Lote de Rateio Automático
Custos compartilhados merecem compartilhamento automático. Quando uma conta de fornecedor contabilizada é marcada para rateio automático, o Lote de Rateio Automático de Despesas noturno a distribui entre entidades usando a Lista de alocação de despesas atribuída à conta — percentuais aplicados, lote de rateio criado, lançamentos entre empresas contabilizados — sem que ninguém precise usar uma calculadora.
Acesso necessário. O Console de Administração é uma tela de administrador: o conjunto de permissões Accounting Admin v2 tem acesso completo, e Accounting Controller v2 também consegue abri-lo. Os conjuntos Accounts Payable v2 e Accounts Receivable v2 não conseguem vê-lo — programar este lote é uma tarefa Core/Admin.
As peças, reunidas
Uma lista de rateio define a divisão
"Seguro do grupo: EUA 60%, Reino Unido 25%, Índia 15%" — mantida uma única vez como lista (Listas de rateio e regras).
A fatura entra por opção
Uma Fatura de compra contabilizada marcada com Auto Allocate Expenses, com sua lista de rateio atribuída, entra na fila. (O rateio manual pela ação Allocate Expenses da fatura continua disponível para casos pontuais — veja Lotes de rateio de despesas.)
O lote das 07:00 faz a contabilização
Nas palavras do próprio card: ele "usa a Expense Allocation List atribuída para criar lotes de rateio e contabilizar lançamentos entre empresas. Uma PI por escopo de lote para isolamento de erros." Cada entidade recebe sua parte do custo; os saldos entre empresas registram quem deve a quem — a mesma disciplina IC dos lançamentos entre empresas, gerada para você.
O card de Operations
"Expense Auto-Allocation Batch" na guia Operations: programação (padrão 07:00), último resultado, um contador de pendências ("2 Purchase Invoices are pending auto-allocation and will be processed on the next run."), e Run Now. Uma fatura por transação significa que um rateio malsucedido nunca bloqueia o restante — as falhas são registradas individualmente com seus motivos.
O card, campo a campo
Como toda automação, esta também é controlada a partir de um card na guia Operations do Admin Console. O que você encontrará nele:
| Elemento | O que informa / faz |
|---|---|
| Título e descrição | "Expense Auto-Allocation Batch" — "Aloca automaticamente as despesas das Faturas de compra contabilizadas marcadas com Alocar despesas automaticamente. Usa a Lista de alocação de despesas atribuída para criar lotes de alocação e contabilizar lançamentos interempresas. Uma FC por escopo de lote para isolamento de erros." |
| Selo de status | Scheduled / Not Scheduled — se a execução diária está ativada |
| Próxima execução programada / Última execução | Quando será disparado a seguir e quando foi disparado pela última vez; uma organização nova mostra "No runs recorded yet" |
| Resultado da última execução | Success, Partial Failure (algumas faturas rateadas, outras registradas como falhas) ou Failed |
| Contador de pendências | "{n} Purchase Invoices are pending auto-allocation and will be processed on the next run." — a profundidade da sua fila em um relance |
| Programação diária | Um Run Time em formato de 24 horas (padrão 07:00; aplica-se o fuso horário padrão da organização) com os botões Schedule / Reschedule / Unschedule. O job programado aparece como "REDA Expense Auto-Allocation Daily" |
| Execução manual | Run Now dispara uma execução única imediatamente — útil depois de marcar uma conta que você não quer esperar a noite toda para processar |
| View Audit Log | Cada execução grava um resumo; as falhas são detalhadas com seus motivos |
Um rateio na prática na Meridian
A Meridian Properties Group segura todo o grupo em uma única apólice, faturada para a entidade dos EUA. A lista de rateio diz EUA 60%, Reino Unido 25%, Índia 15%. O prêmio de junho chega como uma conta de fornecedor de $12.000, é contabilizada e carrega o sinalizador Auto Allocate Expenses com a lista atribuída. Às 07:00 o lote a processa:
| Entidade | Parte | Despesa que carrega após a execução |
|---|---|---|
| Meridian EUA (pagou a conta) | 60% | $7.200,00 — sua própria parte; os outros $4.800 saem via lançamentos entre empresas |
| Meridian Reino Unido | 25% | $3.000,00 — contabilizado em seus livros, devendo à entidade dos EUA |
| Meridian Índia | 15% | $1.800,00 — da mesma forma, com o saldo entre empresas registrando quem deve a quem |
Às 07:01 o registro do lote de rateio já existe, os lançamentos entre empresas estão contabilizados, e o rateio da fatura está concluído — o mesmo resultado que o controller costumava montar manualmente todo mês, agora rastreável da conta à lista aos lançamentos.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Marcar a fatura mas esquecer de atribuir a lista de rateio | O lote tem percentuais a aplicar, mas nenhuma política a seguir — a fatura falha na execução e fica aguardando no log de auditoria | Marque e atribua a lista juntas; o contador de pendências confirma que entrou na fila |
| Esperar que faturas em rascunho sejam rateadas | O lote só lê faturas Posted (contabilizadas) — um rascunho fica totalmente fora da fila | Contabilize primeiro; o rateio é uma distribuição pós-contabilização, não uma etapa de lançamento de dados |
| Deixar percentuais desatualizados rodarem | O grupo mudou de forma em março; a lista ainda divide como em janeiro — cada execução noturna agrava o erro | Revise as listas de rateio quando entidades entrarem, saírem ou mudarem de tamanho; o lote é apenas aritmética fiel, nada mais |
| Ignorar resultados "Partial Failure" | A falha de uma fatura é isolada por design — mas ela permanece sem rateio até que alguém leia o motivo | Trate qualquer resultado diferente de Success como uma pendência: abra View Audit Log, corrija a causa, use Run Now |
O que vem a seguir
- Entendendo o rateio de despesas — o conceito de ponta a ponta.
- Listas de rateio e regras — projetando a divisão.
- Programador de operações — o lar do card.
Perguntas frequentes
Automático para os custos compartilhados fixos (seguro, software, despesas da matriz) — marque uma vez por padrão de conta recorrente e esqueça. Manual para o caso pontual em que uma pessoa deve escolher a lista e conferir o rateio visualmente antes de contabilizar.
Sim — o lote de rateio e seus lançamentos são registros comuns; o estorno segue os caminhos normais de lançamento/rateio. Corrija a lista antes de executar novamente, ou o mesmo rateio volta a se repetir amanhã.
Isolamento de erros: cada fatura é rateada em sua própria transação, então uma configuração incorreta (uma lista ausente, um período fechado) falha sozinha e é registrada sozinha — as outras nove faturas na fila ainda são rateadas naquela noite.
Não — é uma execução única sobre o que estiver pendente no momento; a programação diária continua ativa. Se uma execução já estiver em andamento, o card recusa iniciar uma segunda em vez de duplicar o processo.
View Audit Log no card. Cada execução grava um resumo — faturas processadas, falhas com motivos — e os lotes de rateio e lançamentos gerados remetem de volta às faturas de origem para rastreamento em nível de registro.
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