Contabilización masiva
Cuarenta facturas en Borrador a fin de mes no necesitan cuarenta clics en Contabilizar. Esta guía las contabiliza en una sola pasada — y muestra cómo manejar las dos o tres que se rechazan.
Acceso que necesitarás. Contabilizar en masa requiere el mismo conjunto de permisos que contabilizar un solo registro: Accounts Payable v2 o Accounting Admin v2 para Facturas de compra, Órdenes de compra y Desembolsos; Accounts Receivable v2 o Accounting Admin v2 para Facturas de venta; Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2 para Asientos contables. El conjunto Read Only v2 no puede contabilizar.
Antes de la ejecución
- Trabaja desde una vista de Borrador. Las vistas de lista de Borrador incluidas de fábrica muestran exactamente lo que está pendiente; agrega un filtro de entidad si cierras empresa por empresa.
- Barre las aprobaciones primero. La contabilización respeta el control de aprobación — los documentos pendientes de aprobación fallarán con exactamente ese motivo. La vista Pendiente de aprobación te dice qué gestionar antes de la ejecución, no después.
- Revisa algunos borradores al azar. Sesenta segundos repasando fechas y totales detectan el documento mal cargado antes de que se contabilice en tu libro mayor — la velocidad masiva corta en ambos sentidos.
La ejecución
Selecciona e inicia
Marca los borradores (la casilla del encabezado selecciona la página), haz clic en Actualización masiva de estados, confirma que el resumen dice lo que esperas — "14 seleccionados: 14 en Borrador" — y define Estado de destino en Contabilizada.
Aplica
Cada documento se contabiliza siguiendo su lógica de contabilización completa y normal — validaciones, asientos contables, antigüedad, todo. Nada en el proceso masivo se salta una regla.
Lee el resultado como una lista de trabajo
"12 actualizados · 0 ya en el estado destino · 2 fallidos" — con las dos fallas listadas con sus nombres y motivos completos. Esa tabla de fallas es tu lista de pendientes.
Cómo leer la pantalla de resultados
La pantalla de resultados encabeza con el titular — "{X} actualizados · {Y} ya en el estado destino · {Z} fallidos" — sobre tres bloques: Actualizados, Ya en el estado destino, Fallidos. Debajo, la tabla de fallas lista cada registro rechazado como un enlace con su mensaje de error completo, con los mensajes duplicados agrupados para que una causa sistémica (un período cerrado, por ejemplo) se lea como una sola línea sin importar cuántos registros haya atrapado. El texto de ayuda de la pantalla resume el diseño en una frase: "Cada registro se procesa de forma independiente; el éxito parcial es posible."
Un cierre de mes real en Meridian
La contadora de cuentas por pagar de Meridian Properties Group abre la vista de Facturas de compra en Borrador el último día hábil: catorce borradores. Marca las catorce, hace clic en Actualización masiva de estados, confirma el resumen — "14 seleccionados: 14 en Borrador" — define Estado de destino en Contabilizada, y aplica. El resultado: "12 actualizados · 0 ya en el estado destino · 2 fallidos", con las dos fallas listadas:
| Registro fallido | El mensaje | Su solución |
|---|---|---|
| Una factura de un contratista aún en la cola de aprobación | «Este documento requiere aprobación antes de contabilizarse. El estado de aprobación debe ser Aprobado o No requerido». | Le escribe al aprobador; vuelve a ejecutar solo esa factura después de que llegue la aprobación. |
| Una factura cargada con la fecha del mes pasado | «La fecha de la factura debe caer dentro del período contable seleccionado». | Abre el registro, corrige la fecha (el período se recalcula), vuelve a ejecutar. |
Doce facturas contabilizadas en una sola pasada, dos corregidas en menos de una hora — y si volviera a ejecutar por error las catorce originales, las doce ya contabilizadas simplemente informarían ya en el estado destino, sin tocarlas. Ese comportamiento de omisión es lo que hace seguro el ciclo de corregir y volver a ejecutar.
Los rechazos, textuales
La contabilización masiva cita los mismos mensajes que te da el botón Contabilizar de forma individual. Los que más aparecen en las ejecuciones de fin de mes, en todos los tipos de documento:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| «Este documento requiere aprobación antes de contabilizarse. El estado de aprobación debe ser Aprobado o No requerido». | El control de aprobación se mantiene en masa — barre la vista Pendiente de aprobación antes de la ejecución, no después. |
| «La fecha de la factura debe caer dentro del período contable seleccionado». | La fecha y el período no coinciden — corrige la fecha, o borra el período para que se recalcule. |
| «La fecha de la transacción … es igual o anterior a la fecha de cierre del libro mayor …. Reabre los libros para contabilizar». | Los libros están cerrados hasta esa fecha — contabiliza dentro de un tramo abierto, o pide a un administrador que ajuste el cierre. |
| «La cuenta contable está inactiva y no puede recibir nuevas contabilizaciones. Selecciona una cuenta activa o reactiva esta». | Una línea hace referencia a una cuenta desactivada — recodifícala o reactiva la cuenta, luego vuelve a ejecutar. |
| «La factura de venta debe tener al menos una línea antes de contabilizarse». / «El monto total a contabilizar es cero. Agrega al menos una línea con valor distinto de cero». | Un borrador vacío o en cero se coló en la selección — complétalo o déjalo fuera. |
| «La transacción no cuadra: Débitos … != Créditos ….». | Un asiento contable en la ejecución no cuadra — la contabilización masiva no flexibiliza la regla fundamental por velocidad. |
| «Las facturas de gasto requieren un método de pago para crear el desembolso». | Completitud específica del tipo: una factura de gasto contabiliza su propio pago, así que necesita saber cómo se movió el dinero. |
| «La nota de crédito/nota de crédito de proveedor debe tener un total negativo». | Una nota en la selección no tiene forma de nota — un crédito debe acreditar. |
| «Falló la contabilización de la orden de compra: presupuesto excedido para la cuenta contable …: disponible …, solicitado …». | La aplicación del presupuesto se ejecuta por registro al contabilizar — reduce la orden, o revisa la asignación presupuestaria. |
Los sospechosos habituales, y sus soluciones
| El mensaje de falla dice… | Solución |
|---|---|
| La aprobación no está en Aprobado / No requerido | Gestiona la aprobación y luego vuelve a ejecutar ese registro. |
| Fecha fuera del período contable | Abre el registro; corrige la fecha o el período. |
| Una cuenta contable / producto / entidad inactiva | Reactiva o recodifica la línea, luego vuelve a ejecutar. |
| Requisitos específicos del tipo (el método de pago de una factura de gasto, el total negativo de una nota) | Completa el documento según lo que exige su tipo — el mensaje nombra el hueco. |
Después de corregir, selecciona solo los registros fallidos y vuelve a ejecutar — los ya contabilizados simplemente se omitirían, pero una selección limpia mantiene tus informes ordenados.
Errores comunes a evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Ejecutar antes de barrer las aprobaciones | Cada documento pendiente de aprobación falla con el mismo mensaje — una lista de fallas previsible y evitable | Trabaja primero la vista Pendiente de aprobación; contabiliza después de que lleguen las aprobaciones |
| Contabilizar una selección sin revisar "porque son todos borradores" | El estado Borrador significa sin contabilizar, no correcto — el borrador con fecha o codificación errónea se contabiliza tan feliz como los buenos | Sesenta segundos repasando fechas y totales en la vista de lista antes de marcar |
| Una ejecución gigante que abarca entidades y meses | El informe de resultados mezcla fallas sin relación, y reejecutar una corrección implica revisar todo de nuevo | Divide por entidad o por mes — así el informe de cada ejecución cuenta una sola historia |
| Volver a seleccionar toda la vista después de corregir fallas | Inofensivo (los registros contabilizados se omiten) pero ruidoso — cada informe se llena de filas "ya en el estado destino" | Selecciona solo los registros fallidos para la reejecución; la tabla de fallas los nombra |
| Tratar una falla como un problema de la herramienta | El mensaje es la propia validación de contabilización del documento — ignorarlo significa que el documento sigue mal, no solo sin contabilizar | Lee el motivo, corrige el registro (o su período/aprobación), vuelve a ejecutar |
Qué sigue
- Descripción general de las actualizaciones masivas — la herramienta en sí, con capturas de pantalla.
- Anulación masiva — la contraparte de cancelación.
- Lista de verificación para el cierre mensual — la contabilización masiva en su hábitat natural.
Preguntas frecuentes
Cada ejecución trabaja sobre una sola vista de lista, así que un tipo de documento a la vez — facturas en una pasada, asientos contables en otra. Cada ejecución tarda segundos; la separación mantiene los resultados legibles.
Idéntico a contabilizar uno por uno — mismos asientos, mismos registros de impuestos, mismos enlaces. Abre las Transacciones contables de cualquier registro contabilizado para verificarlo; los encontrarás exactamente como siempre.
Igual que con cualquier documento contabilizado por error: reábrelo a Borrador (se eliminan los asientos) o anúlalo — de forma individual o mediante una ejecución masiva de vuelta a Borrador para todo un lote de arrepentimientos.
No — cada registro se procesa de forma independiente, así que un rechazo nunca bloquea al resto. La ejecución siempre termina y siempre informa: actualizados, ya en el estado destino, fallidos, con el motivo de cada falla citado textualmente.
El orden no afecta el resultado: cada documento se contabiliza según sus propios méritos, independientemente de los demás en la ejecución. Si un documento realmente depende de que otro se contabilice primero (algo poco común), ejecútalos en dos pasadas.
Contabilizaciones normales — porque eso es lo que son. El Registro de auditoría registra cada contabilización con quién la ejecutó y cuándo; el historial de cada documento muestra el cambio de estado. Cuarenta contabilizaciones hechas por una persona en un minuto cuentan su propia historia.
¿Te resultó útil?