Ejecución de la asignación automática
Los costos compartidos que se repiten —seguros mensuales, suscripciones de TI, renta de la oficina central— no deberían requerir que una persona los reasigne cada mes. El lote de asignación automática vigila las líneas de factura contabilizadas que tienen una lista de asignación y las asigna automáticamente, según tu programación.
Acceso que necesitarás. Programar el lote es tarea de un administrador (la consola de Operaciones). Las listas de asignación que aplica las mantienen el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (personal y gerentes de CxP) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema); los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden revisarlas, pero no modificarlas.
Cómo decide el lote
En cada ejecución, selecciona las líneas de factura que cumplen las tres condiciones:
- la factura está marcada para Asignar gastos automáticamente y tiene una Lista de asignación de gastos asignada (consulta Configuración de reglas de asignación),
- la factura está Contabilizada, y
- la línea no se ha asignado automáticamente antes: cada línea procesada queda marcada con su hora de finalización, de forma permanente, para que nada se asigne dos veces.
Por cada coincidencia, construye un lote de asignación a partir de las entidades y los porcentajes de la lista, lo contabiliza (creando el asiento contable intercompañía exactamente como lo haría una asignación manual) y continúa. Las fallas se registran y se omiten: una línea con error nunca bloquea la ejecución.
La lista de verificación de elegibilidad, en forma de tabla
Cuando una línea que esperabas que se asignara no lo hizo, recórrelas en orden: el lote necesita que todas sean verdaderas:
| Condición | Dónde verificar | Si falla |
|---|---|---|
| La línea de factura tiene una Lista de asignación de gastos | Los detalles de la línea en la factura | Adjunta la lista, idealmente en la plantilla recurrente para que cada factura futura la herede |
| La factura está Contabilizada | El estado de la factura | Contabilízala; el lote retomará la línea en su próxima ejecución |
| La línea aún no tiene marca de finalización | Si una ejecución anterior ya la procesó | Ya está asignada, de forma deliberada, una vez, para siempre; los cambios posteriores son manuales |
Cómo configurarlo
Adjunta las listas donde corresponde
La configuración única: pon la lista de asignación correcta en el costo recurrente. El lugar elegante es la línea de la plantilla recurrente: cada factura generada hereda la lista, se contabiliza y se asigna automáticamente. Totalmente sin intervención, desde la factura hasta el asiento intercompañía.
Programa el lote
En la consola de Operaciones de la aplicación Admin, busca la tarjeta de asignación de gastos: elige una hora de ejecución diaria y guarda, o pulsa Ejecutar ahora para una pasada inmediata. La tarjeta muestra la próxima ejecución programada, además de la hora y el resultado de la última ejecución.
Revisa por excepción
Los lotes y asientos contables generados son registros comunes: la pestaña Asignaciones de la factura los enumera, y el resultado de la ejecución (con cualquier falla y sus motivos) queda registrado para la tarjeta de Operaciones. Revisa lo que falló, no lo que funcionó.
Qué deja cada ejecución
Nada de lo que crea el lote es un objeto especial ni oculto: cada ejecución produce los mismos registros que generaría una persona al hacer clic en Asignar gastos:
- Un lote de asignación por cada factura procesada, contabilizado, construido a partir de las entidades y los porcentajes de la lista, en la pestaña Asignaciones de la factura, como cualquier lote manual.
- Un asiento contable de sistema por cada lote (de tipo Asignación de gastos): cada entidad receptora recibe un cargo por su parte, las cuentas de origen se abonan, y se registra el par de cuentas por cobrar/por pagar intercompañía (consulta Descripción de la asignación de gastos para ver la anatomía).
- La marca de finalización en cada línea procesada: la señal de "listo" del lote.
- Un resultado registrado de la ejecución: los conteos procesados y cualquier falla con sus motivos, visibles desde la tarjeta de Operaciones.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Adjuntar listas a las facturas a mano, cada mes | Alguien olvida una línea en el tercer mes, y ese costo queda silenciosamente sin compartir | Adjunta la lista en la línea de la plantilla recurrente: cada factura generada la hereda |
| Suponer que el lote vuelve a ejecutar las correcciones | La marca de finalización es permanente: las facturas corregidas no se reasignan automáticamente | Después de reabrir y volver a contabilizar una factura, vuelve a asignar de forma manual con Asignar gastos |
| No leer nunca el resultado de la ejecución | Las fallas se omiten por diseño, en silencio, hasta que alguien las mira | Incluye el resultado de la última ejecución de la tarjeta de Operaciones en la lista de verificación de cierre de mes; revisa lo que falló, no lo que funcionó |
| Editar los porcentajes de la lista a mitad de mes esperando una reexpresión | Las ejecuciones leen la lista tal como está ese día: el historial nunca se reexpresa | Cambia las proporciones con vigencia hacia adelante, de forma deliberada; documenta cuándo y por qué |
- Configuración de reglas de asignación: las listas que impulsan el lote.
- Descripción de la asignación de gastos: lo que hace cada lote generado.
- Lote de asignación de gastos: la referencia de la tarjeta de Operaciones.
Qué sigue
- Descripción de la asignación de gastos: la mecánica y la contabilidad.
- Configuración de reglas de asignación: las listas sobre las que se ejecuta el lote.
- Plantillas recurrentes de PI y PO: combina facturas recurrentes con la asignación.
- Liquidación de CxP entre entidades: liquida las partes entre las entidades.
Preguntas frecuentes
Al reabrir la factura se deshacen sus asignaciones junto con todo lo demás. Después de volver a contabilizarla, ten en cuenta que sus líneas siguen conservando su marca de finalización: vuelve a asignar de forma manual (Asignar gastos), que respeta la capacidad restante.
En la práctica, sí: toda línea de factura contabilizada que tenga una lista adjunta y sin marca de finalización entra en el alcance. Una vista de lista sobre las líneas de factura filtrada de esa forma es tu vista previa.
Cada ejecución lee la lista tal como está ese día: las nuevas proporciones se aplican a partir de la siguiente asignación en adelante. El historial nunca se reexpresa de forma automática (ni debería).
No. Las fallas se registran y se omiten; la ejecución continúa con todas las demás líneas elegibles. Corrige la causa (una cuenta inactiva, por ejemplo) y la línea se retoma en la siguiente pasada, ya que nunca recibió su marca de finalización.
Sí: es un lote de asignación común y corriente. Reábrelo a Borrador (su asiento contable se elimina automáticamente), ajústalo y vuelve a contabilizarlo; o anúlalo con un motivo. La factura original queda intacta en cualquier caso.
La programación se encuentra en la consola de Operaciones de la aplicación Admin, así que es tarea de un administrador; las listas de asignación en sí las mantienen los conjuntos de permisos Accounts Payable o Accounting Admin (consulta Configuración de reglas de asignación).
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