Entendendo as faturas de venda
Uma Fatura de venda (Sales Invoice) é como você fatura um cliente — e na REDA Financials é o ponto de partida de todo o lado "dinheiro entrando" das suas contas, conhecido como Contas a receber (AR, Accounts Receivable). Este artigo explica o que é uma fatura de venda, as três formas que ela pode assumir, o que acontece com os seus livros contábeis quando você a contabiliza, e como ela reúne discretamente o seu cliente, a sua empresa, os seus produtos e as suas regras fiscais. Nenhum conhecimento prévio de contabilidade é necessário — definiremos os termos ao longo do caminho.
Acesso necessário. Qualquer conjunto de permissões da REDA Financials permite visualizar Faturas de venda. Criar, editar e contabilizá-las exige o conjunto de permissões Accounts Receivable v2 (para conferentes e gerentes de AR) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema); os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 e Read Only v2 podem visualizar, mas não alterá-las.
O que uma Fatura de venda faz
Na superfície, uma fatura de venda é uma conta: quem é o cliente, o que ele comprou, quanto custa, o imposto e quando o pagamento vence. Por baixo, quando você a contabiliza, a REDA transforma essa conta em lançamentos contábeis de partidas dobradas apropriados automaticamente — para que as suas demonstrações financeiras permaneçam corretas sem que você precise tocar no livro razão. (Mais sobre contabilização abaixo.)
Uma fatura de venda reúne cinco coisas, cada uma das quais você configura uma vez e reutiliza:
| Ela usa… | …para fornecer |
|---|---|
| O Cliente | As condições de pagamento (que definem a data de vencimento) e o tratamento fiscal aplicável |
| A Entidade (a sua empresa) | A moeda, a conta de contas a receber, o livro razão, o regime de competência vs. caixa |
| Os Produtos nas linhas | A conta de receita, o preço, a descrição |
| O Motor de impostos | O imposto certo (IVA/GST/imposto sobre vendas) para cada linha |
| A numeração de documentos | Um número de fatura único e sequencial |
Esse é o retorno de toda a configuração anterior: quando você chega a emitir uma fatura, mal precisa digitar algo — o documento se preenche sozinho.
Os três tipos de Fatura de venda
Na REDA, "Fatura de venda" é, na verdade, uma família de três tipos de documento, escolhidos pelo campo Invoice Type. Eles se parecem, mas fazem coisas diferentes nos seus livros contábeis. (Para manter o jargão honesto: um "lançamento contábil" abaixo significa o par de linhas de escrituração que sempre se equilibra — todo débito tem um crédito igual.)
| Tipo | Use quando… | O que a contabilização faz |
|---|---|---|
| Invoice | Você fatura agora e recebe depois (venda a prazo) | Cria uma conta a receber: Débito Contas a receber / Crédito Receita / Crédito Imposto |
| Receipt | É uma venda à vista — paga na hora, sem prazo | Registra a venda exatamente como uma fatura e, em seguida, a quita instantaneamente: a REDA cria automaticamente um Recebimento já contabilizado (Forma de Pagamento Dinheiro) e o aplica, de forma que nada fica pendente |
| Nota de Crédito | Você precisa reduzir o que um cliente lhe deve (uma devolução, uma cobrança a maior, um crédito de cortesia) | O inverso de uma fatura: Débito Receita / Crédito Contas a receber — ela dá crédito ao cliente |
O ciclo de vida: Draft → Posted → Void
O campo Status de uma fatura tem exatamente três valores — Rascunho, Posted e Void. Eles dizem o que você pode e não pode fazer com ela em cada momento:
| Status | O que significa | Pode editar? | Está no livro razão? |
|---|---|---|---|
| Rascunho | Um trabalho em andamento — você ainda está montando a fatura | Sim, livremente | Não — ainda sem efeito contábil |
| Posted | Registrada nos livros — os lançamentos contábeis existem e o cliente deve o saldo | Não diretamente — primeiro Reopen as Draft para corrigi-la, ou Void para cancelá-la | Sim |
| Void | Cancelada — os lançamentos contábeis são removidos e o registro fica travado como uma fatura cancelada | Não — está travada (embora um cancelamento feito por engano possa, ele mesmo, ser reaberto como Draft) | Removidos |
O que a "contabilização" realmente faz
A contabilização (posting) é o momento em que um documento em rascunho se torna contabilidade de verdade. Antes de contabilizar, uma fatura é só um formulário — não tem efeito sobre o seu lucro ou o seu balanço patrimonial. Ao contabilizá-la, a REDA grava as Transações contábeis (Accounting Transactions — os lançamentos no livro razão) nos bastidores, usando as contas do cliente, da entidade e dos produtos. A partir desse momento, a fatura aparece nos seus relatórios, no saldo do seu cliente e no seu aging.
Para uma Invoice normal vendendo £1.000 em mercadorias com 20% de IVA, a contabilização cria:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Contas a receber (o cliente deve este valor) | 1.200 | |
| Receita (você ganhou este valor) | 1.000 | |
| IVA a Pagar (você deve este valor à autoridade fiscal) | 200 |
Você não escolheu uma única conta ou alíquota — elas vieram do produto (receita), da entidade (contas a receber) e do motor de impostos. Essa é toda a ideia.
Os totais cuidam de si mesmos
Você informa quantidades e preços nas linhas; a REDA calcula o resto em tempo real. O cabeçalho mostra um Subtotal (as linhas antes do imposto), um Tax Amount (valor do imposto), o Total e — assim que os pagamentos chegam — o Balance Due (o que ainda está pendente). Eles são atualizados instantaneamente conforme as linhas e os pagamentos mudam, sem recontagem manual. Uma nuance que vale conhecer: enquanto a fatura está em Draft, o imposto que você vê é uma prévia ao vivo — os valores de imposto são gravados no registro de forma permanente quando você contabiliza (veja Imposto nas faturas de venda).
Duas ideias que mudam o lançamento
- Regime de competência vs. regime de caixa. A base contábil da entidade decide quando a receita conta como renda — na fatura (competência) ou quando você recebe o pagamento (caixa). Em uma empresa no regime de caixa, a contabilização estaciona a receita em Receita Diferida até o pagamento. Veja Contabilizando uma fatura de venda.
- Moeda. A fatura é, por padrão, na moeda da entidade, mas em uma configuração multimoeda você pode faturar em uma moeda estrangeira — a REDA registra a taxa de câmbio no momento da contabilização e lança qualquer ganho ou perda cambial quando o pagamento é quitado.
Como a Fatura de venda é configurada: listas de campos configuráveis
A REDA é um produto empacotado, mas não há duas empresas que acompanham exatamente as mesmas coisas. Então, em vez de fixar cada campo no código, a Fatura de venda é feita configurável por meio de duas listas nomeadas de campos que um administrador (ou um pacote de extensão) pode alterar sem escrever código nenhum. Elas moldam o comportamento da Fatura de venda e cumprem duas funções bem diferentes.
A lista de campos em tela — o que você vê no formulário
A lista de campos em tela controla quais campos o formulário da Fatura de venda exibe. O formulário lê essa lista e renderiza exatamente esses campos — então adicionar um campo a ela faz o campo aparecer na tela de criação/edição automaticamente, sem desenvolvimento. Ela funciona em dois lugares:
- Na fatura (cabeçalho) — o essencial (Entidade, Cliente, Tipo, as datas, Conta bancária, Referência, Descrição) é sempre exibido; a lista é de onde vem tudo o que é extra. Campos opcionais prontos — Período contábil, Livro razão, Condição de pagamento, Approval Status, Exchange Rate, Operação fiscal, Modelo de PDF, Modelo recorrente — ficam à espera de serem ativados, junto com qualquer campo extra que você adicionar.
- Na linha — as colunas padrão (Produto, Descrição, Quantidade, Preço unitário, Valor da linha, Perfil fiscal, Tax Amount, Total, Conta contábil) são sempre exibidas; a lista própria da linha adiciona colunas extras. Pronta para uso, ela adiciona uma coluna Centro de custos.
Quer um código de projeto ou uma referência personalizada em toda fatura? Adicione-o à lista de campos em tela e ele aparece no formulário — esse é todo o mecanismo por trás de "o formulário se adapta à sua configuração".
O mapa de contabilização — dimensões que fluem para o livro razão
O mapa de contabilização controla quais campos são copiados para os lançamentos contábeis quando a fatura é contabilizada. Essas são as suas dimensões contábeis — as formas extras de fatiar os seus números: por Centro de custos, Projeto, Propriedade, Departamento, e assim por diante.
Ao adicionar um campo ao mapa de contabilização, o motor de contabilização grava o valor desse campo em cada lançamento contábil que cria para a fatura. O seu livro razão então carrega a dimensão, então você pode reportar receita por projeto, por propriedade, por o que quer que acompanhe — de novo, sem código. O mapa de contabilização funciona tanto no cabeçalho quanto nas linhas: uma dimensão definida no cabeçalho flui para os lançamentos do documento inteiro, enquanto o valor próprio de uma linha substitui o do cabeçalho para os lançamentos daquela linha. O mapa do cabeçalho vem vazio de propósito — a REDA nunca presume as suas dimensões — e o mapa da linha carrega Centro de custos pronto para uso.
O que vem a seguir
- Criando uma fatura de venda — o formulário guiado, passo a passo.
- Linhas da fatura de venda — produtos, preços, descontos, linhas de crédito.
- Imposto nas faturas de venda — como o imposto correto é aplicado.
- Contabilizando uma fatura de venda — regime de competência, regime de caixa e os lançamentos por completo.
Perguntas frequentes
Uma Invoice é faturada agora e paga depois, então cria uma conta a receber (o cliente lhe deve). Uma Receipt é uma venda à vista — já paga — então, ao ser contabilizada, a REDA também cria automaticamente um Recebimento já contabilizado (Forma de Pagamento Dinheiro) e o aplica à fatura. A fatura é quitada no momento em que é contabilizada; não há nada a cobrar.
Não — é uma Fatura de venda com o Tipo definido como Credit Memo. Isso mantém tudo sobre o faturamento de um cliente em um único lugar. Ela faz o inverso de uma fatura: credita o cliente. Veja Entendendo as notas de crédito.
Não diretamente — uma fatura contabilizada faz parte dos seus livros oficiais. Você tem duas opções deliberadas: Reopen as Draft (que remove os seus lançamentos contábeis e a devolve a um Draft editável com o mesmo número, para corrigir e contabilizar novamente), ou cancelá-la (Void) (que remove os seus lançamentos e a trava como uma fatura cancelada). Se os livros daquela data já estiverem fechados, você emite, em vez disso, uma nota de crédito em um período aberto. Veja Criando uma fatura de venda para o passo a passo completo.
Não. Você pode manter uma fatura em Draft pelo tempo que quiser — ela não tem efeito contábil. Contabilize-a quando estiver pronta (e aprovada, se sua organização exigir aprovação).
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