.
A caixa de seleção sempre se desmarca sozinha depois, aplicado ou ignorado. Isso é deliberado: é um comando ("associar agora"), não uma preferência permanente, então você pode marcá-la novamente com segurança mais tarde, depois de corrigir o que bloqueou a primeira execução.
Um lugar onde você verá a aplicação automática sem nunca marcar nada: vendas à vista. Contabilizar uma Fatura de venda do tipo Recebimento cria seu próprio Recebimento já nascido contabilizado, com o sinalizador de aplicação automática já definido — é assim que essas faturas chegam já liquidadas. Veja Contabilizando uma fatura de venda.
O lote programado, em detalhe
A varredura noturna fica em Configurações da REDA, no cartão de operações de Recebimentos, onde um administrador define uma programação diária e um tamanho de lote — ou clica em Executar agora para uma passagem imediata. O lote seleciona todo recebimento contabilizado e não cancelado com Caixa não aplicado restante (estornos excluídos), o recebimento mais antigo primeiro, e roda a mesma lógica de correspondência em cada um. Uma proteção impede que duas varreduras rodem ao mesmo tempo, e quaisquer recebimentos que não puderam ser aplicados são reunidos em um relatório de erros no Log de auditoria — assim, um acúmulo de dinheiro em conta é reduzido automaticamente, com as exceções listadas para uma pessoa.
O que a aplicação automática se recusa a tocar
- Recebimentos WHT Received — certificados de retenção precisam ser associados a faturas específicas por uma pessoa: "WHT Received receipts must be manually applied to specific invoices."
- Livros fechados — nada é aplicado na data de fechamento de AR da entidade ou antes dela.
- Faturas com data futura — uma fatura datada após a data de aplicação da execução é ignorada; seu valor a receber ainda não está nos livros. Não é um erro — o dinheiro simplesmente aguarda como caixa não aplicado, e uma execução posterior (ou o lote noturno) o liquida assim que a data da fatura estiver corrente.
- Recebimentos restritos por dimensão — com Impor correspondência de dimensão na aplicação marcado, apenas faturas com saldo em aberto na própria dimensão do recebimento se qualificam, limitadas ao saldo dessa dimensão.
As mensagens exatas que você pode encontrar
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "WHT Received receipts must be manually applied to specific invoices." | Certificados de retenção carregam significado fiscal por fatura — associe-os manualmente na tela de aplicação. Veja Retenção na fonte em recebimentos. |
| "Application Date {0} falls on or before the AR book closure date ({1}) for this entity." | Os livros estão fechados até essa data — nada é aplicado até que a data esteja em um período em aberto. |
| "No open Accounting Period found for Application Date {0}." | O período da aplicação é derivado de sua data — um administrador precisa abrir o período primeiro. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Aplicar automaticamente dinheiro que o cliente destinou a uma fatura específica | Da mais antiga para a mais recente o envia para uma fatura diferente (mais antiga) — os registros do cliente e os seus deixam de coincidir | Vincule a Fatura original antes de marcar a caixa; essa fatura é liquidada primeiro |
| Aplicar automaticamente quando uma fatura antiga está em disputa | A fatura em disputa é a mais antiga, então é paga primeiro — minando sua própria posição na disputa | Use a tela de aplicação manual, ou defina Prioridade de aplicação nas faturas que deveriam absorver o dinheiro |
| Tratar a caixa de seleção como uma configuração salva | Você espera que recebimentos futuros se apliquem sozinhos; não vão — o sinalizador é por execução e se desmarca sozinho | Marque-a por recebimento, ou deixe o lote programado cuidar de tudo o que estiver não aplicado |
| Presumir que o silêncio significa sucesso | Uma omissão benigna (livros fechados, nenhuma fatura elegível) também desmarca a caixa de seleção — o dinheiro fica quietamente não aplicado | Confira o Caixa não aplicado depois de contabilizar; zero significa que foi associado |
| Deixar dinheiro genuíno em conta para o lote noturno | O lote vai gastá-lo nas faturas mais antigas — mas o cliente pediu para você retê-lo | Dinheiro em conta deve permanecer não aplicado deliberadamente; anote a instrução na Descrição do recebimento |
Quando usar cada opção
| Situação | Melhor ferramenta |
|---|---|
| Pagamento de rotina, o cliente simplesmente paga o que deve | Aplicação automática na criação |
| O pagamento referencia uma fatura específica | Vincule a Fatura original + aplicação automática (essa fatura é liquidada primeiro) |
| Pagamento parcial, fatura em disputa, instruções do cliente | Tela de aplicação manual |
| Dinheiro em conta que o cliente quer retido | Nenhuma das duas — deixe não aplicado |
| Um acúmulo de recebimentos não aplicados | O lote programado (administrador) |
O que vem a seguir
- Aplicando recebimentos a faturas — a tela manual e as regras de correspondência.
- Lotes de aplicação automática — programando a varredura noturna.
- Entendendo os recebimentos — o modelo de dinheiro em duas etapas.
Perguntas frequentes
Geralmente não havia nada elegível: nenhuma fatura contabilizada com saldo para esse cliente naquela entidade, ou os livros estão fechados para a data de aplicação. A caixa de seleção se desmarca sozinha de qualquer forma — verifique as faturas em aberto do cliente, corrija a causa e marque novamente.
O padrão é deliberadamente do mais antigo para o mais recente (é isso que mantém o aging limpo). Para direcionar, defina um número de Prioridade de aplicação nas faturas que você quer liquidar primeiro — números menores vencem — ou vincule a Fatura original do recebimento.
Sim — ela percorre a lista em ordem, liquidando cada fatura por completo até o dinheiro acabar; a última fatura alcançada pode receber uma aplicação parcial. Um recebimento, várias aplicações, é o resultado normal.
Não — os candidatos são sempre da própria entidade do recebimento (e do mesmo livro razão e moeda). A liquidação entre entidades existe como um recurso deliberado e opcional, com sua própria contabilização intercompany — veja Contas a receber entre empresas — mas a aplicação automática nunca faz isso por você.
Sim — o sinalizador aciona a mesma correspondência a partir da interface, de Fluxos, da API e de importações do Data Loader. Migrações costumam importar recebimentos com o sinalizador marcado, para que pagamentos históricos caiam automaticamente nas faturas certas.
Completamente — cada aplicação que ela criou é um registro comum, removível com o mesmo ícone de lixeira de uma aplicação manual. Desfaça a aplicação e realoque manualmente na tela de aplicação. (Remoções em períodos fechados são recusadas, assim como qualquer aplicação.)
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