Crear un recibo de caja
El inquilino de Meridian Properties, Corvus Consulting LLP, acaba de pagar su renta de junio: $9,000 por transferencia ACH, detectados esta mañana en los movimientos bancarios. Vamos a registrarlo. Este tutorial captura un recibo de caja desde cero; si prefieres partir de la factura misma, la acción Recibir pago en una factura de venta te precarga la mayor parte de este formulario.
Acceso que necesitarás. Crear, editar y contabilizar recibos de caja requiere el conjunto de permisos Accounts Receivable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por cobrar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 y Read Only v2 pueden ver los recibos pero no crearlos ni contabilizarlos.
Abre el formulario
Ve a la pestaña Recibos de caja y haz clic en Nuevo. El formulario del recibo se abre con tres botones en la parte superior derecha: Cancelar, Guardar borrador (conserva un recibo sin terminar sin tocar los libros) y Contabilizar (regístralo de una sola vez). Un panel Resumen del recibo a la derecha lleva la cuenta del importe a medida que escribes.
Complétalo
Deja el Tipo en "Recibo"
Es el caso ordinario de dinero que entra al banco. Los demás tipos tienen sus propios artículos: Retención recibida y Reembolso.
Elige la Entidad y observa cómo el formulario te ayuda
Elige Meridian Properties US LLC y tres campos se llenan solos: la moneda (USD), la Cuenta bancaria (el valor predeterminado de la entidad: First National Bank - Operating) y la Cuenta de efectivo (la cuenta contable de ese banco). Ajusta el banco solo si el dinero realmente llegó a otro lugar.
Elige el Cliente
Corvus Consulting LLP. El cliente importa más allá del registro: este recibo solo podrá aplicarse a las facturas de este cliente.
Fecha del recibo e Importe
La fecha en que llegó el dinero (02-jul-2026) y el importe que realmente entró al banco (9,000.00). El período contable se asigna automáticamente a partir de la fecha; lo verás en el registro guardado.
Método de pago y Referencia
Cómo llegó: aquí ACH; las opciones son Cheque, Transferencia bancaria, ACH, Tarjeta de crédito, Efectivo, Retención de impuestos recibida y Otro. Luego la Referencia: el identificador del mundo real (número de cheque, confirmación de transferencia o ID de transacción). Es obligatoria y es lo que usará la conciliación bancaria para hacer coincidir; Meridian usa ACH-20260702-CORV tomado directamente de los movimientos bancarios.
Extras opcionales
Una Descripción para las personas ("Renta de junio de 2026 - Suite 1201"), un Centro de costos si tus reportes segmentan el efectivo por dimensión, un vínculo de Factura original si este pago corresponde a una factura específica y la casilla Aplicar recibo automáticamente si quieres que el sistema lo haga coincidir con las facturas abiertas en el momento en que se contabiliza (las más antiguas primero; consulta Aplicación automática de recibos de caja).
Cada campo del formulario: la referencia
| Campo | ¿Obligatorio? | Qué hace |
|---|---|---|
| Tipo | Sí (predeterminado Recibo) | Recibo = dinero que entra a un banco · Retención recibida = un certificado de retención (su propio artículo) · Reembolso = dinero devuelto a un cliente, iniciado desde una nota de crédito |
| Entidad | Sí | De quién son los libros; al elegirla se autocompletan Moneda, Cuenta bancaria (predeterminada de la entidad) y Cuenta de efectivo (la cuenta contable de ese banco) |
| Moneda | Automático | Sigue a la entidad; se puede elegir entre las monedas activas en organizaciones multimoneda; las aplicaciones posteriores exigen que la moneda del recibo y la de la factura coincidan |
| Cliente | Sí | Quién pagó; debe ser una cuenta de tipo cliente; las aplicaciones se restringen a las facturas de este cliente |
| Fecha del recibo | Sí | Cuándo llegó el dinero; determina el Período contable (se vuelve a derivar si cambias la fecha en un borrador) |
| Importe | Sí | Exactamente lo que entró al banco: bruto, antes de cualquier comisión que el banco haya descontado |
| Método de pago | Sí | Cheque · Transferencia bancaria · ACH · Tarjeta de crédito · Efectivo · Retención de impuestos recibida · Otro |
| Nombre del recibo de caja | Automático | Se numera desde la secuencia de recibos de caja de la entidad al guardar; queda bloqueado cuando existe una secuencia |
| Cuenta bancaria / Cuenta de efectivo | Sí para el tipo Recibo | Dónde llegó el dinero y su equivalente contable; el banco debe pertenecer a la entidad del recibo. Los recibos de Retención recibida deben dejar el banco EN BLANCO |
| Centro de costos | No | Marca de dimensión para organizaciones que segmentan el efectivo por centro de costos |
| Referencia | Sí | El identificador externo: "número de cheque, confirmación de transferencia o ID de transacción. Se usa para la conciliación bancaria". Es la mejor clave para la coincidencia automática |
| Descripción | No | La nota para las personas: qué es este dinero |
| Factura original | No | La factura específica que el cliente dijo estar pagando; la aplicación automática la liquida primero |
| Aplicar recibo automáticamente | No | Aplicar a las facturas abiertas en el momento en que se contabiliza, las más antiguas primero (detalles) |
| Forzar coincidencia de dimensión al aplicar | No | Restringe las aplicaciones a los saldos de factura que estén en la dimensión de este recibo |
Contabilízalo
Haz clic en Contabilizar. REDA Financials guarda el recibo, lo numera desde la secuencia de recibos de caja de la entidad, asigna el período contable a partir de la fecha y registra el dinero:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Efectivo y equivalentes de efectivo | $9,000.00 | |
| Depósitos y anticipos de clientes recibidos | $9,000.00 |
El crédito queda en la cuenta transitoria de depósitos —todavía no contra ninguna factura—, por lo que el recibo recién contabilizado muestra Efectivo no aplicado $9,000.00. Hacerlo coincidir con la factura de junio de Corvus es el siguiente artículo: Aplicar recibos a facturas. (Meridian aplicó este por completo; aquí está el registro después.)
Las reglas que mantienen limpios los recibos
Cada control a continuación es el mensaje exacto que podrías encontrar, con el remedio al lado:
| El mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| «La cuenta bancaria es obligatoria para los recibos de caja de tipo Recibo.» | Un Recibo es un depósito bancario: elige el banco que lo recibió. |
| «La cuenta bancaria debe estar en blanco para el tipo Retención recibida. Los recibos de retención representan certificados fiscales, no depósitos bancarios.» | Los certificados nunca tocan un banco: borra el campo. |
| «La fecha del recibo debe estar dentro del rango de fechas del período contable seleccionado.» | La fecha y el período no coinciden (por lo general tras editar la fecha): deja que el período se vuelva a derivar o elige el correcto. |
| «El período contable debe pertenecer al mismo territorio que la entidad del recibo de caja.» | Elegiste el período de otro territorio: bórralo y deja que el sistema lo derive. |
| «La cuenta bancaria debe pertenecer a la misma entidad que el recibo de caja.» | Cada entidad opera con sus propios bancos; elige una de las cuentas de esta entidad. |
| «La cuenta de efectivo seleccionada pertenece a una entidad diferente. Elija una cuenta contable global (sin entidad) o una que coincida con la entidad de este recibo.» | La misma disciplina, del lado contable. |
| «El cliente debe ser una cuenta de tipo Cliente o Cliente & proveedor. Los recibos de caja requieren cuentas de tipo cliente.» | La cuenta es solo de proveedor: corrige su Tipo financiero o elige la parte correcta. |
| «La entidad requiere una cuenta contable predeterminada de Efectivo no aplicado para contabilizar un recibo de caja. Configúrela en la configuración de la entidad.» | Un vacío de configuración de una sola vez; tu administrador agrega la cuenta transitoria en la entidad. |
| «Ya existe un documento con este número para esta entidad…» | La numeración manual chocó: con una secuencia configurada esto nunca ocurre. |
| «La retención del lado de ventas no está habilitada para esta entidad. Habilite Retención habilitada (Ventas) en la entidad antes de contabilizar un recibo de Retención recibida.» | Los recibos de Retención recibida necesitan el interruptor de la entidad; consulta Retención de impuestos en recibos de caja. |
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Descontar las comisiones del procesador del importe | El extracto muestra el bruto + una comisión aparte; la conciliación no puede hacer coincidir ninguno de los dos | Registra el bruto; la comisión se convierte en un ajuste o en un asiento creado por una regla |
| Escribir una Referencia de relleno | Elimina para siempre la coincidencia automática exacta | Copia el identificador real del banco desde los movimientos |
| Retrofechar hacia un período cerrado | La aplicación o la contabilización se rechazarán en el control de cierre | Fecha los recibos cuando llegó el dinero; si ese período está cerrado, habla con tu contralor |
| Contabilizar antes de confirmar quién pagó | El dinero mal atribuido implica desaplicar, reatribuir y un extracto incómodo | Guarda un borrador para las transferencias no identificadas; contabiliza una vez confirmado |
| Un solo recibo para todos los cheques de un día | El banco muestra un depósito; tus libros muestran cinco recibos, o peor aún, al revés | Un recibo por cheque, agrupados en un Depósito bancario que coincida con la boleta |
Qué sigue
- Aplicar recibos a facturas: la segunda mitad de este flujo de trabajo.
- Aplicación automática de recibos de caja: omite la coincidencia manual.
- Entender los recibos de caja: los conceptos detrás del formulario.
- Anular y reembolsar recibos: cuando algo se registró mal.
Preguntas frecuentes
Contabiliza cuando estés seguro: la mayoría de los recibos. Guarda un borrador cuando algo deba confirmarse primero; los borradores no tienen efecto contable y se pueden editar o eliminar libremente. Solo los borradores se pueden eliminar; los recibos contabilizados deben anularse en su lugar.
Los números provienen de la secuencia de documentos de la entidad, de modo que son únicos y sin saltos; si hay una secuencia configurada, el campo del número queda bloqueado ("El número de documento se asigna automáticamente mediante la secuencia configurada y no se puede cambiar").
La moneda del recibo sigue a la entidad (las organizaciones multimoneda pueden elegir entre las monedas activas). Para aplicar un recibo a una factura, ambos deben estar en la misma moneda; el sistema lo exige al momento de aplicar.
Sí: la acción Recibir pago en una factura de venta contabilizada abre este mismo formulario con el cliente y el importe precargados y la factura vinculada como Factura original. Para situaciones de punto de venta, una factura de tipo recibo va más allá: al contabilizarla se crea y aplica su propio recibo de caja de forma automática.
El importe acumulado del recibo: una comprobación sencilla de que lo que capturaste coincide con los movimientos bancarios antes de confirmar. A diferencia de las facturas, no hay líneas ni impuestos que totalizar; un recibo es un solo importe.
Márcala cuando el dinero simplemente deba pagar las facturas abiertas más antiguas del cliente: el caso común de los inquilinos habituales. Déjala sin marcar cuando necesites control: aplicaciones parciales, facturas en disputa o dinero a cuenta que el cliente quiere mantener retenido. Más detalles en Aplicación automática de recibos de caja.
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