Como os Valores Padrão Fluem para as Entidades
Seus valores contábeis padrão não fazem nada até chegarem a uma entidade — é ali que as contas são realmente usadas para contabilização. Este artigo explica exatamente como uma nova entidade recebe suas contas contábeis padrão: quais valores padrão são escolhidos, como são copiados e o que isso significa na prática. Para saber o que são os valores padrão, veja Entendendo os Valores Padrão de Contabilidade.
Acesso necessário. Qualquer conjunto de permissões da REDA Financials pode visualizar os valores padrão que fluem para as entidades; defini-los ou alterá-los exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2.
Acontece uma única vez — na criação
Os valores padrão fluem para uma entidade no momento em que a entidade é criada. A REDA busca os valores padrão corretos, copia as contas para a nova entidade e, a partir daí, a entidade passa a ser dona de suas próprias contas. Trata-se de uma cópia única, não um vínculo ativo — alterar um valor padrão depois não volta atrás para atualizar entidades que já existem.
Quais valores padrão são escolhidos
A REDA escolhe o registro de valores padrão mais específico para o território da entidade, subindo pela hierarquia até encontrar um:
- O próprio território da entidade — se esse território tiver um registro de valores padrão, ele prevalece.
- O território pai — se o filho não tiver registro, a REDA usa o do pai.
- Os valores padrão globais — o recurso de fallback usado quando nem o território nem seu pai têm registro.
Por exemplo: uma nova entidade na Califórnia (filho dos Estados Unidos) usa o registro de valores padrão da Califórnia, se existir; caso contrário, o registro dos Estados Unidos; se nenhum dos dois existir, os valores padrão globais.
Se não existir nenhum registro em nível algum — nem de território, nem do pai, nem global — a entidade é criada com suas contas contábeis padrão vazias, e você as define na entidade antes que ela possa contabilizar.
Um exemplo prático: a Meridian Property Group tem um registro de valores padrão globais (criado pela carga inicial) e um registro de valores padrão de território, no Brasil, onde as regras locais exigem contas de controle diferentes. Quando a Meridian cria sua entidade brasileira, o registro do Brasil é escolhido; quando ela cria suas entidades dos EUA, do Reino Unido e da Índia — cujos territórios não têm registro de valores padrão próprio — o registro global é escolhido. Quatro entidades, um único lugar para manter a base, uma exceção regional deliberada.
O registro escolhido é usado por inteiro
Como as contas são copiadas
Depois que o registro correto é escolhido, a REDA copia cada conta padrão para a nova entidade — mas somente nos campos que a entidade ainda não tem. Em outras palavras:
- Qualquer conta que você definir você mesmo na nova entidade é preservada.
- Toda conta que você deixar em branco é preenchida a partir do registro de valores padrão escolhido.
Assim, você pode substituir uma conta específica em uma determinada entidade no momento da criação, e a REDA preenche o restante a partir dos valores padrão.
A entidade é o nível que realmente contabiliza
Vale a pena ser preciso sobre o que as transações leem. Quando uma fatura de compra é contabilizada, ela credita a Conta de CxP Padrão da entidade; quando um recebimento fica não aplicado, ele credita a conta de Caixa Não Aplicado da entidade. Os registros globais e de território existem apenas para preencher esses campos da entidade na criação — depois disso, a entidade é a única fonte de verdade para suas próprias contabilizações, e qualquer alteração que você fizer na entidade entra em vigor imediatamente para suas transações futuras.
A entidade também carrega valores padrão que nunca fizeram parte do conjunto global ou de território — a Conta Bancária Padrão, as contas de câmbio realizado e não realizado, as contas a pagar e a receber de retenção na fonte, a compensação de dimensões e as contas de desconto de venda e de compra. Essas são configuradas diretamente em cada entidade à medida que os recursos correspondentes entram em uso; nenhum registro de valores padrão as fornece.
Depois da criação
Depois que uma entidade existe, suas contas são dela mesma. Alterar um valor padrão global ou de território depois afeta apenas as entidades novas criadas a partir daquele momento — as entidades existentes mantêm as contas que receberam. Para alterar as contas de uma entidade existente, edite-as diretamente na entidade. É por isso que vale a pena acertar seus valores padrão antes de criar suas entidades.
O que vem a seguir
- Entendendo os valores padrão de contabilidade — os conceitos por trás dos valores padrão.
- Configurando os valores padrão de contabilidade — configure os valores padrão.
- Entendendo os Territórios — de onde os valores padrão se originam.
- Códigos de território e códigos completos — como os códigos são construídos.
Perguntas frequentes
Não. Os valores padrão são copiados para uma entidade quando ela é criada, e a entidade passa a ser dona de suas contas. Atualizar um valor padrão muda o que as entidades futuras herdam; as entidades existentes mantêm as suas. Edite as contas de uma entidade existente na própria entidade.
Não — esse é o ponto principal a entender. A REDA usa integralmente o único registro mais específico; ela não combina contas entre níveis de território. Se um território tem seu próprio registro, preencha todas as contas que você quer que ele defina. Os valores padrão globais só se aplicam quando um território (e seu pai) não têm nenhum registro.
Sim. Defina essa conta você mesmo na entidade ao criá-la — a REDA preserva qualquer conta que você já tenha preenchido e só copia os valores padrão para os campos que você deixou em branco.
Então a entidade é criada sem contas contábeis padrão, e você precisará defini-las na entidade antes que ela possa contabilizar. É por isso que a carga inicial (que cria seus valores padrão globais) e uma revisão desses valores devem acontecer antes de você criar entidades.
O mais profundo que existir: o registro do próprio território filho, se houver um; caso contrário, o do território pai; caso contrário, o registro global. A busca para no primeiro que corresponder — um registro de território filho substitui completamente o do pai e o global para essa entidade.
Não. Apenas registros ativos participam da resolução. Um registro inativo é invisível para a criação de entidades — o que é exatamente o que torna seguro preparar configurações futuras como registros inativos e ativá-los quando estiverem prontos.
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