Lotes de aplicación automática (CR/CM/CD/VM)
Emparejar el dinero con las facturas es esencial y repetitivo — la definición misma del trabajo que conviene automatizar. Cuatro lotes hermanos en la consola de Operaciones aplican los cuatro tipos de documentos de liquidación a sus facturas abiertas: Recibos de caja y Notas de crédito del lado del cliente, Desembolsos y Notas de crédito de proveedor del lado del proveedor. Misma filosofía, cuatro variantes.
Acceso que necesitará. Programar y ejecutar trabajos por lotes requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2. Los conjuntos Accounting Controller v2 y Read Only v2 pueden abrir la consola para ver los resultados; los conjuntos Accounts Payable v2 y Accounts Receivable v2 no pueden verla, aunque sí ven las aplicaciones que crean los lotes.
Las reglas de emparejamiento compartidas
La tarjeta de cada lote las expone sin rodeos (aquí la de recibos): "Aplica automáticamente los Recibos de caja marcados con Aplicar recibo automáticamente a las facturas pendientes del mismo cliente y entidad. Usa FIFO por fecha de factura (o FIFO con coincidencia de dimensiones cuando Exigir coincidencia de dimensiones al aplicar está marcado). Respeta las fechas de cierre de libros." Traducido:
- Opcional por documento — solo se procesan los documentos marcados para aplicación automática (o, del lado de desembolsos, los pagos con montos sin aplicar). El emparejamiento manual sigue siendo suyo donde lo prefiera.
- Mismo tercero, misma entidad — el dinero nunca se traslada entre clientes, proveedores o compañías.
- La más antigua primero (FIFO) — las facturas abiertas se liquidan en orden de fecha de factura, la norma contable; las facturas con una Prioridad de aplicación se saltan la cola.
- Con conciencia de dimensiones — con Enforce Dimension Match on Apply activado, solo califican las facturas con dimensiones de costo coincidentes.
- Respeta los libros cerrados — ninguna aplicación cae en un período cerrado.
Las cuatro tarjetas, en sus propias palabras
| Tarjeta | Su descripción en la pestaña Operaciones |
|---|---|
| Cash Receipt Auto-Apply Batch | "Aplica automáticamente los Recibos de caja marcados con Aplicar recibo automáticamente a las facturas pendientes del mismo cliente y entidad. Usa FIFO por fecha de factura (o FIFO con coincidencia de dimensiones cuando Exigir coincidencia de dimensiones al aplicar está marcado). Respeta las fechas de cierre de libros." |
| Credit Memo Auto-Apply Batch | La hermana del lado del crédito al cliente: notas de crédito marcadas aplicadas a las facturas abiertas del mismo cliente, de la más antigua a la más reciente. |
| Cash Disbursement Auto-Apply Batch | "Aplica automáticamente los Desembolsos con importes sin aplicar a las Facturas de compra pendientes del mismo proveedor y entidad. Usa FIFO por fecha de factura. Respeta las fechas de cierre de libros y la coincidencia de dimensiones." |
| Vendor Memo Auto-Apply Batch | "Aplica automáticamente las Notas de crédito de proveedor marcadas con Aplicar nota automáticamente a las Facturas de compra pendientes del mismo proveedor y entidad. Usa FIFO por fecha de factura. Respeta las fechas de cierre de libros y la coincidencia de dimensiones." |
Qué facturas se liquidan, y en qué orden
Documentado en detalle para los recibos de caja — y el patrón que cabe esperar en toda la familia:
| Prioridad | Regla |
|---|---|
| Primero | La Factura original del recibo, si hay una vinculada — esa factura se liquida primero, sea cual sea su fecha. |
| Luego | Las facturas con un número de Prioridad de aplicación, del número más bajo al más alto — una anulación por factura para las facturas estratégicas. |
| Luego | Todo lo demás, la factura más antigua primero por fecha de factura, hasta que el dinero se agote. La última factura alcanzada puede recibir una aplicación parcial — eso es normal. |
Una ejecución en la práctica — los tres meses de GreenLeaf
GreenLeaf, inquilino de Meridian Properties Group, se atrasó: facturas de abril, mayo y junio, de $4,350 cada una, todas impagas. Llega un pago de $8,700 marcado para aplicación automática. La ejecución nocturna recorre las facturas de la más antigua a la más reciente:
| Factura | Saldo pendiente antes | Aplicado automáticamente | Saldo pendiente después |
|---|---|---|---|
| Renta de abril | $4,350.00 | $4,350.00 | $0.00 — liquidada |
| Renta de mayo | $4,350.00 | $4,350.00 | $0.00 — liquidada |
| Renta de junio | $4,350.00 | $0.00 — el dinero se agotó | $4,350.00 — sigue envejeciendo |
El recibo termina totalmente aplicado, existen dos registros de aplicación ordinarios en su pestaña Aplicaciones, y el informe de antigüedad de saldos dice la verdad: GreenLeaf debe un mes, no tres. Aquí es donde el orden de más antigua primero importa de verdad — los saldos vencidos se reducen antes que los corrientes.
Los rechazos, textuales
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "WHT Received receipts must be manually applied to specific invoices." | Los certificados de retención de impuestos tienen significado fiscal por factura — el lote deliberadamente los deja para que los aplique una persona. |
| "Application Date {0} falls on or before the AR book closure date ({1}) for this entity." | Los libros están cerrados hasta esa fecha — nada se aplica hasta que la fecha caiga en un tramo abierto. |
| "No open Accounting Period found for Application Date {0}." | El período de la aplicación se deriva de su fecha — un administrador debe abrir o generar el período primero. |
Cómo operar los cuatro
Cada tarjeta se programa de forma independiente (un turno nocturno diario cada una), muestra su recuento de trabajo pendiente y ofrece Ejecutar ahora — útil después de una importación masiva de recibos o antes de una ejecución de pagos, cuando quiere que todo quede emparejado ya. Los resultados quedan en el registro de auditoría por cada ejecución, con los fallos y sus motivos.
Errores comunes que se deben evitar
| Error | Por qué perjudica | Haga esto en su lugar |
|---|---|---|
| Marcar dinero que el cliente destinó a una factura específica | La regla de más antigua primero lo envía a otra factura (más antigua) — sus registros y los del cliente dejan de coincidir | Vincule la Factura original en el recibo; esa factura se liquida primero |
| Aplicar automáticamente mientras una factura antigua está en disputa | La factura en disputa es la más antigua, así que se paga primero — socavando su propia posición en la disputa | Aplique manualmente, o defina la Prioridad de aplicación en las facturas que deben absorber el dinero |
| Dejar saldos a cuenta deliberados al lote nocturno | El lote los gastará en las facturas más antiguas — pero el cliente le pidió que los retuviera | Mantenga el dinero retenido sin marcar; anote la instrucción en el documento |
| Suponer que el silencio significa que quedó emparejado | Una omisión benigna (libros cerrados, sin facturas elegibles) deja dinero silenciosamente sin aplicar | Revise los montos sin aplicar después de la ejecución — cero significa emparejado; el registro de auditoría explica el resto |
| Programar el par del lado del cliente y olvidar el lado del proveedor | Los pagos y las notas de crédito de proveedor se acumulan sin aplicar mientras todos suponen que "la aplicación automática está activada" | Las cuatro tarjetas se programan de forma independiente — verifique que cada chip diga Scheduled |
Qué sigue
- Descripción general del Programador de operaciones — la consola.
- Los cuatro artículos del módulo enlazados arriba — el comportamiento de emparejamiento en profundidad.
Preguntas frecuentes
Aplicó la más antigua — lo cual es correcto por defecto y no lo es cuando una factura específica debe ir primero. Elimine la aplicación, aplíquela manualmente y defina la Prioridad de aplicación en las facturas que merecen ir al frente de la cola.
No había un destino elegible: no hay nada abierto para ese tercero en esa entidad, las dimensiones no coincidieron, la única factura abierta tiene fecha futura (su saldo aún no existe) o el período estaba cerrado. El registro de auditoría de la ejecución indica cuál fue el motivo; mientras tanto, el dinero permanece a salvo en su bolsa de montos sin aplicar.
No — los candidatos siempre son el propio tercero y la propia entidad del documento; el dinero nunca se traslada entre clientes, proveedores o compañías. La liquidación entre entidades es una función deliberada y opcional, con su propia contabilidad intercompañía, y los lotes nunca la hacen por usted.
Completamente — cada aplicación que crea es un registro de aplicación ordinario, visible en la pestaña Aplicaciones del documento y eliminable igual que uno manual. Desaplique y luego reasigne a mano. (Las eliminaciones en períodos cerrados se rechazan, igual que con cualquier aplicación.)
No — la automatización programada se ejecuta bajo el contexto de proceso automatizado de la plataforma y no ocupa uno de sus puestos con licencia adquiridos.
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