Caixa de entrada de OCR e fila de documentos
Todo documento que a IA processa recebe um registro da Caixa de entrada de OCR — o comprovante de rastreamento que carrega o arquivo, a extração, o status e, eventualmente, o vínculo com a fatura em que se transformou. A guia Caixa de entrada de OCR é a fila matinal do time de contas a pagar: o que chegou, o que está pronto para revisão, o que precisa de ajuda.
Acesso que você vai precisar. Criar e trabalhar itens de OCR exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (auxiliares e gerentes de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar os itens, mas não agir sobre eles.
Onde a fila vive
A guia Caixa de entrada de OCR é uma guia comum com modos de exibição de lista, e todo registro nela é numerado automaticamente como OCR # (você nunca nomeia esses registros; o sistema faz isso). Um registro representa exatamente um documento: um e-mail com três anexos em PDF gera três registros OCR # separados, cada um com seu próprio arquivo, seu próprio status e, eventualmente, sua própria fatura.
Como um registro chega determina onde ele começa:
| Rota de chegada | Tipo de Operação | Status inicial |
|---|---|---|
| Uma fatura de fornecedor encaminhada para o endereço de e-mail de recebimento (veja Automação de E-mail para Fatura) | Automação | Pendente — o registro aguarda o próximo ciclo do loop de processamento |
| Um arquivo enviado no formulário Nova Fatura de compra (veja Visão geral do OCR) | Manual | Processando — a extração roda imediatamente enquanto você observa o formulário sendo preenchido |
Todo registro também carrega um Tipo de Documento. Hoje esse tipo é Fatura de compra — a própria descrição do campo observa que "Atualmente suporta Fatura de Compra; Extrato Bancário e Recibo de Despesa reservados para fases futuras", então trate os demais valores da lista de seleção como reservas de lugar, não como recursos.
O ciclo de vida, por status
| Status | Significado | Quem age |
|---|---|---|
| Pendente | Recebido (geralmente por e-mail), aguardando o loop de processamento | Ninguém — o lote assume |
| Processando / Extraindo | A IA em ação — primeira leitura concluída, extração completa em andamento | Ninguém |
| Extraído | Dados prontos; confiança abaixo do limite de criação automática → aguardando uma pessoa | O time de contas a pagar revisa via Criar Fatura |
| Criado | Existe uma Fatura de compra em rascunho, vinculada ao registro | O fluxo normal de contas a pagar assume |
| Erro | Algo falhou; o campo Mensagem de Erro diz o quê | Corrija a causa, Reprocesse |
| Revisado / Rejeitado | Marcações de contabilidade para itens verificados por humano e descartados | A convenção da sua equipe |
O percurso completo, em ordem, é Pendente → Processando → Extraindo → Extraído → Criado, com Erro, Revisado e Rejeitado como as saídas ao longo do caminho. As duas rotas se juntam ao caminho em pontos diferentes: documentos recebidos por e-mail percorrem Pendente → Extraindo → Extraído → Criado no loop de processamento, enquanto envios manuais começam direto em Processando, porque a extração roda enquanto você espera no formulário.
As visualizações da fila
Cinco modos de exibição de lista já vêm prontos e transformam a guia em um fluxo de trabalho: Todos os Itens de OCR · Aguardando Revisão (os que estão Extraídos — sua lista de ações) · Erros · Processamento Pendente · Este Mês. O auxiliar de contas a pagar da Meridian vive em Aguardando Revisão e dá uma olhada em Erros uma vez por dia.
Cada visualização corresponde a uma tarefa:
| Modo de exibição de lista | O que mostra | Use para |
|---|---|---|
| REDA: Todos os Itens de OCR | Todo registro, todo status | Pesquisar histórico, auditorias, "essa fatura chegou algum dia?" |
| REDA: Aguardando Revisão | Status = Extraído | A lista de ações diária — os dados estão prontos, falta uma decisão humana |
| REDA: Erros | Status = Erro | Triagem e Reprocessamento |
| REDA: Processamento Pendente | Pendente e Extraindo | Acompanhar o loop esvaziando a fila; uma lista crescente aqui significa que o loop está parado |
| REDA: Este Mês | O recebimento do mês corrente | Ficar de olho no volume em relação à cota mensal de documentos |
Uma segunda-feira de manhã na Meridian
A entidade dos EUA da Meridian Properties Group recebe suas faturas de fornecedores por e-mail, então a fila se enche sozinha durante o fim de semana. Priya, do time de contas a pagar, abre primeiro a REDA: Aguardando Revisão — tudo o que está lá foi extraído e aguarda uma pessoa:
| Registro | O que ela vê | O que ela faz |
|---|---|---|
| OCR #00000214 | Uma fatura de utilidade da MetroPower; Correspondência de Fornecedor e Entidade preenchidos corretamente, mas a qualidade do escaneamento deixou a confiança da IA abaixo do limite de criação automática | Clica em Criar Fatura, confere o formulário pré-preenchido, salva — o registro muda para Criado com a nova fatura vinculada |
| OCR #00000215 | Uma fatura da Skyline Elevator Services, um fornecedor totalmente novo — Correspondência de Fornecedor está vazio porque ainda não existe uma conta correspondente | Cria a conta do fornecedor primeiro, depois reprocessa para que a correspondência se resolva antes de a fatura ser criada |
| OCR #00000216 | Um extrato de locatário que alguém encaminhou por engano — extraído, mas não é uma fatura que a Meridian deve pagar | Marca como Rejeitado; o registro permanece como evidência do que chegou e foi deliberadamente não processado |
Depois, uma olhada de um minuto em REDA: Erros: um registro falhou com "O serviço de IA está temporariamente com limite de taxa atingido. Tente novamente em alguns instantes." — nada está errado do lado da Meridian, então ela reprocessa depois do café. Fila limpa até as 9h15.
Lendo um registro
- De onde veio: e-mail do remetente, assunto, a conta do remetente correspondida e o endereço de recebimento (caminho por e-mail) ou o usuário que fez o upload (caminho manual).
- O que a IA concluiu: o Fornecedor e a Entidade correspondidos, o resultado da extração e — após a criação — o vínculo com a Fatura de compra.
- O próprio documento — anexado como arquivo, um registro da caixa de entrada por documento, para que o rastro do e-mail até a fatura contabilizada fique completo.
- Ações: Criar Fatura e Reprocessar — ambas disponíveis até que exista uma fatura, quando então são educadamente recusadas ("Já foi criada uma Fatura de compra a partir deste registro da Caixa de entrada de OCR.").
Referência de campos
Tudo abaixo está no registro — nenhum campo aqui precisa que você preencha; a entrada e a IA os populam, e o registro passa então a ler como um dossiê:
| Campo | O que ele indica |
|---|---|
| Status | Em que ponto do ciclo de vida o documento está (tabela acima) |
| Tipo de Operação | Automação (chegou por e-mail) ou Manual (upload no formulário de fatura) |
| Tipo de Documento | Que tipo de documento é este — Fatura de compra hoje |
| Entidade | A empresa para a qual a fatura foi endereçada, conforme a IA correspondeu a partir do documento |
| E-mail do Remetente | Quem enviou o e-mail. Em mensagens encaminhadas, a IA procura o remetente original no corpo e registra esse endereço em vez disso — assim, uma fatura que seu colega encaminhou ainda remete de volta ao fornecedor |
| Conta do Remetente | A conta resolvida a partir do endereço de e-mail do remetente (via um contato correspondente) |
| Correspondência de Fornecedor | O fornecedor que a IA correspondeu a partir do documento — isso direciona o pré-preenchimento da fatura |
| Assunto do E-mail / Corpo do E-mail | O e-mail recebido, preservado no registro |
| E-mail de Recebimento | O endereço de entrada para o qual o e-mail foi enviado |
| Arquivo de Origem | O nome do arquivo do documento (o arquivo em si é anexado ao registro) |
| Resultado da Extração | Tudo o que a IA leu do documento, armazenado para o pré-preenchimento da fatura |
| Mensagem de Erro | O motivo exato, quando Status = Erro — leia antes de reprocessar |
| Data/Hora de Processamento | Quando a extração completa terminou |
| Fatura de compra | A fatura criada a partir deste documento. Uma vez preenchido, as ações rápidas são retiradas |
| Revisado Por | Quem verificou o registro, para equipes que usam o status Revisado |
| Período de Uso de IA | O período de medição mensal contra o qual este documento contou — definido automaticamente e bloqueado |
As duas ações rápidas
| Ação | O que faz | Quando é bloqueada |
|---|---|---|
| Criar Fatura | Abre o formulário Nova Fatura de compra pré-preenchido a partir da extração, pronto para revisão e salvamento | Toast intitulado "Ação Não Disponível": "Já foi criada uma Fatura de compra a partir deste registro da Caixa de entrada de OCR." |
| Reprocessar | Mostra "Reprocessando documento...", zera o registro, roda novamente a extração completa sobre o arquivo armazenado e então abre o formulário de fatura do zero | "Não é possível reprocessar — já foi criada uma Fatura de compra a partir deste registro." |
A regra de elegibilidade é de uma linha: as duas ações existem exatamente enquanto o campo Fatura de compra do registro estiver vazio. No momento em que uma fatura existe, as correções pertencem àquele rascunho de fatura — não ao registro de OCR.
O motor por trás da fila
Os registros não se movem sozinhos — um loop de processamento os move. Na guia Operações do Console de Administração, o card "Processamento de Documentos OCR" se descreve claramente: "Processa automaticamente os documentos recebidos por meio de extração com IA e cria faturas de compra. É executado a cada 15 minutos quando ativo." Diferente dos outros cards de agendamento, ele não tem um horário diário de execução — é um loop de Iniciar/Parar que roda de novo a cada 15 minutos enquanto ativo, trabalhando a fila do mais antigo para o mais novo, um documento por vez. Um documento que falha simplesmente é marcado como Erro com o motivo, e o loop segue para o próximo — um escaneamento ruim nunca trava a fila.
Os contadores de Fila de Documentos do card — Pendente / Extraindo / Erros — são o painel à distância da fila: seu administrador consegue ver trabalho em espera e falhas se acumulando sem nunca abrir a guia Caixa de entrada de OCR. Há também um botão Executar Agora para um único ciclo imediato, e parar o loop é seguro: "Interrompe o loop de processamento de OCR. Os documentos pendentes permanecerão na fila até que o processamento seja reiniciado." — nada se perde, a fila apenas espera.
XML estruturado de nota fiscal eletrônica
Nem toda fatura de fornecedor é um PDF que uma máquina precisa ler. Um número crescente chega como um XML estruturado de nota fiscal eletrônica — um arquivo em que cada valor (o total, o imposto, cada linha) é um campo de dados rotulado, e não tinta em uma página. Quando esse arquivo está presente, adivinhar a partir de uma imagem é a ferramenta errada: os dados já são exatos.
A Caixa de entrada agora examina todo anexo no registro de recebimento. Se encontra um XML estruturado de nota fiscal eletrônica, trata esse XML como a fonte autoritativa dos dados da fatura — mais confiável do que ler o PDF, porque não há nada a interpretar. O PDF permanece como a cópia legível por humanos que você e seus auditores consultam; o XML apenas alimenta os números.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Esperar registros Pendentes se moverem enquanto o loop está parado | Nada se processa sozinho — a fila cresce silenciosamente e fornecedores começam a cobrar | Verifique o card "Processamento de Documentos OCR" na guia Operações; clique em Iniciar (ou peça ao seu administrador) |
| Trabalhar a fila a partir de Todos os Itens de OCR | Você tem que vasculhar registros Criados, Rejeitados e em andamento para encontrar os três que precisam de você | Aguardando Revisão é exatamente o conjunto Extraído — sua lista de ações, nada mais |
| Excluir registros de lixo ou falhos | Você apaga o rastro documental do que chegou e por que não foi processado — e a contagem de documentos do mês deixa de bater com os registros que a explicam | Marque-os como Rejeitado e siga em frente |
| Reduzir o Limite de Criação Automática de OCR para diminuir a fila de revisão | Extrações de baixa confiança viram faturas em rascunho sem revisão — erros migram para dentro do contas a pagar em vez de ficarem visíveis na fila | Mantenha o limite de revisão significativo; a visualização Aguardando Revisão existe para que leituras duvidosas recebam olhos humanos |
| Ignorar o contador de Erros por semanas | A maioria dos erros são reprocessamentos de um clique quando recentes; os antigos viram arqueologia, e faturas reais ficam sem pagar | Dê uma olhada em REDA: Erros (ou no contador de Erros do card) diariamente — veja Reprocessando Extrações com Falha |
O que vem a seguir
- Criando uma Fatura a partir do OCR — trabalhando a fila Aguardando Revisão.
- Reprocessando Extrações com Falha — o remédio da visualização Erros.
- Agendador de Operações — o loop de 15 minutos que leva de Pendente a Extraído.
Perguntas frequentes
O loop de processamento não está em execução. É um loop de iniciar/parar na guia Operações do Console de Administração ("Processamento de Documentos OCR") — peça ao seu administrador para clicar em Iniciar; a fila então se esvazia no ciclo de 15 minutos.
Usuários de Accounts Payable e Accounting Admin criam e trabalham nos itens de OCR (é uma ferramenta de contas a pagar); controllers e outras funções podem visualizar. O canal de e-mail e o lote são executados como contextos do sistema — nenhuma licença de usuário é consumida.
Marque-os como Rejeitado e mantenha-os — o registro é sua evidência do que chegou e foi deliberadamente não processado. Isso também mantém o medidor honesto: o documento foi consumido quando foi lido.
A confiança da extração atingiu o Limite de Criação Automática de OCR do território (padrão de 80%), então uma Fatura de compra em rascunho foi criada automaticamente e o registro foi direto para Criado. A fatura ainda é um rascunho — revise-a lá antes de contabilizar.
Como o documento chegou. Automação significa que ele chegou pelo endereço de e-mail de recebimento e foi processado pelo loop de processamento; Manual significa que alguém o enviou diretamente no formulário Nova Fatura de compra e a extração foi executada na hora. Útil para filtrar quando você está investigando um canal específico.
Isso é intencional. Quando um e-mail é um encaminhamento, a IA lê o corpo da mensagem para encontrar o remetente original e registra esse endereço em vez disso — assim, uma fatura de fornecedor que seu colega repassou ainda identifica o fornecedor, e a correspondência entre remetente e conta pode ser resolvida corretamente.
Não. O vínculo em cada registro de OCR é definido uma vez e bloqueado, e os campos Documentos Usados e Limite de Documentos do período de uso são mantidos pelo sistema — edições manuais são revertidas silenciosamente. A integridade do medidor é o ponto central: ela deve refletir o que foi realmente processado.
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