Pestaña Configuración financiera
Aquí viven dos tipos de configuración para toda la organización: los valores contables predeterminados globales —las cuentas contables, el libro mayor y el marco de informes que se aplican a las entidades sin valores predeterminados específicos del territorio— y la configuración de la aplicación REDA, los interruptores de comportamiento para toda la organización (por ahora uno solo: Multimoneda).
Acceso que necesitarás. Editar esta configuración para toda la organización requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2; el Accounting Controller v2 también puede acceder a la consola. Los conjuntos Accounts Payable v2 y Accounts Receivable v2 no pueden verla: esto es solo para administradores.
Valores contables predeterminados globales
Esta es la plantilla de la que cada entidad nueva copia su conexión de cuentas: las cuentas de control de cuentas por cobrar y por pagar predeterminadas, el efectivo, el efectivo no aplicado y los pagos no aplicados, las cuentas generales de ingresos y gastos, las utilidades retenidas, la ganancia/pérdida cambiaria, el par intercompañía, el libro mayor y el marco de informes predeterminados. La entidad de Estados Unidos de Meridian nació correctamente configurada porque estos valores predeterminados existían: REDA los copió automáticamente al crearla (consulta Comprender los valores contables predeterminados).
- Orden de resolución: los valores predeterminados propios de un territorio (gestionados desde Administración de territorios mediante el botón Valores predeterminados de cada territorio) prevalecen sobre los globales; el global es la red de seguridad para todo lo demás, exactamente como dice la nota en pantalla.
- La inicialización los completa: ejecutar el paquete global de CoA en Inicialización de CoA e impuestos crea este registro ya apuntando a las cuentas inicializadas. Revisa en lugar de construir.
- Cambiarlos más adelante afecta a las entidades futuras: las entidades existentes conservan sus valores copiados (ajústalos en los registros de las entidades).
Los valores predeterminados, campo por campo
El editor de valores contables predeterminados globales es un único registro. Cada campo responde a una pregunta: cuando un documento se contabiliza y no se ha configurado nada más específico, ¿qué cuenta recibe el asiento?
| Campo | Qué conecta |
|---|---|
| Cuenta de cuentas por cobrar predeterminada | La cuenta de control de cuentas por cobrar, donde las facturas de clientes acumulan el saldo de «lo que los clientes nos deben». |
| Cuenta de cuentas por pagar predeterminada | La cuenta de control de cuentas por pagar, el reflejo para las facturas de proveedores. |
| Cuenta de efectivo predeterminada | La cuenta contable que representa el dinero en el banco cuando no aplica ninguna cuenta específica de un banco. |
| Cuenta de efectivo no aplicado predeterminada | La cuenta transitoria donde un recibo de caja contabilizado queda estacionado hasta que se aplica a las facturas; sin ella, una entidad no puede contabilizar un recibo de caja. |
| Cuenta de pagos no aplicados predeterminada | La misma idea en el lado de los pagos: dinero desembolsado a la espera de su conciliación con las facturas de proveedores. |
| Cuenta de ingresos predeterminada | La cuenta de ingresos general para cuando una línea no tiene producto ni cuenta propios. |
| Cuenta de gastos predeterminada | La cuenta de costos general, el reflejo para los gastos. |
| Cuenta de utilidades retenidas predeterminada | Donde la utilidad de cada año pasa al patrimonio al cierre del ejercicio. |
| Cuenta de ganancia/pérdida cambiaria predeterminada | Donde caen las diferencias de tipo de cambio cuando los documentos en moneda extranjera se liquidan a un tipo distinto del que se contabilizaron. |
| Cuenta por cobrar intercompañía / Cuenta por pagar intercompañía | El par de cuentas que se usa cuando los libros de una entidad le deben a los de otra; por ejemplo, los asientos intercompañía que contabiliza el lote de asignación de gastos. |
| Libro mayor predeterminado | El libro mayor en el que contabilizan las entidades nuevas salvo que se indique lo contrario. |
| Marco de informes | El marco bajo el que se clasifican los estados de la entidad. |
Un ejemplo práctico: cómo se resuelven los valores predeterminados de Meridian
Meridian Properties Group opera entidades en Estados Unidos, el Reino Unido, la India y Brasil. El orden de resolución —primero los valores predeterminados del territorio, los globales como red de seguridad— se desarrolla así:
| Entidad | ¿Existen valores predeterminados del territorio? | Qué copia una entidad nueva |
|---|---|---|
| Meridian Properties UK Ltd | Sí: el territorio del Reino Unido tiene sus propios valores predeterminados (definidos mediante el botón Valores predeterminados del territorio) | Las cuentas del territorio del Reino Unido; el registro global nunca entra en juego |
| Meridian Properties US LLC | Sin valores predeterminados específicos del territorio | Los valores contables predeterminados globales de esta pestaña, copiados al crearla |
| Una entidad futura en un país totalmente nuevo | Aún sin territorio alguno | El global otra vez, por lo que este registro siempre debería estar completo, incluso cuando cada territorio actual tenga el suyo |
La nota en pantalla encima del editor dice exactamente esto: «Estos valores predeterminados se aplican automáticamente a las entidades nuevas que no están asignadas a ningún territorio, o cuando no existen valores predeterminados específicos del territorio.»
Configuración de la aplicación REDA
Debajo de los valores predeterminados se encuentra el panel de interruptores de comportamiento para toda la organización: cada configuración es una fila con una descripción clara y un editor acorde a su tipo (un interruptor, un número, un valor de texto). La lista es deliberadamente corta; por ahora contiene una sola configuración:
- Multimoneda: si las funciones multimoneda de REDA están activas (emparejada con la propia configuración multimoneda de la plataforma; consulta Activar multimoneda).
Las ediciones se guardan de forma individual por fila y tardan unos segundos en aplicarse (la configuración se implementa en segundo plano); la notificación confirma cada una. Las configuraciones son deliberadamente pocas y están deliberadamente documentadas en pantalla; en caso de duda, la descripción de la fila es la autoridad.
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Editar los valores predeterminados globales para corregir la cuenta equivocada de una entidad | Las entidades existentes conservan sus valores copiados: la edición global no hace nada por ellas y cambia de forma silenciosa lo que heredan las entidades futuras | Corrige la cuenta en el registro de la entidad misma; reserva esta pestaña para la plantilla |
| Dejar en blanco un campo de valores predeterminados porque «nunca lo usaremos» | La carencia aparece como una falla de contabilización meses después; por ejemplo, el primer recibo de caja de una entidad nueva que se niega a contabilizarse por falta de una cuenta de efectivo no aplicado | Completa todos los campos; el catálogo inicializado le da a cada uno un lugar sensato |
| Construir el registro de valores predeterminados a mano antes de la inicialización | Duplicas trabajo: el paquete global de CoA crea este registro ya apuntando a las cuentas inicializadas | Primero inicializa (Inicialización de CoA e impuestos), luego revisa aquí |
| Cambiar varias configuraciones a la vez mientras persigues un problema | Cuando el comportamiento cambie no sabrás qué palanca lo hizo, y todas las entidades sienten todas ellas | Un cambio, una notificación de confirmación, una verificación, y luego el siguiente |
| Suponer que una configuración guardada se aplica a la pantalla que estás viendo | Los guardados tardan unos segundos en implementarse y se aplican a partir de la siguiente acción; una pantalla desactualizada puede inducirte a «arreglarla» de nuevo | Espera la notificación, actualiza y vuelve a probar |
Qué sigue
- Comprender los valores contables predeterminados: la cadena global → territorio → entidad.
- Pestaña Inicialización de CoA e impuestos: lo que completa los valores predeterminados inicialmente.
- Configuración de REDA: la referencia de la configuración.
Preguntas frecuentes
Es intencional: los valores predeterminados se copian al crear la entidad y, a partir de ahí, pertenecen a la entidad. Eso protege la configuración de una empresa en marcha frente a un cambio para toda la organización. Actualiza las entidades mismas para aplicar cambios retroactivos.
Al guardar una configuración se implementan cambios de configuración, lo que tarda unos segundos; la notificación confirma cuando termina. Si una pantalla aún muestra el comportamiento anterior, actualízala: la configuración se aplica a partir de la siguiente acción.
El territorio. Los valores predeterminados propios de un territorio (definidos desde Administración de territorios mediante su botón Valores predeterminados) prevalecen sobre el registro global; el global se aplica solo a las entidades sin territorio, o cuyo territorio no tiene valores predeterminados propios. La nota de la pestaña lo explica.
Solo entran en juego cuando las entidades realizan transacciones entre sí; por ejemplo, cuando el lote de asignación de gastos contabiliza asientos contables intercompañía. Con una sola entidad no hay nada que conectar, pero completarlas no cuesta nada y prepara el registro para la segunda entidad.
De la inicialización. Ejecutar el paquete global de CoA en Inicialización de CoA e impuestos crea el registro de valores contables predeterminados globales ya apuntando a las cuentas inicializadas. Tu tarea aquí es revisar y ajustar, no construir.
Los administradores: la pestaña vive en la Consola de administración, que corresponde al conjunto de permisos Accounting Admin. Los roles contables del día a día nunca la ven.
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