Lote de asignación de gastos
La cara de la consola de Operaciones de la asignación automática. Su tarjeta: "Asigna automáticamente gastos en Facturas de compra contabilizadas marcadas con Auto Allocate Expenses. Usa la Lista de asignación de gastos asignada para crear lotes de asignación y contabilizar asientos contables intercompañía. Una factura de compra por alcance de lote para el aislamiento de errores."
Acceso que necesitarás. Programar y ejecutar trabajos por lote requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2. Los conjuntos Accounting Controller v2 y Read Only v2 pueden abrir la consola para ver los resultados; los conjuntos Accounts Payable v2 y Accounts Receivable v2 no pueden verla. (Las listas de asignación que aplica el lote se mantienen por separado, mediante los conjuntos Accounts Payable v2 o Accounting Admin v2.)
Lo esencial
- Opt-in: las facturas contabilizadas marcadas con Auto Allocate Expenses y con una Expense Allocation List asignada quedan dentro del alcance; todo lo demás se ignora.
- Qué crea: un lote de asignación contabilizado por factura, y el asiento contable intercompañía que traslada el costo — idéntico a una ejecución manual de Allocate Expenses.
- Aislamiento de errores: una factura por alcance de procesamiento — una falla en una factura compartida nunca afecta a la siguiente. Cada factura procesada queda marcada para que nunca se asigne automáticamente dos veces.
Cómo decide el lote — la lista de verificación de elegibilidad
En cada ejecución, el lote selecciona las líneas de factura que cumplen las tres condiciones. Cuando una línea que esperabas que se asignara no lo hizo, revisa esto en orden:
| Condición | Dónde verificarlo | Si falla |
|---|---|---|
| La factura está marcada con Auto Allocate Expenses y tiene una Expense Allocation List asignada | La factura y el detalle de sus líneas | Adjunta la lista y marca el indicador — idealmente en la plantilla recurrente, para que toda factura futura herede ambos |
| La factura está Contabilizada | El estado de la factura | Contabilízala; el lote retoma la línea en su próxima ejecución |
| La línea aún no tiene marca de finalización | Si una ejecución anterior ya la procesó | Ya está asignada — deliberadamente, una vez, para siempre; cualquier cambio posterior es manual |
Qué deja cada ejecución
Nada de lo que crea el lote es un objeto especial u oculto — cada ejecución produce los mismos registros que produciría una persona haciendo clic en Allocate Expenses:
| Registro | Qué es |
|---|---|
| Un lote de asignación por factura procesada | Contabilizado, construido a partir de las entidades y porcentajes de la lista — en la pestaña Allocations de la factura, igual que cualquier lote manual. |
| Un asiento contable del sistema por lote | De tipo Expense Allocation: cada entidad receptora recibe el débito de su parte, se acreditan las cuentas de origen y se registra el par de cuentas por cobrar/pagar intercompañía. Consulta Descripción de la asignación de gastos para conocer la anatomía. |
| La marca de finalización | La marca permanente de "hecho" de cada línea procesada — la garantía contra la doble asignación. |
| Un resultado registrado | El registro de la ejecución en el Audit Log — cantidades procesadas y cualquier falla con sus motivos, enlazado desde la ficha de Operaciones. |
El flujo automático, de punta a punta
En Meridian Properties Group, los costos compartidos mensuales — el seguro de la oficina central, las suscripciones de TI — fluyen sin un solo clic: la línea de la plantilla recurrente lleva la lista de asignación, el lote de Transacciones recurrentes genera y contabiliza la factura según lo programado, y este lote luego la asigna y contabiliza el asiento contable intercompañía. Una vez configurado, un costo compartido viaja de la factura a los libros de cada entidad de forma automática — tu único trabajo es leer el resultado de la ejecución. Lo manual y lo automático conviven sin problema: las líneas sin lista simplemente son ignoradas por el lote (asígnalas a mano), y una línea asignada manualmente antes de que el lote la alcance está protegida por las verificaciones de capacidad y la marca de finalización.
Cómo operarlo
Programa un horario diario en la ficha, o presiona Ejecutar ahora después de contabilizar una tanda de facturas compartidas. Los resultados quedan en el registro de auditoría; la pestaña Allocations de la factura muestra lo que se creó. La configuración vive con los datos, no en la consola: adjunta la lista correcta a los costos compartidos recurrentes (idealmente en sus plantillas recurrentes) y márcalos, una sola vez.
En el orden nocturno, prográmalo después del lote de recurrentes (las facturas compartidas que procesa suelen generarse desde plantillas) y antes de la instantánea de antigüedad. El aislamiento de una factura por alcance significa que una factura problemática nunca detiene la cola — su falla queda registrada, y la ejecución continúa.
Solución de problemas de la ejecución
| Síntoma | Causa probable → acción |
|---|---|
| Una factura se omite todas las noches | No está marcada con Auto Allocate Expenses, no tiene lista asignada, o ya tiene su marca de finalización. Las tres condiciones son visibles en la factura. |
| Errores de cuenta intercompañía en el registro | A una entidad receptora le faltan sus cuentas Default IC Payable/Receivable — configúralas en la entidad y luego presiona Ejecutar ahora. |
| Una falla menciona una factura, las demás se procesaron bien | Es el aislamiento de una factura por alcance funcionando. Corrige la causa señalada; la línea nunca recibió su marca de finalización, así que la siguiente ejecución la retoma. |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Adjuntar listas a las facturas a mano, cada mes | Alguien olvida una línea en el tercer mes, y ese costo queda silenciosamente sin compartir | Adjunta la lista en la línea de la plantilla recurrente — cada factura generada la hereda |
| Suponer que el lote vuelve a ejecutar las correcciones | La marca de finalización es permanente — las facturas corregidas no se vuelven a asignar automáticamente | Después de reabrir y volver a contabilizar, reasigna manualmente mediante Allocate Expenses |
| Nunca leer el resultado de la ejecución | Las fallas se omiten por diseño — en silencio, hasta que alguien las revisa | Revisa el resultado de la última ejecución de la ficha en el cierre de mes; lee qué falló, no qué funcionó |
| Editar los porcentajes de la lista a mitad de mes esperando una reexpresión | Las ejecuciones leen la lista tal como está ese día — el historial nunca se reexpresa | Cambia las proporciones a futuro, deliberadamente; documenta cuándo y por qué |
Qué sigue
- Ejecución de la asignación automática — comportamiento completo y preguntas frecuentes.
- Configuración de reglas de asignación — las listas que aplica.
- Descripción general del programador de operaciones — la consola.
Preguntas frecuentes
En la práctica, sí: toda línea de factura contabilizada con una lista asignada y sin marca de finalización está dentro del alcance. Una vista de lista de líneas de factura filtrada así es tu vista previa.
No — el alcance de una factura de compra por lote implica que las fallas se registran y se omiten mientras la ejecución continúa. Corrige la causa (una cuenta inactiva, un valor predeterminado intercompañía faltante) y la factura se retoma en la siguiente pasada; nunca llegó a recibir su marca de finalización.
Cada ejecución lee la lista tal como está ese día — las nuevas proporciones se aplican desde la siguiente asignación en adelante. El historial nunca se reexpresa automáticamente (y no debería).
Sí — es un lote de asignación como cualquier otro. Reábrelo a Borrador (su asiento contable se elimina automáticamente), ajústalo y vuelve a contabilizarlo; o anúlalo indicando un motivo. La factura original queda intacta en ambos casos.
La programación vive en la pestaña Operaciones de la Consola de administración, así que es tarea de un administrador; las listas de asignación en sí las mantienen los conjuntos de permisos Accounts Payable o Accounting Admin — consulta Configuración de reglas de asignación.
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