Base contable — Devengo vs. Caja
Cada entidad tiene una configuración llamada Base contable (Accounting Basis), y responde a una pregunta sorprendentemente profunda: ¿cuándo cuenta una venta como ingreso? ¿En el momento en que envías la factura, o en el momento en que el cliente realmente paga? Tu respuesta — Devengo (Accrual) o Caja (Cash) — cambia en qué mes aparece tu utilidad, así que vale la pena entenderlo antes de elegir. Este artículo explica ambas en términos simples, muestra los asientos exactos que REDA genera para cada una, y te ayuda a decidir.
Acceso que necesitarás. Configurar la base contable de una entidad requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden verla, pero no cambiarla.
Primero, ¿qué significa "reconocer un ingreso"?
Reconocer un ingreso es simplemente contarlo como parte de tus resultados (estado de ganancias y pérdidas) — es decir, decir "esta venta ahora forma parte de las ganancias de este mes." Lo interesante es el momento, porque vender y cobrar suelen ocurrir en meses distintos. Imagina que facturas a un cliente £1,200 en enero y te paga en marzo. ¿Qué mes ganó esos £1,200?
- La base de devengo dice enero — lo ganaste cuando hiciste el trabajo y facturaste. (El pago en marzo solo salda una deuda.)
- La base de caja dice marzo — lo ganaste cuando el dinero realmente llegó.
Devengo — reconocer al facturar
Es la opción predeterminada para la mayoría de las empresas. El ingreso se registra el día en que emites la factura; el pago posterior simplemente salda la deuda.
| Cuándo | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| Factura emitida (enero) | Cuentas por cobrar | 1,200 | |
| Ingresos | 1,200 | ||
| Pago recibido (marzo) | Banco | 1,200 | |
| Cuentas por cobrar | 1,200 |
El ingreso impacta el estado de resultados de enero. Para marzo ya no queda nada por reconocer — el cobro solo convierte una cuenta por cobrar en dinero en el banco.
Caja — reconocer al cobrar
Se usa cuando el ingreso debe contar solo cuando llega el efectivo. La factura sigue generando una cuenta por cobrar, pero el ingreso queda estacionado en una cuenta de Ingresos diferidos (Deferred Revenue) (un pasivo — "ingreso que ya facturamos pero que contablemente todavía no se ha ganado") hasta que se recibe y aplica el pago. Solo entonces se libera al estado de resultados.
| Cuándo | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| Factura emitida (enero) | Cuentas por cobrar | 1,200 | |
| Ingresos diferidos | 1,200 | ||
| Pago recibido y aplicado (marzo) | Banco | 1,200 | |
| Cuentas por cobrar | 1,200 | ||
| Ingresos diferidos | 1,200 | ||
| Ingresos | 1,200 |
Nota que el ingreso solo llega al estado de resultados en marzo, cuando se aplica el pago — ese es el comportamiento distintivo de la contabilidad en base de caja.
Lado a lado
| Devengo | Caja | |
|---|---|---|
| El ingreso cuenta cuando… | facturas | te pagan |
| Cuenta adicional necesaria | ninguna | Ingresos diferidos |
| Retrato del desempeño | más fiel (coincide el trabajo con el período) | más simple (sigue al efectivo) |
| Usuarios típicos | la mayoría de las empresas; reportes IFRS / US GAAP | algunas pequeñas empresas; ciertos regímenes fiscales |
Cómo elegir — y por qué se bloquea
Si tienes dudas, elige Devengo — es lo que necesita la mayoría de las empresas y lo que suelen exigir los estados financieros estatutarios. Elige Caja solo si sabes que tus normas de reporte o fiscales lo requieren.
En nuestro grupo de ejemplo, Meridian Properties US LLC opera en Devengo — una factura de renta emitida el 1 de junio cuenta como ingreso de junio aunque el inquilino pague en julio. Ese es el patrón que verás en los ejemplos resueltos a lo largo de las guías de Cuentas por cobrar.
Las reglas que mantienen honesta la base contable
| Qué intentaste | Mensaje que verás | Qué hacer |
|---|---|---|
| Guardar una entidad en base de caja sin una cuenta de Ingresos diferidos | “Las entidades con base de caja requieren una Cuenta de ingresos diferidos predeterminada. Configúrela en la sección Cuentas contables predeterminadas antes de guardar.” | Elige (o crea) una cuenta de pasivo para ingresos diferidos y configúrala en las cuentas contables predeterminadas de la entidad — consulta Cuentas contables predeterminadas de la entidad. |
| Cambiar la base en una entidad que ya tiene transacciones contabilizadas | “La Base contable no puede cambiarse porque esta entidad tiene transacciones contables contabilizadas. Cambiar la base después de contabilizar crearía estados financieros inconsistentes.” | Deja la base como está. Si la empresa realmente debe pasar a otra base, crea una entidad nueva con la base correcta y traslada los saldos. |
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Elegir Caja “porque somos pequeños” sin revisar tus normas | Muchas jurisdicciones y cualquier reporte IFRS / US GAAP exigen devengo — puede que después tengas que reconstruir la entidad. | Confirma con tu contador qué base exigen tus reportes estatutarios y fiscales antes de la primera contabilización. |
| Mapear Ingresos diferidos a una cuenta de resultados | El ingreso no reconocido quedaría en el estado de resultados en lugar del balance general, anulando todo el propósito de la base de caja. | Apunta la cuenta contable predeterminada de Ingresos diferidos a una cuenta de pasivo. |
| Comparar línea por línea los estados de resultados de una entidad en Caja y otra en Devengo | Las operaciones del mismo mes muestran ingresos distintos solo por el momento en que se reconocen — la comparación engaña. | Compara lo comparable, o mira ambas en un período lo bastante largo como para que las diferencias de tiempo se compensen. |
Qué sigue
- Mes de inicio del año fiscal — la otra configuración de calendario en la entidad.
- Referencia de campos de la entidad — dónde vive este campo entre los demás.
- Creación de una entidad — define la base cuando creas una empresa.
- Cómo funciona la contabilización — cómo la base moldea los asientos del libro mayor.
Preguntas frecuentes
No. Los clientes ven la misma factura en cualquier caso. La diferencia es puramente interna — en qué mes tus libros cuentan el ingreso.
Sí. La base contable es por entidad, así que una subsidiaria pequeña podría estar en Caja mientras la empresa comercial principal está en Devengo — cada una sigue sus propias reglas.
Es una cuenta de pasivo que contiene el ingreso que ya facturaste pero que aún no has reconocido. En una entidad de base de caja, es donde el ingreso espera entre la factura y el pago. Una vez que te pagan, pasa a Ingresos.
Como la configuración se bloquea después de contabilizar, no puedes simplemente cambiarla. El camino correcto es dar de baja la entidad y crear una nueva con la base correcta (trasladando los saldos). Por eso vale la pena decidirla desde el principio.
En el registro de la entidad — Accounting Basis aparece en la barra de datos destacados en la parte superior, junto con la moneda y el inicio del año fiscal. Abre cualquier entidad desde la pestaña Entidades y es una de las primeras cosas que verás.
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