Aplicación de notas de crédito de proveedor
Una nota de crédito de proveedor contabilizada es crédito en reserva. Aplicarla gasta ese crédito contra las facturas abiertas del proveedor, reduciendo lo que realmente pagas. Este artículo muestra las rutas manual y automática, cómo la nota lleva el control de su crédito restante y las reglas que mantienen las aplicaciones en orden.
Acceso que necesitarás. Aplicar crédito crea registros del libro auxiliar, por lo que requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden revisar las aplicaciones, pero no crearlas ni eliminarlas.
Aplicación manual
Abre la nota contabilizada y haz clic en Aplicar nota de crédito de proveedor
La pantalla de aplicación enumera las facturas abiertas del proveedor: contabilizadas, con saldo pendiente y en la misma entidad.
Distribuye el crédito
Indica cuánto crédito recibe cada factura. Meridian aplicó la totalidad de su crédito de $300 de Summit HVAC a la factura de mantenimiento original, de modo que la factura de $3,600 solo necesitó $3,300 en efectivo. Puedes repartir una nota entre varias facturas, o varias notas sobre una misma factura.
Confirma
Los saldos se actualizan al instante: el saldo pendiente de las facturas baja, el campo Aplicado a facturas de la nota sube y el Crédito restante baja. El panel Resumen de la nota de crédito de proveedor muestra cómo se mueve la barra de utilización.
Esta es la aritmética del caso de Meridian, de principio a fin: el patrón que sigue toda aplicación de nota:
| Paso | Documento | Efecto |
|---|---|---|
| Se contabiliza la factura de mantenimiento de $3,600 de Summit | Factura de compra | Saldo pendiente $3,600 |
| Se contabiliza la nota de crédito de −$300 | Nota de crédito de proveedor MVM001001 | Crédito restante $300, en espera |
| La nota se aplica a la factura | Aplicación | El saldo pendiente de la factura baja a $3,300; la nota muestra Aplicado a facturas $300, Crédito restante $0 (utilizada por completo) |
| Se paga la factura | Desembolso MCD001013 | $3,300 en efectivo, no $3,600, liquidan la factura en su totalidad |
Aplicación automática
Marca Auto Apply Memo en una nota contabilizada y REDA Financials gasta el crédito por ti, entre las facturas abiertas de ese proveedor, hasta que el crédito se agote o no quede ninguna factura elegible. Respeta los períodos de AP cerrados en todo momento.
El orden en que lo gasta. La cola se decide por ti, en este orden:
- Factura original — si la nota indica la factura con la que se relaciona, esa factura se liquida primero, por delante de todo lo demás.
- Prioridad de aplicación — un número menor significa mayor prioridad. Las facturas sin prioridad quedan al final de este paso.
- Fecha de la factura — la más antigua primero, que es el caso habitual cuando no aplica nada de lo anterior.
Dos ajustes cambian lo que contiene la cola, no su orden:
- Dimension Match — cuando está activo, solo son elegibles las facturas que llevan las mismas dimensiones de costo, y cada una acepta únicamente el crédito que sus dimensiones coincidentes justifican. Si nada coincide, la nota se deja intacta en lugar de aplicarse donde resulte cómodo.
- Match Lines on Apply — cuando está activo, la nota se empareja producto por producto: cada línea de la nota busca líneas de factura con el mismo producto y las acredita. Déjalo desactivado y la nota se aplica a nivel de encabezado contra el saldo de la factura. Actívalo cuando un crédito trate realmente sobre artículos concretos — un electrodoméstico devuelto, un servicio facturado de más — y quieras que el crédito recaiga sobre el mismo producto del que proviene.
Las reglas
| Regla | Por qué |
|---|---|
| Mismo proveedor | Una nota es la promesa de ese proveedor: no puede compensar las facturas de otro proveedor. |
| Misma entidad | Cada una de tus empresas liquida sus propias cuentas por pagar. Los saldos entre empresas se mueven por el lado del efectivo; consulta Liquidación de cuentas por pagar entre entidades. |
| Solo documentos contabilizados | Las notas en borrador no tienen crédito utilizable; las facturas en borrador no tienen nada que liquidar. |
| Mismo libro mayor | El crédito y la factura deben estar en el mismo libro mayor: una nota en un libro no puede liquidar en silencio un saldo en otro. |
| Misma moneda | Cuando la multimoneda está activa, la nota y la factura deben compartir moneda. El crédito nunca se convierte en su camino hacia una factura. |
| Sin reembolsos | El crédito de una nota solo compensa facturas. Que un proveedor te devuelva dinero en efectivo es un evento de banca, no una aplicación de nota. |
Seguimiento del crédito
- En la nota: el Resumen de la nota de crédito de proveedor muestra el Crédito total, el Aplicado a facturas y el Crédito restante como una barra de utilización; la pestaña Aplicaciones enumera cada aplicación.
- En cada factura: el crédito de nota aplicado aparece como Crédito de nota aplicado en el Resumen de la factura, y las aplicaciones se enumeran en su pestaña Aplicaciones.
- Crédito sin aplicar entre proveedores: la vista de lista Notas de crédito de proveedor (sin aplicar) muestra todas las notas con crédito aún por gastar; vale la pena revisarla antes de cualquier ejecución de pago.
Deshacer una aplicación
Elimina la fila de la aplicación (desde la pestaña Aplicaciones de cualquiera de los dos documentos): el saldo de la factura se restablece y el crédito restante de la nota se recupera. Al reabrir o anular cualquiera de los dos documentos, sus aplicaciones se deshacen automáticamente.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Ejecutar la ejecución de pago antes de aplicar las notas | Sale efectivo por saldos que el crédito podría haber cubierto, y el crédito queda sin usar | Repasa la vista de lista Notas de crédito de proveedor (sin aplicar) antes de cada ejecución |
| Esperar a que el proveedor "reembolse" la nota | Ese reembolso nunca llega a través de este documento: el crédito de la nota solo compensa facturas | Aplícala a la próxima factura del proveedor; un reembolso real en efectivo se registra a través de banca |
| Intentar aplicar una nota en borrador | Los borradores no tienen crédito utilizable: la pantalla de aplicación no ofrecerá nada | Contabiliza la nota primero; luego aplícala |
| Aplicar crédito a una factura en disputa | La disputa ahora incluye el crédito, y deshacerla implica eliminar aplicaciones más adelante | Aplica a facturas sin disputa; el crédito no vence |
| Esperar que una nota liquide la factura de una empresa hermana | Las aplicaciones de notas nunca cruzan entidades: la pantalla simplemente no enumerará esas facturas | Mantén el crédito dentro de su entidad; los saldos entre empresas se mueven por el lado del efectivo (Liquidación de cuentas por pagar entre entidades) |
Qué sigue
- Descripción de las notas de crédito de proveedor: la contabilidad detrás del crédito.
- Crear una nota de crédito de proveedor: cómo registrar la nota de crédito.
- Aplicación de desembolsos: el equivalente por el lado del efectivo de este flujo de trabajo.
Preguntas frecuentes
Antes: así la ejecución de pago solo solicita el efectivo neto. Si la factura ya se pagó por completo, aplica la nota a la próxima factura del proveedor; el crédito no vence.
Revisa los tres sospechosos habituales: ¿está contabilizada (no en borrador)? ¿todavía tiene saldo pendiente? ¿es del mismo proveedor y la misma entidad que la nota? Si se exige la coincidencia de dimensiones, los centros de costo distintos también la excluyen.
Nada especial: el crédito sin aplicar simplemente se traslada como una cuenta por pagar negativa en tu balance general hasta que se use. Si una relación con un proveedor termina con crédito pendiente, pídele al proveedor que lo reembolse y registra ese reembolso a través de banca.
Sí: la aplicación de cada nota es su propio registro, y una factura puede acumular varias sin problema. Su cifra de Crédito de nota aplicado en el Resumen de la factura las totaliza, y la pestaña Aplicaciones enumera cada una.
No: los descuentos por pronto pago se registran sobre los pagos en efectivo (consulta Descuentos por pronto pago y condiciones). Una nota simplemente reduce el saldo pendiente; cualquier descuento se aplica a la porción en efectivo que aún pagas.
Los conjuntos de permisos Accounts Payable o Accounting Admin: las aplicaciones son registros del libro auxiliar. Accounting Controller puede revisar cada aplicación, pero es de solo lectura en las transacciones del libro auxiliar.
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