Linhas de lançamento (Débito e Crédito)
O cabeçalho de um lançamento contábil é metadado de escrituração; as linhas são a contabilidade em si. Cada linha é um movimento — uma conta contábil, um lado (débito ou crédito), um valor — e a REDA Financials fiscaliza cada uma delas para que o que chega ao livro razão seja exatamente, e apenas, o que um livro razão deve aceitar.
Acesso necessário. Adicionar e editar linhas de lançamento exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2 — o mesmo acesso do lançamento pai. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar as linhas, mas não alterá-las.
O que uma linha carrega
| Campo | Regras |
|---|---|
| Conta Contábil (obrigatório) | Deve estar ativa, e ser global ou restrita à entidade/território desta linha. Contas inativas ou de outra entidade são recusadas com uma mensagem específica. |
| Débito / Crédito | Exatamente um dos dois, sempre um valor positivo — "Cada Linha de lançamento contábil deve ter exatamente um entre Débito ou Crédito preenchido com um valor positivo." Para inverter o sentido de uma linha, mova o número para a outra coluna; nunca digite um sinal de menos. |
| Entidade | Assume por padrão a do cabeçalho do lançamento; defina por linha apenas em lançamentos entre empresas. |
| Centro de Custos | A dimensão da linha — levada ao livro razão para relatórios por dimensão; deve ser global ou pertencer à entidade da linha. |
| Conta | Cliente/fornecedor opcional a que a linha se refere (apenas para contexto de relatório). |
| Descrição | Anotação em nível de linha — "Eletricidade estimada de junho" diz mais do que o cabeçalho sozinho. |
| Produto / Lado do Imposto / Base de Cálculo do Imposto / Substituição de Perfil Fiscal | O quarteto avançado de impostos: dê a uma linha um Produto e um Lado do Imposto (Venda ou Compra) e o motor de impostos a trata como uma linha de fatura na contabilização — calculando o imposto, dividindo o valor e contabilizando o imposto na conta mapeada para ele. |
As linhas do lançamento por competência, campo a campo
O lançamento por competência de junho da Meridian (MJE001002) precisa de exatamente duas linhas. Veja tudo o que cada uma carrega:
| Linha 1 | Linha 2 | |
|---|---|---|
| Entidade | Meridian Properties US LLC | Meridian Properties US LLC |
| Conta Contábil | Utilities — Buildings | Accrued Expenses and Other Payables |
| Débito | US$ 3.200,00 | — |
| Crédito | — | US$ 3.200,00 |
| Descrição | Eletricidade estimada de junho — fatura ainda não recebida | Eletricidade estimada de junho — fatura ainda não recebida |
Duas linhas, uma só história: o lado da despesa diz junho consumiu essa eletricidade; o lado do passivo diz devemos por ela. Quando o lançamento é contabilizado, cada linha se torna uma linha do livro razão — mesma conta, mesmo lado, mesmo valor — de modo que tudo o que se pode dizer de uma linha pode depois ser lido de volta no livro razão.
A disciplina do equilíbrio
- O lançamento se equilibra como um todo: total de débitos = total de créditos, até o centavo. O indicador Difference do formulário e a verificação Is Balanced do registro monitoram isso; a contabilização o impõe — "Journal Entry cannot be posted because Total Debits do not equal Total Credits…"
- Zero não é um lançamento: "O valor total de contabilização é zero. Adicione pelo menos uma linha diferente de zero."
- Lançamentos entre empresas também se equilibram por entidade — as linhas de cada entidade precisam somar zero por conta própria. Os porquês e os comos estão em Lançamentos Contábeis Entre Empresas.
Quando uma linha carrega imposto
A maioria das linhas de lançamento nunca encontra o motor de impostos. Mas dê a uma linha um Produto e um Lado do Imposto (Venda ou Compra), com Base de Cálculo do Imposto diferente de Isento de Imposto, e a contabilização a trata como uma linha de fatura:
- O imposto é calculado na contabilização, por linha — cada linha pode ter seu próprio Lado do Imposto, seu próprio terceiro (o campo Conta), até sua própria entidade, e uma Substituição de Perfil Fiscal opcional quando o perfil padrão não deve se aplicar.
- O valor se divide. O débito ou crédito que você lançou se torna uma linha do livro razão líquida de imposto na conta contábil da linha, mais linhas de imposto separadas (descritas como Output Tax ou Input Tax) na conta de imposto que seu administrador mapeou para aquele tipo de imposto e entidade.
- O Valor do Imposto se preenche sozinho na linha, e é totalizado no Valor Total do Imposto do lançamento. Você nunca digita nenhum dos dois.
- Configuração ausente impede a contabilização, nominalmente: "No GL Account configured for Tax Type "…" on Entity … . Configure it in Entity Tax Type Mapping." — um ajuste único do administrador.
- Reabrir o lançamento remove seus registros de imposto junto com as linhas do livro razão — a viagem de ida e volta se completa de qualquer forma.
As regras que mantêm as linhas corretas
Cada validação abaixo é uma mensagem real, citada exatamente. Elas se aplicam a cada salvamento — manual, upload de CSV ou integração:
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "Cada Linha de lançamento contábil deve ter exatamente um entre Débito ou Crédito preenchido com um valor positivo." | Ambos os lados preenchidos, nenhum preenchido, ou um valor negativo. Um lado, positivo, por linha. |
| "A Conta contábil é obrigatória em cada Linha de lançamento contábil." | Todo movimento precisa de um lugar para pousar. |
| "A Conta contábil está inativa e não pode receber novas contabilizações. Selecione uma conta contábil ativa ou contate o administrador." | A conta foi desativada do plano de contas. |
| "Esta Conta contábil pertence a outra entidade. Use uma Conta contábil global (sem restrição de entidade) ou uma atribuída à mesma entidade desta linha." | Cada empresa contabiliza em suas próprias contas (ou em contas globais compartilhadas). |
| "Esta Conta contábil está restrita a outro território. Selecione uma Conta contábil global ou restrita ao território desta entidade." | A variante regional da mesma regra. |
| "A Entidade está inativa e não pode receber novas transações. Selecione uma entidade ativa ou contate o administrador para reativá-la." | A linha indica uma empresa desativada. |
| "A Conta está inativa. Remova a referência à conta ou selecione uma conta ativa." | O cliente/fornecedor da linha está desativado. |
| "Este Centro de custo pertence a outra entidade. Use um centro de custo global (sem restrição de entidade) ou um atribuído à mesma entidade deste documento." | As dimensões também seguem o escopo de entidade. |
| "Este Centro de custo está restrito a outro território. Selecione um centro de custo global ou restrito ao território desta entidade." | …e o escopo de território. |
| "Não é possível modificar linhas de um Lançamento contábil contabilizado ou anulado." | As linhas se travam junto com o pai — veja abaixo. |
Quando as linhas se travam
As linhas seguem o pai: enquanto o lançamento está em Rascunho, elas são livremente editáveis; assim que é Contabilizado (ou Anulado), toda inserção, edição e exclusão é bloqueada — "Não é possível modificar linhas de um Lançamento contábil contabilizado ou anulado." Para corrigir uma linha contabilizada, reabra o lançamento para Rascunho (suas linhas do livro razão são removidas), corrija e contabilize novamente.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Um débito negativo para "inverter" uma linha | Recusado de imediato — e mesmo que não fosse, valores com sinal tornam os razões ilegíveis | Mova o valor para a coluna Crédito |
| Preencher Débito e Crédito na mesma linha | Recusado — uma linha é um movimento, não dois | Dois movimentos = duas linhas |
| Substituir a Entidade de uma linha sem cuidado | O lançamento silenciosamente se torna entre empresas e precisa se equilibrar por entidade | Deixe Entidade em branco (assume por padrão a do cabeçalho), a menos que você pretenda um lançamento entre entidades |
| Pular o Centro de Custos em contas dimensionais | A linha do livro razão é contabilizada sem sua dimensão — relatórios dimensionais mostram uma lacuna que não pode ser corrigida depois sem reabrir | Defina a dimensão enquanto a linha é um rascunho; ela é levada ao livro razão na contabilização |
| Preencher o quarteto de impostos "por precaução" | Um Produto + Lado do Imposto dispara contabilização fiscal real — linhas do livro razão extras que você não pretendia | Deixe os campos de imposto em branco, a menos que o lançamento realmente represente um evento tributável |
O que vem a seguir
- Criando um lançamento contábil — o formulário onde essas linhas vivem.
- Lançamentos Contábeis Entre Empresas — quando as linhas abrangem várias entidades.
- Transações Contábeis — onde as linhas acabam.
Perguntas frequentes
Um débito negativo nada mais é do que um crédito disfarçado — e disfarces tornam os livros ilegíveis. A regra (um lado, positivo) mantém cada linha do livro razão inequívoca. Em vez disso, mova o valor para a coluna Crédito.
Sim — por exemplo, a mesma conta de despesa debitada sob dois centros de custo diferentes. Cada linha é sua própria linha do livro razão, com sua própria dimensão.
Nada — sem Produto + Lado do Imposto não há cálculo de imposto, o que é correto para a grande maioria dos lançamentos. Preencha-os apenas quando o lançamento realmente representar uma transação tributável que não tenha um documento de fatura.
Não enquanto ele estiver Contabilizado — "Não é possível modificar linhas de um Lançamento contábil contabilizado ou anulado." Clique em Editar no lançamento: a confirmação o reabre para Rascunho (removendo suas linhas do livro razão), você corrige as linhas e contabiliza novamente. Se o período já tiver sido fechado, corrija com um novo lançamento no período aberto.
Nenhum limite prático — lançamentos de rateio costumam ter dezenas de linhas. Para grades grandes, monte as linhas em uma planilha e use o upload de CSV do formulário (veja Criando um lançamento contábil) em vez de digitar linha por linha.
O motor de impostos o calcula na contabilização a partir do Produto, do Lado do Imposto e da Base de Cálculo do Imposto da linha, e o grava na linha — é um registro somente leitura, não uma entrada. Ele é totalizado no Valor Total do Imposto do lançamento, e desaparece novamente se o lançamento for reaberto.
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