Aplicar recebimentos a faturas
Um Recebimento contabilizado diz "US$ 9.000 chegaram da Corvus." Uma aplicação diz "…e ela paga a fatura de aluguel de junho." Até que essa segunda etapa aconteça, a fatura continua mostrando um saldo pendente e o recebimento continua mostrando Caixa Não Aplicado — este artigo trata de conectar os dois, em uma única tela, sem exigir conhecimento contábil.
Acesso necessário. Aplicar recebimentos a faturas exige o conjunto de permissões Accounts Receivable v2 (auxiliares e gerentes de contas a receber) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 e Read Only v2 podem visualizar recebimentos e suas aplicações, mas não aplicá-las.
Abra a tela de aplicação
Em qualquer Recebimento contabilizado, clique em Aplicar Recebimento. A tela mostra os sinais vitais do recebimento no topo — Total, Aplicado até agora e Não Aplicado — e, abaixo deles, cada fatura contabilizada deste cliente (nesta entidade) que ainda tem saldo pendente e cuja data de fatura já chegou:
Preencha os valores — manualmente ou por botão
Você tem três formas de indicar quanto do recebimento vai para onde:
- Digite no campo Valor a Aplicar em cada linha de fatura — controle total, ideal para pagamentos parciais e disputas.
- Marque a caixa de seleção da linha — preenche o saldo em aberto total daquela fatura (ou o que restar do recebimento).
- Preencher Automaticamente — distribui todo o recebimento entre as faturas em aberto automaticamente; Limpar Tudo zera tudo e você recomeça.
A barra de progresso marca o placar: Aplicando $X de $Y — Restante $Z. Você nunca pode aplicar mais do que o recebimento contém, nem mais do que uma fatura deve; essas travas são bloqueios rígidos, não avisos.
Confirme a aplicação
Clique em Aplicar Recebimento. Cada alocação se torna um registro de aplicação — visível imediatamente na lista Aplicações Existentes, na guia Aplicações do recebimento e na guia Aplicações da fatura:
Nos livros contábeis, cada aplicação move o dinheiro do cliente da conta de depósitos para o seu recebível:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Depósitos e Adiantamentos de Clientes Recebidos | US$ 9.000,00 | |
| Contas a Receber — Comercial | US$ 9.000,00 |
(Organizações que balanceiam o livro razão por centro de custo verão um par adicional de linhas de Compensação de Dimensão mantendo o recebível de cada dimensão em equilíbrio — automático, e exigindo apenas que a entidade tenha uma conta de Compensação de Dimensão configurada.)
As regras de correspondência — com as mensagens exatas
A tela de aplicação só oferece o que as regras permitem, então raramente você vai encontrar estas mensagens — mas elas explicam uma fatura ausente, e protegem os caminhos de API e importação da mesma forma:
| A mensagem | O que significa |
|---|---|
| "O Recebimento deve estar contabilizado antes de poder criar aplicações." | Rascunhos ainda não contêm dinheiro — contabilize primeiro. |
| "A Fatura de venda deve estar Contabilizada antes de um recebimento poder ser aplicado a ela." | Faturas em rascunho não têm saldo a liquidar. |
| "O Recebimento e a Fatura de venda devem ter o mesmo Cliente." | O dinheiro da Corvus nunca pode pagar uma conta da Brightline. |
| "O Recebimento e a Fatura de venda devem pertencer à mesma Entidade." | A tela padrão é para a mesma entidade; a liquidação em grupo é um recurso à parte — Contas a receber entre empresas. |
| "O Recebimento e a Fatura de venda devem estar no mesmo Livro-razão. O Livro do recebimento e o da fatura não correspondem." | Os dois documentos precisam pertencer ao mesmo conjunto de livros. |
| "Currency mismatch: both documents must use the same currency…" | Dólares liquidam faturas em dólar; direcione recebimentos em moeda estrangeira por uma conta na mesma moeda. |
| "O Valor aplicado deve ser maior que zero." | Aplicações de valor zero não explicam nada. |
| "O Valor aplicado excede o saldo não aplicado do Recebimento." | Você não pode usar mais do recebimento do que ainda resta. |
| "O Valor aplicado excede o saldo pendente da Fatura de venda." | Uma fatura não pode ser liquidada além do que deve. |
| "Um Período contábil é obrigatório para a aplicação do Recebimento." | Derivado automaticamente da Data de Aplicação — a data precisa cair dentro de um período existente. |
| "Application Date {0} is before the invoice date {1}. A receipt cannot settle an invoice before the invoice exists…" | Você não pode baixar um recebível antes da fatura que o cria — os livros mostrariam um recebível negativo em todas as datas intermediárias. Uma fatura com data futura simplesmente não aparece na lista; mantenha o dinheiro como depósito não aplicado e aplique-o na data da fatura ou depois dela. |
| "Application Date {0} is before the cash receipt date {1}. An application cannot be dated before the receipt it draws from…" | A liquidação não pode ser anterior ao dinheiro que ela movimenta. Use uma Data de Aplicação igual ou posterior à data do recebimento. |
| "Application Date {0} falls on or before the AR book closure date ({1})." | Livros fechados não aceitam novas liquidações — use uma data atual em aberto. |
| "Aplicações de recebimento não podem ser modificadas. Remova e recrie." | Aplicações só podem ser inseridas ou excluídas — a trilha de auditoria permanece simples. |
| "Cannot remove application dated {0} — the AR books are closed through {1}." | Desfazer uma aplicação também é um evento contábil; períodos fechados protegem os dois sentidos. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Forçar uma correspondência aproximada ("faltam só 40 centavos") | Uma aplicação afirma o mesmo dinheiro; os 40 centavos geralmente são uma tarifa bancária que agora fica escondida dentro de uma correspondência errada | Não aplique nada; registre a diferença por um ajuste de conciliação ou corrija o documento |
| Aplicar dinheiro por conta corrente sem instrução do cliente | O cliente pretendia pagar uma fatura em disputa — agora o extrato dele começa uma discussão | Deixe como Caixa Não Aplicado até a instrução chegar (é para isso que o campo existe) |
| Retroagir a Data de Aplicação sem critério | A liquidação cai nos livros de um período anterior e distorce as contas a receber de um período já fechado — e ela nunca pode ser anterior à fatura nem ao próprio recebimento, ou o recebível fica negativo nas datas intermediárias | Use o padrão (hoje); retroaja apenas para um período aberto anterior, e nunca antes da data da fatura ou da data do recebimento |
| Excluir e recriar aplicações repetidamente para "editar" valores | Cada troca grava e remove lançamentos contábeis — trilha de auditoria com muito ruído | Planeje a alocação na tela de preparação (Limpar Tudo / Preencher Automaticamente) antes de o Aplicar Recebimento confirmá-la |
| Pular o recebimento e marcar faturas como pagas por lançamento contábil | Sem trilha de aplicação, sem controle de valores não aplicados, o aging fica incorreto | O dinheiro sempre entra como um recebimento; as aplicações liquidam as faturas |
Desfazendo uma aplicação
Aplicou à fatura errada? Clique no ícone de lixeira ao lado da aplicação na lista Aplicações Existentes (ou exclua-a a partir da lista relacionada Aplicações). O saldo pendente da fatura volta, o Caixa Não Aplicado do recebimento volta, e todo lançamento contábil criado pela aplicação é removido. Aplicações não podem ser editadas — remover e recriar é a regra, o que mantém a trilha de auditoria simples. Duas proteções: aplicações em um recebimento cancelado ficam bloqueadas, e remoções em períodos fechados são recusadas.
O que vem a seguir
- Aplicação automática de recebimentos — a mesma correspondência, automatizada da mais antiga para a mais recente.
- Razão de Conta do Cliente — veja o resultado corrente de faturas e aplicações.
- Aplicação de Notas de Crédito — liquidando faturas com créditos em vez de dinheiro.
- Cancelamento e Reembolso de Recebimentos — quando o próprio recebimento está errado.
Perguntas frequentes
Verifique as regras de correspondência acima, em ordem: a fatura está contabilizada, é deste cliente, desta entidade, na mesma moeda, e ainda tem saldo pendente? A resposta mais comum é que ela já foi paga — ou ainda está em Rascunho. Mais uma: uma fatura com data futura fica deliberadamente oculta até sua data de fatura chegar — até lá, seu recebível ainda não existe, então não há nada a liquidar. Mantenha o recebimento como caixa não aplicado e aplique-o na data da fatura ou depois dela.
Sim — digite valores em quantas linhas forem necessárias; cada linha se torna seu próprio registro de aplicação. É a forma normal de registrar uma única transferência de um locatário cobrindo vários meses.
A data contábil da aplicação — em qual período a liquidação é lançada (o período é derivado automaticamente dela). O padrão é hoje; retroaja a data apenas quando a liquidação genuinamente pertencer a um período aberto anterior, e nunca antes da data da fatura ou da data do recebimento — a liquidação não pode existir antes dos documentos que ela conecta.
Para organizações que controlam recebíveis por dimensão (centro de custo): ligado, o recebimento só liquida saldos de faturas na sua própria dimensão. Deixe desligado ("Todas as faturas") a menos que seu controller tenha indicado o contrário.
Moedas: nunca — os dois documentos precisam corresponder. Entidades: não a partir desta tela; quando ambas as entidades tiverem optado pela liquidação entre empresas, sua equipe de contabilidade pode criar a aplicação deliberadamente — o fluxo de trabalho e a contabilização intercompany estão cobertos em Contas a receber entre empresas.
Três lugares, sempre consistentes: a guia Aplicações do recebimento, a guia Aplicações da fatura, e a lista Aplicações Existentes da tela de aplicação. Cada aplicação registra seu valor, data e período contábil; os lançamentos que ela criou ficam nas listas de Transações Contábeis.
Duas travas protegem os livros contábeis: "O Valor aplicado excede o saldo não aplicado do Recebimento." e "O Valor aplicado excede o saldo pendente da Fatura de venda." Reduza o valor para o que realmente está disponível dos dois lados.
Isso foi útil?