Criando e gerenciando territórios

Os territórios são criados e mantidos na guia Territory Management do Financial Admin Console. A guia lista todo território que você definiu — com seu código, código completo, nível e status — e permite adicionar novos, editá-los e definir seus valores padrão de contabilidade. Ainda não conhece o conceito? Comece por Entendendo os Territórios.

A guia Territory Management — use New Territory para adicionar um território, e as ações Edit e Defaults de cada linha para gerenciá-lo.

Criando um território

Clique em New Territory e preencha:

1. Name — o nome de exibição do território, por exemplo United States.
2. Territory Code — um código curto (até 10 caracteres), por exemplo US. Esse código passa a ser a base do código completo gravado em todo registro.
3. Parent Territory — deixe em branco para um território de nível superior. Para criar um subterritório, escolha seu território pai (por exemplo, defina o pai de California como United States).
4. Description — notas opcionais para sua própria referência.

Clique em Create. A REDA preenche o restante para você: o Level (1 para nível superior, 2 para filho) e o Full Code (US para um pai, ou US-CA para um filho) são calculados automaticamente.

A própria orientação da guia resume o modelo: “A territory can have a parent territory (Level 2 sub-territory) — for example, India > Haryana. Territory codes cannot contain dashes and cannot be changed once saved.”

Um exemplo prático

A Meridian Property Group opera empresas em quatro países, então sua administradora cria quatro territórios de nível superior — um por regime regulatório — antes de criar qualquer entidade:

Mais tarde, quando o negócio na Índia precisa de separação em nível estadual, um território filho Haryana (código HR, pai India) é adicionado — seu código completo passa a ser IN-HR automaticamente. Cada entidade da Meridian é então criada dentro do território do seu país, e todo documento que essas entidades produzem carrega o código correto desde o primeiro dia.

As regras que você precisa conhecer

Algumas regras mantêm a estrutura do seu território limpa e seus códigos gravados estáveis. O sistema aplica todas elas:

• O código não pode mudar depois de salvo. Como o código é gravado nos registros em toda a aplicação, a REDA o bloqueia após o primeiro salvamento. Escolha-o com cuidado.
• Sem hífens no código. O hífen é reservado como separador entre um pai e um filho no código completo (por exemplo, US-CA), então o código de território em si não pode conter um.
• Dois níveis no máximo. Um pai pode ter muitos filhos, mas um filho não pode ter seus próprios filhos. A REDA bloqueia um terceiro nível.
• O pai não pode mudar depois de salvo. O lugar de um território na hierarquia é fixado depois que ele é criado, o que mantém os códigos completos e o acesso a dados estáveis.
• O pai precisa estar ativo, e não pode ser ele mesmo. Você só pode aninhar sob um território ativo, e um território não pode ser seu próprio pai.

Se você esbarrar em uma dessas regras, a mensagem informa exatamente o que aconteceu — e o que fazer em vez disso:

Definindo as políticas de um território

Cada território carrega um conjunto de políticas de negócio que controlam como a aplicação se comporta para tudo o que está dentro dele — como as transações são contabilizadas (agrupadas vs. por linha), se os pagamentos exigem correspondência de dimensões, a elegibilidade para o instantâneo de aging, o limite de confiança para criação automática do OCR, e como os PDFs são compartilhados. Você define isso abrindo o registro do território — a partir da guia Territories, ou da ação Edit na guia Territory Management. Cada campo e exatamente o que ele controla estão documentados em Entendendo os Territórios → Todos os campos explicados.

Valores padrão de contabilidade em nível de território

Cada linha também tem uma ação Defaults. É aqui que você define as contas contábeis, o livro razão e a estrutura de relatórios padrão para aquele território — as contas que as novas entidades do território herdam. Os valores padrão do território sobrepõem os valores padrão globais, e os valores padrão de um território filho sobrepõem os do seu pai. Veja Entendendo os Valores Padrão de Contabilidade para saber como funciona a resolução.

Não se esqueça do calendário fiscal

Cada território de nível superior também precisa de períodos contábeis antes que suas entidades possam contabilizar. Na guia Accounting Periods do mesmo console, escolha o território e o ano fiscal e clique em Generate Periods — a REDA cria os 12 períodos, seguindo o ano-calendário ou um início de ano fiscal personalizado à sua escolha. Somente territórios de Nível 1 carregam períodos; entidades em subterritórios herdam o calendário do pai automaticamente. Veja Configuração Pós-Instalação para a sequência completa.

Editando e desativando

• Edit — use a ação Edit de cada linha para atualizar o Name, a Description ou o sinalizador Active de um território — esses são os únicos campos que a caixa de diálogo de edição oferece, porque o código e o pai ficam bloqueados depois de salvos. Para alterar as políticas de negócio, abra o registro do território a partir da guia Territories.
• Deactivate — desmarque Active para aposentar um território. Territórios inativos não podem ser atribuídos a novas entidades ou livros razão, mas os registros que já os referenciam continuam funcionando — então desativar é seguro e reversível.

O que vem a seguir

1. Entendendo os Territórios — os conceitos por trás dos territórios.
2. Códigos de território e códigos completos — como os códigos são construídos.
3. Configurando os valores padrão de contabilidade — defina valores padrão por território.
4. Como os Valores Padrão Fluem para as Entidades — acompanhe os valores padrão até os registros.

Perguntas frequentes