Facturación electrónica en la factura de venta
En los países que lo exigen, una factura de venta no es legalmente una factura hasta que la autoridad fiscal la ha visto y le ha emitido un número oficial. REDA Financials se encarga de esa presentación por ti como parte de la contabilización. Este artículo es para quienes emiten y contabilizan facturas todos los días: qué cambia en tu pantalla, qué significan los campos nuevos, cómo excluir una factura que no debe presentarse y por qué una factura presentada ya no se puede descontabilizar.
Qué cambia para ti y qué no
Casi nada cambia en tu forma de trabajar. Emites la factura como siempre y la contabilizas como siempre. La presentación ocurre alrededor de la contabilización, no mediante pasos adicionales.
| Paso | Qué es distinto |
|---|---|
| Crear la factura | Nada, salvo que necesites excluir esta factura concreta de la presentación — consulta Omitir facturación electrónica. Esa es la única decisión que hay que tomar antes de contabilizar. |
| Contabilizar la factura | Nada que tengas que hacer. La contabilización se comporta exactamente igual que antes y a la misma velocidad. La presentación se inicia aparte, justo después, para que una autoridad fiscal lenta no pueda nunca retrasar ni hacer fallar tu contabilización. |
| Después de contabilizar | Estado de facturación electrónica en la factura empieza a decirte por dónde va la presentación. Este es el campo que hay que vigilar. |
| Corregir un error | Este es el cambio de verdad. Una vez que la factura ha llegado a la autoridad, ya no puedes descontabilizarla ni editarla: la corriges con una nota de crédito. Consulta por qué. |
Los tres campos nuevos de la factura
Están en una sección Facturación electrónica de la factura de venta. Dos los rellena el sistema y no se pueden teclear; uno es tuyo.
| Campo | Quién lo establece | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Estado de facturación electrónica | El sistema — solo lectura para todo el mundo, administradores incluidos | Por dónde va la presentación de esta factura. En blanco significa que nunca se ha presentado. Consulta los estados. |
| UUID de facturación electrónica | La autoridad fiscal — solo lectura para todo el mundo | El identificador fiscal único que emite la autoridad cuando acepta la factura. Es el número que hace que el documento sea legalmente válido, y el que te pedirá un auditor. Se queda en blanco hasta que la factura se acepta. |
| Omitir facturación electrónica | Tú, si tu administrador lo ha habilitado | Excluye por completo esta factura concreta de la presentación. Consulta más abajo. |
Leer el Estado de facturación electrónica
La factura refleja el estado de su presentación, así que puedes ver la situación sin abrir nada más. Cinco de los valores significan que el sistema está trabajando y no tienes que hacer nada; dos significan que la factura te necesita.
| Lo que ves | Qué significa | ¿Te toca actuar? |
|---|---|---|
| (en blanco) | Esta factura no se ha presentado nunca. O todavía no está contabilizada, o está excluida por Omitir facturación electrónica, o su entidad no presenta electrónicamente en absoluto. | No |
| Borrador | La presentación está preparada pero retenida, porque tu organización revisa las facturas antes de enviarlas a la autoridad. | No, pero alguien tiene que liberarla: comprueba de quién es esa responsabilidad. |
| Listo para enviar / En cola | Liberada y en la fila para transmitirse. Normalmente dura segundos. | No |
| Enviado | La autoridad tiene la factura y está decidiendo. Según el país esto tarda minutos u horas, y va más lento a fin de mes. | No, salvo que se quede ahí una jornada laboral. Entonces avisa a tu administrador. |
| Aceptado | Aprobada. UUID de facturación electrónica ya está relleno y la factura es legalmente válida. Puedes enviársela a tu cliente. | No: esta es la meta. |
| Rechazado | La autoridad miró la factura, la rechazó y dijo por qué. | Sí. Consulta más abajo. |
| Error | La factura nunca llegó a la autoridad: un problema de configuración o de conexión, no un problema de tu factura. | No, pero comunícalo a tu administrador; no se arreglará solo. |
| Cancelado | El documento se retiró ante la autoridad. | No |
Excluir una factura con Omitir facturación electrónica
Algunas facturas nunca deberían llegar a la autoridad fiscal: un cargo interno entre tus propias entidades, un documento de prueba o una operación fuera del alcance del mandato. Marcar Omitir facturación electrónica excluye por completo esa factura concreta: no se presenta nada y no se crea ningún Historial.
- Abre la factura mientras sigue en Borrador, antes de contabilizarla.
- Marca Omitir facturación electrónica en el formulario de la factura.
- Guarda y contabiliza con normalidad.
- Qué deberías ver: después de contabilizar, Estado de facturación electrónica se queda en blanco y la factura no tiene ningún Historial de facturación electrónica. Esa es la confirmación de que quedó excluida.
Por qué una factura presentada no se puede descontabilizar ni editar
Una vez que una factura ha llegado a Enviado o Aceptado, REDA Financials no te dejará descontabilizarla ni cambiarla. Si lo intentas, verás:
No es una restricción de REDA que se pueda desactivar en la configuración. La autoridad fiscal ya tiene ese documento; forma parte del registro fiscal público. Cambiar tu copia dejaría tus libros descuadrados respecto al registro del gobierno, que es precisamente lo que el mandato existe para impedir.
El remedio es el que los contables han usado siempre, y deja una pista de auditoría más limpia de lo que jamás podría dejar una edición: emite una nota de crédito para revertir la original y después emite una factura corregida.
Cuando la autoridad rechaza una factura
Rechazado significa que la autoridad examinó la factura y la rechazó. El sistema funcionó; el contenido no cumplió las reglas. La mayoría de los rechazos se reducen a un puñado de causas, y la más habitual con diferencia es que el número de identificación fiscal del cliente no coincide con el registro de la autoridad.
- Abre la factura y después abre su registro en la lista relacionada Historiales de facturación electrónica.
- Lee Mensaje de respuesta: el motivo de la autoridad, con sus propias palabras. Normalmente enumera todos los problemas que encontró, no solo el primero.
- Pregúntate si el fallo está en esta factura o en los datos que hay detrás. Un número fiscal de cliente incorrecto es dato maestro: el mismo rechazo alcanzará a todas las facturas futuras de ese cliente hasta que se corrija su registro.
- Corrige la causa.
- Revierte la factura rechazada con una nota de crédito y emite una corregida. Se presenta como un documento nuevo.
Errores habituales que conviene evitar
| Error | Por qué duele | En su lugar |
|---|---|---|
| Contabilizar primero y decidir después sobre Omitir facturación electrónica | La marca se lee al contabilizar. Después ya es tarde, y la factura está en manos de la autoridad. | Decide antes de contabilizar. Si tienes dudas, pregunta antes de hacerlo. |
| Enviar la factura al cliente en cuanto está contabilizada | En un país con mandato, la factura no es legalmente válida hasta que la autoridad la ha aceptado y ha emitido el identificador fiscal. | Espera a Aceptado y a que UUID de facturación electrónica esté relleno. |
| Tratar Error como un problema que te toca resolver | Error significa que la factura nunca llegó a la autoridad: es un asunto de configuración o de conexión. Volver a emitir la factura no ayudará. | Comunícaselo a tu administrador. |
| Editar los datos del cliente en la factura para salvar un rechazo | Puede colar una factura, pero el registro del cliente sigue mal y la siguiente factura fallará igual. | Corrige el registro del cliente y después vuelve a emitir. |
Adónde ir después
- Facturación electrónica: cómo funciona — el concepto y el flujo de extremo a extremo.
- Leer un Historial de facturación electrónica — el detalle detrás de un estado y qué dijo realmente un rechazo.
- Creación de una nota de crédito — la vía de corrección de una factura presentada.
- Contabilizar una factura de venta — qué le hace la contabilización a tus libros.
- Configurar la facturación electrónica de una entidad — para tu administrador.
Preguntas frecuentes
Normalmente no. En blanco significa que nunca se presentó nada para esta factura, lo cual es correcto en tres casos normales: la factura está marcada como Omitir facturación electrónica; su entidad no está configurada para presentar electrónicamente; o ese tipo de documento no entra en el alcance de la presentación. Si esperabas que se presentara y no se da ninguno de esos casos, pide a tu administrador que revise la configuración de la entidad.
No: ambos son de solo lectura para todo el mundo, administradores incluidos. El estado refleja lo que ha pasado realmente con la autoridad, y el identificador lo emite la autoridad. Si se pudieran sobrescribir, ninguno de los dos valdría nada como evidencia.
Varía según el país, pero si una factura sigue en Enviado al día laborable siguiente mientras otras contabilizadas a la vez ya se han aceptado, coméntalo. La causa habitual está del lado del administrador, no en tu factura.
Ninguna de las dos cosas. La presentación se inicia solo después de que la factura se ha guardado de forma segura, deliberadamente, para que una autoridad fiscal lenta o no disponible no pueda retrasar una contabilización ni deshacerla.
Entonces se marcó después de contabilizar la factura, y eso es demasiado tarde: la marca se lee una sola vez, al contabilizar. Corrige la factura presentada con una nota de crédito y la próxima vez marca la casilla antes de contabilizar.
Eso depende de lo que tu administrador haya puesto en el alcance de tu entidad y de lo que exija la autoridad de tu país. Revisa la configuración de la entidad, o pregunta a tu administrador, en lugar de dar por supuesta una cosa u otra.