Criando um Desembolso
Hora de pagar uma conta. Este passo a passo segue o caminho mais rápido — partindo da própria fatura — usando um exemplo real: a Meridian Properties US LLC pagando a conta de junho de $2.200 da CityClean Services por transferência bancária. Você também verá o caminho do zero e o que verificar antes de contabilizar. Prefere os conceitos primeiro? Leia Entendendo os Desembolsos.
Acesso necessário. Criar, editar e contabilizar exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (auxiliares e gerentes de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar, mas não criar nem contabilizar.
O caminho rápido: partindo da fatura
Abra a fatura em aberto e clique em Novo Desembolso
Em qualquer fatura contabilizada com saldo pendente, o botão Novo Desembolso fica bem no cabeçalho. Clique nele e o REDA Financials abre o formulário de pagamento já preenchido a partir da fatura:
Escolha o Método de Pagamento
Cheque, Transferência, ACH, Cartão ou Dinheiro. A Meridian paga a CityClean por ACH. Se você escolher Cheque, o número do cheque é atribuído automaticamente a partir do estoque de cheques da conta bancária quando você contabiliza.
Revise o que foi pré-preenchido
Ajuste qualquer coisa que difira da realidade: pague um valor parcial reduzindo o Valor, troque a Conta Bancária se estiver pagando de outra conta, marque um Centro de Custos, ou registre um desconto por pagamento antecipado em Desconto de Pagamento (veja Descontos de Pagamento Antecipado e Condições). O painel Resumo do Desembolso mantém o Líquido a Pagar sempre atualizado.
Contabilize — ou Salve como Rascunho
Contabilizar registra o pagamento nos seus livros imediatamente; com a Aplicação Automática marcada, também liquida a fatura. Salvar Rascunho deixa o pagamento em espera — nada é lançado até que alguém o contabilize, o que é útil quando a aprovação do pagamento é uma etapa separada na sua equipe.
Este é o resultado de clicar em Contabilizar:
O que a contabilização registra nos livros
Por trás desse único clique, o REDA Financials registra o pagamento em dois movimentos. Primeiro, contabilizar o próprio pagamento diz que o dinheiro saiu do banco — o valor cai em uma conta de retenção para o dinheiro do fornecedor, Adiantamentos a Fornecedores (a conta configurada da sua entidade para pagamentos não aplicados):
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Adiantamentos a Fornecedores | $2.200,00 | |
| Caixa e Equivalentes de Caixa | $2.200,00 |
Depois, cada aplicação tira esse dinheiro da conta de retenção e o leva para a conta que ela liquida:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Contas a Pagar — Comercial | $2.200,00 | |
| Adiantamentos a Fornecedores | $2.200,00 |
É por isso que o Valor Não Aplicado de um pagamento importa: é exatamente o dinheiro que ainda está na conta de retenção, ainda não vinculado a nenhuma conta. Com a Aplicação Automática marcada, os dois movimentos acontecem na mesma contabilização e o Valor Não Aplicado vai direto a zero. (Organizações que fecham o livro razão por centro de custos verão um par adicional de linhas de Compensação de Dimensão na aplicação — automáticas.)
O caminho do zero
Pagando sem partir de uma conta específica — um adiantamento, um depósito, ou simplesmente o seu fluxo de trabalho preferido? Vá até a guia Desembolsos e clique em Novo. O mesmo formulário abre, vazio. Você mesmo preencherá entidade, fornecedor, data, valor, método de pagamento, conta bancária e uma referência. Duas dicas:
- Deixe Aplicação Automática do Desembolso marcada para liquidar as contas em aberto do fornecedor da mais antiga para a mais recente na contabilização — ou desmarque para manter o pagamento não aplicado (é assim que você registra um depósito ou adiantamento; o valor fica em Adiantamentos a Fornecedores até ser vinculado depois).
- Referência — sempre a preencha: use a confirmação da transferência, o canhoto do cheque ou o ID da transação bancária, para que o pagamento sempre possa ser rastreado e vinculado durante a conciliação bancária.
Todos os campos do formulário — a referência
| Campo | Obrigatório? | O que faz |
|---|---|---|
| Entidade | Sim | De quais livros o pagamento sai — e quais contas bancárias e fornecedores são oferecidos |
| Fornecedor | Sim | Quem está sendo pago; o pagamento só pode ser aplicado às faturas deste fornecedor |
| Data do Desembolso | Sim | Quando o dinheiro saiu; ela seleciona o Período Contábil automaticamente |
| Valor | Sim | O que realmente saiu do banco — pré-preenchido com o saldo pendente da fatura quando você parte de uma fatura |
| Método de Pagamento | Sim | Cheque · Transferência · ACH · Cartão · Dinheiro. Cheque aciona a numeração automática de cheques na contabilização |
| Conta Bancária | Sim | De onde veio o dinheiro — deve ser uma das contas bancárias da entidade. Pré-preenchida a partir do banco de despesas da entidade (veja a nota abaixo) |
| Conta de Caixa | Sim | A conta contábil gêmea da conta bancária — acompanha a Conta Bancária automaticamente |
| Referência | Recomendado — sempre preencha | O identificador do mundo real (confirmação de transferência, canhoto de cheque, ID da transação) usado pela conciliação bancária |
| Descrição | Não | A observação humana — para que serve este pagamento |
| Centro de Custos | Não | Marcação de dimensão para organizações que segmentam o caixa por centro de custos |
| Desconto de Pagamento | Não | Um desconto por pagamento antecipado que você está aproveitando — veja Descontos de Pagamento Antecipado e Condições |
| Fatura de Compra Original | Não | A conta específica à qual este pagamento pertence — pré-preenchida quando você parte da fatura; a aplicação automática a liquida primeiro |
| Aplicação Automática do Desembolso | Não (marcada por padrão) | Aplica às faturas em aberto do fornecedor no momento da contabilização, das mais antigas primeiro |
| Exigir Correspondência de Dimensão na Aplicação | Não | Restringe as aplicações a faturas que carregam as mesmas dimensões de custo |
As regras que mantêm os pagamentos corretos
| A regra | Por que existe |
|---|---|
| A Conta de Caixa acompanha a Conta Bancária | O valor de caixa do livro razão e a conta bancária real precisam se mover juntos — escolha o banco, e a sua conta contábil vem junto. |
| O Período Contábil vem da Data do Desembolso | Os pagamentos caem no período em que o dinheiro realmente se moveu — sem escolha manual de período, sem desvios. |
| Os números de cheque são atribuídos na contabilização, a partir do estoque de cheques do banco, em sequência | Um registro de cheques rastreável e sem lacunas. Uma vez carimbado, o número nunca muda — e nunca é reutilizado, mesmo que o pagamento seja cancelado depois. |
| Um rascunho com número de cheque não pode ser excluído | O número já foi consumido do estoque; o registro precisa permanecer para justificá-lo. Rascunhos sem número de cheque podem ser excluídos livremente. |
| Pagamentos contabilizados não podem ser editados | Seus dados já estão no livro razão. Reabra como Rascunho para corrigir, ou cancele se o pagamento precisar ser anulado. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Digitar uma Referência genérica ("pagamento", "diversos") | A conciliação bancária não tem nada para vincular; rastrear o pagamento depois vira arqueologia | Copie o identificador real — confirmação da transferência, canhoto do cheque, ID da transação bancária |
| Desmarcar a Aplicação Automática "por precaução" em pagamentos comuns de contas | A conta permanece em aberto, o dinheiro fica não aplicado, e o aging de Contas a pagar superestima o quanto você deve | Deixe-a marcada para pagamentos normais; desmarque apenas para adiantamentos e depósitos |
| Registrar um adiantamento com a Aplicação Automática ainda marcada | O adiantamento liquida imediatamente contas antigas para as quais nunca foi destinado | Desmarque a Aplicação Automática — o valor permanece como Valor Não Aplicado até que você o vincule deliberadamente |
| Pagar o valor bruto quando um desconto foi conquistado | Você abre mão de dinheiro que as condições diziam que você poderia manter | Verifique a janela do desconto e registre-o em Desconto de Pagamento — veja Descontos de Pagamento Antecipado e Condições |
| Um pagamento cobrindo contas de dois fornecedores | Impossível por design — um pagamento pertence a um único fornecedor | Dois fornecedores, dois pagamentos; ou deixe um lote de pagamento criar os dois de uma vez |
Pagando várias contas — ou vários fornecedores
- Um fornecedor, várias contas: crie um único pagamento para o total e aplique-o entre as faturas em aberto — automaticamente (a aplicação automática funciona da mais antiga primeiro) ou manualmente. Veja Aplicando Desembolsos.
- Vários fornecedores de uma vez: isso é uma execução de pagamentos — o assistente de lote seleciona as contas, agrupa pagamentos por fornecedor, sugere descontos e contabiliza tudo em uma única passagem. Veja Criando um Lote de Pagamento.
Pagando por cheque?
Escolha Cheque como método de pagamento e certifique-se de que a conta bancária tenha estoque de cheques configurado. Na contabilização, o próximo número de cheque é carimbado no pagamento permanentemente — veja Estoque de Cheques e Impressão de Cheques para configuração e impressão.
O que vem a seguir
- Aplicando Desembolsos — como vincular pagamentos a contas em detalhe.
- Descontos de Pagamento Antecipado e Condições — pague antes, pague menos.
- Execução do Lote de Pagamentos — a máquina de pagamentos de fim de mês.
- Cancelando um Desembolso — quando um pagamento precisa ser anulado.
Perguntas frequentes
Por padrão, ele traz o saldo pendente da fatura — o pagamento mais comum. Altere-o livremente: um valor menor gera um pagamento parcial (a fatura mantém o restante como saldo pendente); um valor maior deixa o excedente não aplicado no pagamento.
Na contabilização, ela aplica o pagamento às faturas em aberto do fornecedor sem que você precise fazer nada — começando pela fatura de onde você partiu (ou da mais antiga primeiro, quando o pagamento é feito do zero). Desmarque-a se quiser decidir a aplicação você mesmo depois, ou se o pagamento for um adiantamento que ainda não deve liquidar nada.
A Data do Desembolso — ela seleciona o período contábil automaticamente (no nosso exemplo, a contabilização caiu em 2026-07). Retroaja a data se o dinheiro realmente saiu antes, desde que esse período ainda esteja aberto para Contas a pagar.
Da conta bancária de onde o pagamento sai — cada conta bancária está vinculada à conta contábil que a representa. Altere a Conta Bancária e a Conta de Caixa acompanha automaticamente.
Geralmente sim — rascunhos não têm efeito contábil, então excluí-los é inofensivo. A única exceção é um rascunho que já carrega um número de cheque: o número já foi consumido do estoque de cheques do banco e precisa permanecer rastreável, então esse registro só pode ser cancelado, nunca excluído.
A parte do pagamento ainda não vinculada a nenhuma fatura — dinheiro que permanece na conta de retenção Adiantamentos a Fornecedores nos seus livros. É zero quando um pagamento liquidou totalmente suas contas, e propositalmente diferente de zero em adiantamentos e depósitos aguardando faturas.
Não — a fatura é quitada integralmente e o excedente permanece como Valor Não Aplicado no pagamento. Aplique-o à próxima conta do fornecedor (ou deixe a aplicação automática cuidar disso quando novas faturas forem contabilizadas). Nada se perde; os livros mostram exatamente quanto do seu dinheiro o fornecedor está retendo.
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