Criando uma Nota de Crédito de Fornecedor
Um fornecedor enviou uma nota de crédito — agora é hora de registrá-la. Este passo a passo cria uma Nota de Crédito de Fornecedor usando o caso real da Meridian: a Summit HVAC Inc cobrou $300 a mais em uma fatura de manutenção e emitiu a nota de crédito SH-CM-114. Novo em notas de crédito de fornecedor? Comece por Entendendo as Notas de Crédito de Fornecedor.
Acesso necessário. Criar, editar e contabilizar essas notas exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (auxiliares e gerentes de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar, mas não criar nem contabilizar.
Escolha seu ponto de partida
| Caminho | Quando usar |
|---|---|
| A partir da fatura sendo corrigida — abra-a e clique em Create Vendor Memo | O crédito se refere a uma fatura específica (uma cobrança a mais, uma devolução referente a ela). O fornecedor e o contexto são transportados automaticamente, e os dois documentos ficam vinculados. |
| Do zero — guia Faturas de compra → Novo → Tipo de Fatura = Vendor Memo | Um crédito geral não vinculado a uma fatura específica — um desconto retroativo anual, um crédito de cortesia. |
Preenchendo o documento
Cabeçalho: o mesmo formulário, uma diferença
A nota de crédito de fornecedor usa o formulário familiar da fatura de compra. Defina (ou confirme) Tipo de Fatura = Vendor Memo, escolha o Fornecedor e a Entidade, informe a data da nota de crédito e coloque o número da nota de crédito do fornecedor em Referência — SH-CM-114 no caso da Meridian. Uma Descrição clara compensa depois: "Crédito por cobrança a mais na visita de manutenção (SH-8802)".
Linhas: ative a alternância de crédito
Adicione uma linha para cada item creditado, exatamente como impresso na nota de crédito — produto, quantidade e preço unitário todos positivos. Em seguida, ative a alternância de linha de crédito ao lado do número da linha: seu selo muda para Vendor Memo, a linha fica negativa e os totais acompanham. A Meridian lançou uma linha: manutenção de HVAC, quantidade 1, preço unitário 300, alternância ativada → total −$300.
Confira se o total é negativo e contabilize
O Resumo da Fatura precisa mostrar um total negativo — uma nota de crédito de fornecedor que não estiver negativa não será contabilizada. Salvar Rascunho se precisar de revisão; Contabilizar para lançar o crédito nos seus livros. A contabilização debita Accounts Payable (você deve menos) e credita as contas de despesa originais.
Use o crédito
Uma nota de crédito de fornecedor contabilizada é crédito disponível. Aplique-a agora (Apply Vendor Memo), deixe-a ser aplicada automaticamente (Auto Apply Memo) ou deixe-a como Crédito Restante para faturas futuras. Detalhes: Aplicando Notas de Crédito de Fornecedor.
Os campos que importam — a referência
| Campo | Obrigatório? | O que faz |
|---|---|---|
| Tipo de Fatura | Sim — Vendor Memo | O que torna este documento um crédito em vez de uma fatura; impõe o total negativo |
| Entidade | Sim | De quem são os livros que recebem o crédito — a nota de crédito de fornecedor só pode compensar faturas dessa entidade |
| Fornecedor | Sim | Quem emitiu a nota de crédito; as aplicações ficam restritas às faturas desse fornecedor |
| Data da Fatura | Sim | A data da nota de crédito; o Período Contábil é derivado dela automaticamente |
| Data de Vencimento | Sim (sugerida automaticamente) | Vem por padrão da condição de pagamento do fornecedor; ajustável, mas nunca antes da Data da Fatura |
| Referência | Recomendado | O número da nota de crédito do fornecedor (SH-CM-114) — o vínculo com os documentos deles |
| Descrição | Não | O motivo, para humanos: "Crédito por cobrança a mais na visita de manutenção (SH-8802)" |
| Linha: Produto | Sim, todas as linhas | O que está sendo creditado — mesmo catálogo das faturas |
| Linha: Conta Contábil | Sim | Onde a correção é lançada — use a conta que a despesa original atingiu; ela precisa estar ativa |
| Linha: Quantidade / Preço Unitário | Sim | Ambos informados positivos, exatamente como impressos na nota de crédito |
| Linha: alternância de linha de crédito | Sim, para torná-la um crédito | Inverte o sinal da linha — o selo passa a mostrar Vendor Memo e os totais ficam negativos |
| Linha: Perfil Fiscal | Se a compra original tinha imposto | Estorna o imposto proporcionalmente, nas mesmas contas de imposto |
| Linha: Centro de Custos | Não | Marcação de dimensão, caso seus relatórios segmentem custos por dimensão |
As mensagens que você pode encontrar — na íntegra
| A mensagem | O que significa |
|---|---|
| "A Nota de crédito de fornecedor deve ter um total negativo. Use linhas Is_Credit para produzir um valor total negativo." | Nenhuma linha tem a alternância de crédito ativada (ou poucas têm) — o total geral da nota de crédito de fornecedor precisa ficar abaixo de zero para ser contabilizada. |
| "A quantidade deve ser maior que zero quando informada." | Não digite números negativos para forçar o sinal — as quantidades permanecem positivas; a alternância cuida do crédito. |
| "A Conta contábil está inativa e não pode receber novas contabilizações. Selecione uma conta ativa ou reative esta." | A conta da fatura original foi desativada desde então — escolha sua substituta ativa. |
| "A Entidade está inativa e não pode receber novas transações. Selecione uma entidade ativa ou contate o administrador para reativá-la." | A entidade está desativada — é uma conversa de configuração, não uma correção de dados. |
| "A Data da fatura deve estar dentro do intervalo de datas do Período contábil selecionado." | A data e o período estão em desacordo (geralmente após editar a data em um rascunho) — deixe o período ser derivado novamente. |
| "A data de vencimento não pode ser anterior à data da fatura. Revise as condições de pagamento e a data de vencimento." | Um crédito não pode vencer antes de existir — corrija a data que estiver errada. |
| "Faturas de compra anuladas não podem ser modificadas." | Uma nota de crédito de fornecedor cancelada fica congelada para sempre — crie uma nova se o crédito ainda for válido. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que isso prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Digitar quantidades ou preços negativos | A validação os recusa — e isso esconde o que foi realmente creditado | Números positivos, alternância de crédito ativada; o sinal é responsabilidade da alternância |
| Lançar o crédito em uma conta genérica | A despesa original continua superestimada enquanto alguma outra conta fica negativa | Espelhe as contas contábeis da fatura original — comece a partir dela com Create Vendor Memo |
| Registrar a nota de crédito do fornecedor como um tipo Invoice negativo | Não vai se comportar como crédito — sem rastreamento de Crédito Restante, sem aplicações de nota de crédito | Tipo de Fatura = Vendor Memo, sempre |
| Deixar de preencher a Referência | Quando o extrato do fornecedor chegar, ninguém conseguirá conciliar seu crédito com a nota de crédito deles | Registre o número da nota de crédito deles — é a chave compartilhada |
| Deixar a nota de crédito de fornecedor em Rascunho após a revisão | Crédito em Rascunho é invisível para aplicações e execuções de pagamento — você pagará o valor bruto | Contabilize-a; depois aplique-a antes da próxima execução do lote de pagamentos |
O que vem a seguir
- Aplicando Notas de Crédito de Fornecedor — usando o crédito.
- Entendendo as Notas de Crédito de Fornecedor — o conceito e a contabilização.
- Contabilização e Cancelamento de uma Fatura de Compra — regras de ciclo de vida que as notas de crédito de fornecedor compartilham.
Perguntas frequentes
Não — mantenha a quantidade e o preço positivos e ative a alternância de linha de crédito. A alternância cuida do sinal, e a validação garante que tudo fique correto: as quantidades e os preços em si devem sempre ser números positivos.
Informe exatamente o que consta na nota de crédito: quantidade 2 pelo preço unitário da cadeira, com a alternância de crédito ativada. A nota de crédito de fornecedor não precisa espelhar a linha original inteira — apenas a parte que está sendo creditada.
Sim — se a compra original teve incidência de imposto, a nota de crédito normalmente o estorna proporcionalmente, e as linhas da nota de crédito de fornecedor calculam o imposto da mesma forma que as faturas. Confira os valores de imposto da nota de crédito; o estorno é contabilizado nas mesmas contas de imposto.
Reabra-a como Rascunho (os lançamentos contábeis são removidos e quaisquer aplicações são desfeitas), corrija-a e contabilize novamente. Notas de crédito de fornecedor contabilizadas e canceladas nunca podem ser excluídas — uma nota que estava totalmente errada e não deveria existir é cancelada, com um motivo, e permanece como um registro congelado.
Qualquer pessoa com o conjunto de permissões Accounts Payable ou Accounting Admin — o mesmo que para os demais documentos de compra. O Accounting Controller tem acesso somente leitura às transações do razão auxiliar.
Depois de contabilizada e aplicada, sim — as faturas creditadas passam a mostrar saldos devidos menores, então a execução propõe menos caixa. Uma nota de crédito de fornecedor contabilizada mas ainda não aplicada não reduz nada ainda — aplique-a primeiro (veja Aplicando Notas de Crédito de Fornecedor).
Isso foi útil?