Crear una factura desde OCR
Un elemento de OCR en estado Extraído es la IA diciendo "esta es mi mejor lectura — tú decides". El paso Crear factura convierte esa lectura en un borrador de factura de compra bajo tu supervisión: el formulario se abre prellenado, lo verificas contra el documento, corriges lo que haya que corregir y guardas. Más rápido que teclear, más seguro que la automatización a ciegas.
Acceso que necesitarás. Revisar elementos de OCR y crear facturas a partir de ellos requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y responsables de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los elementos, pero no actuar sobre ellos.
El flujo de revisión
Trabaja la lista Pendiente de revisión
La vista Pendiente de revisión de la Bandeja de OCR contiene todas las extracciones por debajo del umbral de creación automática. Abre una; el documento adjunto está ahí mismo para revisarlo en paralelo.
Crear factura → el formulario prellenado
El formulario de factura de compra se abre cargado con la extracción: proveedor, entidad, fechas, referencia, moneda, líneas con cantidades, precios y una codificación contable sugerida (extraída de tu historial con este proveedor). Todo lo que la IA no pudo resolver con confianza queda simplemente en blanco — nunca se rellena con datos inventados.
Verifica como un profesional de cuentas por pagar
La lista de comprobación de treinta segundos contra el PDF: ¿proveedor correcto?, ¿número y fecha de factura exactos?, ¿total al centavo?, ¿codificación de líneas razonable?, ¿perfil fiscal cuando corresponda? Luego Guardar borrador (o contabiliza, si está listo) — la factura avanza por el flujo de cuentas por pagar completamente normal, y el registro de OCR pasa a Creado con la factura enlazada.
Qué llega prellenado — y qué queda en blanco
Saber de dónde proviene cada valor prellenado te indica dónde mirar con más atención durante la revisión:
| En el formulario | De dónde proviene | Atención en la revisión |
|---|---|---|
| Proveedor | El nombre del proveedor leído del documento, cotejado con tus cuentas de proveedor reales — tolerante con abreviaturas y variaciones de nombre | Confirma que sea la cuenta correcta, sobre todo en proveedores con nombres parecidos |
| Entidad | La empresa receptora indicada en la factura, cotejada con tus entidades | Crítico — una factura contabilizada en la entidad equivocada es un juego de libros equivocado |
| Número de factura, fechas, condiciones de pago | Leídos directamente del encabezado del documento | Verifica el número de factura carácter por carácter; es tu defensa contra duplicados |
| Moneda | La moneda detectada en el documento; la moneda predeterminada de la entidad cuando no se detecta ninguna | Un vistazo — importa en proveedores multimoneda |
| Líneas: cantidades y precios | Leídos de las partidas del documento | Cuadra el total contra el PDF al centavo |
| Líneas: cuenta contable / producto | Tu propio historial con este proveedor — las elecciones de producto a cuenta contable en sus órdenes y facturas contabilizadas anteriormente; las líneas sin una cuenta contable coincidente recurren a la cuenta contable de gasto predeterminada del producto | Revisión de codificación razonable; aquí es donde tus correcciones enseñan al sistema |
| Referencia de orden de compra | Una referencia de orden de compra detectada se coteja, teniendo en cuenta la moneda, con una orden de compra real | Verifica el enlace de la línea como en cualquier factura cotejada con una orden de compra |
| Cualquier dato irresoluble | Se deja en blanco — el texto que la IA no pudo cotejar con confianza con un registro real se descarta, nunca se inserta como dato inventado | Los campos en blanco son un honesto "no lo sé"; complétalos tú mismo |
El umbral de confianza: quién teclea, quién revisa
Cada extracción lleva su propia calificación de confianza de la IA, de 0 a 100. En la vía automatizada por correo, esa calificación se compara con una única configuración — un campo de territorio llamado OCR Auto-Create Threshold (umbral de creación automática de OCR), cuyo texto de ayuda establece el contrato con exactitud: "Confianza mínima de la IA (0-100 %) para crear facturas automáticamente desde OCR. Por debajo de este umbral, los documentos requieren revisión manual. Predeterminado: 80 %."
- Igual o por encima del umbral — el borrador de factura de compra se crea automáticamente: siempre un Borrador, con Tipo de factura predeterminado en Factura, las líneas en el orden del documento y el registro de OCR convertido a Creado con la factura enlazada.
- Por debajo del umbral — el registro permanece en Extraído y aparece en la lista Pendiente de revisión, a la espera de una persona y del botón Crear factura.
- Resolución — el umbral se busca desde la entidad del documento hasta su territorio, de modo que distintos territorios pueden operar con umbrales distintos. Las cargas en el formulario nunca crean nada automáticamente; ya hay una persona frente al teclado, así que el formulario simplemente se prellena.
Una revisión práctica en Meridian
Dos documentos llegan a la cola de Meridian US la misma mañana:
| Documento | Confianza | Frente al umbral del 80 % | Qué ocurre |
|---|---|---|---|
| Factura de junio de MetroPower — 4180,00 USD, la duodécima factura mensual idéntica | 96 | Por encima | Se crea y enlaza automáticamente el borrador de factura de compra; recibe su revisión humana durante la revisión normal de contabilización |
| Baxter Facilities Services — primera factura, 2730,00 USD, escaneada ligeramente torcida | 64 | Por debajo | Permanece en Extraído, llega a Pendiente de revisión |
Dana abre el elemento de Baxter, hace clic en Crear factura y lee el formulario prellenado contra el PDF. El proveedor coincidió (creó la cuenta de Baxter la semana pasada), el total es correcto, pero la IA dejó la cuenta contable en blanco en una línea — Baxter es nuevo, así que no hay historial del cual codificar. Ella la codifica en Reparaciones y mantenimiento, guarda el borrador y sigue adelante. El mes que viene, la segunda factura de Baxter llegará con esa elección ya sugerida — sus treinta segundos de codificación acaban de convertirse en una instrucción permanente.
Las creadas automáticamente
Las extracciones de la vía por correo que igualan o superan el umbral de confianza se saltan el botón: el borrador de factura de compra se crea automáticamente, se enlaza, listo. Aun así merecen la misma verificación de treinta segundos antes de contabilizar — el umbral rige quién teclea, no quién aprueba. El ritmo de Meridian: los borradores creados automáticamente reciben su revisión durante la revisión normal de contabilización; los elementos por debajo del umbral la reciben en el momento de Crear factura.
Medidas de protección
- Una factura por documento: una vez creada, las acciones se retiran — "Ya se creó una Factura de compra desde este registro de la Bandeja OCR." Sin duplicados accidentales por doble clic.
- Solo borradores: la creación nunca contabiliza; toda compuerta (período, aprobación, presupuesto, cotejo de tres vías) sigue aplicándose al contabilizar.
- ¿Extracción incorrecta? No luches contra el formulario — Reprocesar vuelve a ejecutar la IA (útil tras corregir los datos maestros, p. ej., crear el proveedor faltante), o simplemente corrige los campos manualmente; estás en un formulario de factura común.
Mensajes que puedes encontrar, textualmente
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "Ya se creó una Factura de compra desde este registro de la Bandeja OCR." (notificación titulada "Action Not Available") | La protección de una-factura-por-documento. Abre la factura enlazada desde el registro de OCR en lugar de crear otra. |
| "No se puede reprocesar — ya se creó una Factura de compra desde este registro." | La misma protección del lado de Reprocesar: una vez que existe una factura, volver a ejecutar la extracción podría contradecirla. Corrige la factura en sí. |
| "Documento procesado correctamente. Los campos se precompletaron a partir de la extracción." | La vía feliz en el canal de carga — revisa y guarda. |
| "Document processing failed" | La extracción encontró un error; el motivo queda registrado en el registro de OCR. Consulta la tabla de errores de la descripción general para ver los mensajes específicos. |
| "El documento cargado no parece ser una factura. Cargue un documento de factura válido." | La verificación de primera pasada rechazó algo que no es una factura. Hoy solo se admiten facturas de proveedor. |
| "OCR Inbox record not found." | El registro de entrada fue eliminado (o no tienes acceso a él) entre la puesta en cola y la acción. Consulta con tu administrador. |
Cuando la factura vino con XML estructurado
Si el documento del proveedor incluía un XML de factura electrónica estructurado, los valores prellenados que estás revisando no provinieron de leer una página — provinieron directamente de los campos de datos etiquetados del XML, que son exactos por construcción. En la práctica, eso significa que las cifras del encabezado y los totales llegan ya correctos, con poco que corregir en la revisión. Aun así confirmas y creas la factura de la misma manera; simplemente hay menos que corregir. Cuando no hay XML, el flujo de revisión es exactamente el descrito arriba, trabajando a partir de lo que la IA leyó del PDF. Consulta XML de factura electrónica estructurado para saber cómo la Bandeja elige su fuente.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Teclear la factura manualmente porque la extracción tenía un hueco | El registro de OCR permanece en Extraído con Crear factura todavía activo — un colega que trabaje la cola más tarde puede crear una segunda factura duplicada | Pasa siempre por Crear factura y corrige los huecos en el formulario prellenado; el registro pasa a Creado y la protección entra en acción |
| Revisar solo el total del encabezado | Un total correcto con una codificación de líneas incorrecta contabiliza el gasto en la cuenta equivocada — y le enseña a la IA la codificación errónea para el mes siguiente | Agrega las cuentas contables de las líneas a la lista de comprobación de treinta segundos; son la parte que se acumula |
| Contabilizar borradores creados automáticamente sin la pasada de verificación | El umbral rige quién teclea, no quién aprueba — una lectura errónea con 85 % de confianza aún puede llegar al libro mayor | Dale a los borradores creados automáticamente la misma revisión al contabilizar que reciben los revisados al crearse |
| Crear la factura antes de crear un proveedor faltante | Eliges el proveedor a mano esta vez, pero la extracción nunca lo enlazó — no se acumula historial para la próxima vez | Crea primero la cuenta del proveedor y luego Reprocesar: la coincidencia se resuelve y el historial empieza a acumularse |
| Dejar envejecer la cola de Pendiente de revisión | Los elementos por debajo del umbral son facturas de proveedor reales con fechas de vencimiento reales — no entran en la antigüedad de cuentas por pagar hasta que se crean | Trabaja la vista Pendiente de revisión a diario, como un buzón |
Quién puede hacer esto
Trabajar la cola y crear facturas requiere acceso de edición a la Bandeja de OCR (el conjunto de permisos Accounts Payable o Accounting Admin, como se indica al inicio de este artículo). Crear la factura en sí también requiere ser un usuario con licencia de REDA Financials, como con cualquier documento contable.
Qué sigue
- Crear una factura de compra — el formulario en el que estás revisando.
- Reprocesar extracciones fallidas — la vía de reintento.
- Bandeja de OCR y cola de documentos — la cola de la que proviene esto.
Preguntas frecuentes
Probablemente sea un proveedor nuevo: no existe ninguna cuenta (o el nombre difiere más allá de lo reconocible). Crea la cuenta del proveedor y luego usa Reprocesar: la coincidencia se resuelve y, la próxima vez, la extracción también podrá recuperar su historial.
Sí — estás en el formulario normal; puedes cambiar lo que quieras. La detección prioriza la entidad indicada en la factura, pero tú decides dónde se contabiliza.
Una referencia de orden de compra detectada se coteja con la orden de compra real durante la extracción; verifica el enlace de la línea en el formulario como en cualquier factura cotejada con una orden de compra — las reglas del cotejo de tres vías se aplican al contabilizar, como siempre.
Sí. La protección retira la acción solo cuando existe realmente una factura de compra y está enlazada al registro de OCR. Si abandonas el formulario prellenado, el registro queda en Extraído con Crear factura todavía disponible.
No. Ya sea creada automáticamente o a partir de la revisión, el resultado siempre es un Borrador — los períodos, las aprobaciones y todas las demás compuertas de contabilización se interponen entre la extracción y el libro mayor. La IA escribe; tú decides.
La factura creada es una factura de compra común y se sostiene por sí sola. Pero conserva el archivo de origen adjunto: es tu evidencia de auditoría y se enlaza con la factura en el momento de la creación precisamente para que los revisores puedan comparar el documento y el borrador en paralelo.
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