Pestaña Operaciones
La sala de control de la automatización. El banner de la pestaña es su descripción de tareas: "Supervisa y controla los trabajos automáticos por lotes. Programa los lotes de Transacciones recurrentes y de Reversión automática de asientos contables para que se ejecuten a diario a las horas configuradas, consulta los resultados de la última ejecución y activa ejecuciones manuales puntuales." Una tarjeta por lote — desde la generación de recurrentes hasta la contabilización de la depreciación — cada una con los mismos cuatro controles: programar, cancelar la programación, ejecutar ahora y el resultado de la última ejecución.
Acceso que necesitarás. Programar y ejecutar estos lotes requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2; el Accounting Controller v2 también puede llegar a la consola. Los conjuntos Accounts Payable v2 y Accounts Receivable v2 no pueden verla; todos los demás solo se encuentran con los resultados.
La anatomía de una tarjeta
Cada tarjeta sigue la misma disposición, así que una vez que sabes leer una, sabes leerlas todas:
| Elemento | Qué te indica / hace |
|---|---|
| Distintivo de estado | Programado o Sin programar: si el trabajo se ejecutará sin ti. |
| Próxima ejecución programada | Cuándo ocurre la siguiente pasada automática. |
| Última ejecución | Cuándo se ejecutó el trabajo por última vez y cómo le fue: un resultado Info (limpio), Advertencia (éxito parcial) o Crítico (la ejecución falló). |
| Ver registro de auditoría | Abre el registro completo de la ejecución: recuentos de procesados / con éxito / fallidos con los motivos de cada elemento. |
| Programar (o Reprogramar) | Elige la hora de ejecución diaria. Una vez programado, el botón muestra Reprogramar para que puedas mover el horario. |
| Cancelar programación | Pausa la automatización: no se ejecuta nada hasta que la vuelvas a programar. |
| Ejecutar ahora | Una pasada única e inmediata, independiente de la programación: ideal después de corregir datos o antes de un cierre. |
Cada tarjeta se expande (la flecha ›) para revelar los controles de programación y ejecución; contraída, sigue mostrando el distintivo y el resumen de la última ejecución — suficiente para monitorear sin un solo clic.
Los doce trabajos, en sus propias palabras
Cada tarjeta lleva en pantalla una descripción de una frase. Vale la pena leerlas al pie de la letra, porque codifican las reglas que sigue cada lote — qué selecciona, en qué orden y qué respeta:
| Tarjeta | Descripción en pantalla |
|---|---|
| Lote de transacciones recurrentes | "Procesa todas las plantillas recurrentes activas que vencen en la fecha de ejecución y genera las Facturas de venta, Facturas de compra, Órdenes de compra o Asientos contables correspondientes." |
| Lote de reversión automática de asientos contables | "Crea y contabiliza asientos contables de reversión automática para los asientos contabilizados cuya Fecha de reversión ha llegado. Se ejecuta a diario a la hora programada. Idempotente: nunca duplica un asiento ya revertido." |
| Lote de autoaplicación de recibos de caja | "Aplica automáticamente los Recibos de caja marcados con Autoaplicar recibo a las facturas pendientes del mismo cliente y entidad. Usa FIFO por fecha de factura (o FIFO con coincidencia de dimensión cuando Exigir coincidencia de dimensión al aplicar está marcado). Respeta las fechas de cierre contable." |
| Lote de autoaplicación de desembolsos | "Aplica automáticamente los Desembolsos con importes sin aplicar a las Facturas de compra pendientes del mismo proveedor y entidad. Usa FIFO por fecha de factura. Respeta las fechas de cierre contable y la coincidencia de dimensión." |
| Lote de autoaplicación de notas de crédito de proveedor | "Aplica automáticamente las Notas de crédito de proveedor marcadas con Autoaplicar nota a las Facturas de compra pendientes del mismo proveedor y entidad. Usa FIFO por fecha de factura. Respeta las fechas de cierre contable y la coincidencia de dimensión." |
| Lote de autoaplicación de notas de crédito | Aplica las notas de crédito marcadas a las facturas pendientes del cliente, de la más antigua a la más reciente — el reflejo, del lado de cobrar, del lote de notas de crédito de proveedor. |
| Lote de autoasignación de gastos | "Asigna automáticamente los gastos en las Facturas de compra contabilizadas marcadas con Autoasignar gastos. Usa la Lista de asignación de gastos asignada para crear lotes de asignación y contabilizar asientos contables intercompañía. Una factura de compra por alcance de lote para aislar los errores." |
| Lote de instantáneas de antigüedad | "Genera instantáneas de antigüedad de CxC y CxP a una fecha determinada para todas las entidades con la antigüedad habilitada. Usa las fechas de cierre contable de la entidad para determinar los períodos elegibles. Las instantáneas existentes se recalculan en su lugar. Una entidad por alcance de lote para aislar los errores." |
| Procesamiento de documentos por OCR | "Procesa automáticamente los documentos entrantes mediante extracción con IA y crea facturas de compra. Se ejecuta cada 15 minutos cuando está activo." |
| Sincronización de tipos de cambio | "Sincroniza automáticamente los tipos de cambio desde Open Exchange Rates a las Tasas de conversión con fecha de Salesforce. Requiere que la multimoneda esté habilitada." |
| Contabilización de depreciación de activos | "Contabiliza en el libro mayor los asientos de depreciación y amortización vencidos" |
| Sondeo de estado de facturación electrónica | "Send queued e-invoices and advance them to Accepted or Rejected" |
Las tarjetas y dónde se documenta cada una
El recorrido completo de esta consola — cada tarjeta, los controles compartidos, el rastro de auditoría y una programación nocturna sensata — vive en Descripción general del programador de operaciones. Los manuales de operación por lote:
| Tarjeta | Manual de operación |
|---|---|
| Lote de transacciones recurrentes | Programador de transacciones recurrentes |
| Lote de reversión automática de asientos contables | Lote de reversión de asientos |
| Autoaplicación (CR / CM / CD / VM) | Lotes de autoaplicación |
| Lote de autoasignación de gastos | Lote de asignación de gastos |
| Lote de instantáneas de antigüedad | Lote de instantáneas de antigüedad |
| Procesamiento de documentos por OCR | Lote de procesamiento de OCR |
| Sincronización de tipos de cambio | Sincronización de tipos de cambio |
| Contabilización de depreciación de activos | Lote de depreciación |
| Sondeo de estado de facturación electrónica | Sondeo de estado de facturación electrónica |
Una programación resuelta — la noche de Meridian
Meridian Properties Group opera entidades en cuatro países, así que su administrador escalona los lotes en orden de dependencia — tipos de cambio antes que los documentos, documentos antes que la conciliación, contabilización e informes al final:
| Franja nocturna | Trabajos | Por qué este orden |
|---|---|---|
| Al comienzo de la noche | Sincronización de tipos de cambio | Tipos de cambio actualizados en las tablas de moneda antes de que se contabilice nada. |
| Luego | Transacciones recurrentes · Reversión automática de asientos contables | Generar los documentos del día y contabilizar a continuación las reversiones vencidas. |
| Luego | Los cuatro lotes de autoaplicación · Autoasignación de gastos | Conciliar y distribuir lo que ya existe — recibos a facturas, notas a facturas, costos compartidos a entidades. |
| Luego | Contabilización de depreciación de activos · Instantánea de antigüedad | Contabilización e informes al final, sobre datos ya asentados. |
| Todo el día | Procesamiento de documentos por OCR | Iniciado una vez y dejado activo — cicla cada 15 minutos sobre su propia cola. |
A la mañana siguiente el administrador abre la pestaña: cada tarjeta muestra Programado, cada Última ejecución queda sellada durante la noche, cada resultado marca Info. Si en cambio la tarjeta de Instantánea de antigüedad mostrara una Advertencia, un clic en Ver registro de auditoría nombraría la entidad que falló y por qué — una entidad por alcance de lote significa que una entidad problemática nunca bloquea a las demás.
El vistazo matutino
Unas operaciones sanas se leen de un vistazo: cada tarjeta Programada, las marcas de tiempo de la última ejecución durante la noche, los resultados en verde. Cualquier otra cosa — un resultado de Advertencia, una marca de tiempo vieja — tiene su historia a un clic de distancia mediante Ver registro de auditoría, que abre el registro de procesados/con éxito/fallidos de la ejecución con los motivos de cada elemento. Esa es toda la disciplina de monitoreo.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Programar todos los trabajos a la misma hora | Los trabajos de conciliación se ejecutan antes de que existan los documentos que deberían conciliar — la pasada de autoaplicación no encuentra nada y el trabajo de esta noche espera hasta mañana | Escalona en orden de dependencia: tipos de cambio → documentos → conciliación → contabilización e instantáneas |
| Tratar un resultado de Advertencia como "se ejecutó, así que estamos bien" | Advertencia significa éxito parcial — algunos registros fallaron, cada uno por un motivo que seguirá ahí mañana | Abre Ver registro de auditoría, corrige las causas y luego Ejecutar ahora para ponerte al día |
| Cancelar la programación de un trabajo "temporalmente" y olvidarlo | La tarjeta queda en Sin programar de forma indefinida; los documentos recurrentes o las reversiones se detienen en silencio | Usa el distintivo como tu lista de comprobación — todo lo que esté Sin programar debería ser una decisión deliberada |
| Esperar que la tarjeta de OCR acepte una hora diaria | Es la única tarjeta que no lo hace — es un procesador de cola de Iniciar/Detener que cicla cada 15 minutos | Inícialo y déjalo activo; vigila sus recuentos de pendientes / en extracción / con error |
| Programar la Sincronización de tipos de cambio en una organización de moneda única | El lote requiere multimoneda; la tarjeta muestra un banner que te lo indica | Déjalo Sin programar hasta que la multimoneda esté habilitada |
Preguntas frecuentes
Los administradores — la pestaña Operaciones vive en la Consola de administración. Todos los demás solo ven los resultados: documentos generados, pagos aplicados, depreciación contabilizada.
No. La automatización programada se ejecuta en el contexto de proceso automatizado de la plataforma y no consume ninguna de las licencias que adquiriste.
Info es una ejecución limpia. Advertencia es un éxito parcial — la mayoría de los registros se procesaron, algunos fallaron, cada uno con un motivo en la entrada de auditoría. Crítico significa que la ejecución en sí falló. La vía de diagnóstico es la misma: Ver registro de auditoría, leer los motivos, corregir, Ejecutar ahora.
No — los lotes están diseñados para fallar en pequeño. La asignación de gastos procesa una factura de compra por alcance de lote y la antigüedad una entidad por alcance, precisamente para que un único registro defectuoso quede aislado y todo lo demás se complete. Las fallas se detallan una por una en la entrada de auditoría.
Ejecutar ahora sumado a la programación nocturna puede significar dos pasadas — y eso es seguro por diseño en los trabajos donde más importa: el lote de reversión automática de asientos contables es explícitamente idempotente ("nunca duplica un asiento ya revertido") y los lotes de autoaplicación solo tocan documentos que aún tienen importes sin aplicar.
En el Registro de auditoría. Cada lote escribe una entrada con la Acción "Batch Run", una gravedad y un resumen "Procesados X | Con éxito Y | Fallidos Z" — la línea Última ejecución de las tarjetas se lee directamente de ahí.
Qué sigue
- Descripción general del programador de operaciones — la guía completa de la consola.
- Registro de auditoría — cómo leer el historial de ejecuciones como un profesional.
¿Te resultó útil?