Cómo funciona la contabilización
La contabilización es el momento en que un documento de negocio — una factura de venta, una factura de compra, un pago, un asiento — se convierte en contabilidad. Hasta que lo contabilizas, un documento es solo un registro de intención: está en Borrador, puedes editarlo libremente y no tiene ningún efecto en tus estados financieros. Cuando lo contabilizas, REDA escribe la contabilidad por partida doble correspondiente — débitos y créditos iguales — en tu libro mayor, y desde ese instante el documento aparece en tu balance de comprobación, tu estado de resultados y tu balance general.
El motor de contabilización es el corazón de REDA Financials. Cada cifra de cada informe financiero se remonta a él. Este artículo explica toda la maquinaria en lenguaje sencillo: los estados por los que pasa un documento, la única puerta de entrada por la que pasa cada registro, los eventos que disparan la contabilización, las validaciones que se ejecutan antes de escribir nada y ejemplos resueltos para cada tipo de documento — incluidos los registros automáticos que REDA genera tras bambalinas para la contabilidad en base de efectivo e intercompañía.
Acceso que necesitarás. Cualquier conjunto de permisos de REDA Financials puede ver los registros contabilizados y los informes. La contabilización en sí sigue el módulo del documento: Accounts Payable v2 (o Accounting Admin v2) contabiliza los documentos de cuentas por pagar, Accounts Receivable v2 (o Accounting Admin v2) contabiliza los documentos de cuentas por cobrar, y el conjunto Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2 contabiliza los asientos contables. Ningún conjunto de permisos puede escribir en el libro mayor a mano — solo lo hace el motor.
Los tres estados por los que pasa cada documento
Casi todos los documentos de origen en REDA se encuentran en uno de tres estados — los Cash Receipts son la única excepción, explicada más abajo. El estado es la única fuente de verdad para responder “¿esto ya impactó el libro mayor?”
| Estado | Qué significa | Impacto en el libro mayor |
|---|---|---|
| Borrador | Trabajo en curso. Puedes agregar líneas, cambiar importes, corregir la fecha, elegir cuentas distintas — nada queda confirmado. | Ninguno. Todavía no existen transacciones contables. |
| Contabilizado | Confirmado en los libros. El documento ahora forma parte de tu registro financiero. Sus transacciones contables existen y están bloqueadas. | Total. Los débitos y créditos están en el libro mayor y en cada informe. |
| Anulado | Cancelado. El documento se contabilizó y luego se revirtió. Permanece archivado para el rastro de auditoría, pero ya no afecta los saldos. | Eliminado. Sus transacciones contables se retiran (consulta Anular vs. reversar). |
Una sola puerta de entrada, un solo juego de libros
Sin importar qué documento contabilices, los registros los escribe un único servicio interno — el motor de contabilización. No hay una segunda vía de entrada. Cada débito y crédito de todo tu libro mayor fue creado por esta única puerta de entrada, que es precisamente por lo que tus libros se mantienen consistentes: las mismas reglas, validaciones de cuadre, manejo de moneda y estampado en el libro se aplican a cada transacción sin excepción.
Los registros en sí se almacenan como Transacciones contables — las líneas individuales de débito y crédito que componen tu libro mayor. Tienen dos propiedades que las definen:
- Solo las puede crear el motor. No puedes teclear una Transacción contable a mano, importar una ni construir una en una herramienta de hoja de cálculo e insertarla. La única puerta es contabilizar un documento de origen.
- Una vez creadas, nunca cambian. Una Transacción contable es inmutable — su cuenta, importes, fecha y dimensiones quedan congelados. Si algo está mal, no editas el registro; anulas o reversas el documento, y el motor escribe un nuevo juego de registros que cuadra.
¿Cuándo ocurre la contabilización? Los cuatro eventos
La contabilización no es solo el botón “Contabilizar”. El motor reacciona a cuatro eventos distintos en la vida de un documento. Entenderlos explica por qué REDA a veces te impide editar un registro, y qué ocurre cuando cambias un estado.
| Evento | Disparador | Qué hace el motor |
|---|---|---|
| 1. Bloqueo de edición | Intentas cambiar el encabezado de un documento contabilizado. | Protege el registro — los campos clave de un documento contabilizado están protegidos para que los libros no se desvíen silenciosamente del origen. |
| 2. Bloqueo de líneas | Intentas agregar, cambiar o quitar una línea de un documento contabilizado. | Bloquea el cambio de línea — las líneas de un documento contabilizado son las que produjeron los registros del libro mayor, así que también quedan congeladas. |
| 3. Contabilizar | El estado pasa a Contabilizado. | Ejecuta todas las validaciones previas a la contabilización, luego escribe las Transacciones contables que cuadran y estampa el documento como contabilizado. |
| 4. Descontabilizar | Un documento contabilizado vuelve a Borrador, o pasa a Anulado. | Elimina de forma limpia las Transacciones contables que creó la contabilización, para que el documento se pueda editar de nuevo (Borrador) o cancelar (Anulado). |
Las validaciones que se ejecutan antes de escribir nada
La contabilización es de “todo o nada”. Antes de que el motor escriba un solo registro, una batería fija de validaciones se ejecuta contra el documento. Si alguna falla, no se contabiliza nada y REDA te muestra todos los problemas a la vez, para que puedas corregir todo en una sola pasada en lugar de descubrir los problemas de uno en uno.
Estas son las validaciones canónicas previas a la contabilización, agrupadas por lo que protegen:
| # | Validación | Por qué existe |
|---|---|---|
| 1 | Entidad presente | Cada registro pertenece a una entidad legal — la empresa en cuyos libros se registra. |
| 2 | Período contable presente | El registro debe caer dentro de un período de calendario definido para efectos de informes. |
| 3 | Fecha de transacción presente | Cada registro tiene fecha. |
| 4 | Fecha dentro del período | La fecha no puede caer fuera del período al que se está registrando. |
| 5 | Libro mayor resuelto | El libro al que pertenece el registro debe poder determinarse (explícito → predeterminado de la entidad → predeterminado de la organización). |
| 6 | Débitos = Créditos | El fundamento de la partida doble. Los totales deben cuadrar al centavo (2 decimales). |
| 7 | Total > 0 | Una contabilización de valor cero (0 = 0) no tiene sentido y se bloquea. |
| 8 | Fecha posterior al cierre contable | No puedes contabilizar en un período cerrado — la fecha debe ser posterior a la fecha de Cerrado hasta correspondiente de la entidad (libro mayor para asientos, cuentas por cobrar para ventas, cuentas por pagar para compras). |
| 9 | Cuenta contable en cada línea | Cada débito y crédito necesita una cuenta en la cual registrarse. |
| 10 | Cuenta contable activa | No puedes contabilizar en una cuenta desactivada. |
| 11 | Alcance de entidad de la cuenta contable | Una cuenta con alcance a una entidad no puede usarla otra. (Las cuentas globales funcionan en todas partes.) |
| 12 | Cuadre por entidad (intercompañía) | La porción del registro de cada entidad debe cuadrar de forma independiente — REDA no crea líneas intercompañía de contrapartida por ti. |
| 13 | El período de reverso existe | Si el documento está configurado para reversarse automáticamente en una fecha futura, debe existir un período contable para esa fecha — de lo contrario, el reverso no tendría dónde registrarse. |
| 14 | Cuadre por entidad (asientos multientidad) | Un asiento que abarca varias entidades debe cuadrar dentro de cada entidad, no solo en su conjunto. |
Ejemplos resueltos: lo que el motor realmente escribe
Esto es lo que produce la contabilización para cada documento común, con débitos y créditos reales. En todos los casos el motor deriva las cuentas a partir del documento y de tus cuentas contables predeterminadas configuradas, así que rara vez las eliges a mano.
1. Factura de venta — base devengada
Le facturas a un cliente $1,000 por servicios, más 10% de IVA. Al contabilizar:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Cuentas por cobrar | 1,100.00 | |
| Ingresos | 1,000.00 | |
| IVA débito fiscal (impuesto por pagar) | 100.00 | |
| Total | 1,100.00 | 1,100.00 |
Los ingresos se reconocen ahora, en la fecha de la factura — eso es lo que significa “devengado”. El cliente te debe (cuentas por cobrar), y el impuesto que cobraste es un pasivo que le debes a la autoridad fiscal.
2. Factura de compra — base devengada
Un proveedor te factura $500 por un gasto, más 10% de IVA recuperable. Al contabilizar:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gasto | 500.00 | |
| IVA crédito fiscal (impuesto recuperable) | 50.00 | |
| Cuentas por pagar | 550.00 | |
| Total | 550.00 | 550.00 |
El gasto impacta tu estado de resultados de inmediato, el IVA recuperable se convierte en un activo (lo recuperarás), y le debes al proveedor (cuentas por pagar).
3. Factura de venta — base de efectivo (ingresos diferidos)
Algunas pequeñas empresas reconocen los ingresos solo cuando reciben el pago, no cuando facturan. Si la base contable de una entidad es Efectivo, la misma factura de $1,000 + 10% de IVA se contabiliza de forma distinta — los ingresos quedan en espera hasta que llega el efectivo:
Paso A — al contabilizar la factura:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Cuentas por cobrar | 1,100.00 | |
| Ingresos diferidos (pasivo) | 1,000.00 | |
| IVA débito fiscal | 100.00 | |
| Total | 1,100.00 | 1,100.00 |
Todavía no hay ingresos — están en Ingresos diferidos. (El impuesto siempre se reconoce en la fecha de la factura, en cualquiera de las dos bases.)
Paso B — cuando el cliente paga y aplicas el recibo: el motor registra el efectivo y libera automáticamente los ingresos:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Efectivo | 1,100.00 | |
| Cuentas por cobrar | 1,100.00 | |
| Ingresos diferidos | 1,000.00 | |
| Ingresos | 1,000.00 |
El segundo par es la magia: REDA mueve $1,000 de Ingresos diferidos a Ingresos en el momento del pago. Paga la mitad de la factura y solo se libera la mitad de los ingresos — el resto permanece diferido. Todo esto es automático; tú simplemente aplicas el recibo.
4. Liquidación intercompañía — contrapartidas automáticas
Supón que la Entidad B emitió una factura, pero la Entidad A cobró el efectivo y aplicas el recibo de la Entidad A a la factura de la Entidad B. El efectivo está en A; la cuenta por cobrar estaba en B. Para mantener los libros de cada empresa autobalanceados, REDA contabiliza automáticamente una contrapartida intercompañía:
| Entidad | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| Entidad B (la factura) | Cuentas por cobrar intercompañía | 1,100.00 | |
| Entidad B | Cuentas por cobrar | 1,100.00 | |
| Entidad A (el efectivo) | Efectivo | 1,100.00 | |
| Entidad A | Cuentas por pagar intercompañía | 1,100.00 |
Ahora la cuenta por cobrar de la Entidad B queda saldada — reemplazada por una cuenta por cobrar intercompañía de A (A le debe a B el dinero que cobró). La Entidad A tiene el efectivo y muestra una cuenta por pagar intercompañía hacia B. Cada entidad cuadra por sí misma (validación n.º 12), y las dos cuentas intercompañía se netean a cero cuando consolidas.
Las automatizaciones que no ves
Varias cosas ocurren automáticamente cada vez que contabilizas, para que no tengas que pensar en ellas:
- Líneas de impuestos. El IVA/GST y otros impuestos se calculan y contabilizan en las cuentas de impuestos correctas — el impuesto débito como pasivo en las ventas, y el impuesto crédito (recuperable) como activo en las compras.
- Retención de impuestos. Cuando corresponde, el motor separa la retención y la registra en la cuenta correcta en el momento correcto.
- Diferimiento y liberación en base de efectivo. Como se mostró arriba, los ingresos quedan en espera y se liberan automáticamente en las entidades de base de efectivo.
- Contrapartidas intercompañía. Las liquidaciones entre entidades generan sus registros intercompañía que cuadran, sin ningún asiento manual.
- Multimoneda. Cada registro se almacena en tres niveles de moneda (documento, entidad/funcional y corporativa/de informes) con los tipos de cambio utilizados, de modo que la conversión de moneda está incorporada.
- Dimensiones de contabilización. Tus campos de análisis personalizados (departamento, proyecto, propiedad…) se copian del documento directamente en cada registro del libro mayor — consulta Dimensiones de contabilización.
Anular vs. reversar — dos formas de deshacer
Ambas deshacen una contabilización, pero dejan rastros de auditoría distintos. Elige según si el registro original debe desaparecer o permanecer visible.
| Anular | Reversar | |
|---|---|---|
| Qué hace | Elimina de plano las Transacciones contables originales. | Deja las originales y contabiliza un nuevo juego, opuesto, que las cancela. |
| Efecto neto en los saldos | Cero — como si nunca se hubiera contabilizado. | Cero — el original + el reverso se netean a nada. |
| Rastro de auditoría | El documento queda como “Anulado”; los registros desaparecen. | Tanto el original como el registro espejo permanecen visibles en el libro mayor. |
| Úsalo cuando | El documento fue un error — cancelación limpia. | El original era legítimo pero necesita deshacerse en un período posterior (p. ej., una provisión que se reversa el mes siguiente). |
| Períodos cerrados | Bloqueado si tocara un período cerrado. | Permitido — el reverso se contabiliza en un período abierto y el original se queda en su lugar. |
Qué sigue
- Transacciones contables — las líneas del libro mayor que crea la contabilización.
- Contabilización agrupada vs. por línea — controla la cantidad de registros.
- Dimensiones de contabilización — etiqueta los registros a medida que se contabilizan.
- Períodos contables — el período en el que cae cada contabilización.
- Crear un asiento contable — contabiliza tú mismo un asiento manual.
Preguntas frecuentes
No directamente — un documento contabilizado y sus registros del libro mayor están bloqueados juntos. Devuélvelo a Borrador (lo cual lo descontabiliza y elimina los registros), haz tu cambio y contabilízalo de nuevo. En los documentos donde tu administrador habilitó la edición/eliminación transparente, REDA realiza este ciclo automáticamente al guardar.
Es intencional. El motor ejecuta todas las validaciones previas a la contabilización y las reporta todas juntas para que puedas corregir todo de una sola vez, en lugar de un error por intento. Resuelve cada elemento listado y contabiliza de nuevo.
No. Las Transacciones contables solo se pueden crear al contabilizar un documento de origen — no hay una vía manual ni de importación hacia el libro mayor. Si necesitas un ajuste que no está ligado a una factura o un pago, contabiliza un Asiento contable; es el tipo de documento creado exactamente para eso.
Sí. El motor sigue almacenando los tres niveles de moneda; en una organización de una sola moneda son idénticos y el tipo de cambio es 1. Obtienes el mismo comportamiento de cuadre, validación y auditoría en ambos casos.
La contabilización agrupada cambia cuántos registros del libro mayor produce un documento — las líneas que impactan la misma cuenta (y los mismos valores de dimensión) se suman en un solo registro en vez de uno por línea — sin cambiar los totales. Es una configuración a nivel de territorio que afecta únicamente a los documentos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar; los asientos contables siempre se contabilizan línea por línea. Consulta Contabilización agrupada vs. por línea.
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