Columnas de PDF configurables por el administrador
Toda organización acaba queriendo un dato más en sus documentos: el medio de pago en los recibos, un código de proyecto en las líneas de una factura, el número de cheque en los comprobantes de egreso. En REDA Financials eso no implica rediseñar la plantilla; es el administrador arrastrando un campo hacia una lista. Los diseños de PDF leen su contenido adicional de conjuntos de campos — listas de campos configurables por el administrador — llamados PDF Template en cada objeto de documento.
Acceso que necesitarás. Editar conjuntos de campos es una capacidad del administrador de Salesforce (el permiso "Personalizar aplicación"), no uno de los conjuntos de permisos de REDA Financials. Los usuarios habituales simplemente ven las columnas resultantes en los PDF generados.
Qué aparece y dónde
| Conjunto de campos en… | Se muestra como… |
|---|---|
| El encabezado del documento (Factura de venta, Recibo de caja, Comprobante de egreso, Orden de compra) | Filas adicionales de etiqueta/valor en la tarjeta de detalles del documento, después de las filas estándar de número, fecha y referencia |
| Las líneas (líneas de la factura de venta, líneas de la orden de compra) | Una pequeña franja de detalle debajo de cada línea — pares de "Etiqueta: valor" bajo la descripción, manteniendo limpia la tabla principal |
Tal como se instala, los recibos ya muestran Applied to Invoices, Bank Account, Unapplied Cash, Medio de pago y Tipo de esta forma, y los comprobantes de egreso muestran Bank Account, Applied Amount, Unapplied Amount, Medio de pago y Número de cheque; esos valores predeterminados son simplemente entradas del conjunto de campos que puedes ampliar o recortar.
Cada objeto de documento tiene su propia lista, así que el panorama completo queda así:
| Documento | La lista de encabezado viene con… | Lista de línea |
|---|---|---|
| Factura de venta | Vacía — agrega lo que necesiten tus facturas | Viene con Tax Base; agrega los tuyos (códigos de proyecto, centros de coste…) |
| Recibo de caja | Applied to Invoices, Bank Account, Unapplied Cash, Medio de pago, Tipo | — (los recibos no tienen líneas) |
| Comprobante de egreso | Bank Account, Applied Amount, Unapplied Amount, Medio de pago, Número de cheque | — (los comprobantes no tienen líneas) |
| Orden de compra | Vacía | Disponible, viene vacía |
Un ejemplo práctico, con los recibos como caso clásico: Meridian quiere que sus recibos de alquiler indiquen a qué banco llegó el dinero. No hay nada que hacer: Bank Account ya viene incluido en la lista de campos PDF Template del Recibo de caja, así que la tarjeta de detalles de cada recibo ya lleva una fila "Cuenta bancaria: First National Bank - Operating" — el nombre de la cuenta, no un código. Esa misma lista es donde añadirían uno realmente nuevo: la abren, arrastran el campo y listo. Tiempo total: unos dos minutos, sin versión nueva, sin tiempo de inactividad.
Agregar un campo (administrador, ~2 minutos)
Abre los conjuntos de campos del objeto
Configuración → Administrador de objetos → el objeto de documento (por ejemplo, Recibo de caja) → Conjuntos de campos → PDF Template.
Arrastra el campo hacia el conjunto
Cualquier campo del objeto sirve: estándar, del paquete o tus propios campos personalizados. El orden en el conjunto es el orden en el papel.
Regenera y revisa
Sin implementación, sin código: la próxima generación lo toma automáticamente. Revisa un documento; listo.
Cómo se imprimen los valores
- Los campos de búsqueda imprimen nombres — un campo Cuenta bancaria muestra "First National Bank - Operating", nunca un ID.
- Los formatos siguen la configuración regional del documento — fechas, números (dos decimales para montos), signos de porcentaje y Sí/No para las casillas de verificación. La configuración regional se resuelve de forma lógica: la de la plantilla cuando está definida, si no la del cliente, y si no la tuya.
- Los valores vacíos desaparecen — un campo en blanco no imprime nada, así que los datos incompletos nunca generan filas de etiquetas vacías.
- Los estados de cuenta tienen su propia lista — las columnas agregadas al conjunto de campos del Mayor de cuenta aparecen tanto en el mayor en pantalla como en el Estado de cuenta exportado, entre la Referencia y las columnas de importe.
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Agregar el campo a la lista equivocada | Encabezado en lugar de línea, o directamente el objeto de documento incorrecto — el campo no se imprime en ningún lado y el cambio parece no funcionar | Cada objeto de documento tiene su propia lista PDF Template; abre el objeto del que sale ese papel y elige encabezado o línea con cuidado |
| Probar con un registro donde el campo está vacío | Los valores en blanco se omiten por diseño, así que una configuración perfectamente correcta parece un fallo | Regenera un documento donde el campo tenga un valor con certeza |
| Exponer campos internos en el papel del cliente | La lista es a nivel de toda la organización por tipo de documento — un margen o un código interno agregado "para una sola entidad" se imprime para todas las entidades, para todos los clientes | Solo campos relevantes para el lector; el análisis interno pertenece a los informes, no a las facturas |
| Esperar que las columnas del estado de cuenta salgan de las listas de documentos | El estado de cuenta lee una lista distinta — la del Mayor de cuenta — así que los cambios en las listas de documentos nunca lo alcanzan | Agrega las columnas del estado de cuenta al conjunto de campos del Mayor de cuenta; se mostrarán en pantalla y en el PDF exportado |
| Resolver un deseo de diseño agregando más campos | Diez filas adicionales por línea ahogan el documento que el lector realmente necesita interpretar | Tres datos adicionales bien elegidos; cambia la plantilla a orientación horizontal cuando un documento realmente necesite más ancho |
Qué sigue
- Configuración de plantillas de PDF — el estilo alrededor de tus campos.
- Datos de pago en los PDF — instrucciones permanentes frente a datos del registro.
- Tipos de documentos admitidos — el diseño base de cada documento.
Preguntas frecuentes
Los conjuntos de campos son por tipo de documento en toda la organización: las facturas de todas las entidades comparten la misma lista. La presentación específica de cada entidad (colores, secciones, textos) vive en las plantillas; las listas de campos específicas por entidad no son una combinación admitida.
Dos causas habituales: el campo está vacío en el documento que probaste (los valores en blanco se omiten por diseño), o se agregó al conjunto equivocado (encabezado en lugar de línea, o el objeto incorrecto). Haz la prueba con un registro donde el campo tenga un valor con certeza.
El diseño muestra los datos adicionales de línea como una franja de detalle debajo de cada línea; así la tabla principal se mantiene legible sin importar cuántos datos adicionales tenga. Si un valor es lo bastante importante como para merecer su propia columna, normalmente pertenece a la descripción que tu equipo escribe en la línea.
No: es un arrastrar y soltar del administrador en Configuración, y la próxima generación lo toma automáticamente. Ese es el objetivo del diseño: el contenido de los documentos evoluciona a la velocidad de la configuración, no a la de una nueva versión.
Los que tienen líneas: facturas de venta (incluidas las notas de crédito) y órdenes de compra. Los recibos y los comprobantes de egreso son documentos de un solo importe; todos sus datos adicionales van en la tarjeta de detalles del encabezado.
No: los archivos existentes son históricos. La próxima generación (o una regeneración manual, que versiona el mismo archivo) es la que incorpora el nuevo campo.
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