Capitalización de activos
La capitalización es el momento en que un conjunto de gastos se convierte oficialmente en un activo en funcionamiento: el estado pasa de En construcción a Activo, el costo se reclasifica desde donde la compra lo había ubicado hacia la cuenta de activos, y el cronograma de depreciación cobra vida. En REDA Financials, el cambio de estado es el botón.
Acceso que necesitarás. Capitalizar y activar activos requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los activos, pero no modificarlos.
Activar un activo
Revisa los prerrequisitos
Tres campos deben existir antes de que se acepte el estado Activo: Tipo de activo, Costo de adquisición y Fecha de adquisición (cada uno tiene su propio mensaje de rechazo claro si falta). Revisa también los campos de depreciación — todo lo que dejes en blanco se completará con los valores predeterminados del tipo en este momento.
Establece la Fecha de puesta en servicio — o deja que se complete sola
La fecha en que el activo comenzó a funcionar es la fecha desde la que corre la depreciación. Déjala en blanco y la activación la completará (la fecha de adquisición, o si no, la de hoy). Meridian activó Office Equipment - 1 con puesta en servicio el 1 de julio — y su primer cargo mensual cayó el 31 de julio.
Cambia el Estado a Activo
Tres cosas suceden a la vez: los ajustes en blanco se completan desde el Tipo de activo; se genera el cronograma de depreciación (a menos que se haya desmarcado Generar cronograma automáticamente en el activo para construir cronogramas a mano, o que el tipo no sea depreciable); y se contabiliza la reclasificación del costo:
Dicho con detalle, en el momento en que el estado pasa a Activo el sistema recorre esta lista:
| Qué sucede | Detalle |
|---|---|
| 1. Se marca la Fecha de puesta en servicio | Si está en blanco: la Fecha de adquisición, o si no, la de hoy. Esta fecha ancla el cronograma y la contabilización de la capitalización. |
| 2. Los campos en blanco se completan desde el Tipo de activo | Método, Vida útil, Convención, Tasa decreciente — y el Valor residual, calculado a partir del % residual predeterminado del tipo cuando el del activo está en blanco o es cero. Los valores que tú mismo hayas establecido nunca se sobrescriben. |
| 3. Se genera el cronograma | Cuando Generar cronograma automáticamente está marcado (el valor predeterminado). En palabras del propio campo: "Si está marcado, el cronograma de depreciación se genera automáticamente cuando este activo pasa a Activo. Desmárquelo para construir el cronograma usted mismo." Los tipos tangibles obtienen líneas de Depreciación; los tipos intangibles obtienen líneas de Amortización; los tipos no depreciables (terrenos) no obtienen ninguna. |
| 4. Se contabiliza la reclasificación del costo | Para activos facturados — la línea de contabilización de Capitalización descrita a continuación. |
La contabilización de la capitalización
Para los activos nacidos de una compra facturada, la activación escribe una línea Contabilizada de Capitalización en el libro del activo, con fecha la de puesta en servicio: se debita la Cuenta contable de activo del Tipo de activo por el costo capitalizable, se acredita la(s) cuenta(s) que originalmente afectó la compra — moviendo el gasto de la cuenta de gasto/costo de proyecto hacia el balance general. Los impuestos no recuperables se suman al costo del activo; los créditos fiscales recuperables quedan intactos donde corresponden. Los activos sin línea de factura de origen (activos migrados, o unidades recibidas por orden de compra aún no facturadas) omiten la reclasificación — se asume que su costo fue ubicado por el asiento de migración o que se resolverá cuando llegue la factura.
Para una de las unidades de $5,000 de Meridian (una compra sin impuestos), la reclasificación se ve así:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Cuenta contable de activo (la cuenta del balance general que le corresponde a la clase según el Tipo de activo) | $5,000.00 | |
| La cuenta a la que originalmente se contabilizó la compra | $5,000.00 |
Cuando hay impuestos de por medio, el lado del crédito se divide: la cuenta de compra se acredita neta de cualquier impuesto recuperable incluido en el precio, y la cuenta contable de cada impuesto no recuperable aditivo se acredita por su parte — de modo que cada cuenta termina exactamente donde debe. Dos vacíos de configuración pueden detener la contabilización, cada uno con su propio mensaje: "No se puede capitalizar {asset}: el Tipo de activo no tiene configurada una Cuenta contable de activo." y "No se puede capitalizar el activo {asset}: no se encontró un mapeo de cuenta contable para el Tipo de impuesto {tax type} en la Entidad {entity}. Configure un mapeo contable de Tipo de impuesto no recuperable del lado de compras."
La ruta de la factura (intangibles)
El software, las licencias y otros intangibles nunca viajan en un camión, así que su ruta comienza desde la factura de compra contabilizada: la acción Capitalizar activos lista las líneas de factura marcadas con Crear activo cuyos productos llevan un tipo de activo Intangible, y ofrece un activo por línea o un activo consolidado (varias líneas convirtiéndose en un único activo de implementación — elige el producto y el tipo intangible para él). Los activos creados llegan En construcción, con fecha la de la factura, y se activan exactamente como se describió arriba — con cargos etiquetados como amortización, como corresponde a los intangibles.
El cuadro de diálogo se explica a sí mismo a medida que avanzas — estas son sus palabras reales:
| El mensaje | Cuándo lo verás |
|---|---|
| "Las líneas de factura marcadas con Crear activo se capitalizarán como activos fijos En construcción. Active cada activo para generar su cronograma de depreciación o amortización." | La línea de apertura del cuadro de diálogo — un recordatorio de que este paso crea activos, pero no los activa. |
| "La Factura de compra debe estar Contabilizada antes de capitalizar." | Las facturas en Borrador no pueden crear activos — contabilízala primero. |
| "Línea {n}: aquí solo se pueden amortizar productos de activo Intangible. Los activos tangibles se crean desde la Orden de compra." | Elegiste una línea cuyo producto lleva un tipo Tangible — esa pertenece a la ruta de la orden de compra. |
| "La capitalización consolidada requiere un Producto y un Tipo de activo." · "El Tipo de activo seleccionado debe ser de categoría Intangible." | La opción de activo consolidado necesita saber qué es el único activo combinado. |
| "La línea {n} ya está capitalizada." | Cada línea se capitaliza una sola vez — el activo anterior ya está sobre ella. |
| "Seleccione al menos una línea para capitalizar." | No se marcó nada. |
| "Se crearon {n} activo(s)." | Éxito — los nuevos activos En construcción están en el registro. |
El costo de cada activo creado sigue la misma disciplina que la ruta de la orden de compra: el precio neto de compra de la línea en la moneda de la entidad (impuestos recuperables descontados) más cualquier impuesto no recuperable aditivo. Con la opción consolidada, los costos de todas las líneas seleccionadas se combinan en el único activo, y cada línea apunta hacia él.
Después de la activación
- Las líneas mensuales del cronograma esperan como Programadas; el lote contabiliza cada una a medida que vence.
- La entidad del activo queda fija ("La entidad no se puede cambiar después de que un activo ha sido activado.").
- Los documentos de origen se bloquean de forma protectora — la orden de compra no se puede deshacer y la línea de factura no se puede desemparejar mientras un activo capitalizado se apoye en ellos ("Elimine o revierta primero ese activo.").
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué duele | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Activar antes de que la factura del proveedor haya finalizado el costo | La cifra provisional de la orden de compra se convierte en el costo que se deprecia — y una vez activado, la factura ya no puede corregirlo | Cotejar y contabilizar la factura primero (consulta Creación de activos desde órdenes de compra), luego activar |
| Activar con una Cuenta contable de activo faltante en el tipo | La reclasificación se rechaza ("No se puede capitalizar {asset}: el Tipo de activo no tiene configurada una Cuenta contable de activo.") y el costo queda estacionado en la cuenta de compra | Completa el conjunto de cuentas contables del Tipo de activo antes de la primera activación de cada clase |
| Desmarcar Generar cronograma automáticamente y olvidarse de ello | El activo se activa en silencio sin cronograma — nunca se contabiliza ningún cargo, el valor neto en libros nunca se mueve | Deja la casilla marcada a menos que estés construyendo el cronograma a mano de forma deliberada, y si la desmarcaste, construye las líneas ahora |
| No retrofechar nada — dejar que la Puesta en servicio se complete por defecto cuando el activo en realidad empezó antes | El cronograma comienza en el mes equivocado, subestimando la depreciación acumulada | Ingresa la fecha real de puesta en servicio antes de cambiar el estado; la marca automática es una conveniencia, no un criterio |
| Capitalizar líneas de factura con impuestos sin revisar las contabilizaciones | El problema conocido de división de impuestos (recuadro anterior) puede dejar mal expresadas la cuenta de activo y las cuentas de gasto | Después de cualquier capitalización que involucre impuestos, concilia el saldo de la cuenta contable del activo con los costos registrados de los activos antes de cerrar el período |
Qué sigue
- Generación del cronograma de depreciación — lo que la activación acaba de crear.
- Creación de activos desde órdenes de compra — la ruta de nacimiento para los activos tangibles.
- Revaluación y deterioro — cuando el plan se encuentra con la realidad.
Preguntas frecuentes
Cuando el activo está disponible para su uso — instalado, probado, listo — no cuando se compró ni cuando alguien lo recuerda. Esa es la línea que marca la norma contable (NIC 16), y la Fecha de puesta en servicio debe ser ese día aunque actives el registro más tarde; el cronograma corre desde la fecha, no desde el clic.
Un activo Activo que aún no se ha depreciado puede volver a En construcción (permitido solo mientras su libro esté vacío) — corrígelo y vuelve a activarlo. Una vez que se han contabilizado cargos, las correcciones son prospectivas: ajusta la vida/método restante y el cronograma futuro, nunca el pasado ya contabilizado.
Se acumula en tu cuenta de proyecto/gasto a medida que se contabilizan las facturas. Cuando se completa la renovación, ese gasto se capitaliza de forma deliberada — la opción de activo consolidado en la ruta de la factura, o un asiento del contralor a la cuenta de activos con un activo creado manualmente — según tu política para construcción en curso.
No necesariamente. La reclasificación solo se dispara para activos que están sobre una línea de factura coincidida. Los activos migrados la omiten (su costo llegó mediante saldos de apertura), y las unidades recibidas por orden de compra cuya factura aún no se ha coincidido también la omiten. Revisa el origen del activo: si sí hay una factura detrás de él y no se contabilizó nada, busca los mensajes de configuración "No se puede capitalizar…".
No — cambiar el Estado de En construcción a Activo es la activación. Eso es deliberado: los estados del registro son sus controles, de modo que una importación, una actualización masiva o una edición de formulario disparan exactamente las mismas validaciones y la misma mecánica.
Porque la categoría de su Tipo de activo es Intangible — la contabilidad reserva depreciación para los activos físicos y amortización para los intangibles. La misma aritmética, el mismo cronograma, el mismo lote; solo difiere la etiqueta (y el tipo de línea).
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