Gerando PDFs
Todo documento voltado ao cliente na REDA Financials — faturas, recebimentos, comprovantes de pagamento, ordens de compra — pode se tornar um PDF elegante e personalizado com sua marca em um clique, ou sem clique nenhum. Este artigo cobre as três formas pelas quais um PDF é gerado e o que acontece com ele depois.
Acesso necessário. Não há permissão especial para gerar — qualquer pessoa que possa abrir um registro contabilizado pode executar Gerar PDF, e o que o PDF mostra respeita o acesso a campos daquele usuário. Criar e contabilizar o documento subjacente segue sua própria camada de acesso: Accounts Receivable v2 ou Accounting Admin v2 para faturas de venda e recebimentos; Accounts Payable v2 ou Accounting Admin v2 para desembolsos e ordens de compra. As chaves de geração automática da entidade e a chave de link público do território são definidas pelo seu Accounting Admin v2.
1 — Sob demanda: o botão Gerar PDF
Em um documento contabilizado, clique em Gerar PDF. A tela mostra o que foi resolvido — o registro, a entidade cuja identidade visual se aplica, e o modelo (ou Default quando nenhum está configurado) — renderiza o documento, salva-o e o pré-visualiza ali mesmo, com os botões Abrir em Nova Guia e Voltar ao Registro. Somente documentos contabilizados são elegíveis; um rascunho é recusado com "PDF can only be generated for Posted records." — os clientes nunca devem receber papel referente a números ainda não confirmados.
O botão está presente nos quatro documentos que sua organização emite: faturas de venda (incluindo notas de crédito — uma nota de crédito é uma fatura cujo tipo é Nota de Crédito), recebimentos, desembolsos e ordens de compra. Veja a interação completa em um documento real da Meridian Properties Group — MSI001021, a fatura de US$ 9.800 da NovaTech:
Clique em Gerar PDF na fatura contabilizada
Um painel se abre com o título Gerar PDF, mostrando o tipo de documento e três linhas que respondem "o que estou prestes a produzir?": Record (MSI001021), Entity (Meridian Properties US LLC — cujo papel timbrado se aplica) e Template — o nome do modelo que o sistema resolveu (Meridian US — Sales Invoice), ou um Default em itálico quando nenhum modelo está configurado. Se a linha do modelo te surpreender, pare aqui e leia Hierarquia de Modelos.
Aguarde um instante
A tela mostra "Generating..." e "This may take a few seconds" enquanto o mecanismo resolve o modelo, renderiza as páginas e salva o arquivo. A geração é imediata — não há fila para o botão.
Revise o resultado
Em caso de sucesso, você vê "PDF generated successfully" e "Saved to Files on the record", uma Preview do documento finalizado bem ali na tela, e dois botões: Voltar ao Registro e Abrir em Nova Guia. O arquivo — MSI001021.pdf — já está anexado à fatura de qualquer forma.
Se falhar, corrija e tente novamente
Uma falha mostra "PDF generation failed" com o motivo logo abaixo e um botão Tentar novamente. O mesmo motivo é gravado no campo PDF Generation Error do registro, para que não se perca quando você fechar a tela.
A versão compacta da mesma ação — a ação rápida na página do registro — é executada assim que a página abre: um indicador de carregamento mostra "Generating PDF..." sobre "Resolvendo o modelo, gerando e salvando em Arquivos.", e então um banner informa "PDF generated." / "Opening in a new tab." (ou "PDF generation failed." com o motivo), com os botões Fechar e Tentar novamente — Tentar novamente executa a ação de novo ali mesmo. A nova guia mostra o link público compartilhável quando seu território cria um, ou o arquivo interno quando não cria — veja URLs públicas e versionamento.
2 — Automaticamente na contabilização
Cada entidade possui cinco chaves opcionais — Auto-Gen Sales Invoice PDF, Auto-Gen PDF: Credit Memo, Auto-Gen Cash Receipt PDF, Auto-Gen Cash Disbursement PDF, Auto-Gen Purchase Order PDF. Ative uma delas e toda contabilização daquele tipo gera seu PDF em segundo plano.
| Chave (na entidade) | Gera na contabilização |
|---|---|
| Gerar PDF de fatura de venda | Uma FATURA para cada fatura de venda contabilizada |
| Gerar PDF de nota de crédito | Uma NOTA DE CRÉDITO para cada nota de crédito contabilizada — chave própria, separada das faturas |
| Gerar PDF de recebimento automaticamente | Um RECIBO para cada recebimento contabilizado |
| Gerar PDF de desembolso automaticamente | Um COMPROVANTE DE PAGAMENTO para cada desembolso contabilizado |
| Gerar PDF de pedido de compra | Uma ORDEM DE COMPRA para cada ordem de compra contabilizada |
As cinco começam desmarcadas — papel automático é uma escolha, nunca uma surpresa. O texto de ajuda de cada chave diz a mesma coisa: gerar automaticamente um PDF quando aquele documento for contabilizado; desative para não gerar automaticamente — os usuários ainda podem acionar pelo botão Gerar PDF. Duas garantias já incorporadas ao design:
- A geração automática nunca bloqueia uma contabilização. Ela roda depois do fato, em um job enfileirado com seu próprio orçamento de limites, gerando em conjunto o lote de documentos recém-contabilizados; um problema de geração fica registrado no registro (veja abaixo), mas a contabilização permanece válida.
- Documentos contabilizados por processos em massa podem pular a geração automática silenciosamente (limites de processamento em segundo plano); o botão Gerar PDF sempre funciona depois.
3 — Por automação
Administradores podem incorporar a geração em seus próprios Fluxos com a ação Generate PDF Document — encontrada na categoria REDA Financials ao construir um Fluxo. Você passa a ele o registro a renderizar; ele executa o mesmo mecanismo com as mesmas regras (somente registros contabilizados, mesma resolução de modelo, mesmo armazenamento). Usos típicos: um Fluxo noturno que "gera tudo que foi contabilizado hoje", ou um Fluxo de recuperação após uma contabilização em massa que pulou a geração automática.
Onde o PDF fica armazenado
| Artefato | Comportamento |
|---|---|
| O arquivo | Salvo nos Arquivos do registro, nomeado a partir do documento (MSI001007.pdf). Regenerar cria uma nova versão do mesmo arquivo — o histórico do que foi produzido é preservado, nunca duplicado. |
| URL do PDF gerado | O link público compartilhável, quando o território habilita links públicos — veja URLs públicas e versionamento. |
| PDF gerado em | Data e hora da última geração bem-sucedida. |
| Erro de geração de PDF | A mensagem da última falha, mantida até o próximo sucesso — a própria orientação do campo: use o botão Gerar PDF para tentar novamente depois de corrigir a causa. |
O ciclo de vida acompanha o documento: reabrir revoga o link público e limpa as marcações, mas mantém o arquivo para auditoria; cancelar (void) exclui os arquivos por completo — papel cancelado não deve circular.
As mensagens que você pode encontrar
Cada mensagem abaixo é exatamente o texto que a tela usa, com o que significa ao lado:
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "PDF can only be generated for Posted records. Current status: Draft." | O documento ainda não é final (a mensagem informa o status real). Contabilize-o e depois gere. |
| "Um link público foi criado. Abrindo em uma nova guia." | Sucesso, com o modo de link público do seu território ligado — o link compartilhável já está no registro em Generated PDF URL. |
| "PDF salvo em Arquivos. Abrindo em uma nova guia." | Sucesso em modo privado — o arquivo está nos Arquivos do registro; não há link fora da organização. |
| "PDF generation failed." (com um motivo abaixo) | Leia o motivo, corrija a causa, clique em Tentar novamente. O mesmo motivo aguarda em PDF Generation Error no registro. |
| "Source record not found: …" | O documento sendo renderizado não existe mais ou não está visível para você — verifique se o registro ainda existe e se você consegue abri-lo. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Esperar pela geração automática após uma contabilização em massa | Limites de processamento em segundo plano podem pular silenciosamente a geração automática de documentos contabilizados em massa — os PDFs nunca chegam | Gere manualmente depois, ou peça ao seu administrador para executar um Fluxo de recuperação com a ação Generate PDF Document |
| Corrigir um documento, recontabilizá-lo e enviar o arquivo que você já tinha | O arquivo salvo continua mostrando os números antigos até você regenerá-lo | Gere novamente após recontabilizar — o arquivo ganha uma nova versão, e um link público continua funcionando e servindo a versão mais recente |
| Presumir que uma geração automática falha bloqueou a contabilização | Isso nunca acontece — você acaba procurando um problema de contabilização que não existe | A contabilização permanece válida; leia PDF Generation Error, corrija a causa e use Gerar PDF para tentar novamente |
| Gerar um rascunho "só para pré-visualizar" | Recusado sempre — e os números de um rascunho não são compromissos de qualquer forma | Revise rascunhos na tela; gere assim que o documento for contabilizado |
| Ativar as cinco chaves de geração automática "por segurança" | Papel que ninguém envia se acumula como arquivos em cada contabilização | Decida por tipo de documento: ligado onde o papel sempre sai (Meridian: faturas, notas de crédito), sob demanda nos demais casos |
Quem pode gerar
Não há permissão especial: qualquer pessoa que possa abrir o registro pode executar Gerar PDF (somente registros contabilizados). Uma sutileza que vale a pena conhecer: o arquivo sempre é salvo e o registro sempre é marcado, mas o que o PDF mostra respeita o acesso a campos do usuário que gerou — um campo que o usuário não pode ver simplesmente não é impresso. Configurar modelos é um tópico administrativo separado (Configuração de Modelo de PDF); as chaves de geração automática da entidade e a chave de link público do território ficam nos registros de entidade e território, o que na prática significa seu Accounting Admin.
O que vem a seguir
- Tipos de documentos suportados — o que é renderizado, e qual a aparência de cada um.
- Configuração de Modelo de PDF — controlando a aparência.
- URLs públicas e versionamento — compartilhando fora da sua organização.
Perguntas frequentes
Leia PDF Generation Error no registro (a tela mostra a mesma mensagem com um botão Tentar novamente). As causas típicas são problemas de configuração de modelo; corrija e tente novamente — o campo é limpo no próximo sucesso.
Gere novamente após recontabilizar: o arquivo ganha uma nova versão, então a versão mais recente reflete o documento como ele está agora, e as versões antigas permanecem para a trilha de auditoria.
Qualquer pessoa que possa abrir o registro — a geração muda a apresentação, não os livros contábeis. O que o PDF mostra respeita o acesso a campos do usuário que o gerou, e o registro precisa estar contabilizado.
Deliberado: uma fatura de compra é o documento do fornecedor — foi ele quem enviou para você. A REDA Financials gera o papel que você emite (faturas, recibos, comprovantes, ordens), não reproduções de papel que você recebeu.
Provavelmente não: documentos contabilizados por processos em massa ou em segundo plano podem pular a geração automática silenciosamente, por design. O botão Gerar PDF funciona em todos eles depois, e um Fluxo usando a ação Generate PDF Document pode recuperar o lote inteiro.
Não — em modo de link público, o link permanece o mesmo entre regenerações e sempre serve a versão mais recente. Veja URLs públicas e versionamento.
PDF Generated At no registro guarda a data e hora do último sucesso. É limpo quando o documento é reaberto ou cancelado — um campo vazio em um documento contabilizado significa que não existe PDF atual.
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